Rittenadministratie of kilometerregistratie maken? Gratis excel template

Gebruik je jouw auto voor werk of de zaak? Dan heb je een rittenregistratie – ook wel kilometerregistratie genoemd – nodig om je zakelijke ritten bij te houden. Waarom dat belangrijk is?

• Met een kilometerregistratie heb je recht op € 0,23 belastingvrije kilometervergoeding per kilometer als zzp’er/ondernemer
• Of, heb je een auto van de zaak die je niet privé wil rijden? Bijvoorbeeld als werknemer? Dan hoef je geen bijtelling te betalen als je maximaal 500 privé kilometers rijdt en een rittenadministratie bijhoudt. 

Je bespaart al snel een paar honderd euro aan belasting met een kloppende km registratie. Excel is daarvoor erg makkelijk. In ons excel template worden alle totalen automatisch berekend, waardoor jij alleen de kilometerstand hoeft in te voeren.

Onze rittenadministratie excel template is gratis te downloaden voor jou!

Download gratis rittenadministratie in excel

Hieronder is onze rittenadministratie in excel gratis te downloaden, die je voor jouw rittenregistratie kan gebruiken en die aan alle verplichte vereisten voldoet. 

Het enige wat jij nog hoeft te doen, is te zorgen dat je kilometerregistratie sluitend is. 

Handiger nog is om online je rittenadministratie bij te houden, bijvoorbeeld via je smartphone. Een online tool die wij erg fijn vinden in gebruik is Rompslomp Kilometerregistratie . Je hoeft alleen je begin- en eindbestemming aan te geven, de afstanden worden automatisch uitgerekend. De uren kan je ook toewijzen aan klanten of projecten zodat je een duidelijk overzicht hebt van waar en waarvoor je gereden hebt. De kilometers kan je vervolgens automatisch doorzetten naar de factuur.

Kilometerregistratie Excel downloaden

Of snel & makkelijk online kilometerregistratie bijhouden.

Verplichte vereisten bij rittenregistratie

In de kilometerregistratie moeten een aantal zaken verplicht voldoen, anders is deze niet geldig. De door ons gemaakte excel sheet voldoet hier allemaal aan. Dit betreffen de volgende punten:

• het merk van de auto;
• het type van de auto;
• het kenteken van de auto;
• de periode waarin je de auto tot jouw beschikking hebt;
• de ritgegevens;

Ritgegevens

De ritgegevens omvatten de volgende gegevens en moeten bij elke rit in de rittenadministratie vermeld worden:

• de datum van de rit;
• de begin- en eindstand van de kilometerteller;
• het adres van vertrek en het aankomstadres;
• de gereden route, als je niet de meest gebruikelijke route hebt gereden
• of het een privérit is of een zakelijke rit
• de privé-omrijkilometers als u tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers enprivékilometers rijdt

Bestelauto’s en rij-instructeurs

Is de auto van de zaak een bestelauto, dan mag je onder bepaalde voorwaarden een vereenvoudigde rittenadministratie in excel voeren. Dit geldt ook als je rij-instructeur bent, anders wordt de kilometerregistratie wel erg ingewikkeld. 

Houd je rittenadministratie bij per kalenderjaar

De rittenadministratie moet bijgehouden worden op basis van kalenderjaarbasis. 

• Voor de 23 cent regel voor zzp kilometervergoeding loopt je km registratie dan netjes samen met je inkomstenbelasting.
• Voor de auto op de zaak zonder bijtelling Dit betekent dat de 500 privékilometers die je maximaal mag rijden, gelden van 1 januari tot en met 31 december. 

Rittenregistratie voor auto op de zaak voor werknemers

Je moet een rittenadministratie bijgehouden als je een auto van de zaak hebt, die je niet privé wil rijden. Je hoeft hierover dan geen bijtelling te betalen.

Als je je auto niet het gehele jaar in bezit hebt, dan moet de kilometerregistratie herleid worden naar een kalenderjaar.

Als je bijvoorbeeld de auto pas per 1 oktober in bezit krijgt, dan heeft het jaar nog 3 maanden. Stel je rijdt tussen 1 oktober en 31 december 100 privékilometers, dan moeten deze omgerekend worden naar een kalenderjaar. Dat betekend dat de 100 kilometers gedeeld worden door 3/12 (3 maanden van 12 totaal in een jaar) = 400. Op een kalenderjaar zou je dus 400 privékilometers rijden, dat valt binnen de grens van 500 en is er dus niets aan de hand. Het is dus opletten dat als je de auto van de zaak niet het gehele jaar rijdt, de grens van 500 privékilometers ook omlaag gaat.

Omdat de belastingdienst zeker wil weten dat je de auto van de zaak niet privé gebruikt, moet je een verklaring geen privégebruik auto afgeven en daarnaast een sluitende en controleerbare rittenadministratie bijhouden. 

Als je een verklaring geen privégebruik auto tekent, mag je met die auto maximaal 500 privékilometer rijden op jaarbasis, alle andere kilometers in de kilometerregistratie moeten allemaal zakelijke kilometers zijn. Kom je over deze grens heen? Dan verplicht de belastingdienst je om alsnog bijtelling te betalen over het kalenderjaar waarop de kilometers betrekking hebben.

1. Is een rittenregistratie verplicht?

Rij je in een auto van de zaak die je niet voor privézaken gebruikt? Zorg dan voor een sluitende rittenregistratie om al je zakelijke ritten bij te houden.

Deze rittenregistratie zorgt er namelijk voor dat je bij de Belastingdienst kunt aantonen dat je minder dan 500 privé kilometers per jaar rijdt. Je hoeft dan geen bijtelling te betalen.

Het is in die zin dus niet verplicht om kilometers te registreren, maar het voorkomt wel een hoop gedoe – lees: kosten. In één oogopslag heb je inzicht in alle gereden kilometers. Met het aanbod aan handige apps kun je bovendien snel en makkelijk je online kilometerregistratie bijhouden.

Lees ook: Zakelijke autoverzekeringen vergelijken? Een fluitje van een cent!
👉 Kilometerregistratie Excel downloaden

Lees ook: Wat is slimmer: een auto op de zaak of privé?

3. Hoe controleert de Belastingdienst mijn kilometerregistratie?

‘Dat is allemaal leuk en aardig, maar ik rij gewoon meer dan 500 privékilometers hoor. Dat ene extra ritje naar de supermarkt kan er best nog wel bij.’

Ons advies? Doe maar niet.

De Belastingdienst heeft namelijk allemaal trucs om je kilometerregistratie te controleren. Dat doen ze bijvoorbeeld door kentekens te scannen. De fiscus bekijkt daarna of de eigenaar wel of geen bijtelling gebruikt. Dat kan resulteren in lelijke boetes. Niet doen, dus.

6. Hoe maak ik een kilometerregistratie?

Een kilometerregistratie maken kan grofweg op drie manieren:

• Handmatig
• Met behulp van Excel
• Met behulp van een rittenregistratie-app

Handmatig bijhouden

Veel zzp’ers houden hun gereden ritten nog altijd bij met een potlood en een kladblok, welke ze in het dashboardkastje bewaren. Het lijkt ons overbodig om te melden dat we dit niet adviseren. Onnauwkeuriger kan bijna niet. Niet doen.

Met behulp van Excel

Het is al veel beter om voor je rittenadministratie een Excel-template te gebruiken. Kies dan wél voor een template dat aan alle hierboven genoemde eisen voldoet.

Download gratis rittenadministratie in excel

Onze kilometerregistratie Excel formulier downloaden doe je hier – gratis. Dit Excel formulier bevat alle vereiste velden voor een sluitende rittenregistratie.

In dit template worden alle totalen automatisch berekend, waardoor jij alleen de kilometerstand hoeft in te voeren. Het enige wat jij verder nog moet doen, is zorgen dat je kilometerregistratie sluitend is. Als je de kilometerregistratie Excel formulier gebruikt, maak dan voor elke maand een apart mapje aan, zo houd je gemakkelijk per maand je ritten bij. 

Met behulp van een rittenregistratie-app

Het is misschien wel nóg handiger om al je ritten online bij te houden. Daar bestaat tenslotte verschillende tools voor.

Wij zijn bijvoorbeeld erg te spreken over de app van Cartracker: een slimme manier van online een kilometerregistratie bijhouden.

We vinden het boekhoudpakket van Rompslomp hiervoor ook erg geschikt. Deze bevat namelijk een kilometerregistratie. Je hoeft daarmee alleen maar je begin- en eindstanden aan te geven. De bijbehorende afstanden worden dan automatisch voor je berekend.

Het is met Rompslomp ook mogelijk om uren toe te wijzen aan klanten of projecten, zodat je een duidelijk overzicht hebt van waar en waarvoor je hebt gereden. Deze kilometers kun je dan vervolgens automatisch doorzetten naar je factuur.

👉 Check hier onze review van Rompslomp!