Ik probeerde Gekko uit en dit is mijn ervaring (review)

Een goed boekhoudprogramma doet wonderen voor een efficiënte administratie. Maar… hoe vind je een goed boekhoudprogramma? Voor een eerder artikel (de enige boekhoudprogramma vergelijking voor zzp’ers die je ooit nodig hebt) testte ik de 11 beste programma’s, ik vergeleek ze met elkaar en raadde het beste programma aan (benieuwd? Neem een kijkje). Gekko is een van de programma’s die op onze radar kwam en bleek het testen waard.

Wat is onze ervaring met Gekko? In deze Gekko review beoordelen we Gekko op basis van 5 categorieën:

  1. gebruikersgemak
  2. functionaliteiten
  3. digitalisatie
  4. prijs
  5. klantbeoordelingen

1. Gebruikersgemak

Gekko is volledig gericht op zzp’ers, en dus niet op MKB-bedrijven of andere zaken. 

Het is de bedoeling dat Gekko intuïtief en makkelijk werkt, zonder urenlang filmpjes te moeten kijken over boekhouden. Je moet snel je weg kunnen vinden, en als je er toch even niet uitkomt, moet er hulp beschikbaar zijn.

Een account aanmaken is zo gepiept. Eenmaal ingelogd is er nog niet veel te zien op het dashboard; hiervoor moeten we eerst alles eens gaan uitproberen. Op het eerste gezicht ziet het dashboard er overzichtelijk uit. Je kunt in een oogopslag zien wat er nog betaald moet worden en hoeveel je laatste transacties bij elkaar opgeteld waren. De menu’s bovenaan spreken verder voor zich. Je weet dus direct waar je moet zijn voor je facturen of je urenregistratie.

Gekko ervaring

Onder de kop ‘Dashboard’ bevindt zich nog een Startup Guide, bedoeld om je een handje op weg te helpen. Gekko helpt je zo door het programma heen mocht je daar behoefte aan hebben. Hieronder kun je de stappen zien:

Gekko review

De Startup Guide kan goed van pas komen. Verder heeft Gekko ook een uitgebreide FAQ beschikbaar. Helaas is het niet mogelijk om Gekko te bellen of met ze te chatten wanneer je vragen hebt. Je kunt wel een e-mailtje sturen via het contactformulier.

Gebruikersgemak in het kort

Gekko lijkt erg intuïtief te werken en gemakkelijk te zijn. De menu’s zijn logisch en spreken voor zich. Daarnaast is er nog een Startup Guide om Gekko beter te leren kennen. Helaas is er niet veel directe support middels een chat of telefoonnummer, maar je kunt in ieder geval e-mailen met Gekko. Voor de categorie gebruikersgemak krijgt Gekko een 8,5.

2. De (on)mogelijkheden

Naast dat het programma makkelijk en intuïtief moet werken is het ook belangrijk dat het tenminste de randvoorwaarden bevat op het gebied van functionaliteiten. Voor zzp’ers gaat het hier om projectmanagement, uren- en rittenregistratie, een offerte- en facturatiemodule en de beschikbaarheid van belangrijke financiële rapporten.

Klantenoverzicht

Het menu klanten bevat al je klanten. Hier kun je dus ook nieuwe klanten toevoegen. Wanneer je een klant toevoegt aan je contacten, heb je ook de mogelijkheid om een standaard uurloon en standaard kilometer compensatie (beide excl. btw) op te geven. Wanneer je dan een factuur opstelt voor deze klant, worden deze gegevens automatisch ingevoerd. Net zoals de betaaltermijn overigens. Scheelt jou weer tijd. 

Het overzicht van je klanten is erg prettig. Hier kun je namelijk niet alleen de contactgegevens zien, maar ook projecten, documenten, recente handelingen en de onkosten en wat je netto gefactureerd hebt aan je klant.

Gekko

Projecten, uren en ritten

Een duidelijk overzicht van je projecten, uren en ritten is wel zo prettig als zzp’er of freelancer. Gekko maakt het mogelijk om deze drie dingen overzichtelijk bij te houden. 

Het aanmaken van een project is simpel. Hiervoor ga je naar het menu ‘uren’ en klik je op ‘+ voeg project toe’. Bij het toevoegen van een project is het verplicht je project een naam te geven. Dit kan heel simpel zijn, je kunt ook gewoon een ‘-’ invullen als je dit liever niet doet. Of de bedrijfsnaam zelf. 

Je hebt verder nog de optie om notities toe te voegen en een standaard uurloon aan te geven. Handig, want zo wordt dit allemaal doorberekend tijdens het factureren. Een andere optie is om je project te markeren als favoriet. Dit is een bruikbare functie voor lopende projecten bijvoorbeeld.

Gekko projecten

Je project eenmaal aangemaakt, kom je weer terug op het urenoverzicht. Deze is overzichtelijk en heeft de lay-out van een kalender agenda. Op dit moment zien we de uren die toegevoegd zijn bij Project 01 en 02 voor klant Henk. De uren zijn niet alleen inzichtelijk per klant, maar ook per project of van alle klanten tezamen.

Gekko urenregistratie

Naast dat je je uren per maand in kunt zien, kun je dit ook per week inzien. Net als bij een agenda zie je dan je uren in blokken. Uren die eenmaal gefactureerd zijn worden vervolgens groen.

Gekko urenregistratie

Met de auto, fiets of het OV op pad

Je zakelijke ritten bijhouden is belangrijk en het is prettig als dat overzicht ook duidelijk is. Gekko heeft het mogelijk gemaakt om niet alleen je autoritten te registreren, maar ook je fiets en trein- of busreizen. Zoals je hieronder kunt zien, kun je je ritten zien per periode, klant, soort rit en soort voertuig.

Gekko ritten

Een rit toevoegen is zo gepiept. Alle ritten krijgen een eigen nummer. De registratie van al je ritten is zeer uitgebreid en voldoet aan de regels van de Belastingdienst. 

Gekko urenregistratie

Offertes en facturen

Naast het bijhouden van je projecten, uren en ritten, wil je ook offertes en facturen kunnen opstellen en versturen. Een aantal zaken zijn hierbij handig en belangrijk. Zo is het fijn om je eigen lay-out te kunnen gebruiken, zodat je je huisstijl kunt hanteren. Online offertes goed kunnen laten keuren, facturen ook als UBL-bestand versturen en klanten online laten betalen zijn belangrijke functionaliteiten. 

Je kunt bij je instellingen een lay-out opstellen voor je offertes en facturen. Je kunt kiezen uit vijf verschillende lay-outs. De elementen van de lay-out kun je helaas niet aanpassen. Wel kun je een primaire en secundaire kleur aangeven en een lettertype kiezen.

Gekko factuur

Naast de lay-out instellingen vind je hier ook de algemene facturatie instellingen. Hier kun je je logo invoegen, aangeven of je ook UBL-facturen mee wilt sturen en of je zelf een kopie wilt ontvangen van verstuurde facturen. Daarnaast vind je hier ook je btw-instellingen, betaaltermijn en standaard bericht voor op facturen. Daar nog weer onder moet je je eigen bedrijfsgegevens aanvullen, zodat je factuur straks aan alle voorwaarden voldoet.

Gekko factureren

Een offerte versturen

Om een offerte aan te maken hoverje met je muis over het menu facturen. Daaronder verschijnt vervolgens het submenu ‘offertes’. Klik op ‘een offerte toevoegen’ en kies vervolgens een klant of project uit. De valuta kun je ook zelf kiezen, in dit geval gaan we voor de Euro. Uiteraard heb je hier ook de mogelijkheid om een nieuwe klant toe te voegen. De offerte ziet er dan ongeveer zo uit, met de standaard lay-out.

Gekko offerte
Gekko offerte

Online goedkeuren. Om te testen of je offertes online goed kan laten keuren, heb ik de offerte naar mijzelf gestuurd. Eenmaal op de link geklikt, krijg ik de pro forma factuur te zien. Ik kan ervoor kiezen om deze goed te keuren of af te keuren.

(Uurtje) factuurtje

Het opstellen van een factuur vanuit het menu facturen heeft dezelfde opzet als een offerte; alleen is het ditmaal een factuur. Je kunt de factuur meteen versturen, maar ook inplannen voor later. Let erop bij het versturen dat je wel aangeeft dat je ook een UBL-bestand wilt meesturen. Die wordt dan automatisch toegevoegd. 

Als je uren factureert aan klanten, kun je dit ook direct doen vanuit het uren-menu. Deze kun je per project factureren aan je klant, maar je kunt ze ook samenvoegen. Je kunt ook je ritten direct factureren. Kijk maar naar de afbeelding hieronder.

Gekko factuur maken

Periodiek factureren.Het zit een beetje verstopt en je moet weten waar je het vinden kunt, maar het is wel mogelijk. Zoals ik al liet weten kun je namelijk ook een factuur inplannen; hiermee wordt dus ook gedoeld op het periodiek factureren. Dit kan dagelijks, wekelijks en maandelijks. Je hoeft verder alleen maar in te stellen vanaf wanneer je periodiek wilt factureren en wanneer je hiermee wilt stoppen.

Herinneringen.Mocht je klant vergeten te betalen, dan kun je hem herinneren. Door naar de desbetreffende factuur te gaan en op de knop ‘Herinnering versturen’ te klikken kun je nogmaals je factuur sturen als herinnering. Helaas is dit geen officiële herinnering, waardoor het lastig is om dit traject bij te houden.

De onmogelijkheden 

Helaas is het niet mogelijk om klanten online te laten betalen middels bijvoorbeeld een Mollie-koppeling (inmiddels heeft Gekko een koppeling met Mollie en kun je klanten makkelijk online laten betalen). Verder is het ook niet mogelijk om incasso’s te versturen via Gekko. Ook dit is jammer, want hier ga je zeker eens mee te maken krijgen.

Overzichten en rapporten

Gekko rapportages

Het rapporten overzicht zit een beetje verstopt. Door te met je muis te ‘hoveren’ over het dashboard menu zie je het submenu ‘rapportages’ verschijnen. In totaal kun je acht verschillende rapportages bekijken.

Er is geen balans en winst- en verliesrekening aanwezig in Gekko. Je kunt wel zien wat je kosten en omzet zijn per klant en zien hoeveel btw je moet afdragen in het desbetreffende kwartaal. Ook heb je een inzicht in je cashflow, maar daar houdt het ook wel weer op.

Beschikbaar
  • Debiteuren- en crediteurenoverzicht
  • Btw aangifte overzicht
  • Kosten en omzet per contact
  • Cashflow
Niet beschikbaar
  • Balans
  • Winst- en verliesrekening
  • Saldi- en proefbalans
  • Grootboekmutatiekaart

Overzicht per klant.

Gekko omzet

Cashflow.

Gekko cashflow overzicht
Gekko rapporten

Functionaliteiten in het kort

Gekko voldoet aan een aantal belangrijke voorwaarden op het gebied van functionaliteiten. De registratie van projecten, uren en ritten is zeer uitgebreid. Offertes kunnen online goedgekeurd worden, de facturen kunnen ook periodiek verstuurd worden, en het is mogelijk om een UBL-factuur mee te sturen. 

Maar helaas kunnen klanten (nog) niet betalen met iDeal, kun je geen incasso’s versturen en is er geen balans beschikbaar. Dit gemis leidt tot een 7,5; Gekko kan nog verbeteringen doorvoeren.

Voordelen
  • Uitgebreide registratie van projecten
  • uren en ritten
  • Online goedkeuren offertes
  • UBL-facturatie
  • Periodiek factureren
Nadelen
  • Beperkte lay-out mogelijkheden
  • Geen incasso’s versturen
  • Klant kan (nog) niet betalen met iDeal

3. Digitalisering

Digitalisatie scheelt veel tijd bij het doen van je boekhouding. Een aantal functies op dit gebied zijn belangrijk voor zzp’ers. Denk hierbij aan je btw-aangifte versturen met een klik, een automatische bankkoppeling met boekingsvoorstellingen, een scan en herken functie en een mobiele applicatie. 

Zelf je btw-aangifte doen

Het is niet mogelijk om via Gekko je btw-aangifte te versturen, maar ze helpen je wel een handje op weg. Als je naar je btw-overzicht gaat, kun je een nieuw rapport aanmaken voor het betreffende kwartaal. Vervolgens krijg je het scherm hieronder te zien, maar dan volledig ingevuld. Deze gegevens hoef je dan alleen nog maar over te nemen bij het doen van je btw-aangifte via de Belastingdienst.

Gekko btw

Scan, maar geen herken

Steeds zelf je inkoopfacturen en bonnetjes moeten invoeren kost veel tijd. Met een scan en herken functie scheelt je dit wel 4 tot 5 minuten per inkoop. En met een gemiddelde van 10 tot 20 inkoopfacturen per maand, lopen die minuten aardig op. 

Gekko komt je hierin gedeeltelijk tegemoet: je kunt wel scannen, maar niet herkennen. Met de mobiele bonnetjes app van Gekko scan je je bonnetjes, en vul je zelf nog de gegevens in. Via het menu ‘kosten’ kun je ook op je desktop inkoopfacturen uploaden en koppelen aan je inkoop. 

Transacties downloaden en importeren

Een automatische bankkoppeling zit er helaas niet in, maar Gekko hoopt dit wel in de komende maanden te realiseren. In plaats daarvan moet je je transacties downloaden en importeren in Gekko. Jammer, want dit kost je tijd. De transacties moeten vervolgens nog gekoppeld worden aan de desbetreffende facturen.

Gekko doet geen automatisch boekhoudvoorstel, maar bij het toewijzen van facturen geeft Gekko wel aan welke facturen de meeste overeenkomsten hebben met deze transactie.

Alles op zak met de mobiele apps

Tegenwoordig doen we 2/3emet onze mobiele telefoon, en slechts 1/3emet onze computer. Een mobiele app is daarom een echte must; zonder mobiele app is een beetje prehistorisch anno 2019. Gekko gaat daar ver in en heeft niet één app, maar drie apps. 

De drie applicaties zijn erg specifiek en hebben allemaal een eigen doel. De gele uren-app voor je uren, de rode ritten-app voor je ritjes en de groene bonnen-app voor je bonnetjes. Ritten kun je nu niet alleen handmatig toevoegen, maar je kunt ook de gps-tracker aanzetten. Je moet dan natuurlijk niet vergeten om deze ook weer uit te zetten.

Een compleet overzicht? Gebruik je webbrowser

Wil je toch een volledig overzicht en alles op een plek? Dan moet je gebruik maken van je webbrowser om daar in te loggen. Dit kost je alleen wel meer tijd, want er moet steeds een nieuwe pagina geladen worden wanneer je ergens op klikt. Daarbij is het erg omslachtig, als ze drie apps kunnen maken, waarom dan niet één waar alles in kan?

Digitalisering in het kort

Gekko loopt op het gebied van digitalisatie erg veel punten mis. Je kunt niet direct elektronisch je btw-aangifte versturen, transacties moet je zelf importeren en bonnetjes kun je wel scannen maar niet herkennen. Verder zijn er wel drie apps beschikbaar voor op je mobiele telefoon, maar er is niet een app die alle functies bevat. Hiervoor moet je inloggen via je webbrowser. Gekko krijgt daarom een 5,0.

4. Het prijskaartje

Gekko biedt twee pakketten aan: basic en premium. Het premium-pakket kost €10,00 en zit ver beneden de gemiddelde prijs van een boekhoudprogramma (€22,00). Kiezen voor premium heeft zeker zijn voordelen. Zo beschik je met premium bijvoorbeeld over een onbeperkte hoeveelheid aan offertes, over een tijdlijn van al je gedraaide uren van al je klanten gezamenlijk, kun je periodiek factureren, en kun je de premium-rapporten inzien zoals cashflow, btw en overzichten per klant. 

Prijs in het kort

De prijs die Gekko hanteert ligt ver beneden het gemiddelde, en om die reden scoort Gekko hier punten. Een 9,0 voor de prijs.

5. Klantbeoordelingen

Het is belangrijk om te weten wat klanten vinden van Gekko. Helaas heb ik hier te weinig over kunnen vinden om dit ook mee te nemen in mijn review. Deze categorie valt daarom af en wordt niet meegenomen in het berekenen van het eindoordeel.

Conclusie

Ik heb de belangrijkste voordelen en nadelen nog even op een rijtje gezet voor jullie.

VoordelenNadelen
Uitgebreide registratie van projecten, uren en ritten;Online ondertekenen offertes;UBL-facturatie;Per e-mail factureren;Scannen;Verschillende apps. Niet direct btw-aangifte versturen;Geen iDeal betalingen mogelijk;Geen incasso’s versturen;Geen herken functie;Missen balans en winst- en verliesrekening;Missen van een complete app.
Voordelen
  • Uitgebreide registratie van projecten, uren en ritten
  • Online ondertekenen offertes
  • UBL-facturatie
  • Per e-mail factureren
  • Scannen
  • Verschillende apps
Nadelen
  • Niet direct btw-aangifte versturen
  • Geen iDeal betalingen mogelijk
  • Geen incasso’s versturen
  • Geen herken functie
  • Missen balans en winst- en verliesrekening
  • Missen van een complete app

Gekko is op een logische manier ingedeeld en middels de Startup Guide word je er een beetje wegwijs in. Het bijhouden van je projecten, uren en ritten is zeer uitgebreid en voldoet aan alle regels van de Belastingdienst. Je offertes kunnen online goedgekeurd worden, facturen kunnen ook als UBL-bestand meegestuurd worden en er zijn drie verschillende apps beschikbaar. Zo heb je op je mobiel altijd je uren, ritten en bonnen bij je.

Helaas missen er ook een aantal functies. Klanten kunnen facturen niet middels iDeal betalen. En mocht de klant na meerdere herinneringen nog niet betaald hebben, dan kun je geen incasso versturen. Verder kun je niet scannen en herkennen, waardoor je handmatig alles zult moeten invoeren. Hetzelfde geldt voor je banktransacties; die moet je downloaden en importeren. Ook je btw-aangifte moet je zelf doen.

Gekko boekhouden komt al met al uit op een gemiddelde van een 7,4.

Gebruikersgemak8,5
Functionaliteiten7,0
Automatisering/digitalisering5,0
Prijs9,0
Gemiddelde review
Totaal7,4
Kosten per maand€10,00 
   
Administratief Bank 
UrenregistratieVAutomatische boekhoudkoppelingX
ProjectmanagementVBankafschriften importerenV
RittenregistratieVAutomatisch boekingsvoorstelX
Balans & resultatenrekeningXVerzamelbetaling exportX
VoorraadbeheerX  
DebiteurenoverzichtVBezittingen 
CrediteurenoverzichtVBezittingen moduleX
 Automatisch afschrijvenX
Factureren   
Onbeperkt aantal facturenVBTW 
Periodiek facturerenVbtw overzichtV
UBL-factuurV1-klik btw aangifte versturenX
Klant kan online betalenXICP overzichtV
Factuur versturen per emailV  
Factuur versturen per postXOverig 
Herinneringen en aanmaningenVAPI beschikbaarX
Automatische incassoXIntegratie met Cloud opslagV
Offertes makenVToegang voor boekhouderV
Online offerte laten ondertekenenV  
 Ondersteuning 
Bestanden/documenten emailV
Scan & HerkenXtelefonischX
Mail & HerkenXchattenX
Bestanden uploadenVsocial mediaX
Scannen met mobiele appV  
   
   

Reactie toevoegen

Navigeer