Heeft een klant je (nog) niet betaald? Stuur dan een betalingsherinnering, soms ook wel een aanmaning genoemd. We vertellen je er hieronder meer over. Oh – en we hebben er meteen een concreet voorbeeld van een herinneringsfactuur bij gedaan. Wel zo handig!
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is precies wat je denkt dat het is: een document waarmee je jouw klant erop wijst te voldoen aan zijn of haar betalingsplicht.
Dit soort herinneringen sturen kan naar bedrijven, maar ook naar particulieren. Het verschil daarbij is dat een particuliere klant vanuit wettelijk oogpunt éérst een aanmaning moet ontvangen voor je eventuele vervolgstappen kunt ondernemen, zoals een incassoprocedure.
Je bent bedrijven dus niet verplicht eerst een aanmaning te sturen, hoewel dat natuurlijk wel netjes is. Je zit zelf waarschijnlijk ook niet te wachten op plotselinge incasso’s.
Welke toon heeft een aanmaning?
De toon van een betalingsherinnering is doorgaans die van een vriendelijke herinnering. Het is een nette manier om de klant te wijzen op de betaalplicht, zónder dat je hierbij direct dreigt met juridische stappen.
Een factuurherinnering heeft desondanks wel een licht aanmanende toon. Deze kun je versterken naarmate je méér betalingsherinneringen verstuurt.
De reden achter deze vriendelijke herinnering is dat een te late betaling mogelijk een gevolg is van een menselijke fout of vergissing. Het kan ook zo zijn dat een transactie haperde of de bank problemen had. Iets waar de klant, in dat geval, niet zo veel aan kan doen.
Wanneer stuur ik de eerste betalingsherinnering?
Is een klant nét een uurtje te laat met betalen? Dan is dat nog geen reden tot het direct versturen van een betalingsherinnering. Een betalingsherinnering sturen doe je doorgaans pas wanneer een klant een dag of twee à drie te laat is.
Heeft de klant een week na het versturen van de eerste factuurherinneringen nóg niet betaald of gereageerd? Stuur dan een tweede betalingsherinnering. Je kunt deze tweede herinnering een week later opvolgen met een derde en wéér een week later met een vierde aanmaning.
Pas je toon daarbij telkens aan. De eerste herinnering moet licht aanmanend zijn, maar de laatste herinnering mag eventuele vervolgstappen, zoals het inschakelen van een incassobureau, vermelden.
Wat staat er in een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering bevat allereerst minstens een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur die betaald moet worden. Dat betekent dat het originele factuurnummer en de eigenlijke factuurdatum in ieder geval vermeld moeten worden.
Het helpt daarbij om de oorspronkelijke betaaltermijn en het bedrag te vermelden. De kans is dan groter dat de laatbetaler sneller aan zijn of haar betaalplicht voldoet.
Het kan overigens ook helpen om een creatieve betalingsherinnering te sturen. Deze vallen meer op, waardoor je uiteindelijk – waarschijnlijk – sneller wordt betaald.
Betalingsherinnering voorbeeld
Betalingsherinnering sturen? We hebben hieronder een concreet voorbeeld van een betalingsherinnering geschreven. Doe er je voordeel mee wanneer je niet precies weet wat je moet versturen.
Beste heer/mevrouw [naam],
Onze administratie laat zien dat we nog géén betaling van het factuurnummer [Factuurnummer] hebben ontvangen. De betalingstermijn is inmiddels verstreken.
Het gaat om een bedrag van [Hoogte bedrag]. We verzoeken u dit bedrag binnen zeven dagen te voldoen. Dit kan naar het rekeningnummer [IBAN-nummer] op naam van [Bedrijfsnaam]. Vermeld hierbij het factuurnummer.
Heeft u de oorspronkelijke factuur niet goed ontvangen of is deze onjuist? Laat het ons dan weten.
Is de factuur inmiddels betaald? Beschouw deze mail dan als niet verzonden.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Naam bedrijf]
