Ik heb zelf altijd facturen gemaakt in Excel. Een prima optie.
Ik opende het template, zocht de klantgegevens op bij de KvK en voerde alle gegevens in de template in. Excel rekent de btw en het totaalbedrag vervolgens zelf uit. Ik sloeg het bestand op als PDF en dan kon ik het via een mailtje versturen naar de klant.
Maar toen ik een jaar geleden een online factuurprogramma tegen kwam die ik gratis kon uitproberen, was ik toch nieuwsgierig of het nou echt efficiënter is dan een excel template.
Hoewel een excel template altijd prima is geweest voor mij en dat altijd goed is gegaan, kwam ik erachter dat een online programma een paar functionaliteiten heeft die het factureren net iets makkelijker maken.
Meestal ontving ik de betaling na ongeveer 20 dagen of bij grotere bedrijven pas na 30 dagen.
Bij veel bedrijven komt de factuur op een stapel met alle andere facturen en die worden allemaal aan het eind van de maand (of dichtbij de vervaldatum van de factuur) betaald in één grote betaalbatch. Dat scheelt ze werk, ze hoeven dan maar één betaling uit te voeren in een batch, in plaats van alle facturen apart te betalen. Maar doordat klanten de factuur online kunnen bekijken, wordt die vaker direct betaald bij het bekijken, in plaats van aan het einde van de maand.
Maar nadat ik het factuurprogramma een aantal maanden in gebruik had, merkte ik op dat klanten de factuur veel sneller betaalden. De reden daarachter is dat klanten de factuur online kunnen betalen, bijvoorbeeld met iDeal of andere veelgebruikte betaalmethoden.
Factuur online bekijken en betalen
Het factuurprogramma kan jouw factuur automatisch per mail versturen met een ingebouwd mailprogramma, je hoeft daardoor zelf geen email meer op te stellen. De factuur wordt opgenomen in de bijlage, maar er wordt ook een linkje mee gestuurd naar de factuur, waardoor de klant de factuur online kan bekijken.
Doordat klanten de factuur online kunnen bekijken en direct kunnen betalen met iDeal, krijg ik van veel bedrijven de betaling tegenwoordig al na één dag binnen.
Meestal gaat het goed en betalen klanten binnen de betaaltermijn, maar helaas betalen niet alle bedrijven de factuur op tijd.
Naar mate ik meer facturen ging versturen bleven er steeds meer facturen openstaan waar ik achteraan moest. Een eerste herinnering, tweede herinnering en enkele keren is het zelfs tot een incassoproces gekomen.
Ik moest op zoek naar een incassobureau, maar dat was allemaal nieuw voor me waardoor ik er best wat tijd mee kwijt was.
Met factuurprogramma’s kan je automatische herinneringen versturen
En dat scheelt heel wat tijd. Ik hoef zelf geen debiteurenadministratie meer bij te houden, want dat doet het factuurprogramma automatisch voor mij. Net zoals het programma automatisch een eerste herinnering stuurt als de factuur niet betaald is binnen de betalingstermijn. Ook de tweede herinnering wordt automatisch verzonden als de betaling nog niet geregistreerd is. De betalingstermijnen kan je zelf instellen, waardoor een online facturatieprogramma heel flexibel is.
Wordt er na twee herinneringen nog steeds niet betaald? Dan zet je de factuur door naar een incassobureau. Vrijwel alle factuurprogramma’s hebben een overeenkomst met een incassobureau, waardoor je met één druk op de knop het incassoproces kan starten.
Zelf maak ik gebruik van e-Boekhouden.nl. Het is een van de makkelijkste online boekhoud- en factuurprogramma’s om te gebruiken, waardoor dit programma perfect is voor zzp’ers.
Je kunt e-Boekhouden.nl 15 maanden gratis gebruiken, je krijgt dus ruim de tijd om te beslissen of het een geschikt programma is voor jou.
Factuur maken met e-Boekhouden.nl
Je maakt een factuur binnen twee minuten.
Om te beginnen selecteer je de klant waaraan je de factuur wil versturen. Alle klantgegevens zoals kok nummer, officiële bedrijfsnaam en adresgegevens kunnen automatisch ingevuld worden. In e-Boekhouden.nl kan je een bedrijf vinden via het KvK-register. Zo is de klantinformatie altijd up to date.
Om te beginnen selecteer je de klant waaraan je de factuur wil versturen. Alle klantgegevens zoals kok nummer, officiële bedrijfsnaam en adresgegevens kunnen automatisch ingevuld worden. In e-Boekhouden.nl kan je een bedrijf vinden via het KvK-register. Zo is de klantinformatie altijd up to date.
Nadat je de klant geselecteerd hebt, kun je de lege velden invullen in de factuur. Veel gegevens worden al automatisch voor je ingevuld, zoals het factuurnummer, factuurdatum, betalingstermijn en uiterste betaaldatum.
Tot slot selecteer je of je de factuur per mail of post wil verzenden. In beide gevallen verzorgt e-Boekhouden.nl het hele proces.
Wil je de factuur per email verzenden? Met één druk op de knop verstuurt e-Boekhouden.nl een standaard email (die je overins kan aanpassen als je wil) met bijgevoegd de factuur.
Liever per post versturen? Dan wordt je factuur geprint door e-Boekhouden.nl en zij doen ‘m vervolgens op de post. Daar hoef jij verder niets voor te doen.
Voer je ook de administratie met behulp van e-Boekhouden.nl? Dan wordt de factuur automatisch verwerkt in de administratie.
Je omzet wordt opgedoekt en er verschijnt een openstaande post debiteuren op de balans nadat je de factuur verstuurd hebt.
Ook de btw wordt automatisch verwerkt in het btw-overzicht, zodat je aan het eind van het kwartaal binnen 5 minuten de btw aangifte kunt versturen.
Nieuwsgierig geworden naar e-Boekhouden.nl? Wij bevelen alle zzp’ers aan om het pakket kosteloos uit te proberen. Klik hier voor de eerste 15 maanden gratis. Je kunt beginnen met enkel de facturatie module. Bevalt het pakket? Dan kan je er later ook gemakkelijk je boekhouding in voeren.