Je facturen moeten volgens de wet een doorlopend en uniek factuurnummer hebben. We vertellen je hier hoe je een goed factuurnummersysteem opzet – met of zonder boekhoudprogramma – en waar je daarbij op moet letten voordat je die eerste factuur verstuurt.
Pssst – zzp’er. Zó ziet een gemiddelde verkoopfactuur eruit:
Zie je daar bovenin dat nummer staan? Dat is het officiële factuurnummer van deze voorbeeldfactuur. En die cijfers zijn nogal belangrijk…
1. Wat is een factuurnummer?
Alle facturen hebben een eigen factuurnummer. Dit nummer is vaak ook een betalingskenmerk. Klanten kunnen het vermelden bij hun betaling.
Je mag in wezen zelf dit factuurnummer bepalen, maar het moet altijd een opeenvolgend nummer zijn.
Dat betekent dat je factuurnummer een chronologische volgorde moet hebben.
✅ Dit mag dus wel: 001, 002, 003…
⛔️ …maar dit mag weer niet: 001, 003, 005.
2. Waarom is een goede factuurnummering belangrijk?
Een factuurnummer is in de eerste plaats belangrijk omdat het je wordt verplicht door de Belastingdienst. Ze verplichten je ook tot het aanhouden van een chronologische volgorde. Dat doen ze om fraude tegen te gaan. De fiscus kan je hierdoor makkelijker controleren wanneer er facturen ontbreken.
Wordt er ook daadwerkelijk gecontroleerd? Ja – dat wordt er. De kans is klein dat jij het haasje bent, maar goed. Als je wél bij de ongelukkigen hoort én geen opeenvolgende nummers gebruikt, kan dat leiden tot problemen.
Maar er zijn meer redenen te bedenken. Een factuur zonder (geldig) factuurnummer kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat je niet of later wordt betaald. Een factuur zonder factuurnummer verwerken is namelijk lastig, omdat de geen uniek kenmerk heeft.
En trouwens: een fout in de nummering moet je altijd corrigeren, bijvoorbeeld met een creditnota. Kost veel tijd en gedoe. Het is beter om dit te voorkomen.
We hebben reeds hierboven aangegeven dat een factuurnummer verplicht is, maar het brengt echter ook andere voordelen met zich mee. Zo kun je dankzij het nummer direct de betreffende factuur vinden. Handig als je iets moet aanpassen!
3. Hoe moet ik mijn factuurnummer bepalen?
Factuurnummer regels en nummering:
- Elk factuurnummer moet uniek zijn.
- Nummering moet opeenvolgend zijn zonder weglatingen.
- Behoud een consistente structuur (bijv. jaartal gevolgd door een lopend nummer).
- Vermijd eenvoudig voorspelbare reeksen.
- Gebruik geen speciale tekens.
- Idealiter niet te lang, maximaal 16 tekens wordt aanbevolen.
Eigenlijk werkt dit heel simpel: je mag het zelf het eerste factuurnummer bepalen. Op elke factuur moet in ieder geval een uniek, opvolgend factuurnummer staat, wat betekent dat het getal bij elke nieuwe factuur moet toenemen. De meest logische volgorde voor je factuurnummers is 001, 002, 003, et cetera. Wanneer je je eerste factuur gaat versturen, moet je nadenken over de manier waarop je je factuurnummering wilt opbouwen.
Het kan daarbij slim zijn om het jaartal hiervoor te plaatsen: 2024001, 2024002, 2024003. Dit zorgt ervoor dat je jouw facturen makkelijk en per jaargang terugvindt – aan de hand van de notering. Je gebruikt dan in het daaropvolgende kalenderjaar de nummering 2025001, 2025002, 2025003.
Vind je dat te lang en wil je liever korte factuurnummers? Laat dan de eerste twee cijfers van het jaartal weg: 24001, 24002, 24003.
Houd er rekening mee dat je voldoende ruimte houd om opvolgend te kunnen blijven doornummeren bij elke nieuwe factuur. Als je bijvoorbeeld de nummering begint met 202401, zal het laatste nummer in de reeks 202499 zijn. Je kunt dan dus maar 99 opvolgende facturen maken in 2024. Denk hier dus goed over na voordat je je eerste factuurnummer aanmaakt.
Verwacht je méér dan honderd facturen per jaar te versturen? Gebruik dan drie nullen: 0001, 20240001 of 240001.
Let op: de ene oplossing is niet beter dan de andere. De manier waarop jij jouw factuurnummer bepaalt, heeft puur te maken met persoonlijke voorkeur. Het maakt niet uit hoe je dit doet, zolang de nummering maar voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en dus chronologisch is.
4. Hoe zet ik een factuurnummer op mijn factuur?
Het juiste factuurnummer op je factuur zetten is een simpele zaak van het nummer in kwestie veranderen. Dat kan in Excel, Word of welk programma je hier dan ook voor gebruikt.
Maak je jouw facturen nog in Word of Excel? Dan moet je handmatig factuurnummers invoeren en is het dus van essentieel belang dat je deze nummers goed gebruikt. Wil je tijd besparen? Gebruik dan een boekhoudprogramma als e-Boekhouden.nl, waarmee je facturen inclusief het juiste factuurnummer in één minuut tijd opstelt.
Gebruik je liever een facturatieprogramma? Vergelijk ze hier!
Zo’n programma vult daarnaast je bedrijfsgegevens automatisch in én berekent de btw voor je.
Wij gebruikten e-Boekhouden.nl zelf ook toen we net begonnen met ondernemen en waren daar meer dan tevreden over. Wil je deze enorm handige tool zelf proberen? Gebruik dit linkje en probeer e-Boekhouden.nl vijftien maanden lang gratis.
Je kunt e-Boekhouden.nl ook gebruiken in samenwerking met je boekhouder.
Wil je meer weten over hoe een factuur er volgens de wettelijke eisen uit hoort te zien? Check dan ons artikel over downloadbare voorbeeldfacturen.
Kijk hier als je een zakelijke rekening wil openen.
Veelgestelde vragen
Een factuurnummer bestaat uit een opeenvolgend nummer, dus 001, 002, 003, et cetera. Sommige ondernemers voegen hier een extra nul (0001, 0002 en 0003) óf een jaartal (2024001, 2024002 en 2024003) aan toe.
Dat hangt af van je eigen voorkeur. Gebruikelijk zijn factuurnummers van drie of vier cijfers (001, 002, 003, et cetera) óf van vier of vijf cijfers (0001, 0002, 0003, et cetera).
Start met 001 als eerste factuurnummer of, wanneer je meer dan honderd facturen per jaar denkt te versturen, met factuurnummer 0001. Je kunt hier eventueel een jaartal aan toevoegen: 2024001 of 24001.
0 reacties