ZZP Boekhoudprogramma’s vergelijken

e-Boekhouden.nl komt het beste uit de test omdat het net zo makkelijk in gebruik is als Moneymonk en Moneybird, maar completer is en een betere helpdesk heeft. Precies weten hoe je het beste boekhoudprogramma kiest als zzp’er? Lees verder!

Als je op zoek naar het beste ZZP Boekhoudprogramma, ben je er achtergekomen dat er een duizelingwekkend aantal boekhoudprogramma’s zijn.

Maar geen paniek. In dit artikel help ik je van A tot Z bij de keuze voor het beste boekhoudprogramma ZZP. Ik leg je uit:

In 2017 heb ik mijn BSc. in Accountancy behaald. Tegenwoordig help ik zzp’ers via deze blog bij de start van hun onderneming en het opzetten van hun eigen administratie. Daarmee bereik ik meer dan 100.000 zzp’ers per maand. Door mijn situatie kan ik een redelijke inschatting maken waar zzp’ers tegen aanlopen bij het kiezen van een boekhoudprogramma.

Wat hebben wij zzp’ers nou echt nodig? Wat verwachten we van een boekhoudprogramma? Read on, aan het eind van dit artikel (leestijd: 8 minuten) is een boekhoudprogramma vergelijken een fluitje van een cent. En maak jij een zelfverzekerde en goed overwegen keuze voor een boekhoudprogramma dat bij jou past.

Welke functies zijn belangrijk voor jou als zzp’er?

Waar moet je op letten? Welke functies wil je per se hebben als zzp’er? Van welke pakketten kan je beter afblijven? Welke boekhoudprogramma’s zijn goed geprijsd en welke zijn te duur? En misschien het belangrijkste: wat is het beste boekhoudprogramma voor zzp’ers? Aan het eind van dit artikel heb je alle kennis om een goed onderbouwde keuze te maken.

Wat maakt een boekhoudprogramma goed voor zzp’ers?

Door de harde groei van het aantal zzp’ers, is ook het aantal boekhoudprogramma’s sterk toegenomen. Maar niet alle programma’s zijn even goed. Ik ging opzoek naar de beste programma’s, die aan de volgende voorwaarden voldoen:

Waar let ik op bij het beoordelen van een boekhoudprogramma

Ik ben zelf zzp’er, schrijf regelmatig over zzp’en en spreek dagelijks met andere zzp’ers. Wat hebben wij zzp’ers nodig? Wat zien wij graag in een boekhoudprogramma?

Voor zzp’ers in de dienstverlening is het cruciaal om een urenregistratie of projectadministratie bij te kunnen houden. Voor zzp’ers met een webshop of winkel is een API belangrijk zodat je de webshop (of kassa) kan koppelen met je boekhoudsoftware.

Dan zijn er de 4 randvoorwaarden waar ik rekening mee houd (die ik hierboven noemde): simpel in gebruik, pakket moet zich richten op de kernfuncties voor zzp’ers, zonder boekhoudkennis te gebruiken en er moet veel gedigitaliseerd kunnen worden.

Vervolgens heb ik het beste boekhoudprogramma geselecteerd op basis van mijn 4 randvoorwaarden, de kosten van het pakket, klant reviews en de volgende functies:

Beste boekhoudprogramma ZZP

Op basis van die criteria heb ik 16 verschillende boekhoudprogramma’s getest met een proefaccount van 14 tot 30 dagen. Daaruit heb ik een selectie gemaakt en het beste boekhoudprogramma’s voor zzp gekozen.

Beste keuze

e-Boekhouden.nl

Een goed all-round boekhoudprogramma, simpel in gebruik, met uitstekende ondersteuning via een rijke kennisbank en goede helpdesk.

gratis uitproberen

En nu?

e-Boekhouden.nl voldoet aan alle voorwaarden én heeft alle functies die een zzp’er nodig heeft, voor een schappelijke prijs. Andere programma’s die goed uit de test komen zijn Moneymonk en Moneybird. Beide pakketten zijn meer dan toereikend, interessant om te noemen is dat Moneybird zich specifiek op dienstverlenende zzp’ers richt, terwijl Moneybird geen specifieke toespitsing heeft.

Wat veel zzp’ers doen en wat ik iedereen aanraad, is om een proefaccount te openen bij 2 of 3 programma’s.

Moneymonk heeft een proefabonnement van 30 dagen. e-Boekhouden.nl heeft een 14 dagen proefaccount. Zo kan je zelf ervaren welk pakket het meest intuïtief werkt, wat je het makkelijkst vindt en waar je voorkeur naar uitgaat. Liever de administratie uitbesteden en alleen facturen en bonnetjes aanleveren? Kijk dan eens naar Acconline. 

In 2 minuten heb je een proefaccount. Zonder verplichtingen, zonder betalingsgegevens achter te laten, geheel vrijblijvend. Klik wat rond in het programma, upload een factuur, maak een nieuw project aan en voel of jij het programma fijn vind.

7 ‘MUST have’ functies voor zzp’ers

Heb je een ander pakket op het oog dan ik hierboven heb aanbevolen? Of wil je gewoon nog even verder kijken naar de mogelijkheden? Dan zijn er een aantal must-have functies die het pakket absoluut moet hebben. 

Boekhoudprogramma’s kunnen ontzettend geavanceerd zijn. Productiebedrijven of vastgoedbedrijven hebben bijvoorbeeld hele andere functies nodig dan zzp’ers.

Als zzp’er wil je daarom een pakket vinden dat geen overbodige functies heeft. Op die manier houd je jouw administratie zo simpel mogelijk.

Maar… het pakket moet ook niet te weinig functies hebben! Boekhoudprogramma’s met slimme functies kunnen bepaalde handelingen namelijk automatiseren, zodat jij minder tijd kwijt bent met de boekhouding.

Welke functies wil je als zzp’er absoluut in je pakket hebben?

1. Elektronische btw aangifte

Bij een elektronische btw aangifte heeft het boekhoudpakket een directe koppeling met de belastingdienst. Zodoende kun je met 1 muisklik je btw aangifte versturen vanuit het boekhoudprogramma. 

Tijdsbesparing: 20-30 minuten per BTW aangifte

Oké, het is geen broodnodige functie, maar wel handig. En zo weet je dat het boekhoudpakket voorop loopt met het nieuwe functies en mogelijkheden. Belangrijk bij toekomstige releases.

2. Bankkoppeling

Met een automatische bankkoppeling koppel je jouw bankrekening aan het boekhoudprogramma. Zo worden alle banktransacties automatisch ingelezen in de boekhouding. Dat gebeurt automatisch.

Tijdsbesparing: 5 minuten per week

En de bankkoppeling geeft je een stok achter de deur om je administratie bij te houden. Je kunt alle transacties direct verwerken bij het openen van het boekhoudprogramma en hoeft niet eerst bij je bank in te loggen om daar dingen te downloaden.

3. Scan en herken

Een echte must-have. Met scan en herken kan het boekhoudprogramma automatisch alle gegevens op de factuur herkennen. Bedrijfsgegevens, factuurnummer, factuurregels/beschrijving, totaalbedragen en zelfs de btw.

Zo hoef je alleen te controleren of de herkende informatie correct is. In plaats van 5 minuten per inkoopfactuur ben je maar 30 seconden per factuur bezig. Met 10 of 20 inkoopfacturen per maand loopt dat aardig op.

Tijdsbesparing: 4-5 minuten per inkoopfactuur

4. Automatisch boekingsvoorstel van transacties

Nadat je alle banktransacties hebt ingelezen (of dat automatisch doet met de koppeling) moeten de transacties verwerkt worden.

Waarom zou je iedere banktransactie gaan matchen met de gerelateerde factuur, als je boekhoudpakket dat automatisch kan doen voor jou?

Veel pakketten (maar niet allemaal!) hebben tegenwoordig automatische herkenning van transacties. Dit is voor mij echte time-saver. Je hoeft de voorgestelde boekingen alleen te bevestigen met één klik.

Besparing: 1 minuut per banktransactie

6. Mobiele app beschikbaar

Even een factuur checken, de omzet controleren of gewoon kijken hoe je er financieel voor staat. Tegenwoordig doen we 2/3e met onze telefoon en nog maar 1/3e via een computer of laptop.

Een boekhoudpakket zonder mobiele app is zowat prehistorisch. Pakketten zonder mobiele app zijn niet bepaald innovatief en raad ik daarom  ten zeerste af.

6. Facturatie en offerte module

Facturen en offertes sturen is een belangrijke randvoorwaarde van een pakket. Met een facturatie- en offertemodule kun je direct vanuit het pakket een mail versturen met bijgevoegd de factuur of offerte.

Bij een dergelijke module selecteer je de klant waarnaar de factuur verstuurd moet worden, en alle adresgegevens, kvk nummer en andere benodigde gegevens van de klant worden automatisch ingevuld op de factuur. Je vult de factuur handmatig aan met de bedragen.

Bij het verzenden staat automatisch een mailtemplate klaar met variabele teksten. In de aanhef wordt bijvoorbeeld automatisch de naam van de klant ingevuld . Je kunt de mail dus direct verzenden, of aanpassen aan jouw behoeften.

Tijdsbesparing: 15 minuten per verkoopfactuur

7. Betalingsherinneringen en incasso

Ooit zal het je overkomen (en waarschijnlijk vaker dan één keer): een klant betaalt te laat. of helemaal niet.

Daar moet je achteraan gaan. Dat kost je tijd. Moeite. En energie.

Sommige boekhoudprogramma’s hebben een automatische workflow voor betalingsherinneringen. Zo kun je bijvoorbeeld de dag na de verloopdatum een automatische email verzenden dat de factuur nog openstaat. Als de factuur binnen 5 dagen nog niet is voldaan kun je nog een nieuwe herinnering laten versturen. En vervolgens zelfs op een incassoproces overgaan. Allemaal automatisch vanuit je boekhoudpakket.

Hoeveel tijdsbesparing levert dit op? Ligt eraan hoeveel klanten te laat betalen en hoe vaak dat gebeurt. Het bespaart je in ieder geval wel een hoop ellende.

Je boekhouding in 30 minuten per week

5 minuten hier en 10 minuten daar. Hoe groot is de tijdsbesparing nou echt, met alle functies die ik hierboven benoem?

1 minuut per banktransactie en 4-5 minuten per inkoopfactuur lijkt niet echt aan te tikken. Maar als je beseft dat een gemiddelde zzp’er 160 transacties per jaar doet en meer dan 75 inkoopfacturen per jaar loopt dat aardig op. 

Met een programma die alle ‘must-haves’ heeft zijn de meeste zzp’ers 30 minuten tot een uur per week bezig met hun boekhouding.

Lees meer over de boekhoudprogramma’s:

Zodra je op een link klikt naar een boekhoudpakket, ontvang ik een kleine vergoeding. De vergoedingen zijn gelijk voor alle boekhoudpakketten en beïnvloeden dit artikel daarom op geen enkele manier. Ik ben onafhankelijk van ieder boekhoudpakket. Alle meningen die ik geef in dit artikel zijn van mijzelf.