Betalingsherinneringen: voorbeeld en uitleg

Heeft je klant (nog) niet betaald en heb je dus een openstaande factuur? Stuur dan een betalingsherinnering. We hebben hier een concreet betalingsherinnering-voorbeeld voor je. Wel zo handig!

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is precies wat je denkt dat het is: een document waarmee je jouw klant erop wijst te voldoen aan zijn of haar betalingsplicht in het geval van een openstaande factuur. Verderop laten we je een voorbeeld-betalingsherinnering zien.

Je kunt een betalingsherinnering versturen naar bedrijven, maar ook naar particulieren die te laat zijn met hun betaling. Het verschil hierbij is dat een particuliere klant vanuit wettelijk oogpunt eerst zo’n betaalherinnering moet ontvangen voor je eventuele vervolgstappen kunt ondernemen bij een blijvende openstaande factuur, zoals een incassoprocedure.

Je bent het bedrijven dus niet verplicht om eerst een betaalherinnering te sturen, hoewel dat natuurlijk wel netjes is. Je zit zelf waarschijnlijk ook niet te wachten op plotselinge incasso’s als gevolg van een menselijke fout, waarbij een openstaande factuur het resultaat is.

Wat staat er in een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering bevat, zoals je in de bovenstaande voorbeeld-betalingsherinnering hebt gezien, minstens een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur die betaald moet worden. Dat betekent dat het originele factuurnummer en de eigenlijke factuurdatum in ieder geval vermeld moeten worden.

Lees ook: Factuurvereisten: dit moet er op een factuur staan

Het helpt daarbij om de oorspronkelijke betaaltermijn en het bedrag te vermelden. De kans is dan groter dat de laatbetaler sneller aan zijn of haar betaalplicht voldoet.

Betalingsherinnering-voorbeeld

Betalingsherinnering sturen? We hebben hieronder een concrete voorbeeld-betalingsherinnering geschreven. Doe er je voordeel mee wanneer je niet precies weet wat je moet versturen.

Beste heer/mevrouw [naam],

Onze administratie laat zien dat we nog géén betaling van het factuurnummer [Factuurnummer] hebben ontvangen. De betalingstermijn is inmiddels verstreken.

Het gaat om een bedrag van [Hoogte bedrag]. We verzoeken u dit bedrag binnen zeven dagen te voldoen. Dit kan naar het rekeningnummer [IBAN-nummer] op naam van [Bedrijfsnaam]. Vermeld hierbij het factuurnummer.

Heeft u de oorspronkelijke factuur niet goed ontvangen of is deze onjuist? Laat het ons dan weten.

Indien deze mail uw betaling gekruist heeft, kunt u deze mail uiteraard als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

[Naam]
[Naam bedrijf]

Welke toon heeft een betalingsherinnering?

De toon van een betalingsherinnering is doorgaans die van een vriendelijke herinnering in het geval van een openstaande factuur. Het is een nette manier om de klant te wijzen op de betaalplicht, zonder dat je hierbij direct dreigt met juridische stappen, zoals je ziet in onze voorbeeld-betalingsherinnering hierboven.

De reden achter deze vriendelijke herinnering is dat een te late betaling mogelijk een gevolg is van een menselijke fout of vergissing. Het kan ook zo zijn dat een transactie haperde of de bank problemen had. Iets waar de klant, in dat geval, niet zo veel aan kan doen.

De herinnering heeft desondanks ook een licht aanmanende toon. Deze kun je versterken naarmate je meer betalingsherinneringen verstuurt.

Wanneer stuur ik de eerste, tweede en laatste betalingsherinnering?

Heb je te maken met een klant die niet betaalt en heb je dus een openstaande factuur? Volg dan de volgende stappen om te weten wanneer je de hoeveelste betalingsherinnering of aanmaning moet sturen.

Eerste betalingsherinnering

Is een klant nét een uurtje te laat met het betalen van een onbetaalde factuur? Dat is vanzelfsprekend nog geen reden tot het direct versturen van een betalingsherinnering. 

Een betalingsherinnering sturen doe je doorgaans pas wanneer een klant een dag of twee à drie te laat is.

In veel gevallen wordt na deze betalingsherinnering de factuur alsnog betaald.

Tweede betalingsherinnering

Heeft de klant een week na het versturen van de eerste factuurherinnering nog steeds niet betaald of gereageerd? Stuur dan een tweedeherinnering – ook wel een aanmaning genoemd. Wees daarin zakelijker dan tijdens je eerste herinnering.

Derde betalingsherinnering

Is er wéér een week verstreken? Stuur dan een derde betalingsherinnering. Dit is de laatste variant. Deze mag je gebruiken om eventuele vervolgstappen te vermelden, zoals het inschakelen van een incassobureau.

Vervolgstappen

Heeft de klant dan nog niet betaald? Dan is de partij officieel in gebreke en kun je een incassobureau inschakelen. Een incassobureau helpt je, tegen een betaling, openstaande facturen betaald te krijgen. De kosten die je daarbij maakt, kun je verhalen op de klant.

Lees ook: Dit is de beste incassosoftware voor zzp’ers

Loopt zelfs dat op niets uit? Stap dan naar de rechter. De wanbetaler krijgt dan een dagvaarding.

Hoe voorkom ik niet-betaalde facturen?

Een klant die niet betaalt, kan vervelend zijn. Voorkomen is echter ook in dit geval beter dan genezen. We sluiten dit artikel daarom af met wat praktische tips die je kansen op op tijd betaalde facturen aanzienlijk kunnen vergroten:

• Zorg voor duidelijkheid vooraf.
• Maak goede facturen.
• Check vooraf de kredietwaardigheid van potentiële klanten.
• Schakel factoring in.

Zorg voor duidelijkheid vooraf

Wij zijn altijd groot voorstander van afspraken vooraf op papier zetten. Dit voorkomt onduidelijkheden achteraf. Je hebt tenslotte weinig aan een mondeling akkoord wanneer er nadien geschillen optreden.

Vermeld bijvoorbeeld de betalingsvoorwaarden op je offerte of werk met goede algemene voorwaarden die je vooraf naar de klant stuurt.

Maak goede facturen

Onduidelijke facturen kunnen ook zorgen voor late betalingen. Wij adviseren daarom UBL-facturen. Dit zijn facturen die door boekhoudprogramma’s worden gemaakt en ook door boekhoudprogramma’s kunnen worden ingelezen. Dit voorkomt rekeningen die verloren raken in de mail.

Je hebt hier natuurlijk wel zelf een boekhoudprogramma nodig, zoals e-Boekhouden.nl, Moneybird of MoneyMonk. Bijkomend voordeel is dat dit de kans op fouten in de facturering aanzienlijk verkleint.

Check hier onze review van e-Boekhouden.nl
Dit is onze review van Moneybird
Lees hier onze review van MoneyMonk

Check vooraf de kredietwaardigheid van potentiële klanten

Het is misschien een beetje wantrouwig, maar aan de andere kant ook logisch om de kredietwaardigheid van een nieuwe klant te checken. Dat kan bij het Bureau Kredietregistratie (BKR). Je kunt hier inzien of jouw potentiële opdrachtgever eerder voor betalingsachterstanden heeft gezorgd.

Schakel factoring in

Factoring houdt in dat een derde partij de facturering van je overneemt. Het voordeel is dat je dan meteen betaald krijgt. Dit wordt namelijk geregeld door de factoringmaatschappij. 

Het nadeel is echter dat dit bedrijf voor jou achter je facturen aan moet gaan – en dat doen ze natuurlijk niet voor niets. Het kost dus geld om zo’n organisatie in te schakelen.

Lees hier alles over factoring voor zzp’ers

Veelgestelde vragen