Gebruik je jouw auto voor werk of de zaak? Dan heb je een rittenregistratie – ook wel kilometerregistratie genoemd – nodig om je zakelijke ritten bij te houden. Waarom dat belangrijk is?
- Met een kilometerregistratie heb je recht op € 0,21 belastingvrije kilometervergoeding per kilometer als zzp’er/ondernemer
- Of, heb je een auto van de zaak die je niet privé wil rijden? Bijvoorbeeld als werknemer? Dan hoef je geen bijtelling te betalen als je maximaal 500 privé kilometers rijdt en een rittenadministratie bijhoudt.
Je bespaart al snel een paar honderd euro aan belasting met een kloppende km registratie. Excel is daarvoor erg makkelijk. In ons excel template worden alle totalen automatisch berekend, waardoor jij alleen de kilometerstand hoeft in te voeren.
Onze rittenadministratie excel template is gratis te downloaden voor jou!
Download gratis rittenadministratie in excel
Hieronder is onze rittenadministratie in excel gratis te downloaden, die je voor jouw rittenregistratie kan gebruiken en die aan alle verplichte vereisten voldoet.
Het enige wat jij nog hoeft te doen, is te zorgen dat je kilometerregistratie sluitend is.
Handiger nog is om online je rittenadministratie bij te houden, bijvoorbeeld via je smartphone. Een online tool die wij erg fijn vinden in gebruik is Rompslomp Kilometerregistratie . Je hoeft alleen je begin- en eindbestemming aan te geven, de afstanden worden automatisch uitgerekend. De uren kan je ook toewijzen aan klanten of projecten zodat je een duidelijk overzicht hebt van waar en waarvoor je gereden hebt. De kilometers kan je vervolgens automatisch doorzetten naar de factuur.
Kilometerregistratie Excel downloaden
Of snel & makkelijk online kilometerregistratie bijhouden.
Verplichte vereisten bij rittenregistratie
In de kilometerregistratie moeten een aantal zaken verplicht voldoen, anders is deze niet geldig. De door ons gemaakte excel sheet voldoet hier allemaal aan. Dit betreffen de volgende punten:
- het merk van de auto;
- het type van de auto;
- het kenteken van de auto;
- de periode waarin je de auto tot jouw beschikking hebt;
- de ritgegevens;
Ritgegevens
De ritgegevens omvatten de volgende gegevens en moeten bij elke rit in de rittenadministratie vermeld worden:
- de datum van de rit;
- de begin- en eindstand van de kilometerteller;
- het adres van vertrek en het aankomstadres;
- de gereden route, als je niet de meest gebruikelijke route hebt gereden
- of het een privérit is of een zakelijke rit
- de privé-omrijkilometers als u tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers en privékilometers rijdt
Bestelauto’s en rij-instructeurs
Is de auto van de zaak een bestelauto, dan mag je onder bepaalde voorwaarden een vereenvoudigde rittenadministratie in excel voeren. Dit geldt ook als je rij-instructeur bent, anders wordt de kilometerregistratie wel erg ingewikkeld.
Houd je rittenadministratie bij per kalenderjaar
De rittenadministratie moet bijgehouden worden op basis van kalenderjaarbasis.
- Voor de 21 cent regel voor zzp kilometervergoeding loopt je km registratie dan netjes samen met je inkomstenbelasting.
- Voor de auto op de zaak zonder bijtelling Dit betekent dat de 500 privékilometers die je maximaal mag rijden, gelden van 1 januari tot en met 31 december.
Rittenregistratie voor auto op de zaak voor werknemers
Je moet een rittenadministratie bijgehouden als je een auto van de zaak hebt, die je niet privé wil rijden. Je hoeft hierover dan geen bijtelling te betalen.
Als je je auto niet het gehele jaar in bezit hebt, dan moet de kilometerregistratie herleid worden naar een kalenderjaar.
Als je bijvoorbeeld de auto pas per 1 oktober in bezit krijgt, dan heeft het jaar nog 3 maanden. Stel je rijdt tussen 1 oktober en 31 december 100 privékilometers, dan moeten deze omgerekend worden naar een kalenderjaar. Dat betekend dat de 100 kilometers gedeeld worden door 3/12 (3 maanden van 12 totaal in een jaar) = 400. Op een kalenderjaar zou je dus 400 privékilometers rijden, dat valt binnen de grens van 500 en is er dus niets aan de hand. Het is dus opletten dat als je de auto van de zaak niet het gehele jaar rijdt, de grens van 500 privékilometers ook omlaag gaat.
Omdat de belastingdienst zeker wil weten dat je de auto van de zaak niet privé gebruikt, moet je een verklaring geen privégebruik auto afgeven en daarnaast een sluitende en controleerbare rittenadministratie bijhouden.
Als je een verklaring geen privégebruik auto tekent, mag je met die auto maximaal 500 privékilometer rijden op jaarbasis, alle andere kilometers in de kilometerregistratie moeten allemaal zakelijke kilometers zijn. Kom je over deze grens heen? Dan verplicht de belastingdienst je om alsnog bijtelling te betalen over het kalenderjaar waarop de kilometers betrekking hebben.
