Pro forma betekent letterlijk voor de vorm. Officieel schrijf je dan ook pro forma factuur – met een spatie ertussen – maar in de loop van de jaren werd dit steeds vaker aan elkaar geschreven. Wat een proforma factuur dan precies is? Dat en meer lees je hieronder.
In dit artikel
- Wat is een proforma factuur?
- Wat moet er op een proforma factuur staan?
- Hoe maak ik een proforma factuur?
- Hoe boek en bewaar ik een proforma factuur?
Veelgestelde vragen
1. Wat is een proforma factuur?
Een pro forma factuur (in het Engels een proforma invoice) is een voorlopige factuur of een concept factuur. Het sturen van zo’n factuur is slechts bedoeld om het bedrijf waaraan de betreffende factuur is gericht vooraf informatie te geven over wat er gaat komen.
Je moet wel duidelijk vermelden dat het gaat om een proforma factuur, zodat hierover geen verwarring kan ontstaan.
Moet je een proforma factuur betalen? Een proforma factuur hoeft niet betaald te worden, maar het mag wel. Dit type factuur, welke ook wel een proforma nota wordt genoemd, is namelijk géén rechtsgeldige factuur. Het document heeft geen rechtskracht voor jou of het bedrijf waaraan je deze verstuurt.
Gebruiksdoelen
Er zijn verschillende situaties waarin je een proforma factuur gebruikt. Hij wordt bijvoorbeeld veel gebruikt tijdens het in orde maken van importdocumenten voor de import en export van goederen. Zo kan de klant aantonen wat hij precies wil importeren, en zodoende de benodigde vergunningen of inklaringsdocumenten aanvragen. Een proforma factuur biedt dan uitkomst.
Vaak verzend je een proforma factuur nadat je klant een offerte heeft geaccepteerd, maar voordat je daadwerkelijk gaat leveren. Een leverancier met een proforma factuur kan hiermee ook om een vooruitbetaling vragen vóórdat de levering plaatsvindt. Een werkwijze die vrij gebruikelijk is bij grote, internationale transacties.
Dit soort facturen komen ook voor bij (de verlenging van) abonnementsdiensten.
Verschillen met een normale factuur
Een proforma factuur is niet rechtsgeldig en hoeft ook niet te voldoen aan de verplichte factuurvereisten van de Belastingdienst. Het grote verschil is dus dat een proforma factuur alléén info bevat die relevant is voor de klant.
En omdat het geen officiële factuur is, mag het niet opgenomen worden in de boekhouding en de btw-aangifte.
Lees ook: Btw-aangifte: alles wat je erover moet weten mét voorbeelden
2. Wat moet er op een proforma factuur staan?
Omdat een proforma factuur geen officiële factuur is, moet ze niet voldoen aan de factuureisen voor een gewone factuur.
👉 Dit zijn de vereisten voor een factuur!
👉 Download hier een gratis factuurvoorbeeld in Word of Excel
We kunnen heel statisch schrijven welke onderwerpen er meestal op zo’n factuur staan, maar het is makkelijker als we dit gewoon aan je laten zien.
Dit is een proforma factuur:
A) Het logo van je bedrijf
Een proforma factuur mag dan geen rechtsgeldige factuur zijn; het is altijd beter wanneer je ook deze documenten voorziet van het logo en de huisstijl van je bedrijf.
B) Naam- en adresgegevens
Ook proforma facturen bevatten jouw naam- en adresgegevens én die van je klant.
C) Datum
De datum waarop de factuur is verstuurd.
D) Factuurnummer
De Belastingdienst stelt geen eisen aan de nummering van proforma facturen. Het factuurnummer is dus alleen relevant voor je eigen overzicht.
Let wel op: het is niet toegestaan om op de proforma factuur en de gewone factuur hetzelfde factuurnummer te gebruiken. Hij mag wél aansluiten op de chronologische nummering van rechtsgeldige facturen.
Dus niet dit…
- Factuur 016
- Proforma Factuur 016
- Factuur 017
…maar dit:
- Factuur 016
- Proforma Factuur 017
- Factuur 018
E) De werkzaamheden en de prijzen
Vermeld de diensten of goederen met de bijbehorende prijzen. Let er daarbij op dat je ook de btw en het bijbehorende btw-tarief noemt.
3. Hoe maak ik een proforma factuur?
Wil je een proforma factuur maken? Dat kan op grofweg drie manieren:
- Handmatig
- Met behulp van een Word-template
- Met behulp van een boekhoudprogramma
Handmatig
Je kunt het bovenstaande proforma factuurvoorbeeld gebruiken en op basis hiervan een eigen layout maken. Dat kan bijvoorbeeld met Word, Excel of desnoods Photoshop.
Ziet het er goed uit? Gebruik deze layout dan voor al je volgende pro forma facturen.
Met behulp van een Word-template
Het is makkelijker om gebruik te maken van een kant en klaar template waarin je alleen nog maar je gegevens hoeft in te vullen.
Waar je zoiets vindt? Nou – hier.
Met behulp van een boekhoudprogramma
Boekhoudprogramma’s zijn slimme tools die je helpen met alle aspecten van je administratie, waaronder factureren, offreren en belastingaangiftes. Voorbeelden hiervan zijn e-Boekhouden.nl, Moneybird en MoneyMonk.
👉 Lees hier onze review van e-Boekhouden
👉 Check onze review van Moneybird
👉 Dit is wat wij van MoneyMonk vonden
Sommige programma’s helpen je ook aan het maken van proforma facturen. Dit is verreweg de makkelijkste manier om dit te doen, want deze software beschikt standaard over een aantal templates die je hiervoor kunt gebruiken. Kan handig zijn!
4. Hoe boek en bewaar ik een proforma factuur?
Gezien de proforma factuur slechts een voorlopige nota is, hoef je deze niet te betalen. Het is ook geen rechtsgeldig document én, om antwoord te geven op je vraag, je hoeft hem niet op te nemen in je administratie.
Dit doe je pas wanneer je de definitieve factuur ontvangt. Deze boek je in, waarna je de btw mag terugvorderen bij de Belastingdienst.
👉 Wil je een verkoopfactuur opstellen? Kijk hier voor een factuur voorbeeld!
Veelgestelde vragen
Een proforma factuur is geen rechtsgeldige factuur. Hij bevat daarom alleen informatie die relevant is voor de klant, geen wettelijke vereisten.
Een proforma factuur bevat de volgende onderdelen: het logo van je bedrijf, naam- en adresgegevens van jou en je klant, de datum van verzending, een uniek factuurnummer, de werkzaamheden en de prijzen.
Een proforma factuur hoef je niet te boeken. Dit doe je pas met de definitieve factuur.
