Gratis factuur voorbeeld in Excel en Word

Het onderzoek van FreshBooks wees uit dat vriendelijkheid wordt beloond. Het gebruik van termen zoals “bedankt voor uw aankoop”, “gelieve voor de uiterste betaaldatum betalen” verhoogde de kans om betaald te krijgen en verkort de termijn waarin betaald wordt.

Van de facturen waarop het woord “bedankt” gebruikt werd, kon 82% geïnd worden, in tegenstelling tot 76% inbaarheid wanneer er geen “bedankt” vermeldt was. Daarnaast werden rekeningen met het woord bedankt erop, gemiddeld 7 dagen sneller betaald.

Wanneer er vermeld werd: “betaling bij ontvangst”, werden de minste facturen betaald. Bij vermelding van “Gelieve te betalen binnen x dagen” werden de meeste facturen betaald.

Daarnaast is het opmerkelijk dat bij een gehanteerde betalingstermijn van 21 dagen, de meeste facturen betaald werden.

Blijf vriendelijk, maar laat wel weten dat er consequenties zijn bij late betalingen.

Interestkosten in rekening brengen zal er echter niet leiden tot een snellere betaling, klanten betalen door vermelding hiervan juist later. Vermelding van interestkosten bij een te late betaling leidt er wel toe dat er meer facturen betaald worden.

Door het vermelden van een interestpercentage wordt er door klanten mentaal een excuus gevormd om langer te wachten met betalen, het percentage wordt dan bijvoorbeeld vergeleken met andere rentepercentages zoals in het rood staan bij de bank, of de hypotheekrente. Die rentes zijn in de meeste gevallen hoger dan het interestpercentage dat jij op de factuur vermeld en hebben klanten dus een mentaal excuus. Hierdoor wordt er later betaald.

Doordat je echter consequenties hangt aan een te late betaling, zien klanten het belang van de betaling beter in, waardoor je meer debiteuren kunt innen.

Het kan voorkomen dat je een fout op een rekening gemaakt hebt, die je graag wil corrigeren. Dat kan, je mag een factuur herzien. Je ben immers een afspraak overeengekomen met de klant, dat je bepaalde goederen of diensten zou leveren voor een vastgesteld bedrag. Gaat er iets mis bij de facturering, dan verandert dan niets aan de onderliggende overeenkomst.

Heb je een onjuist bedrag vermeld op de factuur? Stuur dan een herziene factuur. Maak hierbij je klant duidelijk dat de originele factuur gewijzigd is door middel van het volgende te vermelden:

• Verander “Factuur” naar “Herziene factuur”
• Verander de datum naar de datum waarop je de herziene versie zal versturen
• Gebruik het zelfde factuurnummer, maar voeg een “H” aan het eind van het nummer toe. De letter H staat voor herzien.
• Markeer welke wijzigingen doorgevoerd zijn in bedragen, of welke producten toegevoegd of verwijderd zijn. Dit kan je bijvoorbeeld doen door de kleur van het lettertype te wijzigen, de tekst vet te maken of te onderstrepen
• Verander de uiterlijke betaaldatum indien nodig
• Voeg bij de herziene versie een korte brief toe, waarin je de situatie uitlegt. Zo kan zowel jij als de klant op een later tijdstip gemakkelijk terug vinden wat de situatie was.

Een creditfactuur sturen is overigens ook mogelijk als je een te hoog bedrag vermeld hebt op de eerste factuur. Een creditnota is als het ware een omgekeerde factuur, waarop je vermeld dat jij een bedrag zal overmaken naar de klant. In dit geval bedraagt het bedrag dat vermeld wordt op de creditnota hetgeen dat teveel is gefactureerd.

Het onderzoek van FreshBooks wees uit dat vriendelijkheid wordt beloond. Het gebruik van termen zoals “bedankt voor uw aankoop”, “gelieve voor de uiterste betaaldatum betalen” verhoogde de kans om betaald te krijgen en verkort de termijn waarin betaald wordt.

Van de facturen waarop het woord “bedankt” gebruikt werd, kon 82% geïnd worden, in tegenstelling tot 76% inbaarheid wanneer er geen “bedankt” vermeldt was. Daarnaast werden rekeningen met het woord bedankt erop, gemiddeld 7 dagen sneller betaald.

De wettelijke betalingstermijn van een factuur is 30 dagen. Dit is vastgesteld in de Wet Betalingstermijnen. Deze wet zegt echter ook, dat er aan de hand van afspraken tussen beide partijen van deze datum afgeweken mag worden, maar hier moet dan wel een schriftelijke overeenkomst aan ten grondslag liggen die van te voren overeengekomen moet worden. Indien er niets is overeengekomen met betrekking tot de betalingstermijn, dient de afnemer of opdrachtgever binnen de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen te betalen. De afwijkende termijn mag echter niet langer zijn dan 60 dagen, omdat een te lange betalingstermijn nadelig kan zijn voor één of beide partijen. Hier mag alleen van afgeweken worden, als je kan aantonen dat een betalingstermijn langer dan 60 dagen voor geen van beide partijen nadelig kan uitpakken.

Beheer je openstaande facturen

Meer dan de helft van alle faillissementen is ontstaan door een slecht debiteurenbeheer, oftewel een slecht beheer van openstaande facturen. Vooral in de economische crisis van 2008 namen faillissementen sterk toe door deze reden. Zorg er dus goed voor dat je jouw debiteuren goed beheert en dat je weet welke klanten nog niet betaald hebben. Hierdoor kan je direct actie ondernemen als een debiteur niet betaalt. Dit voorkomt dat afnemers of opdrachtgevers te laat betalen of zelfs helemaal niet betalen en zal je liquiditeitspositie versterken.

Het kan voorkomen dat een klant niet voor de gestelde betalingstermijn heeft betaald. Je hebt dan te maken met een wanbetaler. Stuur de klant dan altijd eerst een herinnering. Het kan voorkomen dat een klant door bijvoorbeeld een slechte administratie de factuur over het hoofd heeft gezien of is kwijtgeraakt. Herinner de klant telefonisch of schriftelijk per email. Als de klant naar aanleiding van de herinnering nog steeds niet betaald verstuur je een aanmaning. Komt het zover dat de betaling na de aanmaning nog steeds niet is voldoen, kan je juridische stappen nemen.