Hoeft jouw klant, om welke reden dan ook, niet langer een eerder verstuurde factuur te betalen? Stuur hem of haar dan een creditfactuur – ook wel een creditnota genoemd. Hiermee leg je de kwijtschelding vast op papier. Je klant hoeft dit bedrag dus niet te betalen. We vertellen je hieronder hoe je een creditnota maakt.
In dit artikel
- Wat is een creditfactuur?
- Welke gegevens moeten er op een creditfactuur staan?
- Wanneer stuur ik een creditfactuur?
- Hoe maak ik een creditfactuur?
- Hoe verstuur ik een creditfactuur?
Veelgestelde vragen
Wat is een creditfactuur?
Heb jij een foutje gemaakt op de factuur? Vaak is dan de vraag: hoe moet ik deze fout op een correcte wijze herstellen? Nadat de definitieve factuur is gemaakt en verstuurd naar de klant, kan het gebeuren dat je een fout moet herstellen. Dan stuur je een nieuwe factuur met een negatief bedrag – een creditnota.
Een creditnota, ook wel een creditfactuur genoemd, is een nieuwe factuursoort waarmee een eerder in rekening gebracht bedrag, of een deel daarvan, wordt kwijtgescholden. Je stuurt dit soort negatieve facturen naar klanten die bepaalde bedragen niet meer hoeven te betalen.
Creditnota voorbeeld
Wil je een creditnota in het Nederlands maken? Gebruik dan het voorbeeld hieronder:
Heb je creditfactuur in het Engels nodig? Dit is een goed voorbeeld:
Welke gegevens moeten er op een creditfactuur staan?
Creditfacturen maken is niet heel lastig. Ze bevatten namelijk bijna dezelfde onderdelen als een normale factuur. De indeling is in principe hetzelfde. Alleen met een creditfactuur geef je aan dat je klant de eerder ontvangen factuur niet of niet volledig hoeft te betalen.
Het grote verschil hierbij is dat de vermelde bedragen negatief zijn. Met een minteken ervoor, dus.
Het is daarnaast een optie om het woordje Factuur te veranderen in Creditfactuur. Dit is niet verplicht.
Lees ook: Deze gegevens moeten op een factuur staan
Lees ook: Zo ziet een goede offerte eruit
1. Het logo van je bedrijf
Klanten moeten in één keer zien dat facturen en offertes van jouw onderneming komen. Dat is voor een creditfactuur niet anders. Voeg daarom zéker je logo toe en verwerk alle andere elementen van je huisstijl ook in het document, bijvoorbeeld je huiskleuren.
2. De naam- en adresgegevens van de klant
Vermeld de complete bedrijfsnaam of de geregistreerde handelsnaam én het volledige vestigingsadres.
3. Je eigen naam- en adresgegevens
Noem ook je bedrijfsnaam, je eigen naam en het vestigingsadres van je bedrijf op de creditnota.
4. De datum
De datum waarop je creditfactuur is gemaakt.
5. Een uniek factuurnummer
Kies voor een opeenvolgend en origineel nummer en niet voor het nummer van de oorspronkelijke factuur.
Voorbeeld: hoeft een klant Factuur 022 niet meer te betalen? Geef je creditfactuur dan niet het nummer 022, maar 023 mee – als dat het opeenvolgende nummer is.
6. De geleverde diensten en producten
Noem hier welke diensten of producten je hebt geleverd. Vermeld hierbij de bedragen die de klant terugkrijgt.
Gaat het om het gehele bedrag? Neem dan de bedragen van de oorspronkelijke factuur over en zet voor al deze bedragen een minnetje om ze negatief te maken.
Krijgt de klant een deel van de bedragen toe verrekend? Vermeld dan de bedragen die de klant terugkrijgt – wederom voorzien van een minnetje.
Creditnota’s en btw
Een creditfactuur bevat uitsluitend negatieve bedragen – met een minnetje ervoor. Dat geldt dus ook voor het btw-bedrag.
7. Je bedrijfsgegevens
Een creditfactuur moet, net als een gewone factuur, je bedrijfsgegevens bevatten. Deze hebben we – in ons credit nota voorbeeld – onderaan de pagina gezet, maar ze kunnen in principe overal worden geplaatst.
Het gaat om de volgende gegevens:
- Je bankgegevens
- Je btw identificatienummer
- Je Kamer van Koophandel-nummer (KvK-nummer)
Waarom niet de bestaande factuur wijzigen of verwijderen?
Heb je een foutje gemaakt of moet er iets verrekend worden? Wil je dan niet liever gewoon aan de huidige factuur tornen en het verschil overmaken? Slecht nieuws: dat mag niet.
Voor facturen geldt namelijk – gemaakt is gemaakt. Verstuurde facturen mogen niet meer worden gewijzigd of verwijderd. Daarom maken we creditnota’s, waarin latere veranderingen worden rechtgezet.
Het opstellen van creditnota’s heeft desondanks verschillende voordelen. De klant kan deze op de juiste manier in zijn of haar boekhouding verwerken en jullie hebben beiden een concreet bewijs in handen van wat er precies is gebeurd.
Je hoeft de originele factuur bovendien niet te verwijderen. Creditnota’s krijgen, zoals je inmiddels weet, een opeenvolgend nummer in je eigen administratie.
Wanneer stuur ik een creditfactuur?
We onderscheiden de volgende situaties waarin je jouw klant een creditfactuur moet sturen:
- Je hebt een fout gemaakt op een eerdere factuur waardoor de klant teveel heeft betaald.
- Je wil de klant een korting geven op een factuur die ondertussen al is betaald.
- Je klant stuurt producten retour en verwacht een compensatie.
Wat als mijn klant niet betaalt?
Let op: je verstuurt een klant die niet betaalt nóóit een creditfactuur. Dat is namelijk alleen aan de orde in een van de hierboven genoemde gevallen.
Klanten die niet betalen benader je via een betalingsherinnering en vervolgens een aanmaning.
Hoe maak ik een creditfactuur?
- Vermeld “Creditnota” duidelijk bovenaan het document.
- Gebruik een uniek creditnotanummer.
- Vermeld de originele factuurgegevens en -nummer.
- Specificeer de gecrediteerde artikelen/diensten en bedragen.
- Geef de reden voor de creditnota aan.
- Toon het totaal gecrediteerde bedrag.
- Voeg bedrijfs- en klantgegevens toe.
- Dateer en onderteken de creditnota.
Een creditnota maken kan op drie verschillende manieren:
- Een creditnota maken met een boekhoudpakket.
- Een creditnota maken met Excel.
- Een creditnota met Word.
Een creditnota maken met een boekhoudpakket
Sommige boekhoudprogramma’s kunnen je helpen met het maken van creditnota aan de hand van verschillende, handige templates. Deze kun je meestal aanpassen naar je eigen smaak en huisstijl.
👉 Bekijk hier onze vergelijking van verschillende gratis boekhoudprogramma’s
👉 Check hier wat de beste goedkope boekhoudprogramma’s zijn
Een creditnota maken met Excel
Creditnota’s maken kan ook met Excel. We raden je – onder meer in verband met de eenvoud en professionaliteit – wél eerder een boekhoudprogramma aan.
Toch een creditnota voorbeeld in de vorm van een Excel template nodig? Download er hier een!
Een creditnota maken met Word
Het is ook mogelijk om een creditnota te maken met behulp van Word.
Maak ook in dat geval gebruik van ons template!
Hoe verstuur ik een creditnota?
Creditnota’s versturen kan op drie verschillende manieren:
- Per mail
- Per post
- Via een boekhoudprogramma
Per mail
Het is vanzelfsprekend het meest gebruikelijk om een creditfactuur per mail te versturen. Maak hierbij een begeleidend mailtje waarin je toelicht dat de klant de creditnota in de bijlage kan vinden.
Een creditnota voorbeeld:
Beste meneer Janssen,
In de bijlage vindt u de creditfactuur behorend bij factuur [nummer]. Ik hoor het graag wanneer er vragen zijn.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Per post
Het komt niet vaak meer voor, maar het kan zijn dat je een creditnota per post moet versturen. Maak in dat geval een soortgelijke tekst als hierboven, print deze uit en doe deze bij de creditfactuur. Dat staat iets professioneler.
Via een boekhoudprogramma
De boekhoudprogramma’s die creditfacturen kunnen maken, bieden je vaak ook de mogelijkheid om deze in één keer te versturen. Dat is handig, want daarmee wordt alles in één keer afgehandeld.
De creditnota’s worden bovendien meteen automatisch verwerkt in je administratie. Handig voor wanneer de btw-aangifte moet worden gedaan.
Veelgestelde vragen
Een creditnota bevat de volgende onderdelen:
– Het logo van je bedrijf
– De naam- en adresgegevens van de klant
– Je eigen naam- en adresgegevens
– De datum
– Een uniek factuurnummer
– De geleverde diensten en producten met negatieve bedragen
– Je bedrijfsgegevens
Een factuur laat klanten zien welk bedrag ze je verschuldigd zijn. Een creditnota is een factuur met een negatief factuurbedrag – dit bedrag is wat de klant van jou krijgt. Dat is bijvoorbeeld nodig wanneer de klant per ongeluk teveel heeft betaald.
Een creditnota kun je op drie manieren maken:
– Met een boekhoudprogramma
– Met Excel
– Met Word
Gebruik onze templates als je een creditfactuur met Excel of Word maakt.
Creditfacturen versturen kan op drie manieren:
– Met een boekhoudprogramma
– Per e-mail
– Per post
