Gratis factuur voorbeeld in Excel en Word downloaden

Maak je factuur snel & gratis online:

Gratis factuur voorbeeld download:

Op zoek naar een voorbeeld factuur? Download, maak en verstuur ons gratis professionele factuur voorbeeld in Excel, Word of PDF.

Het voorbeeld factuur sjabloon voldoet aan alle wet- en regelgeving. Je kunt het factuur voorbeeld natuurlijk gewoon gratis downloaden.

EXCEL

WORD

PDF

GRATIS ONLINE FACTUREN MAKEN

Als je jouw diensten of goederen geleverd hebt aan de opdrachtgever of afnemer, moet je een factuur maken en die naar de klant versturen. Je wil je klanten natuurlijk een professionele factuur sturen.

Op deze pagina geven we je voorbeeld facturen en templates / sjablonen in Word, Excel en PDF, die je kan downloaden en als template kan gebruiken.

Hoe kan ik een factuur maken?

De meeste zzp’ers maken hun facturen online. Dat is makkelijker en sneller.

Veel factuurprogramma’s zijn gratis en een account aanmaken duurt meestal maar 2 minuutjes. Het meest gebruikte programma door zzp’ers is e-Boekhouden.nl. Daarmee kun je gratis facturen maken en een account aanmaken duurt maar twee minuutjes.

👉 Gratis online factuur maken

Het fijne van een online programma is dat je zeker weet dat je factuur aan alle eisen van de belastingdienst voldoet, en dat alles er professioneel uitziet.

Voorbeeld factuur excel / word van zzpdaily.nl

Toch liever in excel je facturen maken? De door ons opgestelde factuur voorbeelden voldoen aan de verplichte factuur vereisten.

Daarnaast zijn op deze pagina de wettelijke factuurvereisten te vinden, maar ook de wettelijke vereisten voor de betalingstermijn, regels over facturen herzien, informatie over verjaring van een factuur en de bewaringstermijn van facturen. Kortom, alles wat je moet weten over facturen, zodat je nooit de fout in gaat bij het factureren.

Voor van de betrouwbaarheid van de informatie op deze pagina, is er contact geweest met juristen, zijn gezaghebbende publicaties bestudeerd en hebben we ons eigen uitgebreide en onafhankelijke onderzoek gedaan.

Voorbeeld factuur

Als kleine ondernemer verstuur je doorgaans weinig facturen. In dat geval is een voorbeeld factuur in word of excel prima te gebruiken. Een simpel factuurprogramma speciaal voor zzp’ers kan ook de moeite waard zijn. Dat is meestal gratis. e-Boekhouden.nl is het meest gebruikte factuurprogramma door zzp’ers, en is 100% gratis.

Wil je een factuur voorbeeld of factuur template gebruiken? Download ze hieronder:

Wanneer kan ik het beste een factuurprogramma gebruiken?

Facturen sturen kan makkelijk met een factuurprogramma.

Dat heeft veel voordelen, naast het feit dat het vaak helemaal gratis is. Zo’n programma berekent namelijk diverse onderdelen, zoals het totaalbedrag en de btw, automatisch voor je. Zo maak je minder snel fouten en is een factuur maken een stuk sneller.

De facturen worden daarnaast automatisch genummerd en opgeslagen op één centrale plek. Een factuur maken in Excel wordt dan overbodig.

👉 Vergelijk factuurprogramma’s

Wanneer kan ik het beste een factuur-template gebruiken?

Ben je nét begonnen met je onderneming? Dan verstuur je waarschijnlijk nog niet zoveel facturen. Een simpele factuur-template, zoals die van ons, werkt dan goed. Een factuur maken als zzp’er wordt hiermee erg makkelijk.

Hoewel een factuur-sjabloon makkelijk is in het begin, raden we je aan om meteen met een factuurprogramma te beginnen. Zo krijg je geen gedoe met factuurnummering, en heb je alle facturen vanaf dag 1 op één centrale plek.

Een factuur maken via een factuur-template

Een factuur opmaken kan via verschillende, veelvoorkomende programma’s. Een factuur maken in Excel, bijvoorbeeld. Wil je gratis een factuur maken? Dan is dit een slimme manier.

Gebruik in dat geval onze factuur-templates. Deze zien er strak uit, voldoen aan alle wettelijke verplichtingen en zijn vrij aanpasbaar.

Wat is een factuur?

Een factuur is een verzoek tot betaling: een gedetailleerde rekening voor geleverde diensten en goederen.

Zo’n factuur verschilt daarin behóórlijk van een bon. Een bon is namelijk vooral een bewijs van betaling. Je krijgt de bon pas nadat er is betaald.

Een factuur daarentegen is een direct verzoek tot betaling. De verkoper verstuurt deze meestal al voor er daadwerkelijk is betaald.

Factuur maken – gratis download

Wat is het verschil tussen een factuur en een rekening?

Zowel facturen als rekeningen doen klanten een verzoek tot betaling van geleverde diensten en goederen. Beide begrippen worden in het Van Dale Groot Woordenboek echter anders omschreven.

Een factuur wordt hierin een lijst van geleverde diensten of goederen met prijsvermelding genoemd.

Een rekening is volgens Van Dale een opgave van de prijs van geleverde goederen of van verrichte werkzaamheden.

De twee lijken in de praktijk echter vooral een kwestie van verschillen in gewoontes. Een advocaat verstuurt doorgaans een factuur, waar een restauranteigenaar eerder voor de term rekening kiest.
De meeste zzp’ers spreken overigens van een factuur.

Verplichte vereisten factuur

Welke onderdelen moeten er in ieder geval op een factuur staan?

Facturen maken en facturen sturen vereist een aantal vaste, wettelijk verplichte onderdelen. Dit heeft de Nederlandse overheid zo beslist. Beschikt jouw factuur niet over deze wettelijke vereisten? Dan kan het zo zijn dat jouw klant zijn of haar btw niet mag aftrekken.

De volgende punten horen verplicht thuis op iedere factuur:

Prominente vermelding van het woord “factuur”
Jouw bedrijfsnaam en het adres. Vermeld hier de juridische naam en het adres waar jouw onderneming feitelijk gevestigd is. De juridische bedrijfsnaam en het feitelijke adres kan je vinden bij de Kamer van Koophandel;
Bedrijfsnaam en adres van de klant. Deze gegevens kunnen ook bij de KvK gevonden worden;
Jouw BTW nummer, KvK nummer en bankrekeningnummer;
De datum waarop de factuur is verstuurd
Het factuurnummer. Facturen moeten oplopend en uniek genummerd worden, bijvoorbeeld 001, 002, 003, etc;
Het aantal geleverde goederen of diensten
Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten
De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd
Het bedrag dat voor de goederen of diensten betaald moet worden exclusief BTW;
Het BTW tarief. Dit is een percentage, bijvoorbeeld 6% of 21%;
Het BTW bedrag.

Vereenvoudiging voor facturen onder € 100

Factuur maken als zzp’er? Het kan zijn dat het totaalbedrag op een factuur niet hoger is dan €100,00, inclusief btw. Je kunt in dat geval kiezen voor een vereenvoudigde factuur.

Zo’n vereenvoudigde factuur bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

De datum waarop de factuur is verstuurd;
Je naam- en adresgegevens;
Een omschrijving van de geleverde goederen en diensten;
De btw;
De verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (in het geval van een factuurwijziging).

Speciale factuurvoorbeelden

Ben je op zoek naar een specifieke factuur? Daarvoor hebben we de volgende speciale voorbeelden gemaakt, die je ook gratis kunt downloaden:

Engelstalige factuur voorbeeld
Voorbeeld factuur zonder btw
KOR factuur
Factuur met verlegde BTW
Reiskosten op factuur voorbeeld

1. Engelstalige factuur voorbeeld

Wil je een factuur naar het buitenland sturen? Maak dan een Engelstalige factuur. Engels is tenslotte de meest universele taal.

Engelstalige facturen verschillen in wezen niet zoveel van Nederlandse facturen. Het vergt meestal de vertaling van een aantal standaardtermen. Voorbeelden: Btw is in het Engels VAT, terwijl de vermelding van het woordje factuur wordt vervangen door de term invoice. Check onze factuur Engels voorbeeld hieronder.

Factuur naar het buitenland sturen? Gebruik het onderstaande factuur Engels voorbeeld:

2. Voorbeeld factuur zonder btw

Facturen zonder btw komen soms voor. We onderscheiden grofweg twee verschillende soorten:

KOR-facturen;
Facturen met verlegde btw.

Scroll verder voor een btw verlegd factuur voorbeeld.

3. KOR-factuur

KOR staat voor kleineondernemersregeling. Dit is een vrijstelling voor de omzetbelasting die geldt voor ondernemers die op jaarbasis minder dan €20.000 exclusief btw verdienen. Zij hoeven géén omzetbelasting door te berekenen aan hun klanten.

Benieuwd hoe een KOR-factuur eruit ziet? Check hieronder ons voorbeeld van een factuur zonder btw.

4. Factuur met een verlegde btw

Een tweede voorbeeld van een factuur zonder btw is een factuur met verlegde btw. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer je zaken doet met ondernemers in het buitenland. Je brengt in zo’n geval géén btw in rekening. De klant in kwestie komt tenslotte niet uit Nederland en hoeft ook géén btw af te dragen aan de Nederlandse Belastingdienst.

Vermeld in zo’n geval een btw-percentage van 0 procent op de factuur. Zorg er daarnaast voor dat het btw-identificatienummer van je klant op de factuur staat vermeld. Plaats eveneens de woorden btw verlegd op je factuur.

Let er tenslotte op dat dit op de juiste manier in je btw-aangifte wordt vermeld wanneer je aangifte moet doen voor de omzetbelasting. Een boekhouder of accountant kan je hierbij helpen.

Benieuwd hoe een factuur met verlegde btw eruit ziet? Check hieronder een voorbeeld van een factuur zonder btw.

5. Reiskosten op factuur voorbeeld

Zakelijke kilometers kun je doorberekenen aan je opdrachtgevers. Dat kan op twee manieren:

Een doorberekening in je uurtarief;
Een aparte berekening op je factuur.

Wil je zo’n factuur opstellen als zzp’er? Check hieronder de voorbeelden van reiskosten op factuur.

Een doorberekening in je uurtarief

Het is mogelijk om eventuele reiskosten door te berekenen in je uurtarief. Het voordeel daarvan is dat je hierdoor géén ritten hoeft door te berekenen. Dat scheelt behoorlijk qua administratieve werkzaamheden.

Uren doorberekening in je tarief? Check ons reiskosten op factuur voorbeeld hieronder.

Een aparte berekening op je factuur

Het voordeel van een aparte berekening is dat je opdrachtgever precies weet welk deel van je kosten bestaat uit vervoer. Sommige klanten ervaren dit als duidelijker.

Wil je de vervoerskosten kosten apart berekenen? Gebruik dan ons reiskosten op factuur voorbeeld.

Wat is een UBL-factuur?

Een UBL-factuur is een factuur opgesteld in UBL: Universal Business Language. Dit is een factuur in een gestandaardiseerde, digitale taal. De meer bekendere naam voor een UBL-factuur is e-factuur.

Kan ik facturen herzien?

Het kan voorkomen dat je een fout op een factuur hebt gemaakt die je graag wilt corrigeren. Dat kan: je mag een factuur herzien. Je bent immers een afspraak overeengekomen met de klant.

Een herziene factuur maakt de klant duidelijk dat de originele factuur komt te vervallen. Verricht hiervoor de volgende handelingen:

Verander het woordje factuur naar de term herziene factuur;
Verander de datum naar de datum waarop de herziene versie wordt verstuurd;
Gebruik hetzelfde factuurnummer, maar voeg hier een H aan toe. Deze staat voor Herzien;
Markeer welke wijzigingen zijn doorgevoerd ten opzichte van het origineel;
Verander de uiteindelijke betaaldatum indien nodig;
Voeg bij de herziene versie een korte brief toe waarin je de situatie uitlegt.

Heeft de klant al betaald? Maak dan een creditfactuur. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je een te hoog bedrag hebt vermeld op de oorspronkelijke factuur.

Zo’n creditfactuur, soms ook wel creditnota genoemd, is als het ware een omgekeerde factuur sturen. De opzet is hetzelfde, al worden hier alle bedragen negatief weergeven – dus met een minnetje.

Wanneer verstuur ik een kwitantie in plaats van een factuur?

Het kan mogelijk zijn dat je een klant geen factuur kunt sturen. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer je de diensten inschakelt van iemand die geen bedrijf heeft. Je moet dan een kwitantie maken.

Zo’n kwitantie helpt je de kosten alsnog te verwerken in de administratie.

Een kwitantie moet in ieder geval de volgende gegevens bevatten:

Een omschrijving van de afgenomen prestaties;
Het aantal eenheden;
De datum van afgifte;
De naam van de leverende partij;
De naam van de afnemende partij;
Een handtekening van de leverende partij.

Wat is de betalingstermijn van een factuur?

De wettelijke betalingstermijn van een factuur is dertig dagen. Dit is vastgesteld in de Wet Betalingstermijnen.

Deze wet stelt echter óók dat er aan de hand van afspraken tussen beide partijen van deze termijn mag worden afgeweken. Hier moet dan wel een schriftelijke overeenkomst aan ten grondslag liggen die van te voren overeengekomen moet worden. Een eventuele afwijkende termijn mag ook niet langer zijn dan zestig dagen, omdat een te lange betalingstermijn nadeling kan zijn voor één of beide partijen.

Indien er niets is overeengekomen met betrekking tot de betalingstermijn, dient de afnemer of opdrachtgever binnen de wettelijke betalingstermijn van dertig dagen te betalen.

Wat moet ik doen als een klant een factuur te laat of niet betaald?

Het kan voorkomen dat een klant niet voor de gestelde betalingstermijn heeft betaald. Je hebt dan te maken met een wanbetaler die het bedrag niet tijdig op je zakelijke rekening heeft gestort.

Stuur de klant in dat geval altijd eerst een betalingsherinnering. Het kan namelijk voorkomen dat de klant niet heeft betaald door een slechte administratie en de factuur per ongeluk over het hoofd heeft gezien.

Betaalt de klant naar aanleiding van deze herinnering nog steeds niet? Kies dan voor een aanmaning. De volgende stap is een juridische procedure.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

Facturen moet je, net zoals de rest van je administratie, voor een termijn van zeven jaar bewaren. Heb je onroerend goed aangekocht? Bewaar de facturen hiervan dan tien jaar.

Het is daarbij toegestaan om al je facturen, bonnetjes en rekeningen digitaal te bewaren. De originele documenten heb je dan niet meer nodig en mag je weggooien. Een voorwaarde is wel dat de digitale kopie een juiste en volledige weergave geeft van het origineel.

Wanneer verjaart een factuur?

Het komt soms voor dat een factuur pas na een lange periode wordt verstuurd naar een bedrijf. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer je vergeet een factuur te sturen.

Kom je er na een lange tijd pas achter dat er een factuur nog niet is verstuurd of betaald? Stuur deze dan alsnog naar de klant, maar binnen de zogenoemde verjaringstermijn. Je kunt dan alsnog je facturen sturen.

Deze verjaringstermijn is vijf jaar. Een klant moet dus nog steeds betalen wanneer een factuur binnen vijf jaar alsnog wordt verstuurd. Daarna is de factuur verjaard en is betaling niet meer nodig. Je factuur versturen heeft dan geen zin meer.

Let wel: de verjaringstermijn ligt bij de verkoop van producten aan consumenten op twee jaar. Een verjaringstermijn kan bovendien worden verlengd wanneer je de klant vóór de datum waarop het document verjaart herinnert aan zijn of haar betalingsplicht. De verjaringstermijn gaat dan opnieuw in, waardoor facturen sturen opnieuw kan.

Gratis een factuur maken in Excel? Klik dan hier.

Gratis een factuur maken als PDF? Klik dan hier.

Gratis een factuur maken in Word? Klik dan hier.

Een goede boekhouder kan je overigens ook helpen bij veel van bovenstaande zaken.