Een factuur maken als particulier is niet zomaar toegestaan. Stuur in plaats daarvan een kwitantie. Lees er in dit artikel meer over.
Mag ik als particulier een factuur sturen?
Het kan zomaar zo zijn dat jij als particulier een dienst levert aan een bedrijf. En uiteráárd is dit andersom ook mogelijk. Je kunt als zzp’er iemand inschakelen die zelf geen bedrijf heeft.
Dit is – gelukkig – gewoon toegestaan. Maar er zijn wél regels waaraan je dan moet voldoen. En die hebben met name betrekking op je factuurtjes…
🚫 Het is namelijk niet toegestaan om als particulier een factuur te sturen. Ook bonnetjes zijn niet mogelijk. Er is ook geen limiet of iets dergelijks: het mag simpelweg niet.
Dat komt omdat je simpelweg geen ondernemer bent. Je hebt geen inschrijving bij de Kamer van Koophandel, daarmee geen KvK-nummer en geen btw-nummer. Beide nummers zijn vereisten op een factuur. Zonder deze informatie is een factuur ongeldig.
☝🏼 Het is officieel zelfs fraude wanneer je als particulier toch een factuur de deur uit doet. Niet doen, dus.
🔗 Lees ook:
Alles wat je moet weten over factuurnummering
Wat zijn de regels om als particulier tóch een factuur te sturen?
Het is dus niet mogelijk om als particulier een factuur te maken. Het is gelukkig wél mogelijk om iets anders te doen. We doelen daarmee op de kwitantie.
Een kwitantie maken is zo gedaan met online tools, dit zijn de populairste:
🔥 e-Boekhouden.nl – 15 maanden gratis voor starters! (Best getest!)
🔥 Snelstart – 30 dagen gratis proberen!
🔥 MoneyBird – Boekhouden voor zzp’ers. Probeer 60 Dagen Gratis!
Een kwitantie is een betalingsbewijs. Een particulier persoon kan een bedrijf een kwitantie sturen als bewijs van betaling.
Een kwitantie is een particuliere factuur, maar met twee belangrijke verschillen:
ℹ️ Een kwitantie heeft geen btw.
ℹ️ Een kwitantie vermeldt niet het woord Factuur, maar het woord Kwitantie.
💡 Tip:Vergelijk hier de beste facturatiesoftware
Zo’n kwitantie moet, net als een factuur, duidelijk maken welke goederen of diensten er zijn geleverd, hoeveel dit er waren en voor welk bepaald bedrag. Ook moet worden vermeld aan wie de kwitantie is gericht en wat de datum van de levering was.
De kwitantie moet tot slot zijn ondertekend door de particulier. Hij of zij verklaart hiermee dat het bedrijf de betaling heeft voldaan en de goederen of diensten heeft ontvangen.
🔗 Lees ook:
Alles over wettelijke factuurvereisten
Zo maak je een goede kwitantie
💡 Tip:
Ontvang je als zzp’er zelf een kwitantie? Dan kun je de kosten in je boekhouding verwerken. Het bedrag op de kwitantie kan je gewoon van je inkomsten aftrekken. Dit zorgt voor een lagere winst en dus minder belasting. Een kwitantie is een geldig document voor je bedrijfsadministratie.
Wat zijn de verschillen tussen een factuur en een kwitantie?
We noemden hierboven al even de belangrijkste verschillen tussen een factuur en een kwitantie, maar ter verduidelijking hebben we ze in de onderstaande tabel nog even voor je samengevat.
| Factuur | Kwitantie | |
| Bedrag | ✅ | ✅ |
| Btw-bedrag en -tarief | ✅ | ❌ |
| Datum | ✅ | ✅ |
| Factuur- of kwitantienummer | ✅ | ✅ |
| Handtekening | ❌ | ✅ |
| KvK-nummer | ✅ | ❌ |
| Naam- en adresgegevens opdrachtgever | ✅ | ✅ |
| Naam- en adresgegevens opdrachtnemer | ✅ | ✅ |
| Omschrijving en hoeveelheid van goederen of diensten | ✅ | ✅ |
Hoe maak ik een kwitantie?
Een eigen kwitantie kan je zo als particulier zelf gratis maken en versturen. Kies dan voor een van déze manieren:
➡️ Een kwitantie maken met een Word-template.
➡️ Een kwitantie maken met een online tool.
Een kwitantie maken met een Word-template
Wil je zelf een kwitantie maken in Microsoft Word? Dat kan – en dat snappen we. Word is tenslotte lekker toegankelijk.
Gebruik in dat geval ons gratis voorbeeld. Dit voorbeeld helpt je een factuur te maken als een particulier persoon zonder BTW-nummer of KvK-nummer.
⬇️ Download ons gratis voorbeeld
Factuur particulier voorbeeld
Een kwitantie maken met een online tool
Je kunt een kwitantie ook snel en gratis online maken met behulp van een tool. Dit voorkomt kostbare fouten en bespaart je waarschijnlijk een hoop tijd.
Dit zijn de populairste kwitantie-tools:
🔥 e-Boekhouden.nl – 15 maanden gratis voor starters! (Best getest!)
🔥 Snelstart – 30 dagen gratis proberen!
🔥 MoneyBird – Boekhouden voor zzp’ers. Probeer 60 Dagen Gratis!
Hoe zit het met de belastingen wanneer ik een kwitantie maak?
Maak je een kwitantie? Dan heeft dat gevolgen voor twee soorten belastingen:
➡️ De inkomstenbelasting
➡️ De omzetbelasting
Inkomstenbelasting
Een eigen kwitantie opstellen betekent dat je geld hebt verdiend door diensten te verlenen of goederen te verkopen. Dit zijn dus inkomsten geweest waarover je inkomstenbelasting moet afdragen.
Let er dus op dat je deze inkomsten opgeeft bij de aangifte voor de inkomstenbelasting. Geef het verdiende bedrag aan als inkomsten uit overige werkzaamheden.
Het is belangrijk dat je dit ook daadwerkelijk doet, want anders is er sprake van belastingontduiking. Ontduiking is fraude en dus ook strafbaar.
De Belastingdienst kan achter je inkomsten uit overige werkzaamheden komen. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer er een belastinginspectie wordt gedaan bij een bedrijf waaraan jij een kwitantie hebt afgegeven.
Heeft dit bedrijf de kwitantie verwerkt in de administratie? Dan moet hetzelfde bedrag zichtbaar zijn in jouw aangifte inkomstenbelasting.
Omzetbelasting
Omdat je een kwitantie als particulier stuurt, mag je geen btw over het bedrag rekenen. Je hebt hier namelijk een btw-nummer voor nodig – en dat hebben particulieren niet. Het bedrag dat op de kwitantie vermeld staat, is dus het exacte bedrag dat je ontvangt. Je hoeft hier geen omzetbelasting over af te dragen.
Het bedrijf waaraan je goederen of diensten hebt geleverd, mag natuurlijk ook geen btw aftrekken. Jij brengt tenslotte geen btw-bedrag in rekening. Als het bedrijf in kwestie dit toch doet, krijgen ze namelijk geld terug van de Belastingdienst terwijl jij géén btw afdraagt. Dat zou betekenen dat de Belastingdienst verlies draait, terwijl het idee van btw juist is dat er bij de fiscus geld in het laatje komt.
Het bedrijf verantwoordt dus het hele bedrag dat op de kwitantie vermeld wordt als kosten. Ze hoeven niets met de btw te doen.
Wanneer moet ik me als particulier inschrijven bij de Kamer van Koophandel?
Particulieren sturen dus kwitanties – en geen facturen. Het kan echter zo zijn dat je te veel extra inkomsten uit overige werkzaamheden genereert. De Belastingdienst ziet je dan als ondernemer. Je moet jezelf dan inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK), btw betalen en een administratie bijhouden.
Daar tegenover staan ook een aantal voordelen. Je krijgt bijvoorbeeld te maken met een mkb-winstvrijstelling en als je aan het urencriterium voldoet (lees: meer dan 1.225 uur per jaar aan je onderneming werkt), ontvang je ondernemers- en startersaftrek.
Het kan dus in sommige gevallen lonen om zzp’er te worden. Heb je geen intentie om regelmatig bij te klussen? Dan volstaat een kwitantie.
Enorm bedankt voor de informatie! Nu weten we hoe we een particulier kunnen inschakelen voor enkele kleine, externe, opdrachten.
Geen probleem, Siem!
[…] als blogger die niet ingeschreven staat bij de KvK kan doen is een kwitantie […]
Mag je als particulier op een bedrag van 25 euro nog gemaakte kosten aftrekken of vul je ten alle tijde het volledige bedrag in en hou je er rekening mee dat de gemaakte KM daarin zijn verwerkt?
Hoi Ramon,
Alleen de winst die je behaalt uit inkomsten uit overige werkzaamheden geef je op bij de belastingdienst.
Heb jij een klus verricht voor € 25, maar maak je € 10 kosten? Dan geef je inkomsten uit overige werkzaamheden op van € 15 (namelijk 25 – 10). Bewaar bewijzen van gemaakte kosten wel goed, zodat je dit altijd kan verantwoorden aan de belastingdienst!
Klinkt helder! Zit er nog een limiet aan qua bedrag (moet zelf namelijk kwitantie maken voor 3000 euro)
Hoi Laura,
Er zit in principe geen limiet aan de hoogte van een kwitantie, een kwitantie van € 3.000 is daarom prima mogelijk.
Let er wel op dat als je heel veel inkomsten hebt uit overige werkzaamheden, dat de belastingdienst je op een gegeven moment als ondernemer kan gaan zien. Dan wordt je btw plichtig en moet je btw gaan afdragen. In het artikel ‘check of jij je moet inschrijven bij de KvK‘ lees je meer over wanneer je als ondernemer gezien wordt.
Kan je net als bij een factuur achteraf een kwitantie sturen,met daarop je rekeningnummer vermeld waarop ze het kunnen storten? Deze vraag omdat ik alleen voorbeelden van kwitanties vind waarin je eigenlijk bevestigd met een handtekening dat je direct bent uitbetaald.
Van ouds uit is een kwitantie een bewijs dat de schuld is voldaan. Vroeger waren alle betalingen contant, en kon de kwitantie direct na betalen worden verstrekt. Omdat bijna alle betalingen tegenwoordig online worden gedaan, is het tegenwoordig ook gebruikelijk om een ’te betalen bedrag’ te vermelden, en de kwitantie voorafgaand aan de betaling te versturen.
Doordat de betaling online wordt gedaan, kan er achteraf altijd gecontroleerd worden of de betaling is voldaan. Het is dus prima om het als een betaalverzoek te zien, zolang er wel online betaald wordt.
factuur/kwitantie zonder btw
Zelf heb ik gewerkt eenmalig nu is het bedrag dat ik heb verdient bruto.. hoe zit het belastingtechnisch hoe kan ik dit het beste declareren ? En is het in dit geval handiger om het te facaturen of een kwintentie te sturen?? Ben zelf geen zzp’r werk daarnaast in loondienst en dit heb ik éénmalig gedaan.. wat is voor mij vooral belastingtechnisch voordelig
Hoi Sali, in jouw geval stuur je een kwitantie. Bij jouw aangifte inkomstenbelasting in april geef je het eenmalig verdiende bedrag aan als inkomsten uit overige werkzaamheden. Dat is de enige en juiste manier, er zijn dus helaas geen belastingtechnische trucjes mogelijk waardoor je minder belasting betaalt over dat bedrag.
Let wel: bij inkomsten uit overige werkzaamheden, hoef je alleen jouw winst op te geven. Heb je kosten gemaakt specifiek voor díe eenmalige opdracht? Dan mag je de kosten aftrekken van het bedrag op de kwitantie.
Geldt dit ook voor Nederlanders die in het buitenland wonen? Ik woon als Nederlander in het buitenland, maar heb als privé persoon diensten verricht voor een bedrijf in Nederland. Ik was van plan hiervoor een kwitantie te maken, maar vraag me af of dit überhaupt mag. En of dit de beste manier is, om dit voor beide partijen op de juiste manier op lossen. Kunt u me hierover iets meer vertellen? Alvast hartelijk dank.
Hoi,
Klopt het dat je tot 6.500 euro belastingvrij mag bij verdienen ? (Dus als overige inkomsten)
Ben benieuwd
Hoi Asmah,
De grens waarop je belastingvrij kan verdienen ligt ongeveer op € 6.500 inderdaad. Dat komt doordat je algemene heffingskorting van € 2.265 krijgt (in 2018) en een klein bedrag aan arbeidskorting. Als je dat verrekent tegen het belastingtarief van de eerste schrijf (36%) kom je uit op een belastingvrije grens van € 6.500.
om dat belastingvrij verdienen te noemen vind ik een beetje kort door de bocht; die 6500 zijn gewoon onderhevig aan belastingheffing, dat je daarnaast nog een algemene heffingskorting geniet (wat in principe voor elke belastingplichtige geldt) is een ander verhaal; in veel gevallen krijg je die algemene heffingskorting sowieso al uitbetaald door de belastingdienst en als dat zo is kan je die dus niet gebruiken om de belasting over die 6500 inkomen te compenseren!
Hi Cezi,
Daar heb je gelijk in. In het geval dat je ook andere inkomsten hebt (bijvoorbeeld uit een dienstverband of winst uit onderneming) en daarmee boven de heffingskortingen uitkomt, dan kan je zoals je terecht aangeeft niet meer belastingvrij bijverdienen.
In mijn antwoord aan Asmah geef ik dan ook aan dat je tot ongeveer € 6.500 ‘belastingvrij’ kan verdienen. In het geval dat je bijverdient naast je baan, gaat het ‘belastingvrij’ bijverdienen niet op.
Hoe zit het met loonheffingen en het werkgeversdeel?
Hoi Lin,
Omdat we hier niet te maken hebben met een dienstverband, is er geen loonheffing (of andere belastingen/premies) verschuldigd aan de belastingdienst.
Hallo Job,
Ik wil naast mijn vaste baan voor één partij wat terugkerend werk uitvoeren (het maken van teksten). Het gaat naar verwachting om 10 tot 16 uur per maand. Kan ik dit ook als particulier in rekening blijven brengen middels een kwitantie. Of gaat de belastingdienst dit zien als een vast dienstverband, ook al heb ik een vaste baan er naast?
Bedankt en groet, Tim
Dat hangt een beetje van de situatie af, Tim. De belastingdienst zou het mogelijk als een dienstverband of fictief dienstverband kunnen zien. Bij een fictief dienstverband ben je feitelijk niet in dienst, maar volgens de voorwaarden zou je wel in dienst moeten zijn van de opdrachtgever.
Of er een fictief dienstverband is, hangt af van de situatie. Dat kan ik helaas niet voor je beoordelen, maar bij het beoordelen van een fictief dienstverband houdt de belastingdienst over het algemeen de volgende voorwaarden aan:
Voldoe je aan de bovenstaande voorwaarden, dan is er een fictieve dienstbetrekking. Dan zijn kwitanties niet voldoende en is loondienst een verstandige optie. Anders loopt het bedrijf het risico om alle belastingen en premies bij een mogelijke controle alsnog te moeten betalen (met evt. boete).
Jouw situatie ligt dus op het randje, maar nijgt naar mijn mening meer naar een dienstverband. Waarschijnlijk niet het antwoord dat je graag gehoord zou hebben, maar een dienstverband is in deze situatie wel het verstandigst. Wil je het zeker weten dan kan je de belastingdienst aanschrijven en je situatie gedetailleerd aan hen uitleggen. Zij kunnen je mogelijk uitsluitsel geven.
Succes met je schrijfwerkzaamheden Tim!
Ik heb mijzelf ingeschreven bij de kvk en heb nu een btw nummer.
Hoe zit het met de btw wanneer ik een factuur schrijf aan een bedrijf die iets bij mij koopt? Krijg ik die btw dan terug of ben ik daar nog een te kleine onderneming voor.
Ik handel in tweedehands meubels.
Ik hoor graag van u.
Hoi Rey,
Gezien je een btw nummer hebt moet je btw gaan vermelden op je facturen. De BTW draag je ieder kwartaal af aan de belastingdienst.
Hoef je op jaarbasis minder dan € 1345 aan BTW te betalen? Dan val je onder de Kleine Ondernemers Regeling (KOR). In dat geval mag je de BTW houden (mits het onder € 1345 ligt). Aangezien de KOR op jaarbasis berekend wordt, weet je aan het eind van het jaar pas definitief of je de btw mag houden of toch moet afdragen.
Alle BTW die je betaalt op meubels die je inkoopt mag je uiteraard terug vorderen bij de belastingdienst!
Mijn situatie is als volgt:
Ik ben een ZZP’er eenmanszaak en moet belasting rekenen voor elke factuur binnen Nederland.
en voor de klanten in het buitenland verleg ik de 21% BTW en vermeld ik hun KVK nummer voor facturen aan klanten binnen de EU.
Maar nu ga ik voor een werkgever (in Japan) freelance een opdracht doen voor 3 maanden, en moet ik een belastingformulier invullen voor de inkomstenbelasting inclusief een formulier waar mijn BSN nummer vereist is. En de klant verwacht een factuur zonder BTW en geen KVK nummer (van hun) op de factuur.
Willen ze mij dan als freelance particulier (uit overige inkomsten) inhuren of is dit nog steeds namens mijn eenmansonderneming?
en zo ja kan dit zomaar voor 3 maanden qua ‘beloning’?
En betekent dit dat er vanaf het moment dat ik voor hun werk geen activiteit meer is namens mijn bedrijf (waardoor ik niet aan het urencriterium kom bijvoorbeeld) omdat dit niet via mijn KVK gaat, maar particulier. het is nogal moeilijk te scheiden, omdat het beide om mij als persoon gaat.
Alvast bedankt!
Groeten Jeffrey
Hoi Jeffrey,
Wauw, een bedrijf in Japan, dat klinkt goed!
Omdat jij als zzp’er (met een eenmanszaak) staat ingeschreven, verlopen al je werkzaamheden via de eenmanszaak. Je kunt de inkomsten alleen opgeven als ‘inkomsten uit overige werkzaamheden’ als de werkzaamheden die jij voor het bedrijf gaat verrichten helemaal niet in lijn liggen met de activiteiten van jouw eenmanszaak.
Ik ken je situatie niet precies, maar ik ga er vanuit dat de werkzaamheden voor het Japanse bedrijf in lijn liggen of gerelateerd zijn aan de werkzaamheden die jij in Nederland als freelancer/zzp’er uitvoert. In dat geval moet je factureren vanuit jouw eenmanszaak.
De diensten zijn dan belast met BTW in het land van de opdrachtgever, in Japan dus. De wetgeving van Japan is daarom van toepassing op deze opdracht. Je zult de btw in Japan moeten afdragen. Op deze pagina van de belastingdienst vind je mogelijk meer duidelijkheid voor jouw – toch wat ingewikkelde – situatie.
Hi Job,
Erg nuttig artikel. Wel heb ik één punt die wat onduidelijk is voor de opdrachtgever.
Stel je hebt een BV en rekent maandelijks af met een hulpkracht zonder KvK gegevens. Deze hulpkracht maakt een kwitantie op en er is geen sprake van een fictief dienstverband. Wat moet je dan als BV doen bij BTW aangifte met deze kosten? Is het geen persoonlijke schenking het salaris van de hulpkracht dat als rekening-courant wordt geleend vanuit de BV? Hoe kunnen deze kosten het beste verwerkt worden in de boekhouding?
Hoor het graag!
Groet,
Leon
Hoi Leon,
Jij of jouw BV maakt kosten, je huurt immers iemand in. Het probleem dat hierbij komt kijken is dat de persoon geen KvK nummer heeft. Dat betekent echter niet dat de vergoeding die jij betaalt wordt omgezet in een lening of rekening-courant. Het blijven kosten voor jou, dus je mag de kosten gewoon opnemen in je winst- en verliesrekening.
Op welke rekening boek je de kwitantie?
Je kan de kwitantie inboeken onder de rubriek loonkosten, mits je incidenteel een kwitantie ontvangt en de bedragen klein zijn.
Werk je veel met tijdelijke hulpkrachten die je een kwitantie versturen? Dan Zou je onder loonkosten een subrubriek kunnen aanmaken ‘hulpkrachten zonder dienstverband’ of iets in die richting.
Hoe ziet de boeking eruit?
Waarschijnlijk gebruik je een boekhoudpakket, maar voor het gemak gebruik ik even een ouderwetse journaalpost:
Personeelskosten
Aan te betalen bedragen
In het geval dat je een boekhoudpakket gebruikt kun je de kwitantie gewoon inboeken als inkoopfactuur. De creditpost wordt dan niet ’te betalen bedragen’ maar ‘crediteuren’. Dat is geen probleem zolang het geen duizenden euro’s zijn.
En hoe zit het met de btw?
Normaal gesproken mag je btw die je betaalt ook weer terugvragen. Dat doe je in rubriek 5 in de btw aangifte.
Maar omdat de hulpkracht geen KvK nummer heeft mag hij ook geen btw rekenen. De btw is daarom vrijgesteld. Bijna alle boekhoudpakketten hebben naast het btw tarief van 21%, 6% en 0% ook een optie ‘btw vrijgesteld’. Kies daarvoor.
Op die manier wordt er niets met de btw gedaan, zoals het hoort bij een kwitantie! Alleen de kosten worden ingeboekt onder personeelskosten (of een eigen gekozen rubriek).
Kun je hiermee vooruit? Succes met je boekhouding.
Ik ga binnenkort werken voor een buurthuis waar ik sociaal-cultureel werk ga verrichten voor ongeveer 8 uurtjes per week , dit buurthuis kan mij niet in dienst nemen,maar hebben aangegeven dat ik hun een rekening kan sturen en dat zij het bedrag netjes over zullen maken. Kunnen jullie mij vertellen hoe ik dit het beste kan doen?,Ik heb geen KVK nummer en BTW nummer.Is het mogelijk om dit ook zonder te doen?
Zoja,moet ik dan een brutobedrag of een nettobedrag gaan vragen,wat ik begreep moet ik dan een kwitantie uitschrijven? Hoe ga ik dit uiteindelijk vermelden bij mijn belastingaangifte
Ik hoor het graag!
Alvast hartelijk dank
Hoi hoi,
Mijn vrouw helpt mij mee gedurende het jaar met allerlei taken. Ik ben zzp’er. Zij kan nu een kwitantie sturen naar mij van 3500.
Jij schrijft dat dit als kosten gezien kan worden en ik dit bedrag dus als kosten mag opvoeren.
Maar hoe ziet het dan met dit wat ik van de site van de belastingdienst heb?:
”Betaalt u uw partner een vergoeding voor de meegewerkte uren? Als de vergoeding € 5.000 of meer is, kunt u de vergoeding aftrekken van de winst. Een vergoeding van minder dan € 5.000 is niet aftrekbaar, maar u hebt dan misschien wel recht op de meewerkaftrek.”
Dank, Isan
Hi Isan,
Normaal gesproken doe je het inderdaad met een kwitantie, maar met je partner werkt het net iets anders (en ingewikkelder).
Meewerk beloning
Pas als de vergoeding aan je partner meer is dan €5000 mag je het aftrekken van de winst. Als je jouw vrouw € 3500 uitbetaalt dan zijn die kosten niet aftrekbaar voor je onderneming.
Let er op dat de vergoeding reëel moet zijn voor het werk dat je partner verricht. Je kunt dus niet opeens je partner het dubbele gaan uitbetalen. De vergoeding moet in lijn liggen met het aantal gewerkte uren en het soort werkzaamheden die ze uitvoert.
Gezien je jouw partner nu een vergoeding van €3500 wil betalen, zou je met wat puzzelen misschien nog de €5000 kunnen aantikken, zodat de vergoeding wel aftrekbaar is voor jou. Misschien kan je haar een iets hoger uurtarief bieden (het moet wel reëel blijven). Of kan ze in december nog wat uren maken?
Let wel dat je vrouw een urenregistratie bij moet houden als jij de kosten wil aftrekken.
meewerkaftrek
Op het laatste citeer je de meewerkaftrek.
Als je partner minder dan 525 uur werkt, geldt er helaas geen aftrek. Werkt ze meer dan 525 uur per jaar mee in jouw onderneming? Dan mag je een deel van de winst aftrekken. Op deze pagina van de belastingdienst vind je de exacte uren en aftrekpercentages.
Beste Job,
Ik heb de afgelopen maanden in mijn avonduren werk verricht (voor kennissen), naast mijn full-time baan in loondienst. Voor deze werkzaamheden kan ik een kwitantie sturen van +- €6.000.
Geeft dit geen problemen bij mijn belastingaangifte (wanneer ik het opgeef als inkomen uit overig werk) en kan ik de kosten van een gekochte laptop (€1.500) van de €6.000 aftrekken?
Bij voorbaat dank voor de reactie.
Lammert
Zolang je de inkomsten opgeeft in box 1 als inkomsten uit overige werkzaamheden levert het geen enkel probleem op. Dan doe je alles netjes via de regels.
Of je (een deel van de) kosten van de laptop in mindering mag brengen op de opbrengsten, ligt ingewikkeld.
Stel je schildert een huis voor je kennissen, dan kan je de verf aftrekken. Bouw je een schuur, dan mag je hout, schroeven en andere materialen die je inkoopt aftrekken.
Je voelt de bui al hangen misschien. Want de laptop kan je nog voor andere klussen gebruiken of in privégebruik nemen. Normaal gesproken mag je kosten die een zakelijk én privé karakter hebben splitsen. Je rekent dan een deel van de aanschafprijs toe aan de klus (bijvoorbeeld 10%, die kosten trek je af) en het overige deel reken je toe aan privé.
Echter.. in jouw geval (laptop van €1500) gaat het over een bedrag boven de € 450. En kosten hoger dan €450 worden als een investering gezien. Niet als kosten. Als je een onderneming zou hebben dan zou de laptop op de balans komen te staan en daarover zou je ieder jaar afschrijven.
Ik betwijfel daarom of je (een deel van de) kosten van de laptop mag aftrekken. Ik vrees dat de belastingdienst dat niet accepteert, maar je zou natuurlijk altijd contact met ze kunnen opnemen om uitsluitsel te krijgen.
Hi Job,
Mijn moeder ontvangt een klein pensioen en aow. Ze heeft zich een jaar geleden uitgeschreven bij de KvK omdat ze dacht dat ze wel klaar was met bijklussen. Maar ze vindt het werk nog steeds heel erg leuk en wordt door haar oude werkgever vaak weer teruggevraagd voor tijdelijke klussen. Ze verwacht het komende jaar een stuk of 6 (maar het zouden er ook 4 of 10 kunnen zijn, dat is moeilijk in te schatten nog) facturen te schrijven van rond de €800 per keer. Mag zij ook een kwitantie schrijven en opgeven als inkomsten uit overige werkzaamheden?
Dank alvast voor je moeite!
gr eline
Hoi Eline, afgezien van de vraag of je moeder voldoende werkzaamheden uitvoert om zich in te schrijven bij de KvK: als ze maar één opdrachtgever (de oude werkgever) dan is het aannemelijk dat ze niet gezien wordt als ondernemer, maar als werknemer. Verstandig om even rekening mee te houden, anders kan de belastingdienst achteraf alle premies en dergelijke claimen. Met name voor de werkgever kan dat een probleem zijn omdat hij voor de meeste kosten en premies opdraait.
Mocht ze meerdere opdrachtgevers hebben (3 of meer) dan zou ze zich kunnen inschrijven, afhankelijk van haar intenties. Check deze pagina van de KvK even voor de criteria wanneer iets voldoet aan een ‘onderneming’. Ik denk dat met name de indicator ‘regelmaat’ hierbij belang is. Heeft ze de intentie om dit jaren te blijven doen, dan is er regelmaat en runt ze een onderneming. Is het enkel voor dit jaar, is er geen regelmaat. Er is dan geen intentie om ‘duurzaam deel te nemen aan het economisch verkeer’ zoals we dat noemen. Dan hoef je je niet in te schrijven maar volstaat het om simpelweg een kwitantie te versturen. Over het wel/niet inschrijven heb ik ook een artikel geschreven, die vind je hier.
Kortom: het antwoord hangt af van de toekomstplannen van je moeder. Hoeveel opdrachtgevers? Als het alleen haar oude werkgever is dan zie ik dit eerder als een dienstverband. Zo niet, kan ze ondernemer zijn. Maar hoe lang wil ze dit doen (continuïteit of slechts enkele keren)?
Hoop dat ik je in de juiste richting heb kunnen sturen. Helaas is er geen eenduidige antwoord op je vraag!
Hi Wim, ik weet natuurlijk niet precies hoe de situatie in elkaar zit, maar mijn inziens ziet het ernaar uit dat het buurthuis jou gewoon in dienst zou moeten nemen. Als zij dat niet doen ligt het risico bij hun, dus dat even ter zijde.
Je kunt het beste vragen wat zij van jou verwachten. Is een kwitantie voldoende of verwachten ze dat je gaat factureren als zzp’er? Als een kwitantie voldoende is dan kan je hen bij iedere uitbetaling een kwitantie sturen. Je geeft je inkomen dan op in box 1 als inkomsten uit overige werkzaamheden bij de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting.
Hi Kim,
Het uurloon is je winst! Dat zijn dus geen kosten. Jij ruilt je uren voor een vergoeding, daarom zijn gewerkte uren altijd opbrengsten en geen kosten.
Kosten omvatten alle uitgaven die jij hebt gemaakt voor de lezing. Heb je bijvoorbeeld flap-overs, stiften of een online powerpoint template aangeschaft? Die kosten mag je dan in mindering brengen op het bedrag dat je ontvangt voor de lezing. De winst blijft over.
Bewaar je bonnetjes goed, alleen op die manier kan de belastingdienst namelijk controleren hoe jij de winst hebt berekend.
Voor wat betreft het treinkaartje:
Als je het bedrijf gratis hebt geholpen, dan zijn het geen inkomsten voor je. De vergoeding voor het treinkaartje kan je wegstrepen voor de kosten van jouw treinkaartje. Je hoeft dan over deze klus niets aan te geven bij de belastingdienst omdat je gratis werkzaamheden hebt verricht.
Hallo Job,
Even voor de duidelijkheid een vraag.
Ik vaar als schipper voor een rondvaart bedrijf als seizoenswerk. Vaar enkele uren per week in de zomermaanden. Totaal per seizoen ongeveer 100 uur. Als ik het goed begrijp is het dus toegestaan om bv elke maand een kwitantie aan het bedrijf te overleggen met de gemaakte kosten.
Ik geef de totale inkomsten bij de belastingaangifte op als overige inkomsten
David
Hi David,
Daarvoor heb ik iets meer informatie nodig over je situatie!
Werk je vrijwillig en wil je enkel de ‘gemaakte kosten’ (zoals je het beschrijft) vergoed krijgen? Dan kan je een kwitantie sturen.
Werk je in loondienst en wil je gemaakte kosten vergoed krijgen? Dan kan dat via je loonstrookje uitgekeerd worden.
Of bedoel je hoe je de vergoeding met je werkgever/opdrachtgever moet regelen voor je gewerkte uren? De belastingdienst heeft geen harde regels wanneer je werkzaamheden in loondienst moet uitvoeren, wanneer als ondernemer (zzp’er) en wanneer het als overige werkzaamheden wordt aangemerkt.
In jouw situatie (structureel ieder seizoen ongeveer 100 uur) lijkt het mij meer om een dienstverband te gaan.
Het hangt er natuurlijk ook vanaf hoeveel vrijheden jij hebt. Mag je bijvoorbeeld zelf de route bepalen, of zelf kiezen welke ritten je vaart en wanneer, dan hoeft het weer geen dienstverband te zijn. Ook de vergoeding speelt een rol, krijg je een marktconform uurtarief of krijg je een kleine vergoeding?
Kortom, veel variabele factoren! Je kunt het beste de belastingdienst bellen (of aanschrijven) en je situatie uitleggen. Zij kunnen jouw situatie in kaart brengen en advies geven hoe je dit aanpakt met de opdrachtgever/rondvaartbedrijf.
Hier wordt het volgende gezegd: “Een factuur sturen als particulier mag dus niet”.
Ik wil graag vragen of die stelling wel klopt. Ik lever, als particulier, al jaren voor verschillende bedrijven uiteenlopende diensten.
Ik stuur daarvoor een zogenaamde “particuliere factuur”. Dat wil zeggen: het ziet eruit als elke andere factuur maar met de volgende afwijkingen: geen BTW, geen BTW nummer, geen KvK nummer.
En, ik zet duidelijk op de Factuur dat het een particuliere factuur betreft, ik hou alles netjes bij en facturen hebben unieke factuurnummers. Dit doe ik al ruim 15 jaar.
Zelfs 2x controle van belastingdienst gehad, en nog nooit is er over dát onderwerp (of iets anders) geklaagd.
Toch, omdat jullie dit hier zo hard stellen (“Een factuur sturen als particulier mag dus niet”) begin ik mezelf nu af te vragen of regels (recentelijk?) misschien zijn gewijzigd, en waar dat dan staat dat het niet (of wel) mag.
Mvg,
Mark.
Hi Mark,
Ik begrijp je zorgen. Maar geen nood 😉
Om je vraag nog te beantwoorden of de regels (recentelijk) gewijzigd zijn: nee dat is niet het geval.
Maar een particuliere factuur zoals jij beschrijft is vrijwel hetzelfde als een kwitantie.
Als ik de overeenkomsten even naast elkaar zet (en de verschillen in het rood):
Kortom, er zijn niet zo veel verschillen tussen een factuur en een kwitantie. Je zou de tekst ‘particuliere factuur’ dus ook kunnen wijzigen naar ‘kwitantie’ en dan is alles in orde.
Anyways, het belangrijkste is natuurlijk dat de transactie (ruil van jouw diensten voor geld) wordt geregistreerd in een document. Zodat jij belasting betaalt over de inkomsten en het bedrijf de kosten kan aftrekken. Je lijkt dit op een acceptabele manier te doen, waardoor de belastingdienst geen reden ziet om bezwaar te maken.
Als golfleraar kon ik €60,- per uur factureren excl btw
Wat kan ik dan in rekening brengen als ik een kwitantie stuur ?
Is dit dan €60,- of € 72,60 ( incl 21% btw) ?
Hoi,
Als ik teksten schrijf voor een eenmanszaak, waarbij ik dus een bepaald bedrag factureer via een kwitantie, dan is dat duidelijk hoe te handelen. Maar hoe moet die tegenpartij handelen als zij dus eerst de opdracht met BTW binnenhalen bij een opdrachtgever.
Oftewel: opdrachtgever wilt teksten laten schrijven door een EZ. EZ rekent daar 90 EUR inclusief BTW voor. Die EZ huurt mij vervolgens in en ik factureer via een kwitantie 30 EUR zonder BTW aan de EZ. Hoe moet de EZ dit dan allemaal verwerken?
De eenmanszaak neemt de verkoopfactuur van €90 op in hun administratie. En ze nemen jouw kwitantie van €30 ook op in hun administratie.
Na afloop van het kwartaal moet de EZ de btw (90 * 0,21 = €18,90 btw) afdragen aan de belastingdienst.
Dan houden ze €60 aan winst over (90 – 30 = €60).
Beste Job,
Goede site! Met een duidelijk verhaal! Dat had/heb ik nog niet veel in de accountants- en boekhoudwereld gezien, m’n complimenten!
Valt me alleen op dat veel vragen van een aardige tijd terug zijn, dus voeg ik een nieuwe toe, hij is wel wat uitgebreid…dus als je even hebt:-)
Na zo’n 44 jaar ondernemer- en later zzp-schap (als communicatie-creatief) ben ik inmiddels al een paar jaar ‘met pensioen’ (dat wil zeggen AOW). Ik bedien daarnaast nog een paar klanten van communicatie-ideeën, teksten en uitvoeringsbegeleiding. De afgelopen jaren is mijn omzet gestaag verminderd, logisch, ik ben inmiddels 71 en werf niet meer actief.
Vorig jaar heb ik dan ook niet meer dan een paar duizend euro omzet gedraaid en dit jaar lijkt dat nog wat minder te gaan worden.
Helaas blijft mijn (register)accountant voor het opstellen van de aangifte inkomstenbelasting wel op hetzelfde (best sympathieke, maar voor mij inmiddels toch behoorlijk) pittige niveau factureren. Volgens hem kan dat niet voor minder. Of ik zou me af moeten melden als zzp’er en als particulier met kwitanties (is vlgs hem nogal lastig voor de opdrachtgever) moeten gaan werken. De omzet zou dan in een particuliere aangifte onder ‘extra inkomsten’ oid moeten worden opgenomen en ik zou wat ondernemersvoordelen mis gaan lopen.
Sinds dit jaar ‘zit’ ik in de KOR en factureer (of verreken) dus geen BTW meer. Ik overweeg om me eind dit jaar uit te schrijven bij de KvK om dan vanaf volgend jaar als particulier met kwitanties te gaan werken.
Nu zit ik met een paar vragen:
1. Bij het stoppen als zzp’er bij de Belastingdienst zal ik denkelijk een eindbalans oid moeten overleggen. Heb ik daar dan weer de (dure) accountant bij nodig (heb zelf weinig boekhoudkundige kennis:-(?
2. Die eindbalans zou erg weinig om het lijf hebben, geen kapitaal, gebouwen, auto’s, geld, etc.. Wat zou dat mogen kosten?
3. Kun je als particulier je (getekende) kwitantie ook voorzien van een bankrekeningnummer (zodat de klant ‘m na ontvangst via de bank kan voldoen)?
4. Kun je op de kwitantie ook werk van derden (toeleveranciers) meenemen (inclusief BTW)?
5. Is het zelf verzorgen van de particuliere aangifte (+ extra inkomsten) simpel te doen?
6. Zou een (register)accountant dat ook voor de schijnbaar gebruikelijke ca. € 75,– doen?
6. Stel dat je buiten de AOW ca.1000 a 3000 euro (jaarlijks) aan omzet/winst draait, hoeveel % zou daarvan zo ongeveer naar de fiscus moeten?
Dat zijn de vragen Job! Kan me voorstellen dat ’t wat veel is, maar hoop toch je reactie te mogen verwachten.
Veel succes met zzp-daily!
Vriendelijke groet,
Chris Berenbak
Hi Chris,
Ik weet niet precies hoeveel omzet je maakt, maar aan je verhaal te lezen zou je dit prima als particulier kunnen doen. Je kan je dan uitschrijven bij de KvK. Voor de meeste opdrachtgevers is dit geen probleem.
Je loopt inderdaad wat ondernemersvoordelen mis, maar bij een lage omzet zijn die voordelen toch beperkt. Het opzeggen van een boekhouder/accountant bespaart je meestal meer dan de belastingvoordelen.
1. Het opheffen van je onderneming is boekhoudkundig iets ingewikkelder dan een ‘normale’ belastingaangifte. Met wat uitzoekwerk zou je het zelf kunnen, maar ik raad je aan om dat nog door je accountant te laten doen.
2. Reken met het aantal uur van een normale jaarafsluiting, en tel daar 2-5 uur bij op (afhankelijk van de complexiteit) voor het opheffen/afwikkelen van jouw onderneming.
3. Klopt. Officieel is een kwitantie een betaalbewijs, maar de meeste particulieren gebruiken een kwitantie gewoon als een factuur. Zou ik ook doen als ik jou was. Hier vind je een voorbeeld kwitantie.
4. Ja, als je kosten van toeleveranciers moet verrekenen kan je dat op je kwitantie erbij zetten. Let er wel op dat jij btw betaalt aan de toeleverancier, maar dat jou klant die btw die than terugvragen (omdat het een kwitantie van jou is, geen factuur van de toeleverancier).
5. Hangt af van je situatie (verschillende inkomstenbronnen in box 1, aandelen/aanmerkelijk belang in box 2? veel vermogen in box 3?). Kan zeker zelf. Een boekhouder kan zoiets meestal ook voor je doen voor zo’n €100-200.
6. Laten we zeggen dat een aangifte 3 uur werk kost. Ik ben bang dat een registeraccountant dan al snel op €300+ zit.
7. Zo’n 37%.
Hoi Job,
Ik zou teksten willen schrijven voor buitenlandse websites, maar heb geen KvK. Voor Nederlandse bedrijven stuur ik altijd kwitanties. Kan ik naar het buitenland ook een kwitantie sturen?
Dankjewel!
Astrid
Hoi Job en/of ZZP daily, volstaat een kwitantiefactuur ook zonder BSN nr en handtekening van mij, dus wel adres en alle andere informatie, ik zou juist expliciet deze 2 gegevens niet op elk document willen zetten naar klanten, die ik verstuur ivm privacy.
Alvast bedankt,
Ryan
Hi Ryan,
In sommige gevallen is de opdrachtgever verplicht om aan te geven met welke particulieren zij samenwerken en hoeveel zij aan hen betalen. Als de opdrachtgever inhoudingsplichtige is, dan ben jij verplicht om BSN + adres op de kwitantie te vermelden.
Zie ook ons kwitantie artikel, daar staat meer informatie onder het kopje “Wat zijn inhoudingsplichtige bedrijven en welke gevolgen heeft dat voor mijn kwitantie?”.
Als je opdrachtgever niet inhoudingsplichtige is, is het niet noodzakelijk om bsn te vermelden.
Hello!I am from Ukraine(temporary protected)I have BSN. I was working in one festival for 3 days. And organisers said that I can send them kwitantie , because I don’t have KvK. Is it possible? It is In about 750€. Thank you for answer.
Yes, that’s correct 🙂 In your case you send a kwitantie. You can find an example kwitantie here to draft yours.
Ha Job,
Ik zit momenteel in het buitenland en kan mij dus niet inschrijven bij de kvk. Wel heb ik een klus binnen gekregen, voor zo’n 15-20u per week. Aangezien ik in september begin, kom ik niet aan de 10.000 euro die ik soms online lees. Kan ik op dit moment gewoon kwitanties sturen en mijn inkomsten opgeven onder overig werk?
Hoi Mary, je kunt hierover het beste met de KvK bellen. Zij hebben een speciaal adviesteam voor ondernemersvragen. Die kun je bereiken via 088 585 2 222 of mailen.
Hallo Job,
Ik zit met een vraag: Nu is het zo dat ik een particulier een opdracht wil laten uitvoeren. Dit zal zelden voorkomen.
Stel dat de particulier in kwestie 50 euro per uur vraagt en ik een kwitantie ontvang van de particulier met de gewerkte uren. Hoe kan ik dit correct verwerken binnen de administratie zonder dat hier problemen door ontstaan bij de belastingdienst.
De particulier mag geen BTW rekenen, dit bedrag zal van de 50 euro af worden geschreven? Hoe verwerk je deze mutatie correct?
Om een opdracht van een particulier correct te verwerken zonder problemen met de belastingdienst:
Je boekt de kwitantie in zonder btw, omdat een particulier geen btw mag rekenen.