Search for:

Wat zijn representatiekosten?

Representatiekosten zijn kosten die je als ondernemer maakt om jouw zaak goed te presenteren, waar geen directe tegenprestatie aan verbonden is. Denk bijvoorbeeld aan feestjes, etentjes en zakelijke kleding.

In beginsel zijn kosten aftrekbaar. De belastingdienst stelt echter grenzen aan de aftrekbaarheid van representatiekosten. Er is namelijk geen directe tegenprestatie aan verbonden, waardoor de belastingdienst de zakelijkheid van representatiekosten in twijfel trekt. Daarom is er besloten om deze kosten deels aftrekbaar te maken.

Voorbeelden van representatiekosten

Representatiekosten is een verzamelwoord, dat diverse verschillende kosten omvat. De belastingdienst specificeert niet exact wat zij bedoelt met representatie. Omdat niet precies vastligt wat allemaal onder representatie valt, kan hier enigszins flexibel mee omgegaan worden en is er een discussie aan te gaan met de belastingdienst als je goed kan onderbouwen waarom het representatie is.

Kosten die in ieder geval als representatiekosten aangemerkt worden, zijn:

  • Zakelijke lunches en diners
  • Organisatiekosten van zakelijke feesten en evenementen
  • Bijdragen aan feesten en evenementen
  • Relatiegeschenken
  • Congressen en recepties

Geen representatiekosten

Kosten die de belastingdienst in ieder geval niet als representatie ziet, zijn:

  • Kleding (met uitzondering van bedrijfskleding met opdruk van logo)
  • Persoonlijke verzorging
  • Vaartuigen voor representatieve doeleinden

Aftrekbaarheid representatiekosten

De belastingdienst heeft bepaald dat representatiekosten beperkt aftrekbaar zijn van de winst. Ze vallen onder de gemengde kosten. Er zijn twee manieren om deze kosten te verwerken in de administratie.

  1. Je kan de drempel van € 4.700 (2020) gebruiken. De eerste € 4.700 aan beperkt aftrekbare kosten zijn niet aftrekbaar. Alle beperkt aftrekbare kosten boven deze drempel zijn aftrekbaar.
  2. 80% van de beperkt aftrekbare kosten aftrekken

Maak aan het eind van het jaar de berekening, wat voor jou het voordeligst is, de dremepl toepassen of 80%. In veel gevallen van kleine ondernemers en zzp’ers is de 80% aftrekbaarheid voordeliger. Pas wanneer je voor meer dan € 23.500 aan kosten maakt voor voedsel, drank, genotmiddelen, representatie, congressen, seminars, studiereizen en dergelijke (alle gemengde kosten) is de drempel namelijk pas voordeliger. Boven dit bedrag komen de meeste zzp’ers niet.

Tip: Wanneer de beperkt aftrekbare kosten hoger zijn dan € 23.500 is het voordeliger om voor de drempel te kiezen.

Representatie of reclame

Er zijn veel overeenkomsten tussen reclamekosten en representatiekosten.

Geef je bijvoorbeeld een bijdrage aan een evenement of sportclub, ten behoeve van representatie? Dan is het voordelig om een kleine tegenprestatie te bedingen, waardoor de kosten gezien worden als reclamekosten.

Kosten voor reclame zijn – in tegenstelling tot representatiekosten – volledig aftrekbaar, waardoor je meer kosten op kan voeren, je minder winst hebt en dus minder inkomstenbelasting betaalt.

Een tegenprestatie kan bedongen worden in de vorm van een vermelding van jouw bedrijfsnaam of logo in de brochure of folder van het betreffende evenement, of een vermelding op de website. Maar je kan ook denken aan een opdruk op de shirts van de sportclub of een spandoek of reclamebord.

Wanneer je de kosten als reclamekosten wil verantwoorden in jouw administratie, vraag dan altijd een factuur, anders zal de belastingdienst alsnog niet akkoord gaan.

Rekenvoorbeeld: representatiekosten met drempel berekenen

Stel je geeft in een jaar €8.000 uit aan representatie. Alleen de kosten die bóven het drempelbedrag uitkomen zijn aftrekbaar. €3.300 mag je dus als kosten opvoeren. De overige €4.700 (drempelbedrag) mag je niet aftrekken.

Rekenvoorbeeld: representatiekosten met 80% regel berekenen

Stel je geeft in een jaar €8.000 uit aan representatie kosten. 80% daarvan is aftrekbaar. €6.400 mag je dan als kosten opvoeren. De overige 20% (€1.600) mag je niet aftrekken.

Is de BTW op representatiekosten aftrekbaar?

Dat hangt af wat voor soort representatiekosten je maakt. Sponsor je een vereniging? Dan wordt er überhaupt geen btw gerekend, een vereniging is namelijk niet btw plichtig.

BTW op eten en drinken in een horecagelegenheid is nooit aftrekbaar. Die mag je dus niet terugvragen. Stel de lunch was €50 inclusief btw, dan kan je € 40 (80% van totaalbedrag) aftrekken.

Maar let op, want het komt heel nauw! Als je een cateraar inhuurt, hangt het van de feiten en omstandigheden af. Als consumpties worden genuttigd in een niet apart daarvoor ingerichte ruimte, is de btw aftrekbaar. Terwijl de btw niét aftrekbaar is als je een speciale ruimte hebt voor lunch, er een tafel bijzet.

Geef je een relatiegeschenk? Dan is de btw in principe aftrekbaar (tenzij de begunstigde de btw niet kan terugvragen als hij dat geschenk zélf zou kopen).

De regels omtrent representatiekosten zijn best ingewikkeld zoals je merkt. Ik help zzp’ers al jaren met hun boekhouding en besparen op belastingen. Heb je een vraag? Stel jouw vraag hier aan mij.

Andere beperkt aftrekbare kosten

Representatiekosten zijn zoals hierboven weergegeven, beperkt aftrekbare kosten, ook wel gemengde kosten genoemd. Naast representatiekosten zijn ook een aantal andere kosten beperkt aftrekbaar. Hier vallen onder:

  • Voedsel, drank en genotmiddelen
  • congressen
  • seminars
  • studiereizen
  • reis- en verblijfskosten

Veel bespaarmogelijkheden

Representatiekosten zijn een grijs gebied. Daarom zijn er legio mogelijkheden om de regelgeving in jouw voordeel te laten werken. Veel kosten kunnen tóch opgevoerd worden door slim met de regels om te gaan.

Wil je een gekwalificeerde boekhouder die jou meer belastinggeld bespaart dan dat hij kost? Laat mij je helpen bij het vinden van een geschikte boekhouder.

Krijg toegang tot ons exclusieve hand-geselecteerde netwerk van gekwalificeerde boekhouders. Geen grijze muizen, wél moderne boekhouders die jou meer geld besparen dan kosten. Vul hier jouw wensen in (2 minuten) en we matchen jou met 3 geschikte boekhouders uit ons netwerk.

Wil je een gekwalificeerde boekhouder die jou meer belastinggeld bespaart dan dat hij kost? Laat mij je helpen bij het vinden van een geschikte boekhouder.

Over de jaren heen hebben wij een netwerk opgebouwd van gekwalificeerde boekhouders die ik aanraad voor zzp’ers. Wil je toegang tot ons netwerk? Vul hier jouw wensen in (2 minuten) en we matchen jou met 3 geschikte boekhouders uit ons netwerk.

Zzp’ers die hun boekhouder via ons netwerk vinden, besparen gemiddeld 40% op hun boekhouder. De aanvraag duurt 2 minuten en is gratis & vrijblijvend. 

Auteur

Ik reis de wereld rond, groei mijn eigen zzp business, en help andere zzp’ers hun business te groeien. Afhankelijk van het moment waarop je vraagt wat ik doe, ben ik op een motor aan het touren in Bali, aan het zeilen op de Caribische zee, of aan het bungee jumpen in Nieuw Zeeland. Sinds 2,5 jaar reis ik de wereld rond terwijl ik werk aan mijn zzp business.

Schrijf een reactie