Gratis factuur voorbeeld in Excel en Word downloaden

Op zoek naar een voorbeeld factuur? Download, maak en verstuur mijn gratis professionele factuur voorbeeld in Excel, Word of PDF.

Het voorbeeld factuur sjabloon voldoet aan alle wet- en regelgeving en is gratis te gebruiken. Je kunt het factuur voorbeeld natuurlijk gewoon gratis downloaden.

Als je jouw diensten of goederen geleverd hebt aan de opdrachtgever of afnemer, moet je een factuur opstellen en die naar de klant versturen. Je wil je klanten natuurlijk een professionele factuur sturen.

Op deze pagina geven we je voorbeeld facturen en templates / sjablonen in Word, Excel en PDF, die je kan downloaden en als template kan gebruiken.

Factuur online maken is minder fouten gevoelig

Online facturen maken is minder foutgevoelig dan via Excel. Omdat in een online programma alle berekeningen – zoals de btw en het totaalbedrag – automatisch gemaakt worden. Daarnaast worden je facturen automatisch genummerd en opgeslagen op één centrale plek.

Daarom is online factureren een stuk betrouwbaarder. En bijkomend voordeel: ook snelle ren gemakkelijker. Er zijn verschillende online factuurprogramma’s die gratis te gebruiken zijn. Zelf gebruik ik de gratis facturatie module van e-boekhouden.nl.

Online facturen maken is minder foutgevoelig, omdat berekeningen automatisch gemaakt worden. Én een stuk sneller en makkelijker.

gratis

Voorbeeld factuur excel / word van zzpdaily.nl

Toch liever in excel je facturen maken? De door ons opgestelde factuur voorbeelden voldoen aan de verplichte factuur vereisten.

Daarnaast zijn op deze pagina de wettelijke factuurvereisten te vinden, maar ook de wettelijke vereisten voor de betalingstermijn, regels omtrent facturen herzien, informatie over verjaring van een factuur en de bewaringstermijn van facturen. Kortom, alles wat je moet weten over facturen, zodat je nooit de fout in gaat bij het factureren.

Ten behoeve van de betrouwbaarheid van de informatie op deze pagina, is er contact geweest met juristen, zijn gezaghebbende publicaties bestudeerd en hebben we ons eigen uitgebreide en onafhankelijke onderzoek gedaan.

Voorbeeld factuur

Er zijn diverse mogelijkheden om facturen te maken waaronder online oplossingen, software en CRM mogelijkheden. Deze oplossingen zijn met name gericht op grote bedrijven of zzp’ers die tientallen facturen per maand versturen. Als je echter een klein bedrijfje hebt of zzp’er bent, zal je doorgaans weinig facturen versturen. In dat geval is een eenvoudige voorbeeld factuur in word of excel prima te gebruiken en gratis. Een simpel factuurprogramma speciaal voor zzp’ers kan ook de moeite waard zijn om eens uit te proberen.

De grootste voordelen van het gebruik van een factuur voorbeeld of factuur template:

• Jij bepaalt hoe de factuur eruit ziet. Geen beperkingen zoals je die bij veel programma’s hebt
• Als je kennis hebt van Word of Excel is er geen leercurve, je kan direct aan de slag
• Het is gratis, voor altijd!

Veel gestelde vragen

Wat is een factuur?

Een factuur is een verzoek tot betaling – een gedetailleerde rekening – voor goederen en diensten die geleverd zijn.

Hoe verschilt een factuur van een bon?

Een factuur is een verzoek tot betaling dat door de verkoper wordt verstuurd voordat er betaald is.

Een bonnetje is een bewijs van betaling. Je krijgt de bon van de verkoper pas nadat er betaald is.

Hoe verschilt een factuur van een rekening?

Zowel een factuur als een rekening doen een verzoek tot betaling voor de geleverde goederen of diensten, maar beide begrippen worden in alle woordenboeken toch anders omschreven. In de Van Dale worden de facturen bijvoorbeeld als volgt beschreven:

Factuur: lijst van geleverde goederen of diensten met prijsvermelding

Rekening: opgave van de prijs van geleverde goederen of van verrichte werkzaamheden

“Het onderscheid in deze woorden is eigenlijk een kwestie van gewoonte in het bedrijfsleven”, verklaart een professionele editor, met expertise in etymologie, lexicografie en tevens schrijver van woordenboeken.

Een advocaat bijvoorbeeld, brengt meestal declarabele uren in rekening. Voor het werk dat hij verricht, verstuurt hij een factuur. Bij een restaurant, krijg je de rekening voor eten dat al afgeleverd is, er wordt verwacht dat je deze rekening onmiddelijk betaald. Van een leverancier, krijg je een factuur voor de bestelde goederen en waarvoor de betaling nog dient te worden gedaan.

Verplichte vereisten factuur

Het is belangrijk dat als je een factuur stuurt, daar ook alle informatie op staat die eventueel belangrijk kan zijn voor jou en de klant die betaalt. Sterker nog, de overheid heeft beslist dat facturen aan bepaalde wettelijke vereisten moeten voldoen. Als deze niet aan de vereisten voldoen, kan het zijn dat jouw klant de btw niet mag aftrekken. Dit zou zonde zijn en is te voorkomen door simpelweg alle benodigde informatie te vermelden.

De volgende punten moeten verplicht op de factuur vermeld zijn:

De volgende punten moeten verplicht op de factuur vermeld zijn:

• Prominente vermelding van het woord “factuur”
• Jouw bedrijfsnaam en het adres. Vermeld hier de juridische naam en het adres waar jouw onderneming feitelijk gevestigd is. De juridische bedrijfsnaam en het feitelijke adres kan je vinden bij de Kamer van Koophandel;
• Bedrijfsnaam en adres van de klant. Deze gegevens kunnen ook bij de KvK gevonden worden;
• Jouw BTW nummer, KvK nummer en bankrekeningnummer;
• De datum waarop de factuur is verstuurd
• Het factuurnummer. Facturen moeten oplopend en uniek genummerd worden, bijvoorbeeld 001, 002, 003, etc;
• Het aantal geleverde goederen of diensten
• Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd
• Het bedrag dat voor de goederen of diensten betaald moet worden exclusief BTW;
• Het BTW tarief. Dit is een percentage, bijvoorbeeld 6% of 21%;
• Het BTW bedrag.

Vereenvoudiging voor facturen onder € 100

Is het bedrag dat op de factuur vermeld staat, niet hoger dan € 100 inclusief btw? Of stuur je een factuur die de oorspronkelijke factuur wijzigt? In dat geval is door de belastingdienst bepaald dat je een vereenvoudigde factuur mag sturen naar de klant. De gegevens die een vereenvoudigde factuur moet bevatten, bestaan uit:

• de datum waarop je de factuur verstuurt (factuurdatum)
• naam en adresgegevens
• welke goederen of diensten u hebt geleverd
• de btw
• de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (bij wijziging van een factuur)

Een handige manier om te onthouden welke informatie er verplicht vermeld moet worden, is om de rollen om te draaien. Welke informatie heb jij nodig voordat je de rekening zal betalen?

Wat voor document ontvang ik?
Vermeld het woord “factuur” duidelijk op de pagina zodat je klant direct weet wat voor document ze toegestuurd krijgen.

Is het voor mij bedoeld?
Vermeld de naam van de persoon of het bedrijf waarvoor het document bedoeld is. Je wilt immers weten of de ontvangen rekening goed geadresseerd is.

Wie heeft de factuur verstuurd en hoe kan ik hen bereiken voor vragen?
Neem gegevens over jouw bedrijf op, zoals bedrijfsnaam, adres, email, telefoonnummer en eventueel andere belangrijke informatie die klanten nodig hebben om jou te bereiken met vragen.

Waarvoor moet ik betalen?
Neem een lijstje op met per regel de goederen of diensten die geleverd zijn en de bijbehorende bedragen die je voor de goederen of diensten in rekening brengt.

Wanneer is deze factuur gemaakt?
Vermeld de datum waarop de factuur uitgegeven is.

Als ik een vraag heb, hoe weet de verkoper dan over welke factuur ik het heb?
Geef elke rekening die je maakt een uniek factuurnummer. Dit maakt het bovendien ook gemakkelijker voor jezelf bij het voeren van je administratie.

Wat is het bedrag onderaan de streep?
Hoeveel moet ik nu in totaal betalen? Vermeld onderaan het totaalbedrag zodat het voor de ontvanger direct duidelijk is hoeveel hij jou moet betalen.

Bezorg de klant geen onduidelijkheid
Ben duidelijk en consistent. Gebruik dezelfde verzendkosten, administratiekosten of andere extra kosten en vermeld altijd consistent het juiste btw percentage.

Wanneer moet de factuur betaald worden?
Vermeld een duidelijke datum waarop de factuur betaald dient te zijn. Laat dit niet door je klant bepalen en vermeld bovenal niet dat betaling geschiedt bij ontvangst, dat blijkt in de praktijk vaak fout te gaan waardoor betalingen niet meer geïnd worden.

Is de factuur echt?
Gebruik je logo, het zal je factuur professioneler laten ogen. Het verhoogt de kans om betaald te worden zelfs met 300% volgens due.com, het grootste online facturatie en tijdsregistratie programma ter wereld dat 250.000 facturen en bijbehorende betalingen onderzocht om tot deze conclusie te komen.

Op welk rekeningnummer kan ik het bedrag overmaken?
Vermeld duidelijk het rekeningnummer waarop je het bedrag bijgeschreven wilt hebben. Vermeld daarnaast andere betaalmogelijkheden indien je die hebt. Hoe makkelijker het immers voor de klant is om te betalen, des te sneller zullen klanten terugkeren om nog eens zaken met je te doen.

Toen FreshBooks (een van de grootste Amerikaanse online boekhoudprogramma’s) in mei 2016 onderzocht welke termijn zij het beste konden gebruiken om sneller betaald te worden, kwamen zij tot de volgende drie belangrijkste uitgangspunten:

1. Vriendelijkheid

Het onderzoek van FreshBooks wees uit dat vriendelijkheid wordt beloond. Het gebruik van termen zoals “bedankt voor uw aankoop”, “gelieve voor de uiterste betaaldatum betalen” verhoogde de kans om betaald te krijgen en verkort de termijn waarin betaald wordt.

Van de facturen waarop het woord “bedankt” gebruikt werd, kon 82% geïnd worden, in tegenstelling tot 76% inbaarheid wanneer er geen “bedankt” vermeldt was. Daarnaast werden rekeningen met het woord bedankt erop, gemiddeld 7 dagen sneller betaald.

2. Specifieke betaaldatum

Wanneer er vermeld werd: “betaling bij ontvangst”, werden de minste facturen betaald. Bij vermelding van “Gelieve te betalen binnen x dagen” werden de meeste facturen betaald.

Daarnaast is het opmerkelijk dat bij een gehanteerde betalingstermijn van 21 dagen, de meeste facturen betaald werden.

3. Breng interest kosten in rekening voor te late betalingen

Blijf vriendelijk, maar laat wel weten dat er consequenties zijn bij late betalingen.

Interestkosten in rekening brengen zal er echter niet leiden tot een snellere betaling, klanten betalen door vermelding hiervan juist later. Vermelding van interestkosten bij een te late betaling leidt er wel toe dat er meer facturen betaald worden.

Door het vermelden van een interestpercentage wordt er door klanten mentaal een excuus gevormd om langer te wachten met betalen, het percentage wordt dan bijvoorbeeld vergeleken met andere rentepercentages zoals in het rood staan bij de bank, of de hypotheekrente. Die rentes zijn in de meeste gevallen hoger dan het interestpercentage dat jij op de factuur vermeld en hebben klanten dus een mentaal excuus. Hierdoor wordt er later betaald.

Doordat je echter consequenties hangt aan een te late betaling, zien klanten het belang van de betaling beter in, waardoor je meer debiteuren kunt innen.

Conclusie:

• Bij een betalingstermijn van 21 dagen worden facturen het vaakst én het snelst betaald.
• Bij een betalingstermijn van 28 dagen (4 weken) en 30 dagen duurt het het langst voordat je een factuur betaald krijgt
• Facturen met het woord “Bedankt” erop worden vaker en sneller betaald.

Kan ik facturen herzien?

Het kan voorkomen dat je een fout op een rekening gemaakt hebt, die je graag wil corrigeren. Dat kan, je mag een factuur herzien. Je ben immers een afspraak overeengekomen met de klant, dat je bepaalde goederen of diensten zou leveren voor een vastgesteld bedrag. Gaat er iets mis bij de facturering, dan verandert dan niets aan de onderliggende overeenkomst.

Heb je een onjuist bedrag vermeld op de factuur? Stuur dan een herziene factuur. Maak hierbij je klant duidelijk dat de originele factuur gewijzigd is door middel van het volgende te vermelden:

• Verander “Factuur” naar “Herziene factuur”
• Verander de datum naar de datum waarop je de herziene versie zal versturen
• Gebruik het zelfde factuurnummer, maar voeg een “H” aan het eind van het nummer toe. De letter H staat voor herzien.
• Markeer welke wijzigingen doorgevoerd zijn in bedragen, of welke producten toegevoegd of verwijderd zijn. Dit kan je bijvoorbeeld doen door de kleur van het lettertype te wijzigen, de tekst vet te maken of te onderstrepen
• Verander de uiterlijke betaaldatum indien nodig
• Voeg bij de herziene versie een korte brief toe, waarin je de situatie uitlegt. Zo kan zowel jij als de klant op een later tijdstip gemakkelijk terug vinden wat de situatie was.

Een creditfactuur sturen is overigens ook mogelijk als je een te hoog bedrag vermeld hebt op de eerste factuur. Een creditnota is als het ware een omgekeerde factuur, waarop je vermeld dat jij een bedrag zal overmaken naar de klant. In dit geval bedraagt het bedrag dat vermeld wordt op de creditnota hetgeen dat teveel is gefactureerd.

Het onderzoek van FreshBooks wees uit dat vriendelijkheid wordt beloond. Het gebruik van termen zoals “bedankt voor uw aankoop”, “gelieve voor de uiterste betaaldatum betalen” verhoogde de kans om betaald te krijgen en verkort de termijn waarin betaald wordt.

Van de facturen waarop het woord “bedankt” gebruikt werd, kon 82% geïnd worden, in tegenstelling tot 76% inbaarheid wanneer er geen “bedankt” vermeldt was. Daarnaast werden rekeningen met het woord bedankt erop, gemiddeld 7 dagen sneller betaald.

Betalingstermijn factuur

De wettelijke betalingstermijn van een factuur is 30 dagen. Dit is vastgesteld in de Wet Betalingstermijnen. Deze wet zegt echter ook, dat er aan de hand van afspraken tussen beide partijen van deze datum afgeweken mag worden, maar hier moet dan wel een schriftelijke overeenkomst aan ten grondslag liggen die van te voren overeengekomen moet worden. Indien er niets is overeengekomen met betrekking tot de betalingstermijn, dient de afnemer of opdrachtgever binnen de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen te betalen. De afwijkende termijn mag echter niet langer zijn dan 60 dagen, omdat een te lange betalingstermijn nadelig kan zijn voor één of beide partijen. Hier mag alleen van afgeweken worden, als je kan aantonen dat een betalingstermijn langer dan 60 dagen voor geen van beide partijen nadelig kan uitpakken.

Beheer je openstaande facturen

Meer dan de helft van alle faillissementen is ontstaan door een slecht debiteurenbeheer, oftewel een slecht beheer van openstaande facturen. Vooral in de economische crisis van 2008 namen faillissementen sterk toe door deze reden. Zorg er dus goed voor dat je jouw debiteuren goed beheert en dat je weet welke klanten nog niet betaald hebben. Hierdoor kan je direct actie ondernemen als een debiteur niet betaalt. Dit voorkomt dat afnemers of opdrachtgevers te laat betalen of zelfs helemaal niet betalen en zal je liquiditeitspositie versterken.

Factuur is te laat of niet betaald

Het kan voorkomen dat een klant niet voor de gestelde betalingstermijn heeft betaald. Je hebt dan te maken met een wanbetaler. Stuur de klant dan altijd eerst een herinnering. Het kan voorkomen dat een klant door bijvoorbeeld een slechte administratie de factuur over het hoofd heeft gezien of is kwijtgeraakt. Herinner de klant telefonisch of schriftelijk per email. Als de klant naar aanleiding van de herinnering nog steeds niet betaald verstuur je een aanmaning. Komt het zover dat de betaling na de aanmaning nog steeds niet is voldoen, kan je juridische stappen nemen. /figcaption>

In het kort

De juiste woorden kiezen resulteert in een snellere betaling en een hogere inbaarheid. Daarom vinden wij dat het belangrijk is om ook naar de termen op jouw factuur te kijken en deze opties te overwegen:

Bedankt – we waarderen je aankoop! Gelieve de factuur te betalen binnen 21 dagen na het ontvangen van deze factuur.

Je komt op deze manier vriendelijk over naar je klanten en het bevat de magische “21 dagen” formule.

Wil je de inbaarheid van je facturen verhogen en speelt het aantal dagen waarbinnen klanten betalen een minder belangrijke rol? Overweeg dan de volgende zin:

Bedankt – We waarderen je aankoop! Gelieve de factuur te betalen binnen 21 dagen na het ontvangen van deze factuur. Bij overschrijding van de betalingstermijn zal er 1,5% rente per maand in rekening worden gebracht.

Het belangrijkste om betaald te krijgen, blijft echter het leveren van goede producten en diensten – keer op keer. Plus je goede manieren en vriendelijkheid uiteraard.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

Facturen moet je net zoals je administratie voor een termijn van 7 jaar bewaren. Heb je onroerend goed aangekocht? Bewaar de facturen hiervan dan 10 jaar.

Het is toegestaan om al je facturen, bonnetjes en rekeningen digitaal te bewaren. De originele documenten heb je dan niet meer nodig, die mag je weggooien. Een voorwaarde is wel dat de digitale kopie een juiste en volledige weergave geeft van het origineel.

Wanneer verjaart een factuur?

Het komt soms voor dat pas na een lange periode de rekening verstuurd wordt naar een bedrijf. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als je vergeet om de rekening te sturen nadat je het product of dienst geleverd hebt. Als je er na een tijd achter komt dat de factuur nog niet verstuurd en betaald is, mag je deze alsnog naar de klant sturen en het bedrag in rekening brengen. Dit moet echter wel binnen de verjaringstermijn gebeuren.

Een factuur verjaart pas na 5 jaar. Valt de periode dus nog binnen 5 jaar, dan moet de klant betalen. Na een periode van 5 jaar is het document verjaard en hoeft de klant jou niet meer te betalen.

De verjaringstermijn bij de verkoop van producten aan consumenten bedraagt 2 jaar. Voor diensten die aan consumenten geleverd worden geldt echter een verjaringstermijn van 5 jaar.

De verjaringstermijn kan verlengd worden. Wanneer je de klant herinnert voor de datum waarop het document verjaart, gaat de verjaringstermijn opnieuw in.

Voorbeeld
Je hebt in een meubelzaak een nieuwe bank gekocht. Bij de aankoop in de winkel wordt er afgesproken dat de bank binnen twee weken thuisbezorgd zal worden en de factuur bij de bezorging van de bank geleverd zal worden. Na twee weken neem je het bankstel in ontvangst, maar de bezorgers vermelden niets over een factuur.

Je zal denken dat dit mooi meegenomen is, een gratis bankstel. Het bedrijf heeft immers niets gefactureerd. Na een jaar komt het bedrijf er echter achter dat de betaling open staat en dat de factuur nooit afgeleverd is. Zij brengen jou hiervan op de hoogte en versturen de rekening alsnog. Moet jij hen na een jaar nog gaan betalen? Het is immers de schuld van het bedrijf dat zij tot op heden geen geld geïnd hebben.

Het antwoord hierop is ja. De verkoper herinnert je binnen een jaar eraan dat de transactie nog niet betaald is. Je bent dus verplicht om de factuur gewoon te betalen. Tevens gaat de verjaringstermijn opnieuw in. Betaal je na 2 jaar nog niet maar stuurt het bedrijf binnen de verjaringstermijn opnieuw een herinnering, dan stuit hij de verjaring. Wordt de rekening elke keer binnen de termijn gestuit, dan verjaart de rekening dus nooit.

Kan ik facturen herzien?

Het kan voorkomen dat je een fout op een rekening gemaakt hebt, die je graag wil corrigeren. Dat kan, je mag een factuur herzien. Je ben immers een afspraak overeengekomen met de klant, dat je bepaalde goederen of diensten zou leveren voor een vastgesteld bedrag. Gaat er iets mis bij de facturering, dan verandert dan niets aan de onderliggende overeenkomst.

Heb je een onjuist bedrag vermeld op de factuur? Stuur dan een herziene factuur. Maak hierbij je klant duidelijk dat de originele factuur gewijzigd is door middel van het volgende te vermelden:

• Verander “Factuur” naar “Herziene factuur”
• Verander de datum naar de datum waarop je de herziene versie zal versturen
• Gebruik het zelfde factuurnummer, maar voeg een “H” aan het eind van het nummer toe. De letter H staat voor herzien.
• Markeer welke wijzigingen doorgevoerd zijn in bedragen, of welke producten toegevoegd of verwijderd zijn. Dit kan je bijvoorbeeld doen door de kleur van het lettertype te wijzigen, de tekst vet te maken of te onderstrepen
• Verander de uiterlijke betaaldatum indien nodig
• Voeg bij de herziene versie een korte brief toe, waarin je de situatie uitlegt. Zo kan zowel jij als de klant op een later tijdstip gemakkelijk terug vinden wat de situatie was.

Een creditfactuur sturen is overigens ook mogelijk als je een te hoog bedrag vermeld hebt op de eerste factuur. Een creditnota is als het ware een omgekeerde factuur, waarop je vermeld dat jij een bedrag zal overmaken naar de klant. In dit geval bedraagt het bedrag dat vermeld wordt op de creditnota hetgeen dat teveel is gefactureerd.

Het onderzoek van FreshBooks wees uit dat vriendelijkheid wordt beloond. Het gebruik van termen zoals “bedankt voor uw aankoop”, “gelieve voor de uiterste betaaldatum betalen” verhoogde de kans om betaald te krijgen en verkort de termijn waarin betaald wordt.

Van de facturen waarop het woord “bedankt” gebruikt werd, kon 82% geïnd worden, in tegenstelling tot 76% inbaarheid wanneer er geen “bedankt” vermeldt was. Daarnaast werden rekeningen met het woord bedankt erop, gemiddeld 7 dagen sneller betaald.

Betalingstermijn factuur

De wettelijke betalingstermijn van een factuur is 30 dagen. Dit is vastgesteld in de Wet Betalingstermijnen. Deze wet zegt echter ook, dat er aan de hand van afspraken tussen beide partijen van deze datum afgeweken mag worden, maar hier moet dan wel een schriftelijke overeenkomst aan ten grondslag liggen die van te voren overeengekomen moet worden. Indien er niets is overeengekomen met betrekking tot de betalingstermijn, dient de afnemer of opdrachtgever binnen de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen te betalen. De afwijkende termijn mag echter niet langer zijn dan 60 dagen, omdat een te lange betalingstermijn nadelig kan zijn voor één of beide partijen. Hier mag alleen van afgeweken worden, als je kan aantonen dat een betalingstermijn langer dan 60 dagen voor geen van beide partijen nadelig kan uitpakken.

Beheer je openstaande facturen

Meer dan de helft van alle faillissementen is ontstaan door een slecht debiteurenbeheer, oftewel een slecht beheer van openstaande facturen. Vooral in de economische crisis van 2008 namen faillissementen sterk toe door deze reden. Zorg er dus goed voor dat je jouw debiteuren goed beheert en dat je weet welke klanten nog niet betaald hebben. Hierdoor kan je direct actie ondernemen als een debiteur niet betaalt. Dit voorkomt dat afnemers of opdrachtgevers te laat betalen of zelfs helemaal niet betalen en zal je liquiditeitspositie versterken.

Factuur is te laat of niet betaald

Het kan voorkomen dat een klant niet voor de gestelde betalingstermijn heeft betaald. Je hebt dan te maken met een wanbetaler. Stuur de klant dan altijd eerst een herinnering. Het kan voorkomen dat een klant door bijvoorbeeld een slechte administratie de factuur over het hoofd heeft gezien of is kwijtgeraakt. Herinner de klant telefonisch of schriftelijk per email. Als de klant naar aanleiding van de herinnering nog steeds niet betaald verstuur je een aanmaning. Komt het zover dat de betaling na de aanmaning nog steeds niet is voldoen, kan je juridische stappen nemen.