Zoek naar:

Je stuurt als zzp’er waarschijnlijk regelmatig offertes de deur uit. Doe je dat niet? Dan is het nooit te laat om hiermee te beginnen. Je sleept er tenslotte méér opdrachten mee binnen. Lees hieronder met behulp van welke programma’s je kunt offreren.

Allereerst – wat moet er precies op een offerte staan?

Een offerte is méér dan alleen een prijsopgave. Tuurlijk – het geeft een realistische weergave van wat het potentiële klanten gaat kosten als ze jou inhuren. Het vertelt hen echter ook hoe lang je denkt erover te doen, wat ze voor de prijs krijgen en waarom ze juist jou moeten inhuren. Een veelzijdig document, dus.

Een offerte bevat doorgaans minstens déze gegevens:

  • Een beschrijving van de werkzaamheden; Beschrijf in je offerte precies welke taken je moet uitvoeren om tot het gewenste resultaat te komen. Benoem eventueel waarom je dit doet, mocht dat nodig zijn. Je kunt ook aanvullende opties noemen die tegenover een meerprijs mogelijk zijn, als dat in de aanvraag besproken is. Schrijf per taak hoeveel uur je hieraan denkt te moeten werken. 
  • De contactgegevens- en adresgegevens van de klant;
  • De contact- en adresgegevens van jouw bedrijf;
  • De datum;
  • Je bankgegevens;
  • Je btw-nummer;
  • Je KvK-nummer;
  • Het logo van je bedrijf;
  • De prijs in- en exclusief btw; Neem in de totaalprijs alle kosten voor je geplande uren, je uurtarief en je materiaalkosten mee. Het wordt daarmee voor de klant duidelijk waar hij voor betaalt.
  • Een uniek offertenummer.

Let er daarbij op dat een offerte, naast een prijsgave, ook een soort visitekaartje is. Je overtuigt hiermee de klant dat jij met jouw ervaring, vaardigheden én tarieven de juiste kandidaat voor de klus bent. Maak je offerte daarom professioneel en zorg ervoor dat alles er overzichtelijk en mooi uitziet. Het zijn de kleine details die ervoor zorgen dat een potentiële klant zijn of haar opdracht aan jou geeft. Dit geldt ook voor een korte introductie.

Een korte introductie

Je offerte heeft altijd een korte inleiding nodig. Hou het kort, maar origineel. Je potentiële klant heeft tenslotte al honderd keer ‘Geachte heer Jansen, naar aanleiding van uw aanvraag stuur ik deze offerte’ gezien. Saai. Ga liever voor iets dat je zelf opstelt en betrekking tot de klant heeft:

Geachte heer Jansen,

Wat een ontzettend leuk bedrijf – Jansens Pannenkoekenkar. Ik kan het me goed voorstellen dat uw bedrijf behoefte heeft aan een ervaren webdesigner die alles weet over foodtrucks en online menukaarten. Ik vertel graag wat ik voor u kan betekenen door online bestellingen mogelijk te maken en welke kosten daaraan zijn verbonden.

Met vriendelijke groet,

[Naam]

Klinkt een stuk beter en informeler – niet?

Hoe maak ik een offerte?

Een offerte maken kan op verschillende manieren. We maken onderscheid tussen de volgende, bruikbare methodes:

  • Een offerte maken met een boekhoudpakket;
  • Een offerte maken met Excel;
  • Een offerte maken met Word.

Een offerte maken met een boekhoudpakket

Online vind je verschillende websites waarop je een gratis offerte maken kunt. Dit zijn meestal vaste sjablonen waarop je jouw gegevens invoert. De site in kwestie maakt dan automatisch een offerte voor je.

Snel en makkelijk? Wij vinden van niet. Zoals met zoveel gratis tools moet je meestal na een x-aantal offertes betalen. Bovendien is er niet zelden een watermerk op je offerte te zien.

Kies in plaats daarvoor voor een boekhoudpakket, zoals e-Boekhouden.nl of MoneyMonk. Deze programma’s kun je gebruiken voor je administratie, maar zijn ook zeer geschikt om offertes mee te maken. Je kunt ze hier met elkaar vergelijken.

Een offerte maken met Excel

Excel leent zich uitstekend voor het maken van formules. Het is daarom een veelgebruikt programma voor het opstellen van offertes.

Het grote voordeel hiervan is dat je minder kans maakt op fouten in je uren- en prijsberekeningen. Je tekstmogelijkheden zijn daarentegen wel erg beperkt. 

Concrete voorbeelden zien? Kijk hier voor verschillende voorbeelden!

Download voorbeeldofferte Excel

Een offerte maken met Word

Word is eveneens een voor de hand liggend programma voor offertes. Het palet voor- en nadelen is hierbij echter precies andersom vergeleken bij Excel. Je maakt er goede teksten mee, maar het aantal mogelijkheden omtrent formules is beperkt.

Tip: gebruik de formule-optie van Excel en importeer deze in Word. Je hebt dan een beetje het beste van beide werelden.

Voorbeeld nodig? Kijk hier voor verschillende voorbeelden!

Download voorbeeldofferte Word

Kan ik ook offertes maken met behulp van Apple-programma’s?

Excel en Word zijn ingeburgerde programma’s, maar Apple-gebruikers zijn wellicht ook bekend met de Mac-varianten: Numbers en Pages. Ze werken min of meer hetzelfde, maar hebben één probleem: Numbers- en Pages-bestanden zijn moeilijker te openen door Windows-gebruikers.

Wil je deze programma’s gebruiken voor het maken van offertes? Sla deze dan altijd op als PDF-bestanden. Zo voorkom je problemen waarbij je een opdracht misloopt doordat de klant je offerte niet kan openen.

Liever automatiseren?

Heb je geen tijd om zelf offertes op te stellen, denk dan eens na over een offerte programma.

Wat doe ik na het versturen van een offerte?

Is je offerte eenmaal verstuurd? Dan is het aan de klant om te kiezen of hij wel of geen gebruik wilt maken van jouw diensten. Heb je na een week nog niets gehoord? Stuur dan een vriendelijke herinnering. Probeer niet teveel aan te dringen, want dat kan de klant afschrikken.

Auteur

Schrijf een reactie