Hotelovernachting: zijn de btw en kosten aftrekbaar?

De kosten van een zakelijke hotelovernachting vallen onder reis- en verblijfskosten. Met deze kosten zit het iets ingewikkelder dan andere kosten. Niet alle reis- en verblijfskosten zijn namelijk geheel aftrekbaar, heeft de belastingdienst bepaald. Mag je de btw van een hotelovernachting terugvorderen? Zijn de kosten aftrekbaar? En hoe boek je dit in je boekhouding?

btw hotelovernachting

Een hotelovernachting valt onder het verstrekken van logies voor een korte periode en valt daardoor onder het 9% tarief voor de btw.

Mag je de btw op hotelkosten terugvragen?

Je mag de btw op een hotelovernachting volledig terugvragen aan de belastingdienst.

Let op dat btw op eten en drinken niet teruggevraagd mag worden. Die moet jij voor eigen rekening nemen. Eet je dus ook lunch of diner in het restaurant die niet bij de kamerprijs zit inbegrepen, dan mag je alléén btw over de overnachting terugvragen, niét over het eten en drinken. Hoe je dat kunt splitsen leg ik verderop in het artikel uit.

hotelkosten aftrekbaar, of niet?

In beginsel geldt, dat alle kosten die benodigd zijn voor uitoefening van jouw bedrijf, aftrekbaar zijn. Maar een zakelijke hotelovernachting valt onder de categorie reis- en verblijfkosten. En dat is wat het ingewikkeld maakt, want…

De belastingdienst twijfelt aan het zakelijke karakter van reis- en verblijfskosten.

Slapen en eten moet je immers altijd, of je nu wel of niet voor de zaak aan het werk bent. Om een duidelijke grens te stellen, heeft de belastingdienst besloten dat sommige reis- en verblijfskosten slechts beperkt aftrekbaar zijn.

Wat beperkt aftrekbaar precies betekent kom ik zo op terug, eerst wil ik je laten zien welke kosten slechts beperkt aftrekbaar zijn.

Dit zijn alle kosten die beperkt aftrekbaar zijn:

  • voedsel, drank, genotmiddelen (zoals zakenlunches en -diners)
  • representatie (geschenken, borrel, receptie)
  • congressen, seminars, studiereizen (inclusief reis- en verblijfkosten)

Hotelovernachting soms 100% aftrekbaar, soms beperkt

Als je bovenstaand lijstje bekijkt, zie je dat verblijfkosten alléén beperkt aftrekbaar zijn bij congressen, seminars en studiereizen. Verder zien we er niets over.

Het hangt er dus van af wat de rede van de hotelovernachting is.

  • Verblijf je in een hotel voor een congres, seminar of studiereis? Dan zijn de hotelkosten beperkt aftrekbaar
  • Verblijf je in een hotel voor een andere zakelijke reden (zoals zakelijke afspraak, een opdracht ver weg, etc.) dan zijn de hotelkosten 100% aftrekbaar

Heb je voedsel of dranken genuttigd in het hotel? Dan zet het hotel die waarschijnlijk op dezelfde factuur. Houdt er rekening mee dat voedsel altijd slechts beperkt aftrekbaar is.

En dat kan het soms ingewikkeld maken. Want verblijf je in een hotel voor een andere reden dan een congres of seminar? Dan is je verblijf wél 100% aftrekbaar, maar het eten en drinken in het hotel is slechts beperkt aftrekbaar.

Wil je alles volgens het boekje doen, dan moet je die kosten splitsen.

Eten- en hotelkosten splitsen

Goed, de hotelovernachting is geheel aftrekbaar (behalve als het om een seminar of congres gaat), maar voedsel en dranken slechts beperkt. Als je een drankje neemt of eet in het hotel, zul je bij betaling een factuur of bon moeten vragen waarop de kosten voor hotelovernachting en voedsel/dranken gesplitst is. In de meeste hotels doen ze dat gelukkig standaard.

Vervolgens kun je de kosten juist in de boekhouding verwerken. Namelijk de hotelovernachting voor 100%, voedsel en dranken 80%.

Hierboven neem ik een percentage van 80% voor beperkt aftrekbare kosten. Er zijn echter twee mogelijkheden om beperkt aftrekbare kosten te verwerken. Namelijk:

  • Alle beperkt aftrekbare kosten boven € 4.500 per jaar mogen worden afgetrokken
  • 80% van de beperkt aftrekbare kosten mogen afgetrokken worden

Kies dus de optie die het meest voordelig is voor jou. In de praktijk zie ik dat de 80% regeling voor zzp’ers vrijwel altijd het voordeligst is.

Uitzondering: congressen, seminars en studiereizen

Om het nog even te benadrukken: de kosten voor bezoek van congressen, seminars en studiereizen zijn slechts beperkt aftrekbaar, ook de reis- en verblijfskosten (waaronder je hotelovernachting) die daarmee samenhangen.

Boek je bijvoorbeeld een hotel, zodat je dicht bij een congres zit en niet op en neer hoeft te reizen, dan is óók de hotelovernachting beperkt aftrekbaar. De hotelkosten komen namelijk voort uit het congresbezoek.

2 Reacties

  1. Hoe zit het met een zakelijke hotel of B&B overnachting inclusief ontbijt?
    Mag je deze wel in zijn totaal opgeven, of moet je dan vragen of ze deze splitsen in overnachting en los de prijs van het ontbijt op de factuur?

    • Hoi Janneke, mocht ik nog optijd zijn.. 😉

      Officieel moet je het ontbijt splitsen en die apart in je administratie verwerken.

      Maar als je hotelovernachting inclusief ontbijt is, en het ontbijt niét apart op de factuur vermeld staat (is meestal namelijk niet apart vermeld) dan zou ik gewoon alles als hotelovernachting opvoeren.

      Krijg je een factuur waarop het ontbijt (of ander eten/drinken) wél apart vermeld staat, dan doe het netjes volgens de regels. En voer het ontbijt op als beperkt aftrekbare kosten.

Reactie toevoegen

Navigeer