Wanbetaler? Zo krijg je alsnóg betaald bínnen 26 dagen

Als zzp’er wil je zorgeloos ondernemen. Je ding doen. Maar opeens wordt de wind uit de zeilen genomen: je factuur wordt niet betaald of je hebt te maken met een wanbetaler. Hoe zorg je ervoor dat de factuur alsnog betaald wordt binnen uiterlijk 26 dagen, of eerder… én je de klant te vriend houdt? Nou, zo.

Wanbetaler: hoe pak je dat aan?

Een goede balans is belangrijk. Je wilt de kansen om jouw geld nog te ontvangen zo groot mogelijk maken, zonder de klantrelatie aan te tasten. Daarvoor moet je zakelijk handelen, maar wel professioneel en persoonlijk blijven. 

Ik verstuur ongeveer 100 facturen per jaar. Helaas wordt ongeveer 8-10% daarvan te laat betaald. Daarom gebruik ik tegenwoordig een standaard stappenplan om het geld waar ik recht op heb alsnog te innen.

Mijn stappenplan werkt aardig. In bijna alle gevallen wordt de factuur alsnog binnen 10 werkdagen voldaan. Eén keer heb ik een factuur naar een incassobureau moeten doorzetten. Toen duurde het 26 dagen voordat het geld op mijn rekening stond. Hopelijk hoeft het bij jou niet zover te komen. Maar die stappen heb ik ook opgenomen in dit artikel. 

Een compleet stappenplan dus met voorbeeld mails die jij kan kopiëren en plakken.

Stappenplan: in uiterlijk 26 dagen alsnog je geld

Een stappenplan dat niet zomaar in elkaar geknutseld is. 

Als je factuur niet betaald is en je te maken hebt met een wanbetaler krijg je te maken met wet- en regelgeving. Daar heb ik rekening mee gehouden, het belangrijkste is immers dat we ons geld terug krijgen volgens de regeltjes. Waarmee heb ik rekening gehouden in het wanbetalers stappenplan:

  • De vereisten die in een aanmaning moeten staan om het geldig te laten zijn
  • Wettelijke termijn van 14 dagen voordat je een incassobureau mag inschakelen
  • Tone of voice: een zakelijke maar vriendelijke tone of voice en inhoud om de klantrelatie niet beschadigen én om je kansen te vergroten om geld te ontvangen

Dag 1: eerste betalingsherinnering

Gelukkig hebben de meeste klanten geen slechte intenties, maar vaak is er drukte op de werkvloer of is het bedrijf ongeorganiseerd waardoor de factuur nooit bij de juiste persoon terecht is gekomen. 

Ga er in de eerste mail vanuit dat de klant de factuur over het hoofd heeft gezien. Je klant is niet direct een wanbetaler als de betaaltermijn van de factuur is verlopen.

statisticsPoll van deze week
Hoeveel tijd ben jij aan de boekhouding kwijt per maand?
Je ziet de antwoorden van iedereen nadat je gestemd hebt poll

Herinnering vs. aanmaning

Stuur eerst een vriendelijke herinnering, geen aanmaning. Het verschil is dat je bij een herinnering vermeldt dat de factuur is verlopen en dat je graag alsnog spoedig de betaling ziet binnenkomen. 

Bij een aanmaning geef je duidelijk aan wat de consequenties zullen zijn voor de klant. Bijvoorbeeld dat je de factuur zal doorzetten naar een incassobureau en dat daarvoor kosten in rekening gebracht gaan worden.

Je kunt je voorstellen dat direct een aanmaning niet bepaald bevorderlijk is voor jullie relatie, want waarschijnlijk is je factuur gewoon over het hoofd gezien. Dus begin met een betalingsherinnering.

Bekijk onderstaande mail om een idee te krijgen wat je in de eerste betalingsherinnering opneemt. Of kopieer de mail gewoon klakkeloos, mij best 🙂

Eerste betalingsherinnering
Beste {naam},

Uit mijn administratie blijkt dat factuur 2019-0001 ad € 177,87 nog niet is voldaan. Ik wil je erop wijzen dat de betaaltermijn van deze facturen verstreken is en verzoek je vriendelijk doch dringend om de betaling binnen 7 dagen te voldoen op rekeningnummer NL25RABO123456789.

Gemakshalve heb ik een kopie van de factuur bijgevoegd.

Mochten de betalingen en deze herinnering elkaar kruisen, dan kun je deze herinnering als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

{naam}
{contactgegevens}

Maak het de klant zo gemakkelijk mogelijk:

  • vermeld het factuurnummer en het factuurbedrag zodat de klant weet om welk bedrag het gaat
  • vermeld je rekeningnummer zodat de klant gemakkelijk kan betalen en niet hoeft te zoeken
  • voeg een kopie van de factuur bij (als bijlage). De klant kan de originele factuur kwijtgeraakt zijn. De klant kan zo ook naslaan over welke diensten/producten het gaat

Dag 8: bel je klant

Geen reactie op de eerste betalingsherinnering? Pak dan de telefoon op en bel de klant.

Een belletje is persoonlijk, en waarschijnlijk een goed idee voordat je de klant gaat prikkelen met juridische maatregelen.

Bespreek de reden waarom de factuur niet betaald is. 

Zit je klant krap met financiële middelen, dan kun je mogelijk een nieuwe betaaltermijn stellen of een betalingsregeling overeenkomen, zodat de factuur in verschillende delen betaald kan worden. 

Vaak is de aanmaning over het hoofd gezien of heeft je klant de administratie niet op orde. Als dat het geval is verzoek ik de klant om de factuur direct dezelfde dag nog te voldoen.

Als je herinnering weer enkele dagen blijft liggen wordt de betaling waarschijnlijk weer vergeten, dus directe actie is het meest effectief.

is dat niet te veel gevraagd, betaling op dezelfde dag? Het telefoontje is een informele herinnering, geen officiële aanmaning die je per mail of per post verstuurd. Daarom is het acceptabel. Je kunt de klant ook meer tijd geven als je dat prettiger vind. Stel in dat geval wel altijd duidelijk een deadline, want met ‘zo snel mogelijk graag’ schiet je nog niet veel op.

Dag 10: tweede betalingsherinnering (aanmaning)

Na je telefoontje wacht je twee dagen af. Geen betaling? Dan is het tijd voor de volgende stap: een tweede betalingsherinnering.

Na een herinnering via mail én een telefonisch gesprek is het reëel om te vermelden dat dit de laatste herinnering is. En dat je de factuur uit handen zal geven aan een incassobureau als de betaling uit blijft. Door dit te vermelden, wordt je tweede betalingsherinnering een aanmaning.

De tweede mail (aanmaning) die je verstuurt:

Tweede betalingsherinnering / aanmaning
Beste {naam},

Ondanks eerdere herinneringen blijkt uit mijn administratie dat factuur 2019-0001 ad €177,87 nog niet is voldaan. Dit is de laatste herinnering voor het voldoen van de vordering, voordat de vordering uit handen gegeven zal worden aan een incassobureau.

Gemakshalve heb ik de factuur opnieuw bijgevoegd.

Ik verzoek je om de betaling binnen 7 dagen na vandaag te voldoen. Wanneer betaling uitblijft, zal ik de vordering uit handen geven aan een incassobureau en worden de wettelijke incassokosten in rekening gebracht.

Met vriendelijke groet,

{naam}
{contactgegevens}

Een laatste wake up callwaarbij je strenger bent en aangeeft maatregelen te nemen als de betaling niet binnen 5 dagen is voldaan. Doordat er nu consequenties aan verbonden zijn heeft de klant een stok achter de deur om de betaling alsnog binnen de 5 dagen te voldoen.

Dag 16: start een incassoprocedure met 1 klik op de knop

Als betaling uitblijft na twee herinneringen per mail en een telefonische herinnering is het tijd voor de volgende stap.

Je klant is nu officieel wanbetaler.

Leuk, heb je dat ook weer meegemaakt..

Je gaat de factuur uit handen geven aan een incasso bureau.

Het goede nieuws: 

  • tegenwoordig is het heel makkelijk om een incasso zaak te starten. Dat kan meestal met 1 klik op de knop vanuit je boekhoudprogramma. En verder heb je er geen omkijken meer naar
  • Je mag het factuurbedrag verhogen: je mag wettelijke incassokosten in rekening brengen die je in je eigen zak mag steken alsook een wettelijke rente

Het slechte nieuws:

  • Sommige incassobureau’s rekenen een vergoeding voor hun diensten als het geld geïnd wordt. Je bent dus een klein bedrag kwijt. Meestal zijn deze kosten lager dan de wettelijke incassokosten die je aan de klant in rekening brengt, dus je houdt er toch iets aan over.
  • Het inschakelen van een derde partij voor de openstaande vordering is natuurlijk niet erg bevorderlijk voor je klantrelatie. Echter, op dit punt moet je jezelf waarschijnlijk afvragen of je überhaupt wil blijven samenwerken met een wanbetaler. 

Mijn eerste (en gelukkig mijn enige) incassoproces was twee jaar geleden. Ik heb mijn incasso zaak destijds laten afhandelen door Payt. 

Veel boekhoudpakketten hebben tegenwoordig een automatische koppeling met incassobureau’s. Ik doe mijn boekhouding bijvoorbeeld met e-Boekhouden.nl. Bij hun kan je tegenwoordig een onbetaalde factuur met één klik omzetten in een incasso procedure. 

Dat gebeurt via een automatische koppeling tussen e-Boekhouden.nl en CIB (Centraal incasso Bureau) of DAS Incasso.

Proces van een incassobureau bij wanbetaler

Het doel van het incassobureau is om binnen 10 dagen het factuurbedrag (plus incassokosten en wettelijke rente) te innen.

De eerste 16 dagen heb je zelf gedaan met herinneringen en een telefoontje en de laatste 10 dagen laat je over aan het incassobureau. 16 + 10 = 26 dagen. Vandaar het 26 dagen stappenplan.

Incassobedrijven zijn goed in wat zij doen: geld innen. Oké, ik kan je niet garanderen dat je binnen 26 dagen beslist je geld hebt, maar een klant moet wel heel diep in de problemen zitten om die 26 dagen te overstijgen.

Het incassobureau probeert vervolgens je factuur te innen (Bij CIB is dat gratis via de koppeling met e-Boekhouden.nl). Je betaalt alleen kosten als je de zaak tussentijds stopzet of als het tot een gerechtelijke procedure komt.

Ieder incassobureau werkt net iets anders, maar in grote lijn zit het proces van ieder incassobureau hetzelfde in elkaar. 

Het incassoproces dat voor mij destijds is afgehandeld is als volgt verlopen:
namen zijn vervangen met sterretjes ‘****’ t.b.v. de privacy van de klant

1)   Eerste email

Eerste email van incassobureau
Geachte heer *****,

Van e-xcellence hebben wij vernomen, dat u ondanks eerdere verzoeken een openstaande vordering nog niet hebt betaald. e-xcellence heeft de vordering uit handen gegeven aan Payt. U ontvangt binnen enkele dagen een aanmaning per post, de inhoud daarvan kunt u ook in de bijlage bij deze e-mail vinden.

Via onze website kunt u online de vordering inzien. Via de online omgeving kunt u de vordering snel betalen en reageren op de zaak.

Zaak direct inzien

Het nog verschuldigde bedrag dient binnen tien dagen na vandaag door u betaald te worden aan e-xcellence, op bankrekening NL************** onder vermelding van “Zaak 2134 0*** via Payt”.

Wij verwachten u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.

Hoogachtend,

Payt

Schuldeiser
e-xcellence

Zaaknummer
2134 0***

Bedrag
€221,17

Mijn bedrijfsnaam is e-xcellence, mocht je dat niet weten 🙂

Het incassobureau heeft het factuurbedrag verhoogd waardoor mijn wanbetalende klant nu €40 extra incassokosten moest voldoen en de wettelijke rente moest betalen. 

factuur niet betaald

Ik kon ervoor kiezen of ik de incassokosten zelf wilde houden of wilde kwijtschelden t.b.v. de klantrelatie. Ik koos ervoor om de incassokosten zelf te houden.

In mijn geval waren de incassokosten €40, maar bij een hoger factuurbedrag kunnen de incassokosten die jij in je eigen zak mag steken flink oplopen. Een voordeel bij een nadeel dus.

De incassokosten die in rekening gebracht mogen worden zijn afhankelijk van het factuurbedrag:

HoofdsomHoogte incassokosten*
over de eerste € 250015% (minimaal € 40)
over de volgende € 250010%
over de volgende € 50005%
over de volgende € 1900001%
over het meerdere0,5% (max. totaal € 6775)

2)   Mijn klant antwoordde 1 dag later op de email van het incassobureau:

Reactie van mijn klant
Geachte heer, mevrouw,
Wilt u dit verder afhandelen met mijn collega **** via *****@****.nl
Vriendelijk dank

Ik kon de voortgang mooi volgen via het dashbord van het incassobureau. Alle acties van het incassobureau alsook de antwoorden van mijn klant kon ik in het dashboard inzien. 

Op de reactie van mijn klant antwoordde het incassobureau het volgende:

mail incassobureau
Beste *****,

Op verzoek van uw collega ***** hebben wij de contactgegevens van ***** B.V. behorende bij incassozaak 2134 0*** aangepast naar *****@****.nl, t.n.v. Mevr. ****.

De incassozaak heeft betrekking op factuur 2017-0054 van e-xcellence.

Wij verzoeken u de incassozaak te bekijken en het openstaande bedrag z.s.m. te voldoen.

 

De zaak lag nu dus bij een collega die waarschijnlijk verantwoordelijk is voor de financiën. Ik wachtte af en 6 dagen later ontving ik een mail van Payt dat mijn incassozaak geüpdate was. 

Nadat ik inlogde op het portaal zag ik een nieuw bericht van de klant:

Reactie van mijn klant
Is betaald, excuses voor het ongemak. 
We zijn een start-up en merken dat soms dingen ietwat langs elkaar heen lopen, aandachtspuntje voor ons!‌ Hopelijk u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. 
Met vriendelijke groet,

***** *******
***** B.V. 

De zaak was vervolgens door het incassobureau gepauseerd om de betaling af te wachten. En 1 dag later was het bedrag inclusief incassokosten en wettelijke rente inderdaad bijgeschreven op mijn rekening. 

Ik liet mijn klant even netjes weten dat het geld was ontvangen en ik de incasso zaak afgerond had:

Ik mailde mijn klant:
Hoi *****,

Hartelijk dank voor de betaling, ik heb de zaak zojuist gesloten. Jullie situatie is zeer begrijpelijk, gelukkig is het netjes opgelost.

Mochten jullie in de toekomst opnieuw een samenwerking willen doen sta ik daar altijd voor open. Succes met de verdere groei van jullie startup!

Groeten,
Job Verberne
e-xcellence

En mijn klant reageerde tot slot: 

Reactie van klant aan mij
Hi Job Verberne,
Bedankt. Echt niet bewust gebeurt. Wij hopen ook op een goede samenwerking!


Met vriendelijke groet,

***** ********
***** B.V. 

En uiteindelijk is er enkele maanden later een nieuwe opdracht binnengekomen van deze klant. Handel de zaak dus altijd netjes af, je weet nooit wat er ooit nog uitkomt!

Van email naar sms, telefoon of brief

In mijn geval was de factuur vrij snel voldaan. Mijn klant reageerde snel en alles is uiteindelijk netjes afgehandeld.

Het incassobureau gaf de klant in mijn geval 10 werkdagen de tijd om te betalen. Als er binnen 10 dagen niet betaald zou zijn, kan de druk verder worden opgevoerd per mail. 

Maar het kan voorkomen dat de klant niet reageert op de mail met de incasso zaak.

Wat als er helemaal niet gereageerd wordt op de email?

Het incassobureau kan dan op andere manieren contact opnemen met de klant. De meeste incassobureaus doen dat op 3 verschillende manieren:

  • Ze bellen je klant (soms met een belrobot)
  • Wordt de telefoon niet opgenomen? Dan wordt er een sms verzonden
  • Geen reactie? Dan wordt er een incassobrief per post verzonden. 

Afhankelijk van het incassobureau zullen ze verschillende keren op verschillende manieren contact proberen op te nemen. 

Wat zijn andere mogelijke uitkomsten?

Mijn klant betaalde alsnog naar een aantal werkdagen. Maar wat als de klant bijvoorbeeld echt geen geld heeft om de factuur te voldoen?

Betalingsregeling

In overleg met het incassobureau en de klant kan je een betalingsregeling treffen met je klant:

  • De klant kan de factuur in termijnen betalen
  • Je kunt de wettelijke incassokosten en de wettelijke rente laten vervallen
  • Je kunt een deel van het factuurbedrag kwijtschelden zodat de klant minder geld verschuldigd is

Gerechteiljke procedure

Zit dat er om welke reden niet in, of reageert de klant niet op de mails en brieven van het incassobureau? 

Dan kan je overwegen om de zaak voor de rechter te brengen: je start dan een gerechtelijke procedure

Een gerechtelijke incasso houdt in dat een deurwaarder of advocaat probeert het openstaande bedrag te innen.

Je kunt een een gerechtelijke procedure starten wanneer je klant de openstaande vordering na 30 dagen sinds de eerste incasso nog niet betaald heeft.  

Hoe gaat dat in werking?

Een deurwaarder doet voorafgaand aan de gerechtelijke procedure een verhaalonderzoek. Daarbij onderzoekt de deurwaarder of de wanbetaler überhaupt de mogelijkheid heeft om de schulden te voldoen. 

Als je positief bericht krijgt van de deurwaarder kan je het gerechtelijk proces starten. Daar zitten wel kosten aan verbonden. Hoeveel een gerechteliljk proces je gaat kosten hangt af van de hoogte van het bedrag dat je wil innen. 

Meestal is het pas interessant om een gerechtelijke procedure te starten als de openstaande factuur hoger is dan €1.000. Anders kost de procedure namelijk meer dan het oplevert.

Komt het zover tot een procedure? De wanbetaler wordt op de hoogte gesteld dat jij hem voor de rechter sleept middels een dagvaardingvia de deurwaarder. 

In de dagvaarding staat een datum waarop de wanbetaler voor de rechter moet verschijnen. Dat is in de regel binnen 2 tot 4 weken na ontvangen van de dagvaarding. 

Tijdens de rechtzaak doet de rechter een uitspraak, een vonnis. Als je klant veroordeeld wordt tot betaling dan krijgt hij meestal 5 werkdagen om de betaling te voldoen. Daarna mag de deurwaarder overgaan op beslaglegging. 

Wat kost een incassobureau?

Bij de meeste incassobureau’s betaal je niets voor het buitengerechtelijke traject. 

Je betaalt dus niets in het geval dat:

  • Het incassobureau het openstaande bedrag weet te incasseren
  • Het incassobureau faalt en niets weet te incasseren

Je betaalt alleen als:

  • Je de incasso opdracht intrekt of tegenwerkt
  • Je de factuur alsnog zelf incasseert, ondanks dat je de opdracht uit handen hebt gegeven aan het incassobureau
  • Het incassobureau een deel van het factuurbedrag kan incasseren
  • Als het zover komt dat er een gerechtelijke procedure wordt gestart

Voorbeelden van no cure, no payincassobureau’s zijn CIB en DAS. Daar kan met 1 klik mijn factuur naar doorzetten via mijn boekhoudpakket e-Boekhouden.nl.

Enkele andere incassobureau’s brengen wel kosten in rekening. In mijn geval gebruikte ik Payt, nu Online Incasso. Zij brengen standaart €19,95 in rekening. 

2 Reacties

  1. Hey Job,

    Ik heb het idee dat ik maar een klein stukje van ieder artikel zie, steeds maar 3 a 4 alinea’s in totaal.
    Is het misschien omdat ik moet betalen om de rest te zien? 🙂

    groetjes,

    Roos

    • Hi Roos, waarschijnlijk gebruik je een Adblocker die niet alleen de advertentie blokkeert (die verschijnt na de 3e alinea) maar ook alle content onder de advertentie. Adblocker uitschakelen is de oplossing 🙂

Reactie toevoegen

Navigeer