Met het factuurnummer ga je één keer de fout in.
En dan doe je het voor altijd goed.
Maar hoe dan? Hoe doe je het goed?
Nou, zo.
Hoe werkt factuurnummering
Als zzp’er stuur je natuurlijk veel facturen. Er kunnen veel verschillende nummers op een factuur staan. Zo staan er een factuurnummer, klantnummer, debiteurennummer, offertenummer of PO-nummer op een factuur.
Wat is een factuurnummer?
Op alle facturen moet een uniek nummer staan: het factuurnummer. Vaak dient het factuurnummer ook als betalingskenmerk. Dit nummer kun jij zelf bepalen, maar je moet het wel op de juiste manier doen.
Daarnaast moeten factuurnummers opeenvolgend zijn. De factuurnummering moet in een chronologische volgorde oplopen. Dit betekent dat je een factuurnummer volgorde krijgt van bijvoorbeeld 001, 002, 003, etc.
Waarom is factuurnummering belangrijk?
Factuurnummering is verplicht door de belastingdienst. Het is dus belangrijk dat al je facturen goed en chronologisch genummerd zijn.
Als de belastingdienst een controle komt doen, wordt er ongetwijfeld gekeken naar je factuurnummers. Het is dus belangrijk dat je duidelijk nummert, dit voorkomt namelijk onnodige problemen bij eventuele belastingcontroles.
Wil je zo snel mogelijk betaald krijgen? Dan raden we je aan niet je factuurnummer te vergeten. Vaak wordt een factuur niet betaald door een ontbrekend factuurnummers, of andere belangrijke nummers.
Automatisch factuurnummer
Er zijn handige alternatieven beschikbaar voor facturatie in Word of Excel.
Tegenwoordig zijn er online facturatie programma’s waarmee je eenvoudig in een minuut je factuur opstelt.
De bedrijfsgegevens worden automatisch ingevuld op basis van gegevens van de KvK, de btw wordt automatisch berekend en ook factuurnummering gebeurt automatisch.
Toen ik begon met ondernemen gebruikte ik de facturatiemodule van e-Boekhouden.nl om facturen te maken. Je kunt met hun online facturatieprogramma gratis en onbeperkt facturen maken. Super handige tool, met dit linkje kun je het 15 maanden gratis uitproberen.
Als je (in de toekomst) je boekhouding met een boekhoudprogramma wil doen, kan je de facturatie module heel makkelijk integreren in het boekhoudpakket.
Hoe kun je je factuurnummer bepalen?
Je factuurnummer bepalen doe je zelf. Iedereen mag zelf bepalen hoe facturen genummerd worden. Je kan dus bijvoorbeeld kiezen voor 001, 002, 003. Wat echter vaak voorkomt, is het jaartal verwerken in het factuurnummer. Hierdoor krijg je bijvoorbeeld 2016001, 2016002, 2016003. Door het jaartal in de factuurnummers te verwerken, behoud je de chronologische volgorde en kan je tevens je facturen gemakkelijk terugvinden per jaar aan de hand van de factuurnummering.
Afhankelijk van hoeveel facturen je verstuurt, is het verstandig om nullen als voorvoeging te gebruiken. Hierdoor blijft je nummering chronologisch en overzichtelijk. Verstuur je bijvoorbeeld meer dan 1000 facturen op jaarbasis, gebruik dan minimaal drie nullen. Je krijgt dan 0001, 0002 etc.
Jaartal in factuurnummer
Hierboven is de mogelijkheid van de verwerking van jaartallen in factuurnummers al beschreven. Het voordeel hiervan, is naast een gemakkelijke en overzichtelijke nummering, dat je elk jaar weer bij 1 kunt beginnen. Wanneer 2016 namelijk in 2017 verandert, behoudt je de chronologische volgorde, ook als je van factuur 200 in eind december, terug gaat naar factuur 1 in januari. Je krijgt dan het volgende: In december verstuur je factuur 2016200, in januari 2017 verstuur je 2017001.
Korte factuurnummers voorbeelden
Wil je toch graag korte factuurnummers? Je kan dan bijvoorbeeld de 20 in het jaartal weglaten. Beperk daarnaast de nullen die je gebruikt ter voorvoeging zo minimaal mogelijk. Verwacht je bijvoorbeeld 60 facturen te versturen in 2016, dan begin je als volgt. 1601, 1602, 1603 etc. In 2017 kies je ervoor om weer bij 1 te beginnen, waardoor je 1701, 1702 etc. krijgt.
Jouw factuurnummering
Bovenstaand zijn een aantal voorbeelden van mogelijke factuurnummering gegeven. Een bepaalde nummering is niet beter dan de andere nummering. Het is voornamelijk persoonlijke voorkeur. Het maakt niet uit hoe jij je facturen nummert, zolang de nummering maar voldoet aan de voorwaarden van de belastingdienst. Een chronologisch oplopende nummering.
Liever online factureren? Check dan even e-Boekhouden.nl. Via hun online programma kan je gratis en onbeperkt online facturen maken en versturen gedurende 15 maanden. Daarna betaal je €5,95 per maand. Nog geen boekhouder? Vind dan hier een boekhouder.
Benieuwd hoe een factuur eruit ziet, die aan alle wettelijke vereisten voldoet? Zie ons artikel over voorbeeld facturen met een factuur voorbeeld dat gratis te downloaden is. Liever een zakelijke rekening openen? Lees dan onze tips.
