Search for:

Heb je geen budget voor een boekhouder of accountant? Of wil je jouw geld gewoon liever aan iets anders besteden? Dan komt een gedegen administratieprogramma bijzonder gelegen. Zo’n (online) softwarepakket helpt je in het verkrijgen van inzicht in je eigen financiën, zodat je precies weet waar je aan toe bent en wat je jezelf wel en niet kunt veroorloven.

Probleem is echter: het zijn er zoveel. Het is knap lastig om uit dit enorme assortiment een voor jou geschikte variant te vissen. We gaan daarom hieronder ons uiterste best doen om je te helpen tijdens het maken van de juiste keuze.

Je hebt altijd en overal toegang tot je boekhouding. Je administratie is veilig. En als je er niet uitkomt, is er (meestal) een klantenservice met antwoord op al je vragen voorhanden. Goede administratiesoftware is eigenlijk onmisbaar voor iedere ondernemer. Tuurlijk: wie een eigen boekhouder of accountant heeft, ontdoet zich van vele zorgen. Maar die zorgen hebben voornamelijk betrekking op belastingaangiftes en alles wat daarbij hoort. Wie gewoon zelf een goed inzicht in zijn of haar financiën wil, ontkomt eigenlijk niet aan een administratieprogramma.

Bovendien is het ook voor ondernemers mét een boekhouder of accountant een aanrader om over zo’n pakket te beschikken. Voor je eigen inzicht, maar ook voor dat van de boekhouder. Sommige varianten maken het bijvoorbeeld mogelijk om gegevens op een heldere wijze te exporteren, zodat alles netjes binnenkomt bij je boekhouder of accountant, zodra het tijd is voor de belastingaangifte. En hoewel boekhouders doorgaans gewend zijn aan allerlei losse bonnetjes die lukraak worden aangeleverd, kunnen we je van het volgende verzekeren: ook zij worden daar niet bepaald vrolijk van.

Boekhouders en accountants hebben meestal hun eigen favorieten binnen het aanbod administratieprogramma’s. Ze kunnen aanbevelingen doen, maar dat wil niet zeggen dat deze ook allemaal voldoen aan jouw persoonlijke wensen en eisen. We nemen je daarom mee langs een checklist met vijf punten die volgens ons de belangrijkste zijn vóór de aanschaf van een administratieprogramma. Doe er je voordeel mee!

Administratieprogramma’s vergelijken: de checklist

1.       Het gemak voor de gebruiker

Geen enkele ondernemer vindt zijn of haar administratie leuk. Goed – misschien wel als je als zzp’er toevallig in die branche actief bent. Maar de boekhouding en dergelijke worden toch voornamelijk gezien als een noodzakelijk kwaad: iets dat wellicht verplicht is, maar je verder alleen maar afleidt van je eigenlijke werk.

Wat dat betreft, is het gemak voor de gebruiker het eerste waar je op moet letten tijdens de aanschaf van zo’n administratieprogramma. Let bijvoorbeeld goed op de verschillende interfaces. Is deze overzichtelijk en begrijpelijk? Of moet je eerst goed zoeken waar alle benodigdheden nu precies zijn terug te vinden. Boekhouden is al tijdrovend genoeg: een administratieprogramma moet er wél voor zorgen dat dit je tijd scheelt in plaats van kost.

Onder gemak voor de gebruiker verstaan we ook de moderniteit van het product. Beschikt het programma over alle functionaliteiten die een gemiddelde app anno nu moet hebben? En wordt het programma met regelmaat geüpdatet, zodat je niet in de toekomst alsnog met een verouderd administratieprogramma zit opgescheept?

Tot slot is het ook goed om te weten of de producent in kwestie een goede klantenservice heeft. Je moet natuurlijk wel ergens terecht kunnen met al je administratieve sores. Bovendien is specifieke kennis in het geval van boekhouden vrijwel altijd meer dan gewenst. Maar dan moet er dus wel een klantenservice zijn. Het liefst een service die snel en altijd beschikbaar is.

2.       De functionaliteiten van het softwarepakket

Het ene pakket is beduidend het ander niet. De verschillende administratieprogramma’s kennen allemaal hun eigen unieke features en kenmerken. Een ingebouwde mogelijkheid om te factureren, bijvoorbeeld. Dat scheelt je ook weer geknoei in een Word-documentje dat je zelf in elkaar hebt geknutseld. Sommige pakketten doen daar ook een betaalmodule bij, zodat de klant in kwestie via eenzelfde systeem ook nog direct kan betalen.

Nog meer voorbeelden van dit soort functionaliteiten zijn factuurscanners, waarmee losse bonnetjes direct in de administratie kunnen worden opgenomen, in- en exportfuncties om je administratie te delen met derden en meerdere log-ins, speciaal voor grotere bedrijven. Heel handig allemaal…

…maar misschien heb je dat allemaal wel helemaal niet nodig. Misschien heb je een kleine onderneming en ben je juist op zoek naar een basaal pakket: dat is voor jouw bedrijf tenslotte meer dan genoeg. In dat geval loont het om te zoeken naar een simpeler, meer uitgekleed administratieprogramma. Vraag jezelf daarom goed af welke functionaliteiten je nodig hebt, voor je bekijkt welke features zoal worden geboden.

3.       De hoeveelheid externe koppelingen

Dit punt borduurt voort op de hoeveelheid functionaliteiten en betreft de al dan niet geboden mogelijkheid om het softwarepakket te koppelen met derde partijen. Voorbeeld: jouw onderneming heeft een eigen webwinkel. Dan is het wel zo handig als je de administratie kunt koppelen aan het digitale betaalsysteem, zodat alle betalingen direct boekhoudkundig worden verwerkt.

Een ander voorbeeld van een externe koppeling is een opzet met iets simpels als Excel. Veel ondernemers gebruiken namelijk eenvoudige spreadsheets om hun administratie bij te houden. Wie daarvandaan wil overstappen naar een administratieprogramma, wil natuurlijk niet dat de reeds bestaande boekhouding in Excel compleet komt te vervallen. Wanneer een softwarepakket een koppeling met Excel bevat, gebeurt dit ook niet. Je kunt dan je gegevens op eenvoudige wijze overzetten.

4.       De veiligheid van een administratieprogramma

Ook de beveiliging van een administratieprogramma is niet te versmaden. Want online en in de cloud werken is misschien handig, het vereist wel dat je in ieder geval aan je digitale veiligheid moet denken, voor je complete administratie onbedoeld op straat ligt.

Nu moeten we wel zeggen dat je er bij de meeste softwarepakketten wel vanuit kan gaan dat het qua veiligheid goed zit, maar je kunt er ook op een andere manier naar kijken. Maakt het programma dat jij op het oog hebt ook automatische back-ups, bijvoorbeeld? Op die manier circuleert je boekhouding altijd in een digitale, beveiligde omgeving. Handig ten opzichte van de opslag op een lokale schijf, want als die crasht, ben je ook direct alles kwijt.

5.       De kosten

…en dan is er natuurlijk nog het kostenplaatje, ook niet te onderschatten in je zoektocht naar een administratiepakket dat bij jou past. Weet je wat je wil op het gebied van gebruikersgemak, functionaliteiten, koppelingen en veiligheid? Dan ontdek je waarschijnlijk een administratieprogramma dat aan je wensen voldoet. Zijn er meerdere pakketten geschikt? Dan kun je ze op basis van prijs met elkaar vergelijken. Als ze allen voldoen aan je eisen, zijn we geneigd te zeggen: kies de goedkoopste.

Iets anders om in overweging te nemen, is de manier van betalen. Sommige administratieprogramma’s moet je in een keer aftikken, maar anderen bieden klanten de mogelijkheid tot het afsluiten van een abonnement. Ook dat is een kwestie van voorkeur: wat vind jij een fijner idee?

In het geval van een maandbedrag hangt de exacte prijs meestal af van de functionaliteiten van het pakket. Tarieven variëren van €15 per maand voor een simpel pakket, terwijl gevorderde boekhoudprogramma’s al gauw €75 per maand vragen.

Overstappen naar een (nieuw) administratieprogramma

Tot slot: we merken soms dat ondernemers die al ergens een administratie hebben opgezet wat huiverig zijn om over te stappen naar een nieuwe aanbieder. Ze zijn dan bang dat ze hun complete boekhouding opnieuw kunnen invoeren. In werkelijkheid valt dit echter best mee. Het is bij de meeste softwarepakketten namelijk op meerdere manieren mogelijk om je boekhouding in z’n geheel over te zetten.

De meest voor de hand liggende manier om dit te doen, is aan de hand van zogeheten audit-files. Deze zijn te herkennen aan een .XAF-extensie. Als je huidige boekhoudpakket de mogelijkheid biedt om de boekhouding als geheel te exporteren, maakt hij er automatisch zo’n XAF-bestand van. Deze kun je dan bij een nieuw administratieprogramma importeren. De software neemt de administratie dan in z’n geheel over.

Andere boekhoudprogramma’s geven je de mogelijkheid om Excel-bestanden te importeren: handig voor ondernemers die hun administratie tot voor kort in Excel-sheets hadden verwerkt. En wéér andere administratieprogramma’s maken het mogelijk om een zogenoemde beginbalans in te voeren. Zo’n balans houdt in dat je administratie verder gaat waar hij was gebleven, maar dan zonder verregaande details.

Meer weten?

Heb je meer informatie nodig over de verschillende administratieprogramma’s? Bekijk dan onze tabellen nog eens goed en laat je inspireren op de websites van onze partners!

Wil je een gekwalificeerde boekhouder die jou meer belastinggeld bespaart dan dat hij kost? Laat mij je helpen bij het vinden van een geschikte boekhouder.

Over de jaren heen hebben wij een netwerk opgebouwd van gekwalificeerde boekhouders die ik aanraad voor zzp’ers. Wil je toegang tot ons netwerk? Vul hier jouw wensen in (2 minuten) en we matchen jou met 3 geschikte boekhouders uit ons netwerk.

Zzp’ers die hun boekhouder via ons netwerk vinden, besparen gemiddeld 40% op hun boekhouder. De aanvraag duurt 2 minuten en is gratis & vrijblijvend. 

Auteur

Ik reis de wereld rond, groei mijn eigen zzp business, en help andere zzp’ers hun business te groeien. Afhankelijk van het moment waarop je vraagt wat ik doe, ben ik op een motor aan het touren in Bali, aan het zeilen op de Caribische zee, of aan het bungee jumpen in Nieuw Zeeland. Sinds 2,5 jaar reis ik de wereld rond terwijl ik werk aan mijn zzp business.

Schrijf een reactie