Teveel uur. Te weinig producten. Een verkeerd bedrag. We onderscheiden verschillende fouten die ervoor kunnen zorgen dat jouw factuur aan de klant niet klopt. Hoe je dit rechtzet? Leggen we allemaal uit!
Het kan altijd voorkomen dat je jouw klant per ongeluk trakteert op een foute factuur. Je kunt bijvoorbeeld een aantal diensten, goederen of uren vergeten – of er juist teveel in rekening brengen. Het is ook mogelijk dat je een korting niet hebt verrekend – of juist teveel korting hebt weggegeven.
Lees ook: Urenregistratie handmatig of met een app. Wat is beter?
👉 Vergelijk hier de beste urenregistratie-apps voor zzp’ers
De reden achter een verkeerde factuur maakt eigenlijk niet zoveel uit. Een fout is tenslotte een fout. En zo’n fout wil je uiteraard herzien, want het is natuurlijk niet de bedoeling dat de klant teveel betaalt…
…oh – en we denken zomaar dat jijzelf ook niet zit te wachten op een onvolledige betaling. Herstellen, dus!
👉 Dit zijn de beste goedkoopste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers
Mag ik een factuur zomaar aanpassen?
De vraag blijft – is het de bedoeling dat je verzonden facturen zomaar aanpast?
Goed nieuws: dat mag.
Dat komt doordat een factuur geen wettelijk bindend document is. Het is namelijk een betaalverzoek aan de klant.
Om het wat formeler te verwoorden: de factuur ligt ten grondslag aan een onderliggende overeenkomst die schriftelijk óf mondeling is gemaakt. De factuur komt dus voort uit deze overeenkomst. Een fout op de factuur verandert niets aan de gemaakte afspraak. Die geldt tenslotte nog steeds: jij zou een product of dienst leveren tegenover een afgesproken prijs.
De foutieve factuur mag dus worden herzien conform deze afspraak. Een klant moet verplicht het restant betalen als er te weinig in rekening is gebracht. Omgekeerd geldt precies hetzelfde. Breng je teveel in rekening en heeft de klant al betaald? Dan moet je dit bedrag verplicht terugstorten.
Wettelijke vereisten
Wat niet is toegestaan? Dezelfde uitgereikte factuur opnieuw sturen, maar dan met een ander bedrag.
Dat heeft te maken met de eis van de Belastingdienst. De fiscus stelt namelijk dat iedere factuur uniek moet zijn – met een uniek factuurnummer.
Vermijd dus situaties waarbij er twee facturen met hetzelfde factuurnummer rondgaan.
Hoe corrigeer ik een factuur?
Hoe je een foutieve factuur corrigeert, is afhankelijk van het feit of je teveel óf te weinig in rekening hebt gebracht. We gaan er hieronder verder op in.
Een factuur corrigeren wanneer je te weinig in rekening hebt gebracht
Heb je op de eerste factuur een fout gemaakt door een te laag bedrag in rekening te brengen? Zorg dan voor een herziene factuur.
???? Vind hier alle wettelijke factuurvereisten met voorbeelden!
Wanneer je een factuur herziet, moet je aan de klant helder maken dat de originele factuur is gewijzigd. Je moet dit vervolgens ook voor je eigen administratie duidelijk maken. Dit zorgt voor inzicht en voorkomt gedoe wanneer je de juiste factuur enige tijd later nog eens nodig hebt, bijvoorbeeld bij je belastingaangiftes.
Zo maak je een herziene factuur:
- Wijzig het woord factuur naar herziene factuur.
- Pas de datum van de herziene factuur aan.
- Geef de herziene factuur hetzelfde factuurnummer, maar voeg hier een H aan toe. Dit voorkomt problemen met de eisen van de Belastingdienst. Factuur 1643 wordt bijvoorbeeld Factuur 1643H.
- Markeer welke wijzigingen zijn aangebracht op de factuur. Dit kun je bijvoorbeeld doen door de kleur, grootte of opmaak (vetgedrukt, cursief of onderstreept) van de letters te veranderen.
- Verleng de betalingstermijn indien nodig en pas de uiterste betaaldatum aan.
- Maak per mail of via een brief duidelijk wat er is veranderd en waarom.
Een andere optie is om een compleet nieuwe factuur te sturen. Je stuurt dan een extra factuur met een eigen factuurnummer. Je kan op de factuur zelf duidelijk maken dat het om een additionele bedrag gaat van de oorspronkelijke factuur.
Een factuur corrigeren wanneer je teveel in rekening hebt gebracht
Heb je op de eerste factuur juist een te hoog bedrag in rekening gebracht? Maak dan een creditfactuur.
Een creditfactuur is een verlaging of kwijtschelding van het foutieve factuurbedrag op de oorspronkelijke factuur. Op de creditfactuur staat dus een vermelding van de negatieve bedragen en dit zorgt ervoor dat je btw en je administratie weer kloppen.
Zo maak je een creditfactuur:
- Maak een nieuwe factuur en zorg ervoor dat deze, net als alle andere facturen, voldoet aan de factuurvereisten.
- Wijzig het woord factuur naar creditfactuur.
- Geef de creditfactuur een nieuw factuurnummer – alsof het gewoon een nieuwe factuur is. Factuur 1643 wordt bijvoorbeeld opgevolgd door Creditfactuur 1644.
- Vul als bedrag de betreffende correctie in. Dit is altijd een negatief bedrag.
- Vergeet niet de btw te crediteren waneer de oorspronkelijke factuur btw bevatte. Dit wordt dan ook een negatief bedrag.
- Verwijs in de omschrijving naar het oorspronkelijke factuurnummer en leg uit waarom er een deel wordt gecrediteerd.
- Heeft de klant de oorspronkelijke factuur nog niet betaald? Vermeld dan op de creditfactuur dat de klant deze mag verrekenen met de oorspronkelijke factuur.
???? Leer hier stap voor stap hoe je een creditfactuur maakt!
Hoe zit het met de factuurnummering?
We noemden het net al even, maar een herziene factuur mag nooit hetzelfde factuurnummer hebben als de oorspronkelijke variant.
Vermeld hier bij een herziene factuur (een gecorrigeerde factuur wanneer je te weinig in rekening hebt gebracht) een H aan toe. Factuur 1643 wordt hierdoor Factuur 1643H.
Geef een creditfactuur (een gecorrigeerde factuur wanneer je teveel in rekening hebt gebracht) een opeenvolgend factuurnummer. Factuur 1643 wordt hierdoor Creditfactuur 1644.
Binnen welke termijn mag ik een factuur nog wijzigen?
Een factuur aanpassen mag totdat de factuur is verjaard. De termijn daarvan ligt bij producten meestal op twee jaar en bij diensten meestal op vijf jaar.
Veelgestelde vragen
Je mag een factuur zomaar aanpassen, maar je moet deze wél voorzien van een uniek factuurnummer.
Een factuur waarmee te weinig in rekening is gebracht, corrigeer je met een herziene factuur. Een factuur waarmee teveel in rekening is gebracht, corrigeer je met een creditfactuur.