Wat is een proforma factuur?

De betekenis van Proforma is ‘voor de vorm’. Een proforma factuur kan gezien worden als een voorlopige factuur of concept factuur. Het sturen van een proforma nota is slechts bedoeld om het bedrijf waar de betreffende factuur aan gericht is, vooraf informatie te geven.

Proforma onofficieel

Een proforma factuur is geen rechtsgeldige factuur, het is een onofficiële factuur.  De factuur heeft dan ook geen rechtskracht voor zowel jou als het bedrijf waaraan deze gericht is. Omdat het document niet rechtsgeldig is, hoeft het ook niet te voldoen aan de verplichte factuurvereisten van de belastingdienst. Enkel relevante informatie dient vermeld te worden, ten behoeve van de klant.

Gebruik proforma factuur

Een proforma nota wordt veelal gebruikt voor het in orde maken van inklaringsdocumenten voor de import of export van goederen. Daarnaast kan een leverancier met een proforma factuur bijvoorbeeld een vooruitbetaling vragen, voordat de levering plaatsvindt. Deze wordt dan meestal gestuurd, wanneer je de offerte geaccepteerd hebt. Deze werkwijze is vrij gebruikelijk bij grote internationale transacties. Ook bij abonnementsdiensten  is dit gebruikelijk, de leverancier verlangt dan een vooruitbetaling als voorwaarde voor verlenging van het abonnement.

Op een proforma factuur, moet duidelijk vermeld staan dat het gaat om ProForma. Wanneer je zelf proforma facturen uitschrijft, is de nummering enkel relevant voor je eigen overzicht. Omtrent de nummering worden er geen vereisten van de belastingdienst gesteld. Het factuurnummer op de proforma versie, mag echter niet gebruikt worden als factuurnummer op de definitieve factuur, tenzij deze aansluit met de chronoligisch oplopende nummering van de rechtsgeldige facturen.

Verwerking in administratie

Gezien de proforma factuur slechts een voorlopige nota is, hoef je deze nog niet te betalen, het is bovendien nog geen rechtsgeldig document. Je neemt dit soort facturen ook niet op in de administratie. Pas wanneer je de definitieve factuur ontvangt, boek je deze in de administratie en mag je de btw terugvorderen bij de belastingdienst.

Reactie toevoegen

Navigeer