Rittenadministratie en kilometerregistratie in excel

Met een rittenregistratie, ook wel kilometerregistratie genoemd, kun je de belastingdienst bewijzen dat je niet meer dan 500 privékilometers gereden hebt. Een rittenadministratie moet bijgehouden worden als je een auto van de zaak hebt, die je niet privé wil rijden. Je hoeft hierover dan geen bijtelling te betalen. Omdat de belastingdienst zeker wil weten dat je de auto van de zaak niet privé gebruikt, moet je een verklaring geen privégebruik auto afgeven en daarnaast een sluitende en controleerbare rittenadministratie bijhouden. Als je een verklaring geen privégebruik auto tekent, mag je met die auto maximaal 500 privékilometer rijden op jaarbasis, alle andere kilometers in de kilometerregistratie moeten allemaal zakelijke kilometers zijn. Kom je over deze grens heen? Dan verplicht de belastingdienst je om alsnog bijtelling te betalen over het kalenderjaar waarop de kilometers betrekking hebben.

Het is dus belangrijk om een goede rittenadministratie bij te houden. Het makkelijkst is om dit in Excel te doen. In excel kan je totalen namelijk automatisch laten berekenen en invoeren kost weinig tijd. Wij hebben een excel template gemaakt voor jouw rittenadministratie die gratis te downloaden is.

Download gratis rittenadministratie in excel

Hieronder is een rittenadministratie in excel gratis te downloaden, die je voor jouw rittenregistratie kan gebruiken en die aan alle verplichte vereisten voldoet. Het enige wat jij nog hoeft te doen, is te zorgen dat je kilometerregistratie sluitend is.

Handiger nog is om online je rittenadministratie bij te houden, bijvoorbeeld via je smartphone. Een online tool die wij erg fijn vinden in gebruik is Rompslomp Kilometerregistratie. Je hoeft alleen je begin- en eindbestemming aan te geven, de afstanden worden automatisch uitgerekend. De uren kan je ook toewijzen aan klanten of projecten zodat je een duidelijk overzicht hebt van waar en waarvoor je gereden hebt. De kilometers kan je vervolgens automatisch doorzetten naar de factuur.
pdf
Kilometerregistratie Excel

 

Verplichte vereisten bij rittenregistratie

In de kilometerregistratie moeten een aantal zaken verplicht voldoen, anders is deze niet geldig. De door ons gemaakte excel sheet voldoet hier allemaal aan. Dit betreffen de volgende punten:

  • het merk van de auto;
  • het type van de auto;
  • het kenteken van de auto;
  • de periode waarin je de auto tot jouw beschikking hebt;
  • de ritgegevens;

Ritgegevens

De ritgegevens omvatten de volgende gegevens en moeten bij elke rit in de rittenadministratie vermeld worden:

  • de datum van de rit;
  • de begin- en eindstand van de kilometerteller;
  • het adres van vertrek en het aankomstadres;
  • de gereden route, als je niet de meest gebruikelijke route hebt gereden
  • of het een privérit is of een zakelijke rit
  • de privé-omrijkilometers als u tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers en privékilometers rijdt

Bestelauto’s en rij-instructeurs

Is de auto van de zaak een bestelauto, dan mag je onder bepaalde voorwaarden een vereenvoudigde rittenadministratie in excel voeren. Dit geldt ook als je rij-instructeur bent, anders wordt de kilometerregistratie wel erg ingewikkeld. Kijk hier voor de rittenregistratie voor bestelauto’s of de rittenregistratie voor rij-instructeurs.

Is rittenadministratie je te veel werk om bij te houden? Je kan er ook voor kiezen om voordelig een auto te huren. Deze kosten kan je zakelijk aftrekken. Bekijk hier recente autohuur ervaringen.

Kalenderjaarbasis

De rittenadministratie moet bijgehouden worden op basis van kalenderjaarbasis. Dit betekent dat de 500 privékilometers die je maximaal mag rijden, gelden van 1 januari tot en met 31 december. Als je je auto echter niet het gehele jaar in bezit hebt, dan moet de kilometerregistratie herleid worden naar een kalenderjaar.

statisticsPoll van deze week
Hoeveel kost jouw boekhouder?
Je ziet de antwoorden van iedereen nadat je gestemd hebt poll

Als je bijvoorbeeld de auto pas per 1 oktober in bezit krijgt, dan heeft het jaar nog 3 maanden. Stel je rijdt tussen 1 oktober en 31 december 100 privékilometers, dan moeten deze omgerekend worden naar een kalenderjaar. Dat betekend dat de 100 kilometers gedeeld worden door 3/12 (3 maanden van 12 totaal in een jaar) = 400. Op een kalenderjaar zou je dus 400 privékilometers rijden, dat valt binnen de grens van 500 en is er dus niets aan de hand. Het is dus opletten dat als je de auto van de zaak niet het gehele jaar rijdt, de grens van 500 privékilometers ook omlaag gaat.

1 Reactie

  1. Zelf maakte in ook gebruik van een excel template, maar sinds kort ben ik overgestapt op een kilometer app. Ik ben er super tevreden over, het gemak en de tijd die je ermee bespaart is erg fijn! Het enige dat je hoeft te doen is de app starten bij vertrek en stoppen bij aankomst. Vervolgens geef je aan of de rit privé of zakelijk is en klaar!

Reactie toevoegen

Navigeer