Factuur sturen als particulier, dit zijn de regels

Een factuur maken als particulier mag niet zomaar. Daarnaast zijn er een aantal regels omtrent belasting en BTW waar rekening mee gehouden moet worden. Hoe factureren als particulier precies werkt, lees je in dit artikel.

Factuur maken als particulier

Een factuur moet aan bepaalde eisen voldoen, om wettelijk geldig te zijn. Dingen die bijvoorbeeld altijd op de factuur moeten staan, zijn de bedrijfsnaam, KvK nummer en BTW nummer. Als particulier heb je geen bedrijfsnaam en KvK nummer, hierdoor worden facturen van particulieren of privé personen als ongeldig gezien door de belastingdienst. Een factuur sturen zonder KvK inschrijving heeft dus geen enkel nut.


Bekijk hier alle wettelijke factuurvereisten


Hoe het wél moet: kwitantie

Een factuur sturen als particulier mag dus niet, in de plaats daarvan kan je een kwitantie maken.  Een kwitantie is een document dat ondertekent is door de particulier, die daarmee verklaart dat het bedrijf de betaling heeft voldaan en de goederen of diensten ontvangen heeft. De kwitantie moet duidelijk maken welke goederen en diensten er geleverd zijn, hoeveel en voor welk bedrag. Daarnaast moet vermeld worden aan wie de kwitantie gericht is, de datum van de levering van goederen of diensten en moet er afgesloten worden met jouw naam en handtekening.

Wanneer het bedrijf een kwitantie ontvangt, mogen zij de kosten in de boekhouding verwerken. Hierdoor wordt de winst lager en wordt er dus minder belasting betaald. Dus ook al vraagt het bedrijf om een factuur, ga nooit factureren als particulier. Maak een kwitantie, dat is wél een geldig document voor de bedrijfsadministratie.

Belastingen

BTW

Omdat je een kwitantie particulier stuurt, mag er geen btw over het bedrag gerekend worden. Om btw op een factuur te mogen zetten, heb je namelijk een btw nummer nodig. Je hebt als particulier doorgaans geen btw nummer. Het bedrag dat op de kwitantie wordt vermeld, is dus het bedrag dat jij zal ontvangen. Hier hoef je geen btw over af te dragen.

Het bedrijf waaraan jij goederen of diensten hebt geleverd, mag natuurlijk ook geen btw  aftrekken. Jij brengt namelijk geen btw in rekening. Als het bedrijf wel btw af zou mogen trekken, krijgen zij geld terug van de belastingdienst, terwijl jij geen btw afdraagt. Dit zou een verlies betekenen voor de belastingdienst, terwijl het idee van btw juist is dat er geld bij de belastingdienst in het laatje komt. Het bedrijf verantwoord dus het hele bedrag dat vermeld staat op de kwitantie als kosten. Met btw hoeven zij niets te doen.

Inkomstenbelasting

Jij verdient geld, doordat je een dienst hebt verricht of goederen hebt verkocht. Hier heb je een kwitantie voor uitgeschreven, een factuur particulier sturen mag namelijk niet. Dit zijn dus inkomsten geweest, waarover je inkomstenbelasting moet afdragen. Bij de aangifte inkomstenbelasting geef je het verdiende bedrag aan als inkomsten uit overige werkzaamheden.

Het is belangrijk dat je de inkomsten ook daadwerkelijk opgeeft bij de aangifte inkomstenbelasting. Doe je dit niet, dan is het belastingontduiking. Ontduiking is fraude en is dus ook strafbaar. De belastingdienst kan achter jouw inkomsten uit overige werkzaamheden komen, als er een belastinginspectie wordt gedaan bij een bedrijf waar jij een kwitantie aan hebt afgegeven. Als het bedrijf de kwitantie heeft verwerkt in de administratie, dan moet in jouw aangifte inkomstenbelasting hetzelfde bedrag zichtbaar zijn bij inkomsten uit overige werkzaamheden.

9 Reacties

  1. Pingback: Facturen versturen als blogger: hoe doe je dat? | Bloggen en loggen

  2. Mag je als particulier op een bedrag van 25 euro nog gemaakte kosten aftrekken of vul je ten alle tijde het volledige bedrag in en hou je er rekening mee dat de gemaakte KM daarin zijn verwerkt?

    • Hoi Ramon,

      Alleen de winst die je behaalt uit inkomsten uit overige werkzaamheden geef je op bij de belastingdienst.
      Heb jij een klus verricht voor € 25, maar maak je € 10 kosten? Dan geef je inkomsten uit overige werkzaamheden op van € 15 (namelijk 25 – 10). Bewaar bewijzen van gemaakte kosten wel goed, zodat je dit altijd kan verantwoorden aan de belastingdienst!

  3. Klinkt helder! Zit er nog een limiet aan qua bedrag (moet zelf namelijk kwitantie maken voor 3000 euro)

    • Hoi Laura,

      Er zit in principe geen limiet aan de hoogte van een kwitantie, een kwitantie van € 3.000 is daarom prima mogelijk.
      Let er wel op dat als je heel veel inkomsten hebt uit overige werkzaamheden, dat de belastingdienst je op een gegeven moment als ondernemer kan gaan zien. Dan wordt je btw plichtig en moet je btw gaan afdragen. In het artikel ‘check of jij je moet inschrijven bij de KvK‘ lees je meer over wanneer je als ondernemer gezien wordt.

  4. Kan je net als bij een factuur achteraf een kwitantie sturen,met daarop je rekeningnummer vermeld waarop ze het kunnen storten? Deze vraag omdat ik alleen voorbeelden van kwitanties vind waarin je eigenlijk bevestigd met een handtekening dat je direct bent uitbetaald.

    • Van ouds uit is een kwitantie een bewijs dat de schuld is voldaan. Vroeger waren alle betalingen contant, en kon de kwitantie direct na betalen worden verstrekt. Omdat bijna alle betalingen tegenwoordig online worden gedaan, is het tegenwoordig ook gebruikelijk om een ‘te betalen bedrag’ te vermelden, en de kwitantie voorafgaand aan de betaling te versturen.
      Doordat de betaling online wordt gedaan, kan er achteraf altijd gecontroleerd worden of de betaling is voldaan. Het is dus prima om het als een betaalverzoek te zien, zolang er wel online betaald wordt.

Reactie toevoegen

Navigeer