De beste scan- en herkensoftware kiezen: een complete handleiding

Ben jij op zoek naar een manier om jouw factuurverwerking sneller te laten verlopen? Sommige boekhoudpakketten hebben een scan- en herkenfunctie. Je kunt hiermee de camera van je telefoon gebruiken om bonnetjes en facturen te scannen. Upload vervolgens de bestanden direct in je administratie! Check dit artikel om te ontdekken waarom dit handig is, waar je op moet letten bij de aanschaf van scan- en herken software én welke uitvoeringen wij aanraden!

In dit artikel

Dit artikel bestaat uit vier onderdelen. Lees het hele artikel om te lezen wat wij de beste scan- en herkensoftware vinden, óf klik op de links hieronder om meteen naar jouw onderdeel te gaan.

1. Scan- en herkensoftware in het algemeen

Wat is scan- en herkensoftware?

Inkoopfacturen zijn een belangrijk deel van je administratie. Ze vertegenwoordigen tenslotte de door jou gemaakte kosten. En hoewel de meeste van deze facturen tegenwoordig digitaal zijn, komen ze nog altijd relatief vaak voor in de fysieke, papieren vorm. Bonnetjes van het tanken zijn bijvoorbeeld ook inkoopfacturen.

Dit soort bonnetjes hebben veelal hetzelfde lot. Ze belanden in de zijdeur van een auto, waaien naar buiten wanneer deze wordt geopend en je ziet ze nooit meer terug. Niet handig, want dan kun je de bedragen niet meer als kosten opgeven én geen btw meer aftrekken.

Scan- en herken software helpt je met dit probleem. Deze software komt meestal in de vorm van een mobiele app óf een functie in een boekhoudpakket waarmee je direct een foto van dit bonnetje maakt. Door het digitaliseren raak je nooit meer een bonnetje kwijt.

‘Dat is leuk, maar dat kan ik toch ook gewoon met mijn camera doen?’

Dat kan, maar alleen scan- en herken software verwerkt de gegevens die op het bonnetje staat metéén in je boekhouding. Zonder deze software maakt de scanner gewoon een foto van de factuur. En deze kan jouw boekhoudsoftware helaas niet inlezen.

Wat zijn de voordelen van facturen scannen en herkennen met software?

Dit vinden wij de grootste voordelen van automatisch facturen verwerken met herkenningssoftware:

• Het bespaart tijd.
• Het is nauwkeuriger.
• Het scheelt in papierwerk.

Het bespaart tijd

We noemden het hierboven al even: scan- en herken software levert je tijdwinst op. Je hoeft losse bonnetjes en facturen tenslotte niet meer handmatig in je administratie te verwerken.

Het is nauwkeuriger

Over handmatige verwerking gesproken: het overtypen van gegevens op zo’n bonnetje is niet alleen tijdrovend, maar ook onnauwkeurig. Goede scan- en herken software is in staat om alle gegevens van zo’n bonnetje te herkennen en te verwerken. Dit verkleint de foutmarge niet alleen; deze verdwijnt hierdoor.

Het scheelt in papierwerk

Scan- en herken software maakt je werk niet per se duurzamer. De bonnetjes zijn tenslotte al afgedrukt. Maar het voorkomt op z’n minst dat je hele multomappen met paperassen moet aanleggen. En dat is ook wat waard.

Welke soorten scan- en herken software zijn er?

We onderscheiden grofweg twee soorten software:

• Simpele apps
• Volledige boekhoudpakketten

Simpele apps

Goed. De term simpele app is misschien een beetje te eh – simpel.

Wat we hiermee bedoelen, zijn apps gespecialiseerd in scannen en herkennen. Ze kunnen alle gegevens op de factuur detecteren én deze versturen naar je boekhoudprogramma – welk programma dat dan ook is.

Volledige boekhoudpakketten

Volledige boekhoudpakketten helpen je met alle onderdelen van je boekhouding, waaronder factureren, offreren en het maken van winst- en verliesrekeningen.

Sommige pakketten beschikken ook over een ingebouwde scan- en herkenfunctie. En ook hier zorgt het scannen en herkennen ervoor dat nota’s en facturen automatisch in je administratie worden opgenomen. Het is alleen een kwestie van aanleveren.

Het verschil met een losse app is dat de administratie zich hierbij óók binnen dit pakket bevindt. Meer een alles-in-één-oplossing, zeg maar.

Lees ook: De beste goedkope boekhoudprogramma’s voor zzp’ers (2023).

2. De beste keuze maken

Plannen om de beste scan- en herkensoftware voor jouw onderneming aan te schaffen? Maak dan allereerst de volgende overwegingen:

• Wil ik een simpele app of een volledig boekhoudpakket?
• Kies ik voor een volledige of gedeeltelijke automatisering?
• Wil ik een volledige of gedeeltelijke herkenning?
• Wat wil ik maximaal aan scan- en herkensoftware uitgeven?

Simpele app of volledig boekhoudpakket?

We hebben je hierboven het verschil tussen een simpele app of een volledig boekhoudpakket uitgelegd.

Ons advies? Kies voor een volledig boekhoudpakket wanneer je dit nog niet hebt. Zo’n boekhoudpakket heeft namelijk enorm veel voordelen waarmee je niet alleen nauwkeuriger, maar ook sneller administreert. Het kost misschien wat, maar het levert je ook tijd op. Tijd die je hierdoor kunt steken in je eigenlijke werkzaamheden.

👉 Vergelijk hier de beste eenvoudige boekhoudprogramma’s.

Heb je al zo’n pakket – en beschikt dit pakket niet over een scan- en herkenfunctie? Dan is een simpele app misschien een uitkomst.

Volledig of deels geautomatiseerd?

Volledig geautomatiseerde software is in staat om de gegevens van inkomende facturen meteen te verwerken in je administratie. Een gedeeltelijke automatisering scant de bonnetjes in, waarna je zelf kunt bepalen wat ermee moet gebeuren. Dit is ideaal als je zelf graag nog goedkeuring geeft.

Beide opties hebben voor- en nadelen. Wil je jouw kassabonnen aanleveren door ze te scannen en er verder geen omkijken meer naar hebben? Pak dan een volledig geautomatiseerde app. Heb je liever zelf nog wat invloed? Ga dan voor een deels geautomatiseerde variant.

👉 Check hier de vijf beste bonnetjes-apps!

100% herkenning?

Software met een volledige herkenning kan de belangrijkste info van bonnetjes overnemen en verwerken in je administratie. Een gedeeltelijke automatisering doet dit slechts – tja – deels.

Wij adviseren apps met een volledige automatisering. We zijn niet zo’n fan van half werk. En als het je tijd bespaart – waarom niet?

Kosten

De kosten voor scan- en herkensoftware lopen uiteen. We zien pakketten van €15 per maand, maar ook varianten die niets kosten.

Laten we met de gratis scan- en herkensoftware beginnen. Sommige partijen, waaronder Gekko, bieden versies waarmee je kosteloos aan de slag kunt gaan met het scannen van bonnetjes en andere inkoopfacturen.

Dit heeft meestal wel nadelen. De gratis versie van Gekko is bijvoorbeeld niet in staat om gegevens op je bonnetjes automatisch te herkennen, terwijl dit bij de betaalde versie wél mogelijk is.

Hou er dus rekening mee dat gratis versies meestal limieten hebben. Wil je dat niet? Ga dan voor een betaalde variant. Je zit goed als je rekening houdt met een bedrag van ongeveer €10 per maand. Binnen dit budget heb je genoeg keuzen en kun je verschillende scan- en herkensoftware vergelijken.

3. Het aanbod scan- en herkensoftware

We hebben drie soorten scan- en herkensoftware uitgekozen waarvan wij denken dat jij er als zzp’er veel aan hebt. 

Dit zijn:

• e-Boekhouden.nl
• Gekko
• Rompslomp

Klik op de naam van de software om onze mini-reviews te lezen óf bekijk de onderstaande tabel voor een snel antwoord.

	App of boekhoudpakket?	Volledig of deels geautomatiseerd?	100% herkenning?	Kosten
e-Boekhouden.nl	Boekhoudpakket	Volledig	Ja	€9,50 tot €14,50 per maand
Gekko	Boekhoudpakket	Deels	Ja	Gratis of €12 per maand
Rompslomp	Boekhoudpakket	Deels	Ja	€5 of €15 per maand

e-Boekhouden.nl

Geschikt voor

Ondernemers op zoek naar een volledig boekhoudpakket waarbij gescande bonnetjes meteen in de administratie worden verwerkt.

Belangrijkste voordelen

• Verwerk bonnetjes en facturen automatisch in je boekhouding.
• Gebruik ook de soortgelijke functie Mail & Herken.
• Profiteer van alle andere functionaliteiten van een volledig boekhoudpakket.

Simpele applicatie of volledig boekhoudpakket?

Volledig boekhoudpakket

Volledig of deels geautomatiseerd?

Volledig

100% herkenning?

Ja

Kosten

€9,50 tot €14,50 per maand

Wat is e-Boekhouden.nl?

e-Boekhouden.nl is een boekhoudprogramma voor ondernemers. Het administratiepakket heeft veel functionaliteiten, maar de functie Scan & Herken is misschien wel dé publiekstrekker: een manier om facturen en bonnetjes snel te verwerken in je administratie.

Wat vinden wij van e-Boekhouden.nl?

Sommige applicaties claimen bonnetjes te kunnen scannen, terwijl dit in de realiteit tegenvalt en er bijvoorbeeld bepaalde gegevens niet worden overgenomen. Dan ben je weer tijd kwijt aan het controleren.

e-Boekhouden.nl hoort daar gelukkig niet bij. Alle nota’s worden feilloos in je administratie verwerkt. Het handmatig overnemen van info is dankzij Scan & Herken dus verleden tijd.

Het programma gaat zelfs nog een stap verder met de soortgelijke functie Mail & Herken. Deze optie vist de digitale facturen uit je Postvak IN – en ook die documenten verschijnen automatisch in je boekhouding.

Een ander belangrijk voordeel: e-Boekhouden.nl is méér dan alleen een bonnetjesscanner. Het pakket helpt je ook met belastingaangiftes, koppelingen met je bank en meer. Dat is handig wanneer je nog op zoek bent naar een boekhoudpakket.

👉 Wij probeerden e-Boekhouden uit en dit is onze ervaring.

Wat kost e-Boekhouden.nl?

e-Boekhouden.nl biedt in beginsel twee modules:

• Boekhouden
• Factureren

Je hebt de module Boekhouden nodig wanneer je gebruik wil maken van de Scan & Herken-functie.

Deze module is gratis voor startende ondernemers, maar kleine administraties betalen €9,95 per maand voor 240 boekingen per jaar.

Zijn 240 boekingen per jaar niet genoeg? Gebruik dan het pakket Standaard. Dit kost €14,50 per maand voor een onbeperkt aantal boekingen.

Gekko

Geschikt voor

Kleine ondernemers die bonnetjes zo simpel mogelijk in hun administratie willen verwerken.

Belangrijkste voordelen

• Bewaar bonnetjes op één plek met behulp van de Gekko Bonnen App.
• Verstuur facturen uit je mail naar je boekhouding.
• Koppel uitgaven aan je banktransacties voor méér overzicht in je administratie.

Simpele app of volledig boekhoudpakket?

Volledig boekhoudpakket

Volledig of deels geautomatiseerd?

Deels

100% herkenning?

Ja

Kosten

Gratis tot €12 per maand

Wat is Gekko?

Gekko is ook een volledig boekhoudpakket, zij het een versie met minder functies dan e-Boekhouden.nl. Je kunt stellen dat dit een nadeel is, maar in het geval van Gekko is het juist de bedoeling. Het programma is namelijk gemaakt voor kleine ondernemers en kenmerkt zich door overzichtelijkheid.

Het boekhoudpakket bevat in ieder geval een scan- en herkenfunctie. Deze is verwerkt in de Gekko Bonnen App: een gratis scan- en herken-app waarmee bonnetjes bewaren behóórlijk wordt vereenvoudigd.

Wat vinden wij van Gekko?

Met Gekko raak je simpelweg nooit meer bonnetjes kwijt. De factuur die je met behulp van de app scant, wordt automatisch op één plek bewaard. Handig.

We zijn daarnaast tevreden over de mogelijkheid om een factuur uit je e-mail – met behulp van de app – naar de boekhouding te versturen. Deze functie is vergelijkbaar met Mail & Herken van e-Boekhouden.nl.

Gekko kan je ook helpen met het koppelen van uitgaven aan je banktransacties. Dit zorgt voor méér overzicht in je administratie.

Wat kost Gekko?

Gekko heeft twee betaalmogelijkheden:

• Gekko Basic
• Gekko Premium

Gekko Basic is gratis, Gekko Premium kost €12 per maand. Beiden zijn inclusief de mobiele app. Je kunt dus met beiden bonnetjes en facturen scannen.

Het verschil zit hem in het feit dat Gekko Premium meer opties biedt. Gekko Premium is bijvoorbeeld in staat om belangrijke info op de bon automatisch te herkennen, terwijl Gekko Basic dit niet doet.

👉 Lees hier onze Gekko review.

Rompslomp

Geschikt voor

Zzp’ers die een simpel boekhoudpakket mét scan- en herkenfunctie nodig hebben, maar daarbij zelf willen bepalen wat ze met inkomende bonnetjes en facturen doen.

Belangrijkste voordelen

• Profiteer van een automatisch systeem dat alle gegevens van inkomende bonnetjes feilloos overneemt.
• Maak gebruik van de Schoenendoos: een verzamelplaats voor alle ingescande bonnetjes.
• Gebruik alle andere mogelijkheden van een laagdrempelig boekhoudpakket.

Simpele app of volledig boekhoudpakket?

Volledig boekhoudpakket

Volledig of deels geautomatiseerd?

Deels

100% herkenning?

Ja

Kosten

Gratis tot €15 per maand

Wat is Rompslomp?

Rompslomp is opnieuw een volledig boekhoudpakket. Het gaat dit keer om een versie die zichzelf omschrijft als ‘de meest eenvoudige vorm van facturatie voor zzp’ers’.

Het pakket heeft daardoor ook een scan- en herkenfunctie. Inkomende bonnetjes belanden hierbij automatisch in de zogenoemde Schoenendoos.

Wat vinden wij van Rompslomp?

Wij vinden Rompslomp nagenoeg perfect werken. Niet alle scan- en herkensoftware is in staat om de belangrijkste info van bonnetjes te kopiëren, maar Rompslomp kan dat wel. Alle gegevens worden feilloos overgenomen en verwerkt in je administratie.

Die administratie heet bij Rompslomp de Schoenendoos. Dit is een ideale verzamelplaats: je kunt daarna besluiten wat je precies wil doen met alle inkomende bonnetjes en facturen.

Rompslomp is bovendien gewoon een prettig boekhoudpakket. Facturen maken en versturen is makkelijk en de app werkt uitstekend. Een aanrader.

Wat kost Rompslomp?

Rompslomp heeft drie verschillende betaalmogelijkheden:

• Gratis
• Plus
• Pro

Gratis

Het pakket Gratis is bedoeld voor ondernemers die willen factureren en offreren. Je kunt dit pakket niet afsluiten wanneer je gebruik wil maken van het scan- en herkenprogramma van Rompslomp.

Plus

Het pakket Plus kost €5 per maand. Uitgaven inboeken is hiermee wél mogelijk, net als onder meer het bijhouden van een urenregistratie.

Pro

Pro kost €15 per maand. Je mag hiermee gebruikmaken van alle diensten, zoals btw-overzichten en balansen.

👉 Check hier onze Rompslomp review.