Zoek naar:

Wat moet er op een factuur staan? Wanneer moet mijn factuur de deur uit? En wat moet ik doen als ik hiermee eigenlijk te laat ben? We vertellen je in dit artikel alles wat je moet weten over facturen versturen!

In dit artikel

  1. Wat moet er op een factuur staan?
  2. Hoe maak ik een digitale factuur?
  3. Hoe moet ik een factuur versturen?
  4. Hoe stuur ik een factuur naar het buitenland?
  5. Kan ik een factuur versturen zonder KvK-nummer?
  6. Wanneer moet ik een factuur sturen?
  7. Wat moet ik doen als ik te laat factureer?
  8. Wat moet ik doen als mijn factuur niet wordt betaald?
  9. Moet ik mijn facturen bewaren?

    Veelgestelde vragen

1. Wat moet er op een factuur staan?

Klaar met je werkzaamheden voor een klant? Dan is het hoog tijd om hem of haar de rekening te presenteren.

Dat doe je door middel van een factuur – en dat ziet er ongeveer zo uit:

We loodsen je hieronder langs de onderdelen die er in ieder geval op zo’n factuur moeten staan. En dat zeggen wij niet. Dat zegt de Belastingdienst. Het vermelden van deze onderdelen is namelijk wettelijk verplicht. Bovendien is de kans groter dat een factuur betaald wordt als deze goed is opgesteld.

Lees ook: Dit zijn alle wettelijke vereisten voor een factuur

1. Het logo van je bedrijf

Facturen moeten in één keer laten zien dat ze van jouw bedrijf afkomstig zijn. Dat doe je door je huisstijl ook op je facturen te verwerken. Zorg ervoor dat je logo aanwezig is en denk ook aan andere elementen van deze stijl, zoals het kleurgebruik.

2. De naam- en adresgegevens van je klant

We doelen hiermee op de bedrijfsnaam of handelsnaam, de naam van je eventuele contactpersoon en het volledige vestigingsadres.

3. De naam- en adresgegevens van je bedrijf

Vergeet ook je eigen naam- en adresgegevens niet. Nog zo’n voorbeeld van een wettelijke verplichting.

4. De datum van verzending

5. Het factuurnummer

Kies hier altijd voor een opeenvolgende factuurnummers, zodat je administratie sluitend is.

6. De werkzaamheden

Vermeld hier de goederen of diensten die je hebt geleverd, inclusief de hoeveelheden (bijvoorbeeld het aantal gewerkte uren) en de prijzen. Dit resulteert in een factuurbedrag. 


Let op! Het is verplicht om het btw-bedrag te vermelden op je factuur. Je zet dus het bedrag exclusief btw op je factuur. Vervolgens zet je ook het specifieke bedrag van de btw op je factuur. Dit is wettelijk verplicht, en ook overzichtelijk voor jezelf.

7. De betalingstermijn

Iedere factuur heeft een betalingstermijn. Deze vertelt de klant hoe snel hij of zij aan zijn of haar betalingsplicht moet voldoen.

Gebruikelijke betalingstermijnen zijn veertien en dertig dagen.

8. Je bedrijfsgegevens

Deze bestaan uit je bankgegevens, btw-id en KvK-nummer. Facturen namens zzp’ers in de zorg moeten hier ook hun AGB-code en BIG-nummer vermelden.

???? Zo maak je een factuur als zzp’er in de zorg!

factuur

2. Hoe maak ik een digitale factuur?

Digitale facturen, ook wel elektronische facturen of e-facturen genoemd, maken kan op verschillende manieren. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een toegankelijk programma als Excel of Word te gebruiken. Misschien ben je handig met software als Photoshop of InDesign en maak je liever daar een e-factuur mee.

Voor elektronisch factureren raden wij echter het gebruik van een boekhoudprogramma aan. Software als e-Boekhouden.nl, Moneybird en MoneyMonk gebruiken templates waarmee het eenvoudig wordt om e-facturen in je eigen huisstijl vorm te geven.

???? Lees hier onze review van e-Boekhouden

???? Check onze review van Moneybird

???? Dit is wat wij van MoneyMonk vonden

Belangrijker: e-facturen die hiermee worden gemaakt, voldoen automatisch aan alle wettelijke eisen. Het is dus niet alleen makkelijker, maar ook nauwkeuriger om je elektronische factuur met behulp van een boekhoudprogramma vorm te geven.

???? Dit zijn de beste goedkoopste boekhoudprogramma’s op een rij

post-unsplash

3. Hoe moet ik een factuur versturen?

Factuurtje gemaakt? Versturen maar! En dat kan op verschillende manieren:

  • Per post
  • Online – via de mail
  • Online – via een boekhoudprogramma

Per post

Het komt naar verhouding niet heel vaak meer voor, maar in sommige gevallen werkt een factuur per post nog altijd het beste. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer je zaken doet met een bedrijf dat niet zo digitaal is aangelegd – om het zo maar te zeggen.

Nu denken we zomaar dat je best weet hoe je een factuur in een brievenbus moet stoppen. Daarom een tip waar je méér aan hebt: voeg hier altijd een begeleidende brief aan toe. Dat staat professioneler – en de tekst op de brief hoeft helemaal niet zo lang te zijn.

Denk bijvoorbeeld aan zoiets:

Beste meneer Smit,

Bijgaand vindt u de factuur voor de geleverde werkzaamheden. Ik hoor het graag wanneer er vragen zijn.

Met vriendelijke groet,

[Naam]

Online – via de mail

Veel ondernemers versturen hun facturen simpelweg per e-mail. Hou er ook in dat geval rekening mee dat je hier een begeleidend tekstje bij typt, zodat de klant in ieder geval weet dat de e-factuur in de bijlage zit. Gebruik ter inspiratie de bovenstaande woorden.

Online – via een boekhoudprogramma

Weet je nog dat we het hierboven hadden over boekhoudprogramma’s – en dat we dit eigenlijk de makkelijkste manier vinden om facturen mee te maken? Dat heeft ook te maken met het volgende:

Je kunt deze boekhoudprogramma’s ook gebruiken om de facturen mee te versturen.

Ja – echt waar. En dat is handig, want daarmee is het hele proces in één keer afgehandeld.

Boekhoudprogramma’s versturen hun facturen als elektronische facturen, soms ook wel een e-factuur genoemd. Elektronisch factureren heeft verschillende voordelen. Elektronische facturen zijn namelijk opgemaakt in een XML-formaat. Dat zegt je misschien niets, maar dat houdt onder meer in dat hij via een beveiligde server wordt verstuurd en op een dusdanige manier is gecodeerd dat de klant deze automatisch kan verwerken in zijn of haar eigen boekhoudpakket. Je kan dus met elektronisch factureren je debiteurenbeheer deels automatiseren. 

E-factureren scheelt dus tijd en moeite voor alle betrokken partijen.

???? Dit zijn de beste gratis boekhoudprogramma’s voor zzp’ers
???? Vergelijk hier de beste facturatieprogramma’s voor zelfstandige ondernemers

Facturen naar de overheid

 

Doe je zaken met de Rijksoverheid, bijvoorbeeld met een gemeente of provincie? Hou er dan rekening mee dat je een e-factuur moet versturen. Dit is namelijk verplicht.

 

Dat betekent min of meer ook dat je in zo’n geval niet ontkomt aan de aanschaf van een boekhoudprogramma.

 

Je kunt tenslotte ook wel handmatig aan de slag gaan met het maken van e-facturen, maar dat is een hoop gedoe – en zoals je inmiddels weet, zijn wij sowieso fan van boekhoudsoftware.

 

E-Mail - Unsplash

4. Hoe stuur ik een factuur naar het buitenland?

Een factuur naar het buitenland versturen verschilt eigenlijk helemaal niet zo gek veel van het versturen van een binnenlandse factuur. Je buitenlandse rekening moet tenslotte ook gewoon voldoen aan alle hierboven genoemde, wettelijke vereisten.

Toch zijn er wel zaken waar je rekening mee moet houden.

Het belangrijkste element is dat je geen btw rekent. Lever je diensten aan buitenlandse klanten? Vermeld dan btw verlegd op de factuur. Gaat het om goederen? Factureer dan met 0% en noem op de factuur dat het gaat om een intracommunautaire levering. Dat kan door artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112 óf tabel II, onderdeel a, Ost 6, Wet OB ’68’ te vermelden.

Hou er ook rekening mee dat je niet alleen jouw btw-id, maar ook die van je klant noemt. Check daarnaast altijd de website van de Belastingdienst wat voor jouw situatie de specifieke factuurvereisten zijn.

Het versturen van de factuur zelf ziet er in wezen niet anders uit dan het verzenden van een binnenlandse factuur. Onthoud hierbij wel dat adresgegevens meestal afwijken van wat we in Nederland gewend zijn. Sommige landen vermelden het huisnummer vóór de straat. Andere landen gebruiken een ander soort postcode. 

Taal en valuta

 

Het is niet verplicht om een factuur op te stellen in de taal en valuta die je klant in het buitenland gewend is. Dit is natuurlijk wel het overwegen waard. Het maakt de rekening tenslotte wél duidelijker voor de klant. Zie het als een stukje service om de factuur te vertalen en aan te passen naar de betreffende munteenheid.

 

zakelijke-rekening-kiezen

5. Kan ik een factuur versturen zonder KvK-nummer?

Heb je nog geen KvK-nummer? Dan ben je volgens de wet geen ondernemer, maar een privépersoon. Dit houdt in dat je géén facturen mag sturen.

Een alternatief is een kwitantie. Lees er hier meer over.

timen

6. Wanneer moet ik een factuur versturen?

We adviseren het je om de factuur zo snel mogelijk na afronding van je werkzaamheden de deur uit te doen. Dit omdat de klant dan nog weet wat je voor hem of haar hebt betekend. Bovendien geldt: hoe eerder je een factuur verstuurt, hoe sneller je deze factuur betaald kan krijgen.

Hou daarbij ook rekening met de zogeheten uitreikingsdatum. Dit is een datum die is bepaald door de Belastingdienst en verwijst naar de vijftiende van iedere volgende maand, waarvoor iedere factuur uiterlijk verstuurd moet zijn.

Voorbeeld: rond jij een project op 2 maart af? Stuur dan in ieder geval vóór 15 april je factuur naar de klant.

laat

7. Wat moet ik doen als ik te laat factureer?

Het kan natuurlijk altijd zo zijn dat je per ongeluk vergeet een factuur direct te versturen, bijvoorbeeld omdat je het heel druk hebt gehad.

De praktijk leert dat dit meestal geen probleem is, zolang je de klant hiervan netjes op de hoogte brengt.

Wel zijn er wettelijke regelingen rondom het te laat versturen van een factuur. Deze bepalen dat een klant niet meer hoeft te betalen wanneer de factuur voor jouw diensten vijf jaar na de werkzaamheden wordt verstuurd. Heb je producten geleverd? Dan ligt deze termijn zelfs op twee jaar.

don't forget

8. Wat moet ik doen als mijn factuur niet wordt betaald?

Voor zzp’ers zijn openstaande facturen een bron van ergernis. Een onbetaalde factuur kan natuurlijk altijd het gevolg zijn van een menselijke fout. Het is daarom gebruikelijk om een vriendelijke herinnering te sturen wanneer de betalingstermijn is verstreken. Vermeld daarin een nieuwe betalingstermijn.

Verstrijkt ook deze termijn terwijl de klant nog niet heeft betaald? Stuur dan een tweede betalingsherinnering. Gebruik hiervoor opnieuw een vriendelijke toon, maar wees wel zakelijk. Noem hierin ook dat je genoodzaakt bent om stappen te ondernemen wanneer de tweede betalingstermijn ook niet wordt gehaald.

Een klant die dan nog niet betaalt, is officieel in gebreke. Dat houdt in dat je een incassobureau kan inschakelen. De kosten die daarbij worden gemaakt, kun je eveneens verhalen op de klant.

Als ook dat op niets uitloopt, kun je naar de rechter stappen. De wanbetaler krijgt dan een dagvaarding.

Lees ook: Betalingsherinneringen: uitleg en voorbeelden

jaarrekening

9. Moet ik mijn facturen bewaren?

Tot slot willen we het nog even hebben over de betalingsplicht. Deze schrijft bedrijven voor dat zowel inkomende als uitgaande facturen zeven jaar bewaard moeten blijven.

Werk je met onroerende goederen? Dan ligt deze termijn zelfs op tien jaar.

veelgestelde-vragen

Veelgestelde vragen

Hoe moet je een factuur versturen?

Een factuur sturen kan per post, via de mail of via een boekhoudprogramma. Dat laatste neemt je het meeste werk uit handen en heeft dus onze voorkeur.

Kun je zomaar een factuur versturen?

Je kunt niet zomaar een factuur sturen: dit vereist een inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Particulieren kunnen wel een kwitantie sturen.

Kun je een factuur versturen zonder KvK-nummer?

Het versturen van een factuur zonder KvK-nummer is niet toegestaan. Maak een kwitantie wanneer je niet over zo’n nummer beschikt.

Hoe lang na dato mag je een factuur versturen?

Je mag tot twee jaar na geleverde producten en tot vijf jaar na geleverde diensten nog een factuur sturen.

Wat als je te laat factureert?

De praktijk leert dat een te laat verstuurde factuur meestal geen probleem is, zolang je de klant hiervan op de hoogte brengt. Let wel: je mag tot twee jaar na geleverde producten en tot vijf jaar na geleverde diensten een verlate factuur sturen.

Auteur

Schrijf een reactie