Tijd voor het leukste klusje van ondernemen… je boekhouding! Met een Bachelor in Accountancy gaat mijn hart daar sneller van kloppen 🙂 Maar ik kan me voorstellen dat dat voor jou niet helemaal het geval is.

Daarom neem ik je graag mee in de wondere wereld van boekhouden. In dit artikel leer ik je de basis van boekhouden en hoe jij als zzp’er je eigen administratie opzet.

Voorbereiding:

  1. Zakelijke rekening openen
  2. Boekhoudprogramma kiezen
  3. Je aanloopkosten inbrengen

Administratie doen:

  1. De voorwaarden waar jouw administratie aan moet voldoen
  2. Uitgaven en kosten bijhouden en inboeken
  3. Inkomsten en opbrengsten bijhouden 
  4. Je balans en jaarrekening lezen

Belastingen:

  1. Btw-aangifte doen
  2. Een jaarafsluiting doen 
  3. Fiscale voordelen waar jij geld mee bespaart

1. Zakelijke rekening openen

Je zakelijke avontuur als zzp’er begint met het regelen van een aantal praktische zaken. Eén van deze zaken is het openen van een zakelijke rekening. Deze rekening gebruik je voor alle transacties van je onderneming. Werk en privé houdt je dus gescheiden.

Waarom heb ik een zakelijke rekening nodig?

Een zzp’er is niet verplicht een zakelijke rekening te openen. Toch raad ik het je aan. Het biedt je namelijk veel voordelen. Het belangrijkste voordeel noemde ik al: je houdt werk- en privé uitgaven gescheiden. Je behoudt hiermee makkelijker overzicht en wellicht nog belangrijker: je kunt je transacties direct koppelen aan een boekhoudprogramma én dus bespaar je waardevolle tijd.

Ook is het op deze manier makkelijker om je boekhouder (die je hoogstwaarschijnlijk gaat inschakelen) inzicht te geven in je financiën en het overleggen van bankafschriften wordt een fluitje van een cent. Krijg je controle van de belastingdienst? Dan zal er gevraagd worden om je bankafschriften en dan is het helemaal fijn als je werk en privé gescheiden hebt. 

Andere voordelen van een zakelijke rekening zijn:

  • Een professionele uitstraling, want je zakelijke rekening komt op naam van je bedrijf te staan. Op je facturen, offertes en zakelijk website vermeld je de gegevens van je zakelijke rekening en je wilt uiteraard serieus en betrouwbaar over komen. 
  • Toegang tot waardevolle kennis: bij je zakelijke bank kun je voor meer terecht dan alleen een zakelijke rekening. Dit kan voor de groei van je bedrijf erg waardevol zijn. Je kunt bijvoorbeeld langsgaan voor financieel advies, informatie over leningen en investeringen ontvangen en deelnemen aan interessante workshops en informatiebijeenkomsten.      

Kies de bank die bij je past  

Het openen van een zakelijk rekening in bij de meeste banken zo gedaan. Je zult meer tijd kwijt zijn aan het kiezen van een bank die bij jou past. 

Bij het kiezen van een bank kun je bijvoorbeeld letten op:

  • Wat zijn de tarieven van de zakelijke rekening? Hanteert de bank scherpe tarieven en zijn er speciale pakketten voor zzp’ers? Bijvoorbeeld inclusief Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)? Zie hier goedkope zakelijke rekeningen.
  • Heeft de bank een filiaal bij mij in de buurt? Zodat je jouw bankzaken ook in persoon kunt bespreken en makkelijk langs kunt voor advies of het volgen van een training. Of wil je juist volledig online bankieren?
  • Hoe gebruiksvriendelijk is het online bankieren van deze bank? Is er een app beschikbaar en heb ik wel of geen speciale reader nodig om mijn bankzaken te doen?
  • Kun je de zakelijke rekening koppelen aan je boekhoudprogramma? Niet elke bankrekening werkt even goed samen met elk boekhoudprogramma. Check dit dus even van tevoren. Ook zijn er banken die pakketten aanbieden waar zowel een zakelijke rekening als een boekhoudprogramma in zit.     

Er zijn uiteraard nog heel veel andere zaken die bepalen voor welke bank jij kiest. Neem de tijd voor het kiezen van de juiste. Als je eenmaal bij een bank zit dan is het overstappen een tijdrovende klus. 

Goed om te weten

Een zakelijke rekening is over het algemeen duurder dan een privérekening. Wel bieden veel banken voordeel voor startende ondernemers. Hierdoor kun je in jouw eerste jaar flink besparen. Wat de precieze kosten van jouw zakelijke rekening zullen zijn hangt onder andere af van het aantal transacties, of je zaken doet met het buitenland en hoeveel extra zakelijke producten je afneemt.

Wat kost een zakelijk rekening?

Als we het hebben over de kosten van een zakelijke rekening dan kunnen we onderscheid maken tussen:

  1. Vaste kosten die je maandelijks of jaarlijks betaald voor je rekening en je betaalpas en/of creditcard.
  2. Variabele kosten voor het aantal transacties (zoals af- en bijschrijvingen) die je doet.

Elke bank hanteert haar eigen tarieven. Knab is veruit de populairste bank onder zzp’ers en ook verkozen tot beste bank in ons 2024 onderzoek. Check Knab’s actie van 50% korting voor starters.

Mijn vergelijking van zakelijke bankrekeningen en de kosten kun je hier vinden. 

Zakelijk sparen

Nog een bijkomend voordeel van een zakelijke rekening is zakelijk sparen. Aan je bankrekening kun je een spaarrekening toevoegen die je bijvoorbeeld gebruikt voor het wegzetten van ontvangen BTW. Op deze manier kom je niet in de problemen wanneer het tijd is voor de BTW aangifte.

Ook voorkom je met zakelijk sparen dat je je volledige winst uitgeeft en dus altijd een appeltje voor de dorst achter de hand hebt. Handig voor wanneer je een mindere maand hebt of voor onvoorziene uitgaven komt te staan.

Ontvang ik dan ook rente over mijn zakelijke spaargeld?

Jazeker, net als bij een privé spaarrekening ontvang je over jouw zakelijke spaargeld rente. Deze rente is momenteel vrij laag, maar voor de actieve spaarder is dit toch mooi meegenomen. Bovendien is je zakelijke spaargeld volgens het depositogarantiestelsel verzekerd tot €100.000. 

Voor zzp’ers met een eenmanszaak betekent dit dat het privé spaargeld en het zakelijke spaargeld tezamen verzekerd is tot het maximale bedrag van €100.000. Bij zzp’ers met een rechtspersoon, zoals de BV, is zowel het zakelijk als het persoonlijke spaargeld verzekerd tot €100.000. 

De laatste aandachtspunten

  • De meeste banken hanteren voordelige tarieven voor het eerste jaar. Kijk verder vooruit en onderzoek óók goed wat de kosten voor het tweede, derde jaar, enzovoorts zijn. Houdt hierbij rekening met groei in je bedrijf. Het aantal transacties zal toenemen en ook zul je in de toekomst mogelijk aanvullende zakelijke producten nodig hebben.
  • Kijk goed wat de mogelijkheden van je zakelijke rekening zijn. Biedt de zakelijk rekening mogelijkheden zoals iDeal betalingen, automatische incasso, koppeling met je webshop? etc. Dit verschilt enorm van bank tot bank. 

Lukt het niet om een keuze te maken? Lees dan hier verder:

Zakelijke rekeningen vergelijken voor zzp’ers en starters: een vergelijking van zakelijke banken

2. Boekhoudprogramma kiezen

Ik haalde het net al even kort aan: de keuze van je zakelijke rekening heeft invloed op de keuze van je boekhoudprogramma. Je wilt uiteraard zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan je financiële administratie en daarom is het fijn als je zakelijk rekening en boekhoudprogramma samen door dezelfde deur kunnen. 

Het bijhouden van een financiële administratie is overigens verplicht voor zzp’ers. Wist je dat? Pak het daarom vanaf dag één goed aan en je bespaart jezelf op de lange termijn een hoop kopzorgen. Een boekhoudprogramma helpt je hierbij.   

Wat doet een boekhoudprogramma?

Een boekhoudprogramma doet uiteraard… je boekhouding. Het geeft je de mogelijkheid om je boekhouding volledig zelf te doen en/of soepel te kunnen samenwerken met je boekhouder en belastingadviseur.

 Met een boekhoudprogramma kun je o.a:

  • Facturen opstellen en versturen
  • Bonnen scannen en netjes bewaren
  • Je BTW-aangifte berekenen en klaarzetten
  • Je banktransacties koppelen aan in-en uitgaande facturen en bonnen 
  • Een winst-en verliesrekening opstellen 

Er zijn boekhoudprogramma’s die werken met boekhoudsoftware die je op je computer moet installeren. Al komt dit steeds minder vaak voor. De meeste zzp’ers gebruiken boekhoudprogramma’s die volledig online werken. Dit noemen we online boekhouden. 

Is een boekhoudprogramma ingewikkeld om te leren?

Dit is uiteraard voor iedere per persoon anders. Toch zou ik zeggen, nee. De online programma’s zijn tegenwoordig erg gefocused op gebruiksvriendelijkheid. Bovendien zijn er programma’s die zijn volledig afgestemd op de zzp’er. Hierbij is dus al rekening gehouden met de gemiddelde kennis van boekhouden van een kleine zelfstandige.   

Kan ik mijn boekhouder ook toegang geven?

Jazeker, de meeste boekhoudprogramma’s hebben deze functionaliteit. Zo heb jij de vrijheid om zelf te bepalen hoeveel je zelf wilt doen en wat je aan je boekhouder uitbesteed.

Je boekhouder kun je bijvoorbeeld vragen om:

  • Inkomende facturen en bonnen in te boeken. 
  • De BTW-aangiftes te controleren en in te dienen.
  • Een blik te werpen op de winst-en verliesrekening en je advies te geven over toekomstige investeringen.

Handige functies die elk modern boekhoudprogramma zou moeten hebben zijn:

  • de mogelijkheid om bonnen en inkoopfacturen te scannen
  • een elektronische BTW-aangifte
  • een mobiele app
  • de mogelijkheid om facturen en offertes op te stellen 
  • automatische betalingsherinneringen   

Een tweede punt waar je uiteraard op wil letten zijn de kosten. Deze kosten variëren flink. Zo kun je bij e-Boekhouden als zzp’er of freelancer met een kleine administratie al boekhouden vanaf €9,95 per maand. Voor startende zzp’er is het boekhoudpakket zelfs de eerste 15 maanden helemaal gratis. 

Laat de prijs echter niet de doorslaggevende factor zijn. Je wilt vooral een boekhoudprogramma dat bij jouw wensen past. Wil je ook een boekhouder nemen? Dan wordt er vaak een combinatie aangeboden van een boekhoudprogramma en de service van de boekhouder zelf.

Maak van tevoren een schatting van het aantal transacties en facturen per maand 

Het verschil in kosten tussen de verschillende programma’s heeft uiteraard te maken met het aantal functionaliteiten dat het programma biedt. Daarnaast geldt over het algemeen de regel: hoe groter je boekhouding, des te meer je betaald. Veel boekhoudprogramma’s stellen namelijk pakketten samen op basis van het aantal transacties en uitgaande facturen per maand. 

Het derde en laatste punt waar je op dient te letten is alleen van toepassing op zzp’er die gebruik maken van een boekhouder. Stel jezelf de vraag: 

Met welk boekhoudprogramma werkt mijn boekhouder?

Idealiter kent jouw boekhouder het boekhoudprogramma van jouw keuze goed, zodat de samenwerking lekker vlot verloopt. Ben je van plan met een boekhouder te werken bespreek dan op voorhand enkele programma’s en maak dan je keuze.   

Heb je hulp nodig bij het kiezen van een boekhoudprogramma? Lees dan hier verder: Ik vergeleek alle zzp boekhoudprogramma’s. Dit is de beste.

3. Je aanloopkosten inbrengen

Bankrekening? Check. Boekhoudprogramma? Check. Tijd voor de derde stap in het opzetten van je financiële administratie: het inbrengen van je aanloopkosten.

Wat zijn aanloopkosten?

Aanloopkosten zijn alle kosten die je maakt voordat je start met je bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan het laten uitvoeren van een marktonderzoek of het volgen van een opleiding. Om deze kosten te kunnen inbrengen in je bedrijf dien je alle bonnen en facturen, op naam van je op te starten onderneming, goed te bewaren.

Uiteraard omdat je graag overzichtelijk te werk gaat, maar ook omdat je de btw over deze kosten kunt terugvragen.

Het is wel noodzakelijk dat het kosten zijn met de duidelijke bedoeling een onderneming tot stand te brengen. De betaalde btw over deze aanloopkosten tel je simpelweg bij elkaar op en dient ze in als voorbelasting bij je eerste btw-aangifte.

Ook kun je deze kosten meenemen bij de aangifte inkomstenbelasting. 

Privé (of eerder gekochte) zaken inbrengen

Naast aanloopkosten kun je ook kosten van privé aangekochte middelen, zoals een laptop of kantoorinrichting, inbrengen in je eenmanszaak. Maar let op: je mag deze kosten wel inbrengen in je bedrijf, maar omdat het om zaken gaan die je eerder privé hebt gebruikt mag je hiervan de btw niet terugvragen.

Dit zijn de meest voorkomende privé bezittingen die zzp’ers inbrengen zijn:

  • PC of laptop 
  • Werkkleding
  • Gereedschap
  • Vakliteratuur
  • Kantoorruimte en -inrichting 
  • Auto 

Om privé of eerder gekochte zaken te kunnen inbrengen in je eenmanszaak dien je de economische waarde te berekenen. Dit is best een tricky verhaal, dus als je er niet uitkomt raadpleeg dan je boekhouder. 

Fiscaal kennen we namelijk een afschrijvingsduur van 5 jaar. Hier gelden de fiscale regels waarover je verder in dit artikel kunt lezen. De economische waarde wordt berekend op basis van 3 jaar.  

Volg je het nog? Ik zal een voorbeeld geven.

Je hebt bijvoorbeeld een jaar geleden een nieuwe MacBook Pro gekocht voor €1.759,00. Computers kennen een afschrijving een 1/3 per jaar met 10% restwaarde. De economische waarde van deze laptop is na een jaar dan  €1.231,-. Je gebruikt hiervoor de formule: (aankoopbedrag * 10%) + (aankoopbedrag * 90% * 2/3).

Is de laptop méér dan 3 jaar oud? Dan kun je dus alleen de restwaarde van 10% inbrengen in je bedrijf. Dit betekent dat ook weer dat het niet altijd verstandig is om de laptop in te brengen in je eenmanszaak wanneer je van plan bent om de laptop (op de korte termijn) te verkopen. 

Dit zit namelijk zo: bij de verkoop van bedrijfsgoederen moet je boekwinst nemen. Als je de MacBook Pro voor meer dan de restwaarde van 10% verkoopt, wat in dit geval meer dan aannemelijk is, dan moet je hierover belasting betalen en ben je dus uiteindelijk duurder uit. 

Vuistregel wel of niet inbrengen

Als je het bedrijfsmiddel voor meer dan 20% van de aanschafwaarde verwacht te verkopen, is het belastingtechnisch voordeliger om het bedrijfsmiddel niet in te brengen. Verwacht je ’t voor minder dan 20% te verkopen, dan is het wel voordelig.

Maar als ik de btw niet terug krijg, waarom zou ik deze zaken dan überhaupt inbrengen in mijn eenmanszaak?

Omdat je deze eerder gemaakte kosten wél kunt aftrekken van je belastbare winst die je maakt in je eerste jaar. Je hebt er dus belastingvoordeel bij. Door de ingebrachte kosten daalt je belastbaar inkomen en betaal je minder inkomstenbelasting. En dat wil jij.

Wil je zaken als een privé auto, een gebouw of een deel van je woning inbrengen in je eenmanszaak?

Dan adviseer ik je om te overleggen met een boekhouder. Die kan je hierover goed informeren en adviseren wat voor jouw de slimste keuze is. Dit is namelijk afhankelijk van veel factoren die ik hier niet allemaal kan bespreken.

Over het algemeen kun je stellen dat het voordeliger is om een auto privé aan te houden.

Dus geen zorgen, daar hoef je niet speciaal een boekhouder voor in de hand te nemen. 

Het is meestal alleen voordelig om je auto zakelijk in te brengen als je een elektrische auto hebt, een auto ouder dan 15 jaar rijdt of minder dan 500 privékilometers per jaar rijdt. Dan raad ik je wel aan om je situatie te laten doorrekenen door een boekhouder.

Hoe zit het met investering in tijd?

Naast dat je aanloopkosten in kunt brengen kun je ook de uren die je hebt besteed aan je bedrijf, voordat deze stond ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, meenemen. Alle uren die je hebt geïnvesteerd tellen mee voor het minimaal aantal uren voor bijvoorbeeld de Zelfstandigenaftrek. Start dus al voordat je jouw bedrijf officieel start met het opzetten van een urenregistratie.

4. De voorwaarden waaraan jouw administratie moet voldoen

Voor iedere zzp’er in Nederland is het opzetten van een administratie verplicht. Ook zijn er een aantal voorwaarden waaraan deze moet voldoen. Als je je administratie vanaf de start van je bedrijf goed opzet is het enkel nog een kwestie van goed bijhouden. Wel zo fijn. 

Waaraan je boekhouding precies moet voldoen en hoe lang je deze moet bewaren ga ik je nu uitleggen.

Allereerst is het belangrijk om te weten dat je altijd moet kunnen aantonen wat de inkomsten, uitgaven en activiteiten van je bedrijf zijn geweest. Het kan namelijk zomaar zijn dat de Belastingdienst hier naar vraagt. Je moet er dus voor zorgen dat je administratie volledig én up-to-date is.

In het kort bestaat een volledige administratie uit: facturen en bonnen, registratie van uren en – als je een zakelijke auto hebt – een rittenadministratie. 

  • Een volledige, up-to-date financiële administratie bestaat uit alle uitgaande en inkomende facturen en bonnen, bankafschriften en als je ook werkt met contant geld een kasadministratie en de kassabonnen.  
  • De registratie van je uren is verplicht wanneer je in aanmerking wilt komen voor belastingvoordelen voor ondernemers, de zogeheten ondernemersaftrek. Hiervoor dien je aan te tonen dat je minimaal 1225 uur (per jaar) aan je onderneming hebt besteedt.  
  • Als je met een zakelijk auto rijdt dan dien je ook een rittenadministratie bij te houden. Je moet kunnen aantonen dat je op jaarbasis minder dan 500 privé kilometers hebt gereden met de auto. Kun je dit niet aantonen of heb je er meer gereden? Dan moet je bijtelling betalen. 

De voorwaarden waaraan je administratie dient te voldoen zijn dus:

  • Kloppend en volledig
  • Actueel
  • Makkelijk te controleren 

Je begint direct bij de start van je onderneming met het opzetten van je administratie. Eigenlijk nog voordat je onderneming echt van start is gegaan. Je bewaart al direct de bonnen en facturen van je aanloopkosten, houdt het aantal uren bij dat je besteed aan onderzoek en afspraken met een juridisch of financieel adviseur, etc. Zorg ervoor dat je administratie makkelijk digitaal toegankelijk is, zodat je altijd en overal inzicht in je bedrijf kunt hebben. Je kunt hiervoor een clouddienst gebruiken zoals bijvoorbeeld Dropbox of Google Drive. 

Voorwaarden aan de bewaartermijn

Naast dat je administratie aan een aantal voorwaarden moet voldoen is ook de bewaartermijn van je administratie belangrijk. De Belastingdienst stelt ondernemers verplicht hun btw-administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren.

Met een btw-administratie bedoelen we overigens de inkomsten en uitgaven die je opgeeft bij je btw-aangifte. Deze facturen, bonnen en andere gegevens moet je dus voor een periode van 7 jaar bewaren. Bij voorkeur digitaal. 

De indeling van je btw-administratie 

In de btw-administratie kun je makkelijk terugvinden wat de uitgaande facturen, inkomsten, ontvangen facturen en het privégebruik van goederen en diensten is geweest. Omdat je btw-administratie aan bepaalde voorwaarden moet voldoen is het verstandig om bij de indeling van je administratie hier rekening mee te houden.

Het is naast overzichtelijk ook erg handig wanneer je samenwerkt met een boekhouder of wanneer je onverwacht je administratie moet delen met de Belastingdienst.

Zorg ervoor dat je je btw-administratie opdeelt:

  • Per kwartaal
  • Per btw-tarief 

Als je binnen je onderneming te maken hebt met verschillende btw-tarieven, zoals bijvoorbeeld 9% en 21%, dan zorg je ervoor dat je dit duidelijk registreert in je administratie. Je kunt bijvoorbeeld verschillende mappen maken of, wanneer je gebruik maakt van een online boekhoudprogramma, dit bij het verwerken van de facturen aangeven. Dan kun je makkelijk een uitdraai maken voor de btw-aangifte en is alles netjes georganiseerd per btw-tarief. 

Deel je administratie in per kwartaal

Omdat de btw-administratie in de meeste gevallen uitgaat van 4 kwartalen per jaar is het handig om je administratie in dezelfde kwartalen op te delen. Elk kwartaal telt 3 maanden.

Kwartaal 1: januari, februari, maart
Kwartaal 2: april, mei, juni
Kwartaal 3: juli, augustus, september
Kwartaal 4: oktober, november, december 

Het eerste kwartaal wordt ook wel Q1 genoemd, het tweede kwartaal Q2, enzovoorts. Deze codes zijn handig om te gebruiken en ook je boekhouder zal direct weten waar je het over hebt. 

Aan het einde van elk kwartaal doe je btw-aangifte. Dit is verplicht voor alle ondernemers en dus ook voor zzp’ers. Zodra je bent aangemeld bij de Belastingdienst als ondernemer ontvang je bericht over welk tijdvak je aangifte moet doen.

Je kunt de Belastingdienst verzoeken om maandaangifte of jaaraangifte te doen, maar dat is in de meeste gevallen overbodig.

Om van de jaaraangifte gebruik van te kunnen maken moet je bovendien aan een aantal voorwaarden voldoen, zo mag het bedrag wat je jaarlijks aan btw betaald niet hoger zijn dan €1.883. 

Wees zorgvuldig 

Ik trap misschien een open deur in door te zeggen dat het belangrijk is om zorgvuldig met je administratie om te gaan. Zeker wanneer je geen gebruik maakt van een boekhouder. Het is je eigen verantwoordelijkheid als ondernemer om er voor te zorgen dat je administratie aan de gestelde voorwaarden voldoet én dat deze kloppend is.

Bij het doen van de btw-aangifte bereken je zelf hoeveel btw je aan de Belastingdienst moet betalen (en hoeveel je eventueel terug krijgt) op basis van je uitgaven en je inkomsten. Wanneer je administratie niet op orde is dan is de kans groot dat je btw-aangifte niet helemaal klopt. Hier kleven twee belangrijke nadelen aan:

  1. Je loopt het risico teveel te betalen, omdat je overzicht van inkomsten en uitgaven niet kloppend is en je wellicht niet alle btw terugbetaald krijgt waar je wel recht op hebt.
  2. Je loopt het risico op een naheffing bij controle van de Belastingdienst. Klopt je administratie niet en wordt je gecontroleerd door de fiscus? Dan blijkt mogelijk dat je te weinig belasting hebt betaald en zul je een naheffing en mogelijk ook een boete moeten betalen.

Better safe than sorry, is dus mijn advies. 

5. Uitgaven en kosten bijhouden en inboeken 

Nu je weet aan welke voorwaarden je administratie moet volhouden is het tijd om aan de slag te gaan. Zodra je eerste kosten en uitgaven zijn gemaakt ga je deze bijhouden en inboeken. Ik leg je stap voor stap uit hoe je dat doet. 

Laat ik beginnen bij het verschil tussen uitgaven en kosten. Het klinkt waarschijnlijk als hetzelfde, maar er is wel degelijk verschil. Kort gezegd is er sprake van een uitgave als je banksaldo afneemt. En er is sprake van een kost als je winst afneemt. Dit zie je terug op je winst- en verliesrekening. 

Het verschil tussen kosten en uitgaven

Uitgaven worden namelijk geboekt op het moment dat ze daadwerkelijk je bedrijf verlaten. Schaf je een nieuwe laptop aan? Dan verlaat het bedrag wat je hiervoor betaald op de aankoopdatum van je bankrekening. Het is dus een uitgave. Je ziet uitgaven direct op je balans terug. 

Wanneer we het hebben over kosten hebben we het over het resultaat op de langere termijn. Kosten boek je op je winst- en verliesrekening. Het kan overigens wel zo zijn dat een handeling zowel een uitgave als een kost is. Bijvoorbeeld wanneer je iets koopt en direct betaald. Zoals bijvoorbeeld een ergonomische muis. 

Koop je de ergonomische muis en betaal je echter later, bijvoorbeeld na ontvangst of op afbetaling? Dan boek je de aanschaf van de ergonomische muis als kost op je winst-en verliesrekening, en het openstaande bedrag als schuld op je balans (als kort of lang vreemd vermogen). Hier ga ik in stap 7 ‘Je balans en winst-en verliesrekening leren lezen’ verder op in, maak je geen zorgen. 

Een boekhouder of boekhoudprogramma kan overigens veel duidelijkheid scheppen waar het aankomt op je balans en winst- en verliesrekening. Een boekhoudprogramma houdt beide automatisch bij en vergt enkel nog input vanaf jouw kant. Een boekhouder neemt alles uit handen en kan je bovendien op elk gewenst moment inzicht geven in je administratie. 

Als laatste wil ik je graag twee voorbeelden laten zien die het verschil tussen kosten en uitgaven nog verder verduidelijkt. 

Voorbeeld 1: geen uitgave, wel een kost

Het kan voorkomen dat je geen uitgave doet, maar dat je toch kosten hebt. Een voorbeeld: de nieuwe laptop die je hebt gekocht wordt ouder en dus minder waard. Als je schat dat de laptop 5 jaar zal meegaan moet je dus elk jaar 1/5e deel afschrijven. Afschrijvingen zijn geen uitgave, want je banksaldo blijft immers gelijk. Afschrijvingen boek je op de winst- en verliesrekening en zijn dus kosten. 

Voorbeeld 2: geen kost, wel een uitgave

Stel dat je naast een laptop ook een nieuwe auto koopt voor zakelijk gebruik. De auto schaf je aan voor €15.000. Deze investering zie je terug op je balans: je vaste activa nemen toe met €15.000 en je liquide middelen nemen af. Het bedrag wordt direct van je rekening geschreven en dus is het een uitgave. Je boekt echter niet direct iets op de winst- en verliesrekening en dus is er geen sprake van kosten. Investeringen zijn dus uitgaven, maar geen kosten. 

Nog even kort ter herhaling: uitgaven boek je op je balans en kosten op je winst- en verliesrekening. 

Je uitgaven begroten 

Laat ik beginnen met uitgaven. Voordat je überhaupt uitgaven doet is het verstandig om een begroting te maken. Hierin houdt je bij welke uitgaven je verwacht te maken. Ik vind het zelf handig om dit per maand bij te houden, maar je zou ook kunnen kiezen voor een begroting per kwartaal of zelfs per jaar. Of voor een begroting per project. 

Uitgaven die je kunt begroten zijn bijvoorbeeld: website hosting, cloud opslag, huur kantoorruimte en reiskosten. Door uitgaven te begroten wordt het bijhouden van je administratie een stuk makkelijker. Bovendien heb je hiermee goed inzicht in je financiën. Het opstellen van een begroting is overigens niet verplicht. 

Inboeken van uitgaven 

Goed, nu je weet welke uitgaven je verwacht kunnen we gaan kijken naar het bijhouden en daadwerkelijk inboeken van deze uitgaven. Voor zzp’ ers zonder boekhouder zijn er 2 opties:

  1. Je houdt je uitgaven bij in Excel, Google Sheets of gelijkwaardig programma.
  2. Je houdt je uitgaven bij in een (online) boekhoudprogramma zoals e-Boekhouden, MoneyMonk of gelijkwaardig programma.

Uitgaven bijhouden in een spreadsheet

Voor kleine ondernemers kan het voldoende zijn om uitgaven bij te houden in een spreadsheetprogramma zoals Excel of Google Sheets. Je zou dit als volgt kunnen doen:

  • Maak allereerst een tabblad per boekjaar. Heb je meer dan 100 facturen op jaarbasis dan is het wellicht verstandig om een tabblad per kwartaal te maken. 
  • Maak nu verschillende kolommen met tenminste factuurnummer, factuurdatum, omschrijving, bedrag excl. btw, btw-tarief, btw bedrag en bedrag incl. btw. Voeg hieraan nog informatie toe die voor jou relevant is, zoals bijvoorbeeld een projectnaam of een uitgavenpost (bijv. kantoor of marketing).
  • Vervolgens boek je op elke regel een uitgave. 
  • Door gebruik te maken van de optelformules kun je gemakkelijk een overzicht van de kosten per week, per maand of per kwartaal maken. Zeker dat laatste is handig voor de btw-aangifte.

Ter illustratie:

Factuurnummer Factuurdatum Omschrijving Excl. btw Btw tarief Btw bedrag Incl. btw
2023-01 01.01.2023 Webhosting mrt €33,05 21% €6,94 €39.99
2023-02 01.02.2023 Webhosting apr €33,05 21% €6,94 €39.99
2023-03 01.03.2023 Webhosting mei €33,05 21% €6,94 €39.99
Totaal Q1 €99,15 €20,82 €119,97

In bovenstaand voorbeeld zijn de totale kosten dus voor het eerste kwartaal van 2024 €99.15 exclusief btw geweest. In totaal is er €20,82 aan btw betaald, wat vervolgens bij de btw-aangifte kan worden teruggevraagd. 

Met behulp van je uitgaven administratie in een spreadsheet kun je de btw-aangifte invullen en aan het einde van het jaar je balans en winst-en verliesrekening opstellen. Wellicht heb je bij dat laatste de hulp van een boekhouder nodig. Meer over de btw-aangifte lees je in stap 8 ‘ Btw betalen en terug vragen’.

Belangrijk: bewaar van al je facturen een digitale kopie. Van aankopen in een winkel bewaar je een foto of scan van de kassabon. Het is handig wanneer de factuurnummers in je spreadsheet overeenkomen met de bestandsnamen die je voor de bestanden gebruikt. Zo kun je makkelijk alles snel terug vinden. Ook kun je bij het organiseren van je bestandsnamen dezelfde indeling als je spreadsheet aanhouden: dus per maand, kwartaal of per boekjaar.

Uitgaven bijhouden in een online boekhoudprogramma

Als je hebt gekozen voor een online boekhoudprogramma dan gaat het bijhouden van je uitgaven ongeveer hetzelfde. Voordeel is wel dat je enkel de gegevens van je uitgaven hoeft in te vullen.

Bovendien kun je je uitgaven direct koppelen aan je bankafschrijvingen én kun je per uitgave een digitale kopie bijvoegen waardoor alles super overzichtelijk blijft. Je bent nooit meer een bon of factuur kwijt.

Nadeel is dat het, zeker in het begin, tijd kost om alles netjes bij te houden. Maar, die tijdsinvestering verdien je later weer terug. Je kunt hiermee namelijk een hoop geld besparen doordat je (bijna) geen boekhouder meer nodig hebt.

Al raad ik je wel aan, ook wanneer je gebruik maakt van een boekhoudprogramma, je administratie aan het einde van het boekjaar na te laten kijken door een professional. Ook besteden de meeste zzp’ers het opstellen van de balans en winst- en verliesrekening uit aan een boekhouder. 

Goed, het is dus jouw taak om je uitgaven netjes in te boeken in het online boekhoudprogramma. Dit is bij de meeste programma’s een fluitje van een cent. 

  • Je maakt een inkoopfactuur aan en vermeld hierbij om welk bedrag het gaat, wie de afzender is en hoe je de uitgave wilt categoriseren. Is het een uitgave voor bijvoorbeeld marketing of huur van een kantoor? Dan boek je de uitgave in deze categorie. Maak je vaker gebruik van dezelfde leverancier dan is het makkelijk om de bedrijfsgegevens op te slaan. Vermeld hierbij ook het btw-nummer van je leverancier.
  • De inkoopfactuur staat standaard als onbetaald in je administratie. Sla daarom de volgende stap vooral niet over.  
  • Upload of koppel je bankbetalingen aan de openstaande inkoopfacturen en je uitgaven zijn verwerkt in je administratie.  

De uitgaven worden vervolgens door het boekhoudprogramma verwerkt op je balans en winst- en verliesrekening. Hierover later meer. 

6. Inkomsten en opbrengsten bijhouden

In de vorige stap heb je al kunnen zien hoe je je uitgaven moet inboeken en verwerken in je administratie. Nu gaan we het hebben over de inkomsten en opbrengsten. Ook hier is sprake van twee termen die nogal eens voor verwarring kunnen zorgen. Inkomsten zijn geldstromen die je direct terugziet op je bankafschriften of in je kasboek. Opbrengsten zijn, net als kosten, te zien op je winst-en verliesrekening.

Een ander woord voor opbrengsten is overigens omzet. Hoeveel omzet je hebt gedraaid of hoeveel opbrengsten je hebt gehad zie je terug op je winst-en verliesrekening die je aan het einde van het boekjaar opmaakt (of laat opmaken door je boekhouder). Dit onderwerp bespreek ik uitgebreid in stap 7 ‘ Je balans en winst-en verliesrekening leren lezen’. 

Wat zijn inkomsten?

Inkomsten zijn dus alle binnenkomende geldstromen. Dit kunnen betalingen via de bank of contante betalingen zijn. Bankbetalingen zie je automatisch terug op je bankafschrift (of online) en contante betalingen verwerk je in een kasboek. 

Voorbeelden van inkomsten zijn:

  • Een bankbetaling van een verkoopfactuur voor geleverde diensten als freelancer.
  • Een betaling via PayPal van een eBook dat je aanbiedt op je website.
  • Een vergoeding die je krijgt voor het doorverwijzen van een klant en waarvoor je een factuur opmaakt.
  • De verkoop van een product in een fysieke of een digitale winkel.

Kort gezegd zijn inkomsten dus alles wat er aan geld binnenkomt. 

Inkomsten bijhouden in een spreadsheet

Het bijhouden van je inkomsten in een spreadsheet programma als Excel of Google Sheets werkt exact hetzelfde als het bijhouden van je uitgaven in zo’n zelfde programma. Het enige verschil is simpelweg dat je de inkomsten bijhoudt en niet de uitgaven. Je kunt hier hetzelfde bestand voor gebruiken, zo heb je alles lekker makkelijk bij elkaar.

Als je een kleine boekhouding hebt kun je de uitgaven en de inkomsten op hetzelfde tabblad bijhouden. Heb je wat meer ruimte nodig? Maak dan een nieuw tabblad, bijvoorbeeld per boekjaar, aan. Dus ‘Inkomsten 2024’ en ‘ Uitgaven 2024’.

De stappen voor het inboeken van inkomsten in een spreadsheet zijn:

  • Maak een nieuw tabblad aan of verwerk je inkomsten naast je uitgaven op hetzelfde tabblad. 
  • Maak opnieuw verschillende kolommen met tenminste factuurnummer, factuurdatum, omschrijving, bedrag excl. btw, btw-tarief, btw bedrag en bedrag incl. btw. Voeg hieraan nog informatie toe die voor jou relevant is, zoals bijvoorbeeld een projectnaam of het soort inkomsten (bijvoorbeeld freelance werk, verkoop eBook, etc.) 
  • Vervolgens boek je op elke regel een inkomst. Deze inkomst is gekoppeld aan een verkoopfactuur of verkoopbon. 
  • Door gebruik te maken van de optelformules kun je gemakkelijk een overzicht van de opbrengsten per week, per maand of per kwartaal maken. Zeker dat laatste is handig voor de btw-aangifte. Zo zie je in één oogopslag hoeveel btw je moet terugbetalen. 

Ter illustratie:

Factuurnr.  Factuurdatum Omschrijving Excl. btw Btw tarief Btw bedrag Incl. btw
2024-01A 10.01.2024 Freelance opdracht XYZ €2.000,00 21% €420,00 €2.420,00
2024-01B 19.01.2024 Verkoop eBook online €46,00 21% € 9,66 € 55,66
2024-01C 23.01.2024 Consult € 400,00 21% € 84,00 € 484,00
Totaal Q1 € 2.446,00 € 513,66 € 2.959,66

In bovenstaand voorbeeld zijn de totale inkomsten dus voor de eerste maand van 2024 €2.959,66 inclusief btw geweest. Dit is het bedrag dat op je bankrekening wordt bijgeschreven. In totaal heb je €513,66 aan btw ontvangen. Het is verstandig om dit bedrag weg te zetten tot aan je btw-aangifte, omdat je het mogelijk aan de Belastingdienst moet betalen. Over de btw-aangifte lees je alles in stap 8 ‘Btw betalen en terugvragen’.

Aan de spreadsheet kun je eventueel een kolom ‘status’ toevoegen en daarin bijhouden of de factuur reeds betaald is of nog openstaat. 

Inkomsten bijhouden in een online boekhoudprogramma

Uiteraard kun je ook voor het bijhouden van je inkomsten een online boekhoudprogramma gebruiken. Het inboeken van inkomsten werkt vrijwel hetzelfde als inboeken van uitgaven. Ook de inkomsten zie je terug op je bankafschriften of wanneer je gebruik maakt van contant betaalverkeer in je kasboek.

Het inboeken van inkomsten in een online boekhoudprogramma werkt als volgt:

  • Je maakt een verkoopfactuur aan en vermeld hierbij om welk bedrag het gaat, aan wie de factuur gericht is. Stuur je regelmatig verkoopfacturen naar dezelfde klant? Dan is het handig om de bedrijfs- of persoonsgegevens op te slaan. Gaat het om een zakelijke klant? Vermeld dan ook het btw-nummer. 
  • De verkoopfactuur staat standaard als onbetaald in je administratie. Sla daarom de volgende stap vooral niet over.  
  • Upload of koppel je bankbetalingen aan de openstaande verkoopfacturen en je inkomsten zijn verwerkt in je administratie.  

Nu je weet wat inkomsten en uitgaven zijn, en wat het verschil is met opbrengsten en kosten, ben je helemaal klaar voor de volgende stap: het leren lezen van je balans en je winst- en verliesrekening.

7. Je balans en winst- en verliesrekening leren lezen

Na verloop van elk boekjaar, dat loopt van januari tot december, is het tijd om je balans en winst-en verliesrekening op te stellen. Als je jouw boekhouding uitbesteed wordt dit door je boekhouder verzorgd. Kies je voor een boekhoudprogramma dan rolt deze automatisch uit je programma. De balans en winst-en verliesrekening bevatten belangrijke informatie. Welke informatie én hoe je ze moet lezen zal ik nu uitleggen. 

De jaarrekening

Een balans en een winst-en verliesrekening zijn vaste onderdelen van een jaarrekening. Een jaarrekening bestaat uit een balans, een winst-en verliesrekening en een toelichting daarop. Hoe groter je onderneming des te uitgebreider je jaarrekening.

Laten we deze onderdelen eerst bespreken.

  • Een jaarrekening is een financieel eindverslag van je onderneming. De jaarrekening sluit aan op je bedrijfsadministratie, je bonnen en facturen, en moet overeenkomen met de berekeningen van de Belastingdienst.  
  • Een balans is een actueel overzicht van je bezittingen en je schulden. De balans laat precies zien hoe jouw bedrijf er op dat moment voorstaat. In de balans kun je onder andere zien welke investeringen je hebt gedaan en hoe deze zijn gefinancierd. 
  • Een winst- en verliesrekening, die ook wel een resultatenrekening wordt genoemd, geeft een overzicht van de kosten en opbrengsten uit een bepaald boekjaar. Een positief resultaat betekent ‘winst’ en een negatief resultaat betekent ‘verlies’. 

Is het opstellen van een jaarrekening voor zzp’ers verplicht? 

Het opstellen van een volledige jaarrekening is voor zzp’ers met een eenmanszaak of VOF niet verplicht. Voor deze ondernemingsvormen is een balans en winst-en verliesrekening opstellen voldoende. Een jaarrekening opstellen kan in sommige gevallen echter wel handig zijn. Bijvoorbeeld wanneer je een lening of hypotheek wilt aanvragen bij de bank. Er zal dan namelijk  gevraagd worden naar de jaarrekeningen van de afgelopen drie jaar.  

Voor ondernemingen met rechtspersoonlijkheid is het opstellen van een jaarrekening wel verplicht. Dit zijn de B.V., N.V., stichting, vereniging en coöperatie. 

Wanneer je een zzp’er met een eenmanszaak of een VOF bent dan kun je geld en tijd besparen om alleen de balans en de winst-en verliesrekening op te stellen en de jaarrekening te bewaren voor later.

Het opstellen van een balans en winst- en verlies rekening is technisch gezien ook niet verplicht, maar er wordt wel naar gevraagd wanneer je jouw aangifte inkomstenbelasting moet indienen. Bovendien ben je als zzp’er wél verplicht om een boekhouding bij te houden. De balans en de winst-en verliesrekening zijn dus een must voor iedere zzp’er. 

Hoe een balans en een winst- en verliesrekening eruit ziet en hoe je deze kunt lezen lees je hieronder. 

De balans

Zoals gezegd is de balans een overzicht van je bezittingen en je schulden. De balans laat zien of je bedrijf er op dat moment goed (of slecht) voor staat. Je leest op de balans onder andere hoeveel je hebt geïnvesteerd in je bedrijf, hoeveel geld je nog moet ontvangen van klanten en hoeveel schuld je hebt. 

De bezittingen heten op de balans ‘activa’ en je schulden ‘passiva’. Een balans is, zoals de naam al zegt, altijd in balans. Zijn je activa €10,000? Dan zijn je passiva ook €10.000.  

Omdat de balans een momentopname is kan deze er iedere dag anders uitzien. De balans op de laatste dag van het jaar neem je op in de jaarrekening. Ook voor het invullen van je aangifte inkomstenbelasting bij de Belastingdienst heb je de balans van 31 december nodig. 

De activa (bezittingen) op de balans bestaan uit:

  • Vaste activa
  • Vlottende activa
  • Liquide middelen

De passiva (schulden) op de balans bestaan uit:

  • Eigen vermogen
  • Lang vreemd vermogen
  • Kort vreemd vermogen 

Dit ziet er zo uit:

Activa Passiva
Vaste activa € 1.000 Eigen vermogen €3.500
Vlottende activa € 7.000 Lang vreemd vermogen €5.500
Liquide middelen € 2.000 Kort vreemd vermogen €1.000

Totaal activa € 10.000 Totaal passiva € 10.000

Zo, nu weet je hoe een balans eruit ziet. Tijd om de onderdelen van de balans te bespreken. Ik begin met de activa. De activa op een balans zijn de bezittingen van de onderneming.

  • Allereerst zijn er de bezittingen die je voor langere tijd, meer dan één jaar, gebruikt. Dit zijn de vaste activa. Voorbeelden van vaste activa zijn:
    •  je bedrijfspand 
    • een computer 
    • of een aangeschafte bestelauto. 
  • Daarnaast heb je vlottende activa. Dit zijn bezittingen die je binnen één jaar omzet in geld. Denk aan je voorraad en de klanten waarvan je nog geld krijgt: je debiteuren.
  • Als laatste zijn er de liquide middelen. Dit zijn je bezittingen in geld: het banksaldo en het kasgeld. 

En dan de passiva. De passiva bestaat uit je eigen vermogen, het lang vreemd vermogen en het kort vreemd vermogen. 

  • Het eigen vermogen is het geld dat je de afgelopen periode hebt geïnvesteerd in je onderneming.
  • Schulden die je over meer dan één jaar moet terugbetalen worden het lang vreemd vermogen genoemd. Bijvoorbeeld een lening die je bent aangegaan om een investering in je onderneming te kunnen doen of een afgesloten hypotheek. 
  • Het kort vreemd vermogen zijn de schulden die je binnen één jaar dient terug te betalen. Dit kunnen leveranciers of salarissen zijn die je nog moet betalen, maar bijvoorbeeld ook een negatief saldo op je banksaldo. Ook af te dragen belasting valt onder het kort vreemd vermogen.   

Een balans geeft je een mooi overzicht van jouw bezittingen, schulden en eigen vermogen op een specifiek moment. Met iedere uitgave, investering of betaling verandert de balans. Wel blijven de activa en passiva altijd – je raadt het al – in balans. 

Ik geef je drie voorbeelden ter illustratie:

  1. Wanneer je een nieuwe laptop koopt ter waarde van €799 dan nemen zowel je vaste activa als je eigen vermogen toe met €799. 
  2. Als je klant zijn factuur van €4.500 betaald dan nemen je liquide middelen met €4.500 toe en je vlottende activa met €4.500 af. Je totaal aan activa blijft dus gelijk.   
  3. Geld uitkeren naar je privé rekening heeft invloed op zowel je liquide middelen als je eigen vermogen. Keer je bijvoorbeeld een maandsalaris van €2.300 uit? Dan nemen beide posten met €2.300 af. 

Bij elke transactie, nieuwe factuur of opname verandert dus je balans zonder dat deze zijn evenwicht verliest. 

De winst-en verliesrekening 

Om te weten hoeveel je verdiend hebt in een boekjaar gebruik je de winst- en verliesrekening. Een winst-en verliesrekening is in tegenstelling tot de balans geen momentopname. De winst- en verliesrekening is namelijk een samenvatting van een periode, meestal één boekjaar. Op de rekening lees je ook wat jouw kosten zijn geweest en of je wel of geen winst hebt gemaakt.

De resultaten van je onderneming op de laatste dag van december deel je in je jaarrekening en gebruik je voor de aangifte inkomstenbelasting. 

In de winst-en verliesrekening vind je:

  • De omzet die je hebt gedraaid: de opbrengsten uit verkoop, de verleende diensten, etc.
  • De kosten die je hebt gemaakt: de inkoopkosten. 
  • Je bruto winst: je omzet minus de kostprijs. 
  • De overige kosten: dit zijn de kosten die niet direct aan je omzet zijn gekoppeld zoals personeelskosten, kantoorkosten en marketing. 
  • Het bedrijfsresultaat: je brutowinst minus de kosten. 

Een voorbeeld:

Mark is freelance online marketing specialist. Hij is een zzp’er met een eenmanszaak. Zijn omzet is voornamelijk afkomstig uit het adviseren van het mkb. Daarnaast verkoopt bij via een webshop zakelijke agenda’s. Een project dat hij onlangs heeft opgezet en waarvan de inkoopkosten nog relatief laag zijn.

De winst-en verliesrekening van Mark

Omzet € 45.000
Verleende diensten € 42.000
Verkopen € 3.000

Kostprijs omzet € 1.000

Inkoopwaarde € 1.000

Bruto winst (omzet minus kostprijs) € 44.000

Overige kosten € 3.950  

Personeel € 1.500

Huisvesting € 1.200

Reclame € 800

Overige kosten € 450

Bedrijfsresultaat (bruto winst minus kosten) € 40.050

Uit de winst-en verliesrekening van Mark blijkt dat hij een omzet van €45.000 heeft gedraaid en dat zijn kosten €3.950 bedroegen. Het boekjaar sluit hij dus af met een nettowinst van €40.050. 

Winst of verlies?

De belangrijkste functie van een winst-en verliesrekening is uiteraard dat deze laat zien of je winst of verlies hebt gemaakt. Valt je omzet tegen en heb je kosten gemaakt, zoals aan het huren van een werkplek en het inhuren van een virtual assistent, dan sluit je het boekjaar mogelijk af met een negatief bedrijfsresultaat. 

Belangrijk om te weten is dat bij een eenmanszaak geen onderscheid wordt gemaakt tussen privé geld en zakelijk geld. De winst is dus volledig van jou en kun je zien als loon of salaris. Over de volledige winst betaal je inkomstenbelasting, want eigen loon of salaris kun je als zzp’er met een eenmanszaak niet aftrekken als kosten. 

Je ziet je eigen loon of salaris dus ook niet terug op de winst-en verliesrekening. 

Wel zijn er verschillende aftrekposten voor houders van een eenmanszaak waardoor je minder inkomstenbelasting over je winst betaald. Zo kun je, als je voldoet aan de voorwaarden, bijvoorbeeld gebruik maken van de zelfstandigenaftrek. Hoe dit precies zit, lees je in stap 10: Fiscale voordelen waar jij geld mee bespaart.

8. Btw terugbetalen en terugvragen

Ik zei het eerder al even. Zodra je je onderneming inschrijft bij de Kamer van Koophandel ontvang je een brief waarin staat over welk tijdvak je jouw btw-aangifte moet doen. Voor de meeste zpp’ers, en dus waarschijnlijk ook voor jou, geldt dat er per kwartaal (3 maanden) aangifte moet worden gedaan.

Wanneer doe je aangifte?

In de brief die je ontvangt van de Belastingdienst staan netjes de data vóór wanneer de aangifte binnen moet zijn. Deze data zijn normaal gesproken: 

  1. Btw aangifte kwartaal 1: voor 30 april
  2. Btw aangifte kwartaal 2: voor 31 juli
  3. Btw aangifte kwartaal 3: voor 31 oktober 
  4. Btw aangifte kwartaal 4: voor 31 januari

Je doet dus aangifte in de maand nadat het kwartaal voorbij is en je administratie helemaal is bijgewerkt.

Btw-tarieven in Nederland

De btw in Nederland kent verschillende tarieven. Het standaard tarief is 21%. Voor sommige goederen en diensten geldt een verlaagd btw-tarief van 9%. Lever je als zzp’er goederen of diensten aan het buitenland? Dan kan er ook sprake zijn van een 0% tarief. 

Controleer voordat je een product of dienst verkoopt onder welke tarief deze valt. Op de website van de Belastingdienst kun je deze informatie vinden. 

Berekenen hoeveel je moet betalen of terug kunt vragen

Als je je administratie netjes hebt bijgehouden is het eenvoudig om de gegevens voor je btw-aangifte te verzamelen.

De gegevens die je nodig hebt zijn:

  • Het totale bedrag aan inkomsten
  • Het totale bedrag aan uitgaven
  • Het totale bedrag aan ontvangen btw
  • Het totale bedrag aan betaalde btw (voorbelasting)

Het totale bedrag aan betaalde btw noemen we ook wel voorbelasting. De aangifte doe je overigens via het portaal voor ondernemers op de website van de Belastingdienst. Je moet inloggen met je DigiD-gebruikersnaam en -wachtwoord. 

Er zijn 2 situaties mogelijk:

Heb je meer btw ontvangen dan betaald? Dan dien je het verschil te betalen aan de Belastingdienst. Bij het doen van de aangifte zie je op welk bankrekeningnummer je de btw moet betalen en onder vermelding van welk betalingskenmerk.

Heb je meer btw betaald dan ontvangen? Dan krijg je het verschil terug. Dit gebeurd automatisch na het doen van de aangifte. Je moet er wel voor zorgen dat je bankrekeningnummer bekend is bij de Belastingdienst. 

Houd je je administratie bij in een spreadsheet? Dan is het een kwestie van optellen. Tel alle uitgaven, inkomsten, betaalde btw en ontvangen btw bij elkaar op en voer deze gegevens in bij de btw-aangifte.

Maak je gebruik van een online boekhoudprogramma? Dan kun je simpel uitdraai maken voor de btw-aangifte. Ook zijn er boekhoudprogramma’s, zoals e-Boekhouden.nl, die een directe koppeling hebben met de Belastingdienst. Dat betekent dat je de btw-aangifte met één druk op de knop kunt versturen. Over gemakkelijk gesproken. Moet je er uiteraard wel voor zorgen dat je administratie helemaal up-to-date en kloppend is.

Wat doe je met de btw die je terug ontvangt?

Indien je meer btw hebt betaald dan ontvangen ontvang je de teveel betaalde btw terug van de belastingdienst. Deze inkomsten moet je in je boekhouding verwerken. De meeste boekhoudprogramma’s kunnen het ontvangen bedrag direct koppelen aan de btw-aangifte die je hebt opgeslagen of direct verstuurd via het boekhoudprogramma. Dan is dus alles meteen netjes geboekt.

Als je je administratie bijhoudt in een spreadsheet zul je zelf een regel moeten aanmaken op je inkomstenoverzicht. Bij de omschrijving van de inkomsten vermeldt je dat het gaat om ontvangen btw. 

En hoe zit dat met een btw betaling?

In het geval dat je btw moet betalen aan de Belastingdienst kun je deze bankoverschrijving ook direct koppelen aan je btw-aangifte in je online boekhoudprogramma. Dan is ook weer alles meteen netjes verwerkt. 

In een spreadsheet maak je een nieuwe regel aan op je uitgaven overzicht. Bij de omschrijving van de uitgaven vermeld je dat het gaat om te betalen btw. 

Wat als je een fout hebt gemaakt? Mag je het nog met elkaar verrekenen? 

Ik ga er vanuit dat je je btw-aangifte goed controleert voordat je deze verstuurd, maar het kan uiteraard voorkomen dat achteraf blijkt dat je een factuur bent vergeten in te boeken of dat er ergens een cijfertje of komma verkeerd stond. Hoe kun je dan je btw-aangifte corrigeren? Dat werkt zo. 

Als je je btw-aangifte wilt corrigeren nadat je deze hebt verzonden naar de Belastingdienst dien je gebruik te maken van het formulier ‘Suppletie omzetbelasting’. Je vindt dit formulier in de portal voor ondernemers bij ‘Overige formulieren’. Je kunt een wijziging doorgeven per tijdvak of voor een heel boekjaar. Dit laatste kan nodig zijn wanneer je er bij het opmaken van de jaarrekening achterkomt dat er een fout is gemaakt. 

Maar let op, gaat het om een kleine correctie? Dat wil zeggen gaat het om €1.000 of minder aan te ontvangen of te betalen btw? Dan mag je de correctie verwerken in de eerstvolgende aangifte. Het invullen van een suppletieformulier is dan dus niet nodig. In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat je een verkoopfactuur van het eerste kwartaal verwerkt in de aangifte van het tweede kwartaal. 

Voorbeeld: Mark geeft een klant een korte salestraining. Hij stelt een losse factuur op van €800,00 excl. 21% btw. Hij vergeet de factuur helemaal en heeft de factuur niet verwerkt in zijn btw-aangifte van het eerste kwartaal.

Inmiddels heeft de klant de factuur betaald en beseft Mark dat hij de factuur niet in zijn administratie verwerkt heeft, en dus ook niet in zijn btw-aangifte, heeft verwerkt.

Omdat het gaat om een bedrag van €168,00 aan te betalen btw hoeft Mark geen suppletie formulier in te vullen. Hij kan simpelweg de factuur verwerken in het tweede kwartaal en de factuur en de ontvangen btw meenemen in de aankomende btw-aangifte.

Voorwaarden btw-aangifte

Voordat we naar de volgende stap gaan, de jaarafsluiting doen, wil ik je eerst nog wijzen op de voorwaarden waaraan je btw-aangifte moet voldoen:

  • Je mag alleen btw terugvragen als je btw-plichtig bent en je mag alleen btw terug vragen voor zakelijke kosten. Een telefoon die je voor privégebruik hebt aangeschaft valt daar dus niet onder.
  • Ook moeten de facturen die je in je btw-administratie opneemt voldoen aan een aantal voorwaarden: zo moet onder andere de factuur op naam van jouw bedrijf staan en moet het kvk- en btw-nummer van de leverancier vermeld staan. Controleer dus altijd of de ontvangen factuur klopt en of deze alle verplichte gegevens bevat. Is dit niet het geval? Vraag dan de leverancier de factuur aan te passen. 

Voorwaarden factuur 

Ook de facturen die je in je btw-administratie op neemt dienen aan een aantal voorwaarden te voldoen. Hieronder kun je zien welke voorwaarden dat zijn. 

  1. Je bedrijfsnaam en adres
  2. Je BTW nummer + Kvk nummer
  3. Bedrijfsnaam en adres van de klant
  4. Prominente vermelding van het woord ‘factuur’ 
  5. Factuurnummer
  6. De datum waarop de factuur is uitgereikt
  7. Aantal geleverde goederen of diensten met omschrijving 
  8. Btw tarief en bedrag 
  9. Het bedrag dat je in rekening brengt incl. btw

9. Een jaarafsluiting doen 

Kerst en Oud en Nieuw zijn achter de rug en het wordt tijd om het vorige boekjaar af te ronden en je jaarafsluiting te doen. Wanneer en hoe je dat precies doet ga ik je nu uitleggen.

De jaarafsluiting 

Allereerst, wat is een jaarafsluiting eigenlijk? De jaarafsluiting is de handeling die je doet om je boekjaar af te ronden. Je:

  • Controleert je administratie en maakt de nodige correcties.
  • Controleert je btw-aangiftes en maakt de nodige correcties.
  • Bekijkt welke inkoopfacturen nog moeten worden betaald en welke verkoopfacturen nog open staan. Staan er verkoopfacturen langer dan 30 dagen open? Onderneem dan direct actie en herinner je klanten aan de openstaande factuur. 
  • Stelt een balans en winst-en verliesrekening op voor je aangifte inkomstenbelasting.
  • Boekt je behaalde resultaat (winst of verlies) op de beginbalans van het nieuwe boekjaar. 
  • Blokkeert het afgelopen boekjaar in je administratie (wanneer je gebruikt maakt van een online boekhoudprogramma) zodat je niet per ongeluk dingen kan wijzigen

Na het afsluiten van het jaar begin je het nieuwe boekjaar met een schone lei. Je winst- en verliesrekening wordt weer op nul gezet. 

Wanneer doe je een jaarafsluiting?

Een jaarafsluiting kun je doen zodra het boekjaar is afgelopen. Dus vanaf 1 januari van het volgende jaar. Wanneer je het precies doet mag je zelf weten, maar je kunt het jaar pas afsluiten als je bij bent met je administratie. Omdat je de gegevens nodig hebt voor je aangifte inkomstenbelasting is het verstandig om niet langer te wachten dan 1 mei.

Bedrijfstechnisch is het handig om je jaarafsluiting zo snel mogelijk te doen, dan kun je je weer richten op het nieuwe boekjaar. En weet je bovendien precies hoe je er financieel voorstaat. Dus wacht er niet te lang mee. 

Het voorbereiden van je aangifte inkomstenbelasting 

Je weet inmiddels al dat het opstellen van een jaarrekening niet verplicht is voor zpp’ers. Wel moet je een balans en een winst-en verliesrekening rekening opstellen, omdat je deze nodig hebt voor je aangifte inkomstenbelasting. Als je als zpp’er je boekjaar gaat afsluiten hoort het opstellen van een balans en winst- en verliesrekening er dus ook bij. 

Kijk nog even terug naar stap 7 ‘Je balans en winst- en verliesrekening leren lezen’ om te zien hoe dat ook alweer zat. 

Kun je dit zelf of heb je echt een boekhouder nodig? 

Uiteraard is dit voor iedereen verschillend. Heb je zelf redelijk wat boekhoudkennis dan kun je het boekjaar gerust zelf sluiten en je balans en winst- en verliesrekening opmaken. Het kan wel een geruststelling zijn om alles door een boekhouder te laten controleren, voordat je je aangifte inkomstenbelasting indient. Bovendien kun je je dan nagaan of je wel aan alle belastingvoordelen voor zzp’ers hebt gedacht. Hier gaan we in stap 10 ‘Fiscale voordelen waarmee jij geld bespaart’ overigens verder op in.

Moderne online boekhoudprogramma’s stellen automatisch een balans en een winst- en verliesrekening voor je op. Het is dan jouw taak om ervoor te zorgen dat je administratie actueel en volledig is.

Technisch gezien heb je dus geen boekhouder meer nodig, maar ook hier kan het de investering waard zijn om je administratie te laten controleren door een professional.

Door fouten in de administratie kun je een belastingcenten mislopen. Of bij een fout in je eigen voordeel loop je het risico op een boete van de belastingdienst. 

Bijkomend voordeel van het laten controleren van je administratie, is dat je je boekhouder direct om advies kunt vragen. Je jaarafsluiting zegt namelijk veel over hoe jouw bedrijf het afgelopen jaar heeft gepresteerd.

Je boekhouder kan advies geven over het verbeteren van je liquiditeit, het investeren van behaalde winsten, etc. Samen kun je een financieel plan voor het komende jaar opstellen bijvoorbeeld. Maak wel op tijd een afspraak, want rond de jaarwisseling hebben boekhouders het (begrijpelijk) erg druk.

Het behaalde resultaat boeken op de beginbalans van het nieuwe boekjaar

De beginbalans van het nieuwe boekjaar start op 1 januari. Op de beginbalans staan onder andere de volgende zaken verwerkt:

  • De nog onbetaalde inkoopfacturen uit het vorige boekjaar
  • De nog openstaande verkoopfacturen uit het vorige boekjaar
  • Je banksaldo per 1 januari

Indien je het vorige boekjaar winst hebt gedraaid kun je jezelf dit bedrag uiteraard uitbetalen. Je liquide middelen zullen dan afnemen op de beginbalans. Bewaar je de behaalde winst voor latere investeringen of tegenvallende inkomsten? Dan blijft het saldo van je liquide middelen gelijk aan die van de eindbalans.

Aandachtspunten bij het afsluiten van het boekjaar

  • Controleer het banksaldo in de boekhouding. Is deze hetzelfde als je daadwerkelijke banksaldo? Komt het niet overeen? Zoek dan uit welke bij- of afschrijving je niet verwerkt hebt in je boekhouding of dat er wellicht sprake is van een dubbele boeking.
  • Afschrijvingen boeken. Bij het doen van grote aankopen voor je bedrijf, zoals een nieuwe laptop, moet je rekening houden met afschrijvingen. Dit geldt voor alle aankopen boven de €450. In het geval van een laptop schrijf je de aanschafwaarde af over een periode van 5 jaar. 
  • Voorraad actualiseren. Heb je een fysieke voorraad aan goederen? Dan moet je aan het einde van het jaar de waarde van de voorraad bijwerken. Aan het einde van het boekjaar bekijk je de totale waarde van je voorraad. Deze moet kloppen met de gegevens in je boekhouding. 

Resultaat boeken

Het behaalde resultaat, je winst of verlies, dien je te boeken met behulp van een memoriaalboeking. Met één boeking boek je het resultaat dat zichtbaar is op je winst-en verliesrekening op je balans. Je kunt dit doen onder de vermelding van ‘verwerking resultaat boekjaar 2024’. Het is handig om hier een aparte grootboekrekening voor aan te maken in de boekhouding en deze de naam ‘eindresultaat boekjaar’ te geven. Zo creëer je overzicht en kun je later de resultaatboeking makkelijk terugvinden. 

De allerlaatste stap

Na het boeken van je resultaat kun je het boekjaar ‘blokkeren’. Hiermee voorkom je dat je per ongeluk nog wijzigingen aanbrengt. Het blokkeren is de laatste stap in het afronden van je boekjaar. Je administratie is nu helemaal op orde en alle gegevens zijn verwerkt en vastgelegd.

Een heerlijk gevoel, vind je niet? 

10. Fiscale voordelen waar jij geld mee bespaart 

Er zijn heel wat fiscale voordelen voor (startende) zzp’ers, van zelfstandigenaftrek tot de mogelijkheid tot willekeurig afschrijven. Ik heb ze allemaal voor je op een rijtje gezet. Ben je niet helemaal zeker of je gebruikt kunt maken van het voordeel? Bespreek het dan met je boekhouder of financieel adviseur. 

Zelfstandigenaftrek

Ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting en heb je minimaal 1.225 uur in het afgelopen boekjaar aan je onderneming besteed? Dan heb je recht op de zelfstandigenaftrek. Dat betekent dat je in 2024 maximaal €3.750 van je belastbare winst mag aftrekken. Bedraagt je winst minder dan dit bedrag? Dan is de zelfstandigenaftrek het bedrag van je winst. Het restant wordt door de Belastingdienst verrekent in de komende 9 jaar. 

Bijvoorbeeld: je belastbare winst bedraagt in 2024 €20.000. Je mag de volledige zelfstandigenaftrek hier vanaf trekken. Je belastbare winst wordt dan €20.000 – €3.750 = €16.250. 

Startersaftrek

Kom je voor de zelfstandigenaftrek in aanmerking? Dan krijg je in de eerste 3 jaar na de start van je bedrijf (of driemaal in de eerste 5 jaar) nog eens extra aftrek. De startersaftrek bedraagt in 2024 maximaal €2.123.

Je hoeft startersaftrek overigens niet aan te vragen. Het wordt verwerkt in je aangifte inkomstenbelasting. In de aangifte worden een aantal vragen gesteld die bepalen of je recht hebt op startersaftrek. Als dat het geval is, wordt de startersaftrek automatisch afgetrokken van je winst. 

MKB Winstvrijstelling

Een vrijstelling waar iedere zelfstandige ondernemer voor in aanmerking komt is de MKB Winstvrijstelling. Hiervoor hoef je niet, zoals bij de zelfstandigenaftrek, aan het urencriterium van 1.225 uur te voldoen. De MKB Winstvrijstelling bedraagt in 2024 13,31% van je winst, na aftrek van de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Over dit percentage hoef je dus geen inkomstenbelasting te betalen. 

Bijvoorbeeld: je belastbare winst bedraagt na aftrek van de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek nog €20.000 – €3.750 – €2.123 = €14.127. Hiervan mag je nog een extra 13,31% voor de MKB Winstvrijstelling aftrekken: €14.127 * 13,31% = €1880,30. Je uiteindelijke belastbare winst bedraagt dan €12.247,70. 

Willekeurig afschrijven voor startende ondernemers 

Aankopen die je voor je onderneming doet en die je langer dan een jaar gebruikt en meer dan €450,00 kosten noemen we investeringen. Deze investeringen moet je afschrijven over meerdere boekjaren. Het aanschaffen van een laptop van boven de €450,00 is dus een investering. 

Afschrijven betekent dat de kosten van deze laptop niet in één boekjaar mogen worden afgetrokken van je winst, maar dat je kijkt naar hoe lang deze meegaat. Normaal gesproken moet je zaken als een laptop, dit valt onder de inventaris van je onderneming, over een periode van 5 jaar afschrijven. Startende zzp’ers kunnen er voor kiezen om de kosten willekeurig af te schrijven.

Dat betekent dat je bij hoge winsten ervoor kunt kiezen om versneld af te schrijven, dus bijvoorbeeld in twee of zelfs één jaar. Hiermee kun je je belastbare winst dus flink drukken. Het tegenovergestelde is ook mogelijk. Heb je in je eerste boekjaar nog geen winst gedraaid? Dan kun je ervoor kiezen de afschrijving uit te stellen. 

Om gebruik te maken van de mogelijkheid om willekeurig af te schrijven dien je te voldoen aan een aantal voorwaarden:

  • Je onderneming is een eenmanszaak, een maatschap, een commanditaire vennootschap of een vennootschap onder firma.
  • Je voldoet aan de voorwaarden van de startersaftrek (zie hierboven). 
  • De bedrijfsmiddelen die je willekeurig wilt afschrijven zijn gekocht in het jaar dat je recht had op startersaftrek of in het jaar ervoor (je aanloopjaar).
  • Het bedrijfsmiddel dat je wilt afschrijven moet in aanmerking komen voor de Investeringsaftrek (zie hieronder).

Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek

Om in 2024 aanmerking te komen voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek moet je minimaal €2.800 in je bedrijf investeren op jaarbasis. Voor het totale bedrag aan investeringen tot aan €69.765 mag je maximaal 28% van het geïnvesteerde bedrag aftrekken van je belastbare winst.

Investeer je meer dan het grensbedrag van €69.765 dan daalt het bedrag wat je mag aftrekken. Zie hiervoor de onderstaande tabel.

Investering Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek
niet meer dan € 2.800 € 0
€ 2.801 t/m € 69.765 28% van het investeringsbedrag
€ 69.766 t/m € 129.194 € 19.535
€ 129.195 t/m € 387.580 € 19.535 verminderd met 7,56% van het deel
van het investeringsbedrag boven de € 129.195
meer dan € 387.580 € 0

Auto’s vallen in principe niet onder de kleinschaligheidsinvesteringaftrek (behalve enkele energiezuinige auto’s).

Jaar- en reserveringsruimte 

Als je een deel van je inkomen opzij wilt zetten voor je pensioen dan is dat ook fiscaal aantrekkelijk. Dit wordt fiscale jaarruimte genoemd. Je kunt deze jaarruimte benutten door een bedrag van je winst te storten op een lijfrente- of bankspaarrekening. Het bedrag wat je stort mag je aftrekken van je inkomen bij de aangifte inkomstenbelasting.

Hoeveel jaarruimte je precies hebt wordt bepaald door wat je in het vorige jaar hebt verdiend. Bovendien mag je niet benutte jaarruimtes van de 7 voorgaande jaren inhalen. Dit heet dan weer reserveringsruimte. Hoeveel jaarruimte je precies hebt kun je berekenen op de website van de Belastingdienst. 

Fiscale Oudedagsreserve (FOR)

Let op: per 1 januari 2023 is de FOR afgeschaft.

Als zzp’er mag je ook nog eens 9,44% van je winst reserveren voor je oudedag. Dit wordt de fiscale oudedagsreserve genoemd. In 2023 mag je maximaal €8.999 reserveren voor later. Over dit bedrag hoef je dan nu geen inkomstenbelasting te betalen.

Je mag het bedrag dat je opzij hebt gezet voor je oude dag op elk moment opnemen. Je hoeft dus niet zoals de naam suggereert te wachten tot je oude dag. Zodra je het bedrag opneemt moet je er wel alsnog inkomstenbelasting  over betalen. Het is dus eigenlijk een uitstel van belasting. 

Let wel op: zodra je je onderneming staakt of de AOW-leeftijd bereikt valt je oudedagsreserve vrij. Om te voorkomen dat je op dat moment inkomstenbelasting moet betalen over het gespaarde geld kun je een lijfrente aankopen bij een verzekeraar.

Zodra je voor de reserve, of een deel daarvan, een lijfrente aankoopt neemt je oudedagsreserve af. Het bedrag waarmee je reserve afneemt is belastbare winst en daar moet je dus inkomstenbelasting over betalen. Hier staat dan weer wel tegenover dat je de premie voor de aangekochte lijfrente kunt aftrekken.