Kwitantie maken? Kwitantie voorbeeld word

Ben je geen ondernemer, maar particulier? Dan mag je geen factuur sturen. In plaats daarvan stuur je een kwitantie. In dit artikel geven we je een voorbeeld kwitantie die gratis kan downloaden in Word. De kwitantie maken hoef je dus niet meer zelf te doen, alleen even invullen.

Kwitantie voorbeeld

Voorbeeld kwitantie Word downloaden

Ga je een kwitantie maken? Gebruik dan ons kwitantie voorbeeld gratis. Met de voorbeeld kwitantie maak je snel en eenvoudig je eigen bewijs van betaling die je aan het bedrijf verstuurd waaraan je diensten of goederen hebt geleverd als particulier.

Ontvanger:Nr.
Ontvangen van:
 Omschrijving:
Bedrag
Plaats:Datum:
Handtekening:

Kwitantie maken

Net zoals bij een factuur, moet een kwitantie ook aan een aantal eisen voldoen, om als een geldig document gezien te worden voor de administratie. Bij een kwitantie maken moet je minimaal vermelden:

  • Aan wie de kwitantie is gericht
  • Welke goederen of diensten er geleverd zijn, hoeveel en tegen welke prijs
  • De datum van levering
  • Je naam en handtekening

Let erop dat je de kwitantie ook nummert, net zoals facturen ook genummerd moeten worden.

Geen btw op kwitantie

Bij een kwitantie mag geen btw vermeld worden. Je hebt immers geen btw nummer als particulier. Btw nummers verstrekt de belastingdienst alleen als zij jou aanmerken als ondernemer voor de btw. Dit gebeurt doorgaans alleen als je jezelf inschrijft bij de Kamer van Koophandel.

Het totaalbedrag dat op de kwitantie vermeld wordt is dan ook het bedrag dat betaald zal worden. Hierover wordt geen btw berekend of betaald. Het bedrijf dat jouw dienst of goederen afneemt, mag dus ook geen btw in vooraftrek brengen. Zij boeken het betalingsbewijs als kosten zonder btw, of 0% btw.

Dat je geen btw mag rekenen als particulier heeft verder geen effect: het is niet voor- of nadelig voor het bedrijf waaraan de kwitantie verstuurd wordt. Normaal gesproken ontvangt een bedrijf een kostenfactuur met btw, de btw wordt dus betaald. Omdat de kosten met btw belast zijn, mag het bedrijf deze btw ook terug vragen. Per saldo komt de betaalde en ontvangen btw dus op € 0. Of er dus wel of geen btw wordt gerekend maakt voor btw plichtige bedrijven dus niets uit.

Gevolgen inkomstenbelasting

Wanneer je een kwitantie maakt, heb je als particulier diensten of goederen geleverd. Je hebt inkomsten genoten, en die wil de belastingdienst uiteraard belasten. De verrichte prestaties worden belast in Box 1: inkomen uit werk en woning. Omdat de prestaties niet in een categorie in te delen zijn zoals inkomen uit dienstverband of winst uit onderneming, merkt de belastingdienst deze verdiensten aan als ‘overige werkzaamheden’. De inkomsten worden bij het totaal van Box 1 gerekend en vervolgens belast volgens het progressieve tarief: het schijvensysteem wordt gehanteerd. Valt je inkomen in de eerste schrijf, betaal je 36,55% belasting (2017), val je in de hoogste schijf dan draag je 52% belasting af.

Controle belastingdienst

De inkomsten uit overige werkzaamheden zijn wat lastiger te controleren door de belastingdienst. Bij een dienstverband is de werkgever verplicht om loonheffing in te houden, maar dat gebeurt niet als je eenmalig werkzaamheden verricht en vervolgens een kwitantie verstuurd.

Het opgeven van inkomsten uit overige werkzaamheden is echter wel verplicht. Doe je het niet? Dan ontduik je belastingen, belastingontduiking wordt gezien als fraude en is dus ook strafbaar. Geef je inkomsten uit overige werkzaamheden dus gewoon netjes aan.

De belastingdienst doet regelmatig belastingcontroles bij bedrijven. Zien zij een kwitantie in de administratie van dat bedrijf? Dan moeten ze die inkomsten ook terugzien bij jouw aangifte inkomstenbelasting. Als ze de kwitantie vergelijken met jouw aangifte inkomstenbelasting en de inkomsten uit overige werkzaamheden blijken niet opgegeven te zijn, dan krijg je een vergrijpboete van 50% van de belasting die opzettelijk verzwegen is.

Voordelen inkomsten uit overige werkzaamheden

Let op dat je niet alleen de inkomsten opgeeft, maar ook de kosten. Dit bespaart je weer wat belastingcenten. De belastingdienst wil alleen je winst belasten, ofwel wat je daadwerkelijk aan de klus hebt overgehouden. Stel je verricht als particulier diensten voor € 1.500, maar je maakt reiskosten van € 50 euro en je koopt materialen in voor € 500, dan hoef je slechts € 950 op te geven als inkomsten uit overige werkzaamheden.

Bewaar de bonnetjes van alle kosten uiteraard wel goed. Mocht de belastingdienst jouw inkomsten uit overige werkzaamheden controleren, dan kan je de kosten verantwoorden. Heb je geen bonnetjes of bewijs meer dat je de kosten voor de betreffende werkzaamheden hebt gemaakt, dan worden de kosten buiten beschouwing gelaten en betaal je alsnog belasting over de volledige ontvangsten.

Heb je hulp nodig?

Ik werk samen met Paperdork. Een slim online boekhoudprogramma mét gratis boekhouder. Die klaar staat voor al jouw vragen. Hij controleert ook je boekhouding, én doet je belastingaangiften.

Een super concept voor zzp'ers die hun boekhouding graag zelf doen, maar wél de zekerheid willen van een sluitende administratie, en soms gewoon even de hulp van een expert nodig hebben. Hij benut natuurlijk ook alle belastingvoordelen voor je. En dat voor een prikkie. Meer weten?

30 Reacties

  1. Geldt dit ook als ik als bedrijf aankopen doe bij privé personen? Ik koop goederen op via Marktplaats, die ik in een wegschop weer verkoop. Moet ik de personen waar ik dit bij koop dan een kwitantie geven?

    • De belastingdienst wil voorkomen dat je simpelweg geld kan overmaken naar iemand (bijvoorbeeld een familielid) en dit als kosten kan verantwoorden zodat je minder belasting betaald. Daarom moet je aantoonbaar kunnen maken dat je bepaalde goederen of diensten hebt ingekocht, voor het geleverde bedrag. Als dat op een andere manier dan een kwitantie kan is dat ook goed. Ik weet niet of marktplaats bijvoorbeeld je aankoopgeschiedenis weergeeft? Of dat je een bevestigingsmail krijgt als je een product hebt gekocht op marktplaats? Als je in marktplaats al jouw aankopen terug kan zien, dan is dat waarschijnlijk genoeg bewijs voor de belastingdienst. Is dat niet het geval en kan je op geen enkele manier aantoonbaar maken dat je betaalt hebt voor dat product? Dan zul je wel een kwitantie moeten vragen.

  2. Welk nummer zou er achter “Nr.” ingevuld moeten worden? Of laat ik dit dus leeg als particulier?

    • Hoi Joanne,

      Bij Nr. wordt de nummering van de kwitanties bedoeld. Je begint bij nummer 1 en bij iedere kwitantie die je uitschrijft tel je daar 1 bij op. Op je tweede kwitantie staat dus Nr. 2, enzovoorts.

      In een nieuw jaar, bijvoorbeeld voor 2018, kan je weer vooraan bij 1 beginnen.

      Op die manier houd je het voor jezelf overzichtelijk. Maar ook voor de belastingdienst, mochten die een inspectie willen doen van je aangifte inkomstenbelasting. We hebben hier ook een artikel over geschreven: factuurnummering.

  3. Mijn ene zoon A. helpt mijn andere zoon B. met een dj bedrijf wel eens met een hele avond/nacht op/afbouwen en lichtbesturing. Hij krijgt daar dan 100 euro voor. Kan zoon A. dan een kwitantie uitschrijven aan zoon B. die het dan in zijn boekhouding kan doen? Dat is voor zoon D. beter als kostenaftrek in zijn bedrijf.

    Zoon A. verdient zelf 34000 euro per jaar met zijn baan. De eventuele kwitanties moet hij dan opgeven begreep ik als overige inkomsten. Stel dat zoon A. 30 x per jaar mee gaat en dus 3000 euro verdient wat moet hij dan betalen aan inkomstenbelasting? Als er 36% vanaf gaat is het voor zoon A. dus niet gunstig om te doen. Moeilijk dilemma, ik zie uw reactie graag tegemoet.

    • Hi Desiree,

      Dat is inderdaad een lastige issue dat vaker voorkomt als bekenden met elkaar samenwerken.
      Als jullie alles volgens de regels willen doen, dan moet zoon A een kwitantie uitschrijven. Zoon B mag de kosten op te nemen in zijn administratie. Zoon A moet de kwitantie dan opgeven bij de belastingdienst (deze inkomsten worden belast), en de kosten zijn voor zoon B aftrekbaar in zijn bedrijf. De inkomsten van zoon A worden opgeteld bij de inkomsten die hij al heeft uit zijn baan, daar betaalt hij dus 40,85% belasting over (schijf 2 & 3).

      De voordeligste situatie is natuurlijk dat zoon A geen kwitantie uitschrijft, maar zoon B de kosten wel in zijn bedrijf opneemt. In dat geval betaalt zoon A geen belasting en heeft zoon B wel de voordelen van kostenaftrek. Dit is echter niet in overeenstemming met de wet. Mocht het bedrijf van zoon B een belastingcontrole krijgen dan zullen de kwitanties hoogstwaarschijnlijk gecontroleerd worden. Als de kwitanties vervolgens niet terug te vinden zijn in de aangifte inkomstenbelasting van zoon A dan kan hij een forse boete verwachten.

      Ik raad jullie daarom aan om het ‘wit’ te doen en alles volgens de regels uit te voeren. Die situatie levert wettelijk geen problemen op, zoon B heeft het voordeel dat hij de kosten mag aftrekken en voor zoon A zal het begrijpbaar zijn.

      • En als zoon A nu geen verdere inkomsten had behalve deze 3000? Krijgt hij dan wel de arbeidskorting en de heffingskorting en zo? En dan is het voordeel echt groot volgens mij??
        Of mis ik iets?

        Groet, Jan

        • Hoi Jan,

          Ook als zoon A alleen deze € 3000 inkomsten had zou hij heffingskorting en arbeidskorting ontvangen. De kortingen zijn afhankelijk van je inkomen. Bij een inkomen van € 3000 per jaar bedraagt in 2018 de heffingskorting € 2265 en de arbeidskorting is 1,764% (€ 52,92).

          Er hoeft dan maar over een inkomen van € 682 belasting betaalt te worden. En dan is het voordeel groot inderdaad, want zoon B mag wel de volle €3000 aftrekken als bedrijfskosten.

  4. Hi Job,

    Het is voor onduidelijk welke naam ik waar invul. Wat wordt er bedoeld met: Ontvanger en Ontvanger van. Gaat dit om goederen / diensten of geld?

    Ik heb nu:
    Ontvanger:
    Ontvanger van: of

    • Bij ontvanger voer je het bedrijf in dat de kwitantie ontvangt. Als jij dus een kwitantie verstuurt aan bedrijf X dan is de ontvanger bedrijf X. Het bedrijf ontvangt de kwitantie van jou, bij ‘ontvangen van’ voer je dus jouw naam in.

      Het is te vergelijken met een factuur: daarop vermeld je aan de ene kant de bedrijfsgegevens van de klant en aan de andere kant jouw bedrijfsgegevens. Omdat jij in dit geval geen bedrijf hebt, vul je je eigen naam in bij ontvangen van.

  5. Als influencer heb ik een betaalde klus mogen doen waarvoor ik 200 euro ontvang. Ze zeiden dat ik een kwitantie kon sturen, maar hoe kan ik dan mijn rekeningnummer vermelden waar ze het naar toe kunnen sturen? Dat zie ik nl nergens staan op het formulier.
    Met vriendelijke groet,
    Janet

    • Hoi Janet,
      Een kwitantie is in beginsel een bewijs van betaling. Je zou dus je rekeningnummer in de mail kunnen toesturen en bijgaand (of vervolgens) de kwitantie kunnen versturen. Je kunt natuurlijk ook een extra rij aanmaken in de kwitantie waar je het rekeningnummer vermeldt!

  6. Hallo job,

    Is het mogelijk om een kwitantie te sturen naar andere particulieren voor gewerkte diensten? Ik lees telkens over geleverde diensten/producten aan bedrijven maar als je nou diensten leverd naar andere particulieren, is dan een kwitantie ook voldoende?

    Mvg Frank.

    • Hoi Frank,

      Goed punt! Dat is inderdaad niet voorbij gekomen in het artikel.

      Yes, je kunt ook een kwitantie naar particulieren sturen.

      Ik richt me in het artikel met name op kwitanties voor bedrijven, omdat een bedrijf een geldig document moet ontvangen om op te nemen in hun administratie.

      Een particulier hoeft natuurlijk geen administratie bij te houden. Dus voor de particulier als klant is een kwitantie niet noodzakelijk. Maar voor je eigen administratie en verantwoording wel handig!

  7. Hallo Job,

    Ik heb eind vorig jaar in 2018 als particulier een bedrijf geholpen met wat computerhulp. Nu hebben we afgesproken dat ik daarvoor een bedrag ontvang en voor hun administratie een kwitantie stuur. Ik heb daarvoor een website gevonden: http://www.kwitantiemaken.nl en daar wordt gevraagd om een datum. Is het toegestaan om de kwitantie nog een datum in 2018 mee te geven?

    Eric

    • Hi Eric. De datum die je op de kwitantie of factuur vermeld, is normaliter de datum waarop je het document aan de opdrachtgever verstrekt.

      Nu moet ik je zeggen dat ik niet weet in hoeverre de regelgeving bij kwitanties verschilt aan die van facturen. Maar bij facturen geldt dat de factuurdatum niet eerder mag zijn dan de datum waarop je de factuur aan de klant verstrekt. Maar ook niet later dan de 15e dag van de opvolgende maand. Met andere woorden, zolang je een factuur van december verstuurt vóór 15 januari is er niets aan de hand.

      Voor kwitanties zou ik dezelfde regel aanhouden. Deze week versturen en dan is alles goed.

      Ik raad je aan om in de omschrijving op te nemen dat de werkzaamheden in 2018 zijn uitgevoerd. Bijvoorbeeld ‘computerhulp december 2018’. Dat maakt het makkelijker voor het bedrijf om de kosten in 2018 te verantwoorden, ondanks de kwitantie van 2019 is.

  8. ff vraagje, voor een klus die ik ga doe heb ik een laptop nodig die ik alleen daarvoor wil gaan gebruiken, is deze dan aftrekbaar voor de belasting? Dat zou een hoop belasting schelen. Als ik kvk registreer en hem dan op de zaak koop is hij nl wel aftrekbaar.

    • Hi Hans. Ik ken je precies situatie niet, maar normaal gesproken gebruik je een laptop niet voor slechts één klus. Een laptop is een duurzaam bedrijfsmiddel dat enkele jaren mee gaat. Daarom krijg je het er bij de belastingdienst waarschijnlijk niet door om te zeggen de laptop voor 1 klus te gebruiken en that’s it.

  9. Hoe zit het met het zetten van een handtekening als ik de kwitantie per mail wil versturen?

    Gr. Fleur

    • Hoi Fleur, heb je jouw handtekening niet in een PDF lezer? Je kunt de kwitantie opslaan als PDF en dan bijvoorbeeld met Adobe Reader je handtekening invoegen (of maken/scannen en dan invoegen).

  10. Is deze regeling nog steeds van toepassing? ik kan op de site vd belastingdienst nl niets terug vinden.

  11. Wilbert de Greef Reageer

    Beste ,

    Ik maak chocolade visitekaartjes, nu als particulier en verkoop deze met een kwitantie. Ik koop de chocolade in bij een groothandel, maar gebruik nooit alle chocolade in 1 keer, hoe moet ik dan kosten rekenen?
    Met vriendelijk groet.

    • Hi Wilbert, wat bedoel je precies ‘de kosten rekenen’? Wil je kosten doorberekenen aan je klanten, of bedoel je het om je ‘winst’ te bepalen voor de inkomstenbelasting?

      Als je kosten van de chocolade wil doorberekenen aan je klanten, prima. Hoeveel je rekent is aan jou. Op de kwitantie vermeld je alleen de geleverde producten. Dus stel een visitekaartje kost €5, dan vermeld je 1 visitekaartje voor een bedrag van €5 op de kwitantie. Hoeveel je aan chocolade kwijt bent vermeld je niet op de kwitantie.

      Voor de inkomstenbelasting: je hoeft alleen belasting te betalen over het bedrag dat je overhoudt. Dus opbrengsten – kosten voor chocolade = je winst.

      Als je chocolade in grote partijen inkoopt, zou ik omrekenen hoeveel je per visitekaartje je gebruikt. Stel je koopt voor €100 chocolade, daarvan kun je 100 visitekaartjes kunt maken. Als je in het jaar maar 50 visitekaartjes maakt, heb je dus €50 aan inkoopkosten.

      In dat geval geef je dus op bij de belastingdienst dat je €200 inkomsten hebt uit overige werkzaamheden. (50 visitekaartjes x €5 per stuk, minus de kosten voor chocolade a €50).

  12. Beste Job Verberne,

    Ik heb laatst een make up klus gedaan en de materialen die ik daar extra voor moest aanschaffen worden vergoed door het bedrijf. Kan ik die voor alsnog vermelden bij gemaakte kosten of gaat de btw daarvan naar het bedrijf?
    Weet je toevallig ook in welke schaal ik val? het bedrag was 150

    Groetjes,
    Rebecca

    • Hi Rebecca,

      Je mag de materialen alleen vermelden als gemaakte kosten, als jij ze hebt betaald/voorgeschoten en het bedrijf het vervolgens aan jou heeft terugbetaald.

      De materialen worden vergoed door het bedrijf, dus jouw winst (wat je over houdt) van deze opdracht is €150. Dat geef je op bij de belastingdienst.

      In welke schaal (of belastingschijf zoals we dat noemen) die €150 valt, hangt af of je ook ander inkomen hebt uit een baan bijvoorbeeld.

      Is je inkomen in 2019 minder dan €20.711? Dan betaal je 36,65% belasting
      Is je inkomen in 2019 minder dan €68.507? Dan betaal je 38,10% belasting
      Is je inkomen in 2019 meer dan €68.507? Dan betaal je 51,75% belasting

      In 2020 liggen de belastingschijven net iets anders. Als je de opdracht in 2020 hebt gedaan geldt het volgende:
      Is je inkomen in 2019 minder dan €68.507? Dan betaal je 37,35% belasting
      Is je inkomen in 2019 meer dan €68.507? Dan betaal je 49,50% belasting

  13. Hoi Job,

    een kwitantie is officieel een bewijs van betaling. Wat kan je sturen in plaats van de factuur *voor* de betaling heeft plaatsgevonden? Even om het zekere voor het onzekere te nemen; ik wil niet juridisch gezien zeggen dat iemand geen schuld bij mij heeft staan als er nog betaald moet worden.

    Zou ik bijvoorbeeld een kwitantie zonder handtekening kunnen versturen zodat het juridisch gezien nog niet geldig is?

    Alvast bedankt voor je antwoord!

    Rutger

    • Rutger,

      Daar heb je inderdaad gelijk in. Officieel is het een bewijs van betaling.

      Als je dat wil vermijden zou ik ik als ik jou was, in plaats van kwitantie het woord betalingsverzoek vermelden. Dat is ook toereikend voor zowel jouw administratie als die van het bedrijf.

Reactie toevoegen

Navigeer