De Belastingdienst stelt bepaalde eisen aan wat er op een factuur moet staan. Deze eisen zijn hetzelfde, of je nou een e-factuur of een papieren factuur maakt. Welke wettelijke factuurvereisten dit precies zijn? We vertellen het je aan de hand van een duidelijk voorbeeld.
In dit artikel
- Wat moet op een factuur staan?
- Wat moet er op een vereenvoudigde factuur staan?
- Wat als mijn factuur niet aan de wettelijke eisen voldoet?
Veelgestelde vragen
1. Wat moet er op een factuur staan?
Het factuurnummer
Het factuurnummer is een uniek en – belangrijker – opeenvolgend nummer. Zo’n nummer mag tenslotte maar één keer voorkomen. En dat vinden wij niet. Dat vindt de Belastingdienst. Een wettelijke eis, dus.
Voorbeeld: Factuur 218 wordt opgevolgd door Factuur 219 – enzovoort.
Boekhoudprogramma’s
Heb je nu al zoiets van – dat wordt me allemaal te veel gedoe? Tip van ons: gebruik een boekhoudprogramma. Dit zorgt ervoor dat de nummering, maar ook alle andere wettelijke factuureisen, goed worden doorgevoerd. Boekhoudprogramma’s versturen de facturen als elektronische factuur -oftewel e-factuur. Hierdoor zijn je facturen ook gelijk beveiligd en je kan de facturen automatisch verwerken in je boekhouding. Dit scheelt dus een hoop tijd en gedoe!
Wij zijn zelf fan van e-Boekhouden.nl. Een aanrader!
👉 Check hier onze review van e-Boekhouden.nl
De factuurdatum
De datum waarop je de factuur uitreikt.
De naam en het adres van de ontvanger
Let er hierbij op dat je altijd juridische bedrijfsnamen vermeldt. Je kunt ook kiezen voor de handelsnaam, maar dan moet deze wel in combinatie met het adres en de woonplaats bij de Kamer van Koophandel (KvK) zijn geregistreerd.
De naam en het adres van de zender
Je eigen bedrijfsnaam en -adres, dus. Daarvoor geldt hetzelfde als voor de naam en het adres van de ontvanger.
De geleverde goederen of diensten
Heb je diensten geleverd? Vermeld hier dan precies om hoeveel goederen het gaat als je de factuur uitreikt, bijvoorbeeld het aantal stuks.
Heb je diensten geleverd? Zeg dan iets over de omvang van deze diensten, zoals het aantal uren.
Maak je een factuur voor een dienst die je hebt afgenomen bij een leverancier? Dan moet op de factuur de tekst ‘factuur uitgereikt door afnemer’ komen te staan.
Het bedrag zonder btw
Het toegepaste btw-tarief
De wettelijke eisen aan een factuur die door de Belastingdienst zijn vastgelegd, bestaan onder meer uit een aantal verplichtingen rondom het vermelden van de btw: de belasting over de toegevoegde waarde. Dat is de belasting die je betaalt over je omzet.
Ondernemers als jij moeten deze omzetbelasting verplicht afdragen aan de fiscus, maar je kunt het ook weer doorberekenen aan je klanten.
Dat kan in Nederland op drie manieren:
- Met een algemeen btw-percentage van 21%.
- Met een verlaagd btw-percentage van 9%.
- Met een nultarief van 0%.
Met het algemene toegepaste btw-tarief van 21%
De meeste organisaties werken met het algemene btw-percentage van 21%. Dit tarief geldt voor ondernemingen die diensten en goederen leveren die niet zijn vrijgesteld van de omzetbelasting én niet in aanmerking komen voor het verlaagde tarief van 9%.
👉 Zo bereken je je omzetbelasting
Met een verlaagd btw-tarief van 9%
Het verlaagde btw-percentage van 9% kun je gebruiken als jouw bedrijf hiervoor in aanmerking komt, bijvoorbeeld omdat je speciale diensten of goederen levert. Wil je weten of dat het geval is? Check dan de website van de Belastingdienst.
Met een nultarief van 0%
Het nultarief geldt voor ontvangende bedrijven die zijn vrijgesteld van de omzetbelasting. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer je een factuur stuurt naar een klant in het buitenland. Deze klant hoeft daar tenslotte geen btw af te dragen.
Factuurvereisten btw verlegd
Het kan ook zijn dat de btw wordt verlegd. Deze bijzondere regeling doet zich voor in een situatie waarbij niet jij, maar de klant btw moet afdragen over de geleverde goederen of diensten.
De eisen voor de factuur voor zzp’ers zijn in dat geval net iets anders. Je meldt dan zichtbaar de woorden btw verlegd op de plaats waar normaal gesproken het btw-percentage wordt vermeld. Verder zijn er geen aanvullende factuureisen.
Lees ook: Voorbeeld factuur btw verlegd
Het bedrag met btw
Dit is het totaalbedrag dat de klant je is verschuldigd.
Een betaaltermijn
Een betaaltermijn op een factuur vermelden is niet verplicht, maar verschaft wel extra duidelijkheid voor wanneer jouw factuur betaald moet zijn. Gebruikelijke termijnen zijn veertien of dertig dagen. Klanten moeten binnen deze betaaltermijn de factuur voldoen.
Je bedrijfsgegevens
De bedrijfsgegevens die verplicht op een factuur vermeld moeten worden, naast de aanvullende factuureisen:
- Je contact- en adresgegevens
- Je bankgegevens
- Je btw-identificatienummer
- Je KvK-nummer
Zzp’ers in de zorg moeten hier ook nog hun AGB-code en BIG-nummer aan toevoegen.
👉 Check wat er allemaal op je factuur moet staan als je zzp’er in de zorg bent
Btw-identificatienummer
De vermelding van een btw-nummer op de factuur is verplicht. Weet je niet wat het btw-identificatienummer op de factuur moet zijn? Onthoud dan dat deze altijd start met -NL.
Voorbeeld: NL123456789B01.
2. Wat moet er op een vereenvoudigde factuur staan?
Maak je een factuur voor een bedrag dat inclusief btw lager is dan €100? Of gaat het om een wijziging van de oorspronkelijke factuur? Dan kun je ervoor kiezen om een vereenvoudigde factuur te sturen.
Een vereenvoudigde factuur, soms ook wel een kleine factuur genoemd, is een versie waarbij onder meer het btw-identificatienummer ontbreekt. Hij bevat de volgende factuurvereisten.
A De factuurdatum
B Een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur
Let op: dit hoeft alleen bij een gewijzigde factuur.
C De naam en het adres van de zender
D De geleverde goederen en diensten
E Het bedrag zonder btw
F Het toegepaste btw-bedrag en -tarief
G Het bedrag met btw
Voor en na 2013
De vereenvoudigde factuur is tot stand gekomen aan de hand van een Europees wetsvoorstel dat op 1 januari 2013 in werking is getreden. Het is sinds die dag mogelijk om deze versimpelde facturen naar klanten te sturen wanneer er sprake is van een verminderde kans op fraude. Dat is, volgens het wetsvoorstel, het geval als het factuurbedrag niet boven de €100 uitkomt.
3. Wat als mijn factuur niet aan de wettelijke eisen voldoet?
Schrik niet, maar het is strafbaar om een nota die niet aan de wettelijke factuurvereisten voldoet te versturen.
Nu achten we de kans niet al te groot dat je daadwerkelijk in de bak belandt omdat je per ongeluk een nummertje verandert, maar het kan wél leiden tot een boete wanneer de Belastingdienst jouw facturen controleert. Het maximumbedrag van zo’n boete bedraagt €4.920.
Een voorbeeld van zo’n fout is het overslaan van een factuurnummer: een situatie waarbij Factuur 218 niet wordt opgevolgd door Factuur 219, maar door Factuur 220. Zo’n fout is meestal het gevolg van een vergissing, maar het kan vragen oproepen: hoe weet de Belastingdienst zeker dat jij de betaling van Factuur 219 niet stiekem gewoon hebt ontvangen?
Het kan ook zo zijn dat je per ongeluk een te hoog of juist een te laag bedrag in rekening hebt gebracht. Maak in dat geval respectievelijk een creditfactuur of een herziene factuur om de boel in ere te herstellen.
Lees ook: Een creditfactuur maken? Zo doe je het!
Veelgestelde vragen
Een factuur bevat de volgende onderdelen: Het factuurnummer, de factuurdatum, de naam en het adres van de ontvanger, de naam en het adres van de zender, de geleverde goederen of diensten, het bedrag zonder btw, het btw-bedrag en -tarief, het bedrag met btw, een betaaltermijn en je bedrijfsgegevens
De bedrijfsgegevens die verplicht op een factuur vermeld moeten worden: je contact- en adresgegevens, je bankgegevens, je btw-identificatienummer en je KvK-nummer. Zzp’ers in de zorg moeten hier ook nog hun AGB-code en BIG-nummer aan toevoegen.
Het is strafbaar om een factuur die niet aan de wettelijke eisen voldoet te versturen. Dit kan je een boete van maximaal €4.920 opleveren.
