Ik probeerde Moneybird uit en dit is mijn ervaring (review)

Een goed boekhoudprogramma doet wonderen voor een efficiënte administratie. Maar… hoe vind je een goed boekhoudprogramma? Voor een eerder artikel (de enige boekhoudprogramma vergelijking voor zzp’ers die je ooit nodig hebt) testte ik de 11 beste programma’s, ik vergeleek ze met elkaar en raadde het beste programma aan (benieuwd? Neem een kijkje). In dit artikel: mijn moneybird ervaring / review.

Moneybird dat zich zowel in het Engels als Nederlands aanbiedt is een stabiele speler op de Nederlandse markt. Ze doen geen agressieve marketinguitingen, maar we zien dat ze vaak mond-tot-mond worden aangeraden van ondernemer tot ondernemer. Moneybird heeft daarmee een vrij grote gebruikersbasis die trouw is aan het programma. Interessant, Moneybird konden we dus niet laten schieten.

Wij hebben Moneybird uitvoerig getest. Daarbij hebben we beoordeeld op basis van 5 belangrijke categorieën:

  1. gebruikersgemak
  2. functionaliteiten
  3. digitalisatie
  4. prijs
  5. klantbeoordelingen

1. Gebruikersgemak

Om hier hoog te scoren moet Moneybird makkelijk en intuïtief werken. Moneybird richt zich op freelancers, zzp’ers en MKB’ers. Het risico bestaat dat we een aantal dingen tegenkomen die belangrijk en handig zijn voor MKB’ers, maar nutteloos en onnodig ingewikkeld voor freelancers en zzp’ers. Eens zien hoe Moneybird het ervan afbrengt.

Eenmaal een account aangemaakt en ingelogd, krijg je een welkomstscherm te zien. Moneybird wil je een eindje op weg helpen en heeft daarom doelen gesteld. Hieronder zie je de vier doelen die we gekregen hebben. De doelen leiden je een beetje rond door het programma en geven daarbij wat extra uitleg.

Deze rondleiding heeft ook nog een andere functie: Moneybird instellen naar jouw wensen. Wanneer je alle doelen doorloopt, doorloop je ook je instellingen. Je stelt niet alleen de lay-out van je facturen en offertes alvast in, maar ook controleer je de categorieën voor op je balans en resultatenrekening, koppel je vast je bankrekening en kun je vast je boekhouder of accountant uitnodigen.

Om jullie vast even een voorbeeld geven van hoe dit eruitziet, heb ik het eerste doel aangeklikt. Je ziet op de afbeelding hieronder dat je stap voor stap door Moneybird geleid wordt tot het versturen van je eerste factuur. Je kunt deze stappen ook overslaan als je hier geen behoefte aan hebt.

Zo ziet het dashboard eruit.

Eenmaal alles doorlopen wordt duidelijk dat Moneybird een ander dashboard hanteert dan de meeste andere boekhoudprogramma’s. In plaats van een overzicht van je bank/kas, btw en facturen bijvoorbeeld, krijg je weer je doelen te zien. Een dashboard met daarop een snel overzicht vind ik zelf wel belangrijk en praktisch, het is jammer dat dit er niet is.

In plaats van aan de linkerzijde, zoals in de meeste boekhoudprogramma’s, zit het menu nu bovenaan. De menu’s spreken voor zich en je weet direct waar je moet zijn. 

Gebruikersgemak in het kort

Hoewel de interface van Moneybird even wennen is, werkt het wel prettig. Wat je te zien krijgt oogt rustig en simpel. De menu’s spreken voor zich, en Moneybird leidt je direct door alle belangrijke instellingen. Je hebt een soort van dashboard onder het menu item rapporten, daar staan wat belangrijke kengetallen en is handig om te raadplegen, zoals: 

  • je winst over het kwartaal
  • je balanstotaal
  • de af te dragen btw 
  • te ontvangen en te betalen bedragen

Maar een écht dashboard met een goed en snel overzicht mist, want nu moet ik per se naar de betreffende menu’s navigeren. Een 7,0.

2. De (on)mogelijkheden

Makkelijk en intuïtief in gebruik zijn is niet genoeg. Belangrijke functies voor zzp’ers en freelancers moeten aanwezig ook zijn. Denk hierbij aan projectmanagement, uren- en rittenregistratie, het versturen van offertes en facturen en beschikken over belangrijke financiële rapporten.

Een pijnlijk gemis: geen projecten, uren en ritten

Als een programma gericht op zzp’ers en freelancers, zou deze functionaliteit niet mogen ontbreken. Helaas is dit toch het geval. Misschien was het je al eerder opgevallen bij de menu’s, maar er is geen menu voor projecten, uren en ritten. Dit is een functionaliteit die Moneybird niet aanbiedt; dit gemis kost Moneybird zeker punten.

API. Via de API van Moneybird kun je een aantal urenregistratieprogramma’s koppelen aan Moneybird, namelijk Nanda, Timi en Timechimp. Vanuit deze urenregistratieprogramma’s kun je dan direct uren factureren in Moneybird. Middels API is het ook mogelijk om een aantal andere dingen te koppelen aan Moneybird, zoals webwinkel facturen, voorraadbeheer en salarisadministratie. 

Offertes en facturen

Gelukkig is het wel mogelijk om offertes en facturen te maken en versturen met Moneybird. Het is daarbij mogelijk om gebruik te maken van je eigen huisstijl. Als je de opgestelde doelen gevolgd hebt ben je dit ook al tegengekomen. Een eigen achtergrond uploaden, gebruik maken van je logo en de opmaak aanpassen; het kan allemaal. De volgende stap is je ‘workflow’.

‘Workflow’

Als je de doelen volgt, stel je ook een ‘workflow’ in zoals Moneybird dat noemt. Je workflow bestaat uit standaardbijlagen die je wilt meesturen, en instellingen zoals betalingsvoorwaarden en wanneer facturen en offertes verlopen. De tekst voor herinneringen en aanmaningen stel je hier ook in.

Factuur – herinneringen – incasso. Van factuur tot incasso, iedere stap stel je hier in. Eerst stel je alles op de juiste manier in voor de verzending, en daarna voor de drie herinneringen. Vervolgens nog voor de start van een incassotraject. Bij ‘betaald’ kun je aangeven of je een bevestiging van betaling wilt versturen wanneer de factuur betaald is. Dit ziet er zo uit:

Moneybird betalingsvoorwaarden

Bij de offerteworkflow-instellingen heb je maar twee stappen, namelijk de verzending en ‘dag 15’. Bij dag 15 kun je instellen dat er een emailbericht verstuurd wordt indien de offerte is geaccepteerd. Het is ook mogelijk om klanten online de offerte goed te laten keuren; dit stel je hier in.  

Offertes

Alles op de juiste manier ingesteld is het tijd om eens een offerte en factuur op te stellen. Door te navigeren naar het menu ‘offertes’ en te klikken op de knop ‘offerte toevoegen’ maak je een offerte aan. Je krijgt vervolgens je offerte lay-out te zien, en kunt een contact toevoegen. Bij het aanmaken van een contact kun je ook zoeken in de KVK, dit scheelt jou weer tijd.

Eenmaal een contact toegevoegd is het pas mogelijk om de rest van de offerte aan te passen. Het is mogelijk om de offerte zowel exclusief als inclusief btw op te stellen. Ook kun je kiezen voor alle andere valuta’s dan de Euro. Een ander extraatje is de mogelijkheid om korting op te nemen in de offerte.

Moneybird offerte

Online ondertekenen. Offertes kunnen online goedgekeurd worden door je klanten. Dat is handig, want zo weet je direct of je offerte goedgekeurd is en hoef je dit niet zelf bij te houden.

Moneybird factuur

Facturen

Het opstellen en verzenden van een factuur werkt in principe hetzelfde. Je kunt er dan ook voor kiezen om de factuur in de toekomst pas te versturen. Het versturen kan ook per post; daarvoor brengt Moneybird €1 in rekening en vervolgens doen zij re rest voor jou. Ze printen je factuur, doen ‘m op de post en zorgen dat jouw factuur netjes aankomt bij je klant.

Wanneer je factuur verstuurd is zie je aan de rechterkant een overzicht. Deze bevat het te ontvangen bedrag, contact, workflow en de status van de factuur. Zo weet je direct wanneer het tijd is om een herinnering te sturen. Verder kun je aan een specifieke factuur ook nog een taak of notitie toevoegen.

Periodiek factureren. Periodiek factureren is ook nog een optie. Dit kan per maand, kwartaal, half jaar, jaar en per x jaren. De einddatum wordt bepaald aan de hand van hoe vaak de periodieke factuur verstuurd dient te worden. Periodieke facturen worden automatisch verzonden mits je dit aangeeft.

iDeal en Paypal. Het is tevens mogelijk om je klanten met iDeal te betalen via Mollie, of met Paypal. De gemiddelde betaaltermijn gaat hiermee omlaag. 

Overzichten en rapporten

Het menu ‘rapporten’ geeft een duidelijk overzicht. Aan de rechterzijde kun je specificeren welk rapport je wilt bekijken. Het is mogelijk om al deze rapporten in verschillende tijdsperiodes te zien. Niet alleen per kwartaal, maar ook per maand of jaar. Het is zelfs mogelijk om de rapporten te bekijken van bijvoorbeeld juli tot november. De keuze is aan jou.

Moneybird overzicht
moneybird rapporten
Beschikbaar
  • Balans
  • Winst- en verliesrekening
  • Debiteuren- en crediteurenoverzicht
  • Btw aangifte overzicht
  • Grootboekmutatiekaart
  • Kosten en omzet per contact
  • Saldibalans
Niet beschikbaar
  • Proefbalans

Functionaliteiten in het kort

Er is een facturatie en offertemodule aanwezig en het is mogelijk om periodiek te factureren. Facturen kunnen ook als UBL-bestand gefactureerd worden en klanten kunnen niet alleen betalen met iDeal, maar ook met Paypal. Het is ook mogelijk om herinneringen en incasso’s te versturen; belangrijk, want hier ga je echt nog een keer gebruik van moeten maken. 

Maar helaas voldoet Moneybird niet aan alle randvoorwaarden op het gebied van functionaliteiten. Het is namelijk onmogelijk om je projecten, uren en ritten bij te houden. Je moet dus buiten Moneybird om bijhouden hoeveel tijd je kwijt bent aan een project en of je wel binnen budget blijft. 

Het eindoordeel voor deze categorie is daarom een 7,5.

Voordelen
  • Eigen lay-out gebruiken
  • Online goedkeuren offertes
  • UBL-facturatie
  • Herinneringen en incasso’s versturen
  • Periodiek factureren
  • iDeal en Paypal betalingen mogelijk
Nadelen
  • Geen registratie voor projecten, uren en ritten
  • Geen voorraadbeheer

3. Digitalisering

Hoe verder het boekhoudprogramma is op het gebied van digitalisatie, hoe meer tijd het jou scheelt. Belangrijke functies op dit gebied voor zzp’ers zijn de volgende: elektronisch je btw-aangifte kunnen doen, automatische bankkoppeling en automatische boekingsvoorstellen, een scan en herken functie en beschikken over een mobiele applicatie.

Zelf btw-aangifte doen

Elektronisch je btw-aangifte kunnen vanuit een boekhoudprogramma scheelt je zo’n 20 tot 30 minuten per keer dat je btw-aangifte moet doen. Helaas is dit niet een van de mogelijkheden binnen Moneybird. Wat Moneybird wel doet, is je een goed overzicht geven. De gegevens hoef je bij je aangifte alleen maar over te nemen.

Scan of mail en herken

Inkoopfacturen laten scannen en herkennen scheelt je 4 tot 5 minuten per inkoopfactuur. Gemiddeld hebben zzp’ers zo’n 10 tot 20 inkoopfacturen per maand te verwerken, en zo lopen die paar minuten aardig op. 

Moneybird biedt niet alleen een scan en herken functie, maar ook een mail en herken functie. Je krijgt een eigen emailadres hiervoor; alle ontvangen inkoopfacturen stuur je zo naar Moneybird. Bonnetjes kun je scannen via je scanner, maar ook via de mobiele applicatie. De herkenfunctie neemt je vervolgens werk uit handen.

moneybird inkoopfacturen

Onder het desktop menu ‘inkomend’ zie je al je inkoopfacturen en bonnetjes. Bij het toevoegen van een bestand kies je ook een type. Op die manier is alles een beetje gescheiden van elkaar en heb jij nog het overzicht.

Simplerinvoicing

Je kunt je ook aansluiten bij Simplerinvoicing Full. Aan de hand van je KVK-nummer word je dan bereikbaar om rechtstreeks e-facturen uit te wisselen met andere organisaties, zoals bijvoorbeeld KPN. Facturen die je hier ontvangt hoef je niet zelf te scannen of uploaden. Via het PEPPOL netwerk worden de facturen direct afgeleverd in je administratie van Moneybird. Inkomende facturen hoef je niet over te typen, enkel direct in te boeken. Facturen verstuurd via Simplerinvoicing komen altijd aan bij je klant, een stukje zekerheid, snelheid en efficiëntie.

Bank koppelen

Door je bank en daarmee transacties te koppelen, weet je welke facturen wel en niet betaald zijn. Je hebt daarmee ook een beter inzicht in je geldstromen. Moneybird ondersteunt verschillende banken; als je bij Bunq, ING, knab of Rabobank zit kun je je rekening automatisch koppelen. Zit je bij een van de andere banken, dan moet je de transacties handmatig importeren.

Moneybird koppelingen

Om je een beeld te geven van het transactieoverzicht, heb ik hieronder een afbeelding toegevoegd van hoe ons transactieoverzicht eruit ziet.

moneybird bank

De eerste transactie is al gekoppeld, de tweede en derde moeten nog gekoppeld worden aan een factuur. Daar heeft Moneybird een handige functie voor. Transacties waar ze zeker van zijn dat die matchen met een factuur, boeken ze automatisch voor je. In bovenstaande afbeelding is de eerste bijschrijving van BESPAARDEALS automatisch geboekt. Super handig. In dit geval komt de bedrijfsnaam op de factuur overeen met de bedrijfsnaam van het rekeningnummer, en het factuurbedrag is gelijk aan de hoogte van de bijschrijving. Daardoor weet Moneybird dat deze overboeking en factuur bij elkaar horen en verwerkt de transactie automatisch voor je. Scheelt je tijd.

Naast de automatische boeking kan Moneybird een voorstel doen als ze het niet zeker weten. Moneybird boekt dan niet automatisch, maar stelt zelf een factuur voor.

Alles op zak met de mobiele app

Omdat we tegenwoordig 2/3emet onze telefoon doen en slechts 1/3emet onze computer of laptop, is een mobiele app een echte must. Maar de beschikbaarheid van een app alleen is niet genoeg natuurlijk; we moeten er ook daadwerkelijk iets aan hebben.

Net als op je desktop beschik je hier niet over een dashboard. Waar je op je desktop je doelen te zien krijgt, zie je op je mobiel direct je facturen menu. Met de app kun je bij je facturen, inkopen, offertes en contacten. Je hebt met de app niet alleen inzicht in deze gegevens, maar je kunt ook offertes of facturen opstellen en versturen. Handig voor als je onderweg bent. Daarnaast kun je ook je bonnetjes scannen en herkennen. Onder ‘meer’ vind je je doelen, banktransacties en instellingen. Je kunt de app beveiligen middels een pincode. Zo is je administratie dubbel beveiligd in het geval van verlies of diefstal.

De mobiele app ziet er goed uit en werkt ook goed. Alles wat je onderweg nodig zou hebben heb je direct bij de hand.

Digitalisering in het kort

De scan en herken functie, die ook per mail mogelijk is, scheelt jou veel tijd en moeite. Verschillende banken worden ondersteund waardoor automatische bankkoppeling mogelijk is. Op slimme wijze stelt Moneybird ook direct voor aan welke factuur je de transactie moet koppelen. En matchende transacties verwerkt Moneybird automatisch voor je. Dat is een handige functie die meestal alleen bij dure boekhoudprogramma’s voor grote bedrijven te vinden zijn. Het enige dat nog mist is de mogelijkheid om elektronisch je btw-aangifte te kunnen versturen.

Moneybird doet het vele malen beter op het gebied van digitalisering dan op het gebied van functionaliteiten. Moneybird is vooruitstrevend en innovatief op het gebied van digitalisatie. Het enige dat mist is de elektronische btw aangifte. Om deze reden krijgt Moneybird een 9,5 op het gebied van digitalisatie.

4. Moneybird kosten

Moneybird biedt drie verschillende pakketten aan. Om te kijken of Moneybird bij jou past, mag je de eerste zestig dagen gratis proberen. Je kunt daarna altijd annuleren. Moneybird’s kosten zien er als volgt uit:

Moneybird kosten

Moneybird kosten. Bedragen zijn excl. btw.

Het enige verschil tussen de drie pakketten is het aantal banktransacties dat je per maand mag verwerken. Gemiddeld doet een zzp’er zo’n 160 transacties per jaar; ongeveer 13 transacties per maand. Dit is natuurlijk een gemiddelde. De daadwerkelijke hoeveelheid is afhankelijk van je situatie. Denk aan het inkopen van verschillende materialen die je nodig hebt om je werk uit te oefenen.

Prijs in het kort

Rekening houdend met het gemiddelde van 13 transacties per maand voor zzp’ers, is het pakket van €10,00 een prima optie. De gemiddelde prijs van een boekhoudprogramma ligt rond de €22,00. Zelfs als je tussen de 20 en 50 transacties doet, en kiest voor het tweede pakket, ligt de prijs nog beneden het gemiddelde. De prijs is daarmee iets waar Moneybird punten scoort: een 8,5.

5. Klantbeoordelingen

De beoordelingen van klanten zijn bijna alleen maar positief en lovend. Een enkele keer komt er een mindere recensie naar boven drijven, waar Moneybird wel altijd reageert. In de mindere recensies wordt met name het gemis van een telefonische helpdesk genoemd. Toch krijgt Moneybird een hoog cijfer van klanten, namelijk een gemiddelde 8,9.

WebsiteGemiddelde cijferAantal beoordelingen
Feedbackcompany8,9419
Trustpilot7,34
    

Conclusie

Het is tijd om de belangrijkste voor- en nadelen op een rijtje te zetten. 

Voordelen
  • Online ondertekenen offertes
  • UBL-facturatie
  • Per e-mail en post factureren
  • iDeal en Paypal betalingen mogelijk
  • Mogelijk om herinneringen en incasso’s te versturen
  • Goedwerkende mobiele app beschikbaar
  • Scan (en mail) en herken
  • Veel overzichten aanwezig
Nadelen
  • Geen elektronische btw-aangifte kunnen doen
  • Geen registratie van projecten, uren en ritten

Moneybird voldoet aan een aantal belangrijke randvoorwaarden. Het programma is, eenmaal gewend aan het menu bovenin, simpel en intuïtief in gebruik. De doelen helpen je op weg wanneer je voor het eerst inlogt. (UBL-)facturatie en offertes opstellen en versturen is zo gepiept en kan ook via de mobiele app. Niet alleen kunnen klanten betalen met iDeal, maar ook met Paypal.

Met digitalisatie zit het dik in orde, Moneybird is vooruitstrevend en beschikt over vrijwel alle digitalisatiemogelijkheden. Alleen de elektronische btw aangifte mist, maar dat nemen we voor lief met alle andere handige digitalisatie mogelijkheden.

Wat ik wel mis is een dashboard met daarop alle belangrijke informatie in een oogopslag. Daarbij mist er een cruciale functie voor zzp’ers bij Moneybird: het bijhouden van projecten en uren. Toch lijkt dit over het algemeen niet iets te zijn dat klanten missen, want zij zijn erg tevreden.

Over alle categorieën gemiddeld genomen komt Moneybird uit op een 8,3.

Gebruikersgemak7,5
Functionaliteiten7,5
Automatisering/digitalisering9,5
Prijs8,5
Gemiddelde review8,9
Totaal8,3
Kosten per maand€10,00 – €25,00 
   
Administratief Bank 
Urenregistratie*XAutomatische boekhoudkoppelingV
Projectmanagement*XBankafschriften importerenV
Rittenregistratie*XAutomatisch boekingsvoorstelV
Balans & resultatenrekeningVVerzamelbetaling exportV
Voorraadbeheer*X  
DebiteurenoverzichtVBezittingen 
CrediteurenoverzichtVBezittingen moduleX
 Automatisch afschrijvenX
Factureren   
Onbeperkt aantal facturenVBTW 
Periodiek facturerenVbtw overzichtV
UBL-factuurV1-klik btw aangifte versturenX
Klant kan online betalenVICP overzichtV
Factuur versturen per emailV  
Factuur versturen per postVOverig 
Herinneringen en aanmaningenVAPI beschikbaarV
Automatische incassoVIntegratie met Cloud opslagX
Offertes makenVToegang voor boekhouderV
Online offerte laten ondertekenenV  
 Ondersteuning 
Bestanden/documenten emailV
Scan & HerkenVtelefonischX
Mail & HerkenVchattenX
Bestanden uploadenVsocial mediaV
Scannen met mobiele appV  
* middels API kunnen andere programma’s gekoppeld worden   

Reactie toevoegen

Navigeer