Een goede offerte opstellen zorgt ervoor dat mogelijke klanten weten wat ze van jou als zzp’er kunnen verwachten. Een goede indruk verhoogt de kans dat deze potentiële klanten met jou in zee gaan. We vertellen je in dit artikel, aan de hand van verschillende voorbeeld offertes, hoe je zo’n goede offerte maakt.
In dit artikel
- Welke gegevens moeten er op een offerte staan?
- Hoe maak ik een offerte?
- Hoe verstuur ik een offerte?
- Wat doe ik na het versturen van een offerte?
- Veelgestelde vragen
Welke gegevens moeten er op een offerte staan?
1. Het logo van je bedrijf
Een goede offerte is, naast een prijsopgave, ook een soort visitekaartje. Je wilt de potentiële klant tenslotte overtuigen dat jij met jouw ervaring, vaardigheden en tarieven de juiste man of vrouw voor de opdracht bent.
Maak je offertes daarom professioneel en zorg ervoor dat de lay-out er overzichtelijk en mooi uitziet. Een mooie lay-out geeft meteen al een goede indruk. Het toevoegen van het logo van je bedrijf is hier een voorbeeld van, maar we raden je aan om je complete huisstijl te verwerken in je offerte.
Het zijn de kleine details in een offerte die ervoor zorgen dat een potentiële klant zijn of haar opdracht aan jou geeft. In ons voorbeeld van een offerte hebben we deze details toegepast.
2. De contactgegevens van de ontvanger/opdrachtgever
3. De datum
4. Een uniek offertenummer
5. Aanhef en korte introductie
Je offerte heeft altijd een aanhef en een korte introductie nodig. Hou het kort, maar origineel, zoals in ons voorbeeld van een offerte. Het volgende heeft je klant waarschijnlijk al honderd keer gehoord:
Geachte heer Smit,
Naar aanleiding van uw aanvraag stuur ik u deze offerte.
Saai. Ga liever voor iets dat betrekking heeft tot de klant:
Geachte heer Smit,
Wat een ontzettend leuk bedrijf – Smits Pannenkoekenkar.
Ik kan het me goed voorstellen dat uw bedrijf behoefte heeft aan een ervaren webdesigner die alles weet van digitale menukaarten en online bestellingen. Ik vertel graag wat ik voor u kan betekenen en welke kosten daaraan verbonden zijn.
6. Een toelichting van de werkzaamheden
Dit deel van de offerte omschrijft welke diensten je kan leveren om tot een gewenst resultaat te komen. Je geeft een opdrachtomschrijving. Bevestig dat je begrijpt waarom de klant contact met je opneemt, welke taken waarom nodig zijn en noem eventueel aanvullende opties die tegenover een meerprijs mogelijk zijn. Hou het kort en overzichtelijk, zoals we in ons offerte-voorbeeld hebben gedaan.
De webshop www.smitspannenkoekenkar.nl is al even actief, maar vraagt om een vernieuwing op zowel visueel als technisch gebied.
Ik wil een verbetering van de look-and-feel doorvoeren door middel van een nieuw en modern ontwerp. De inbouw van online bestellijsten en een achterliggende techniek waarmee inkomende bestellingen worden beheerst, moeten zorgen voor een verbeterde klantervaring. De toevoeging van SEO-geoptimaliseerde landingspagina’s moet hierbij een toename van het aantal websitebezoekers waarborgen.
Het is optioneel mogelijk om hier een kortingsmodule voor terugkerende klanten aan toe te voegen.
De nieuwe webshop wordt na akkoord live gezet en dertig dagen later geëvalueerd. Eventuele aanpassingen vinden daarna plaats.
7. Begroting
De begroting in een offerte vertelt de klant wat hij of zij kwijt is voor jouw werkzaamheden. Neem in de totaalprijs alle kosten voor je geplande uren, je uurtarief en je materiaalkosten mee. Hierin kan je ook gelijk de kosten inclusief en exclusief btw in verwerken, net zoals in ons offerte-voorbeeld.
Splits eventueel de verschillende diensten en de btw voor meer overzicht. Zo geef je gelijk een overzichtelijke inhoud van de totale kosten.
Lees ook: Hoe bepaal je jouw perfecte uurtarief als zzp’er?
8. Geldigheidsdatum
Een offerte heeft altijd een geldigheidsdatum. Je voorkomt hiermee dat een klant een jaar later terugkomt op jouw voorstel, terwijl je prijzen tegen die tijd waarschijnlijk al zijn gestegen.
Het is gebruikelijk om op de offerte te vermelden dat deze veertien of dertig dagen geldig is.
9. Afsluiting
Geef je offerte een passend slot. Vergeet daarbij niet aan te geven dat de klant met eventuele vragen bij je terecht kan.
Tot zover mijn voorstel. Vragen zijn altijd welkom en mogen naar redactie@zzpdaily.nl.
10. Handtekeningen
Je wilt natuurlijk dat klanten de offerte ondertekenen. Maak in je offerte ruimte vrij voor twee handtekeningen: die van jou én die van je klant. Dit geeft de klant de kans om je voorstel direct te ondertekenen, zodat je sneller aan het werk kan.
11. Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn erg belangrijk in een offerte. Dit document bevat wettelijke eisen. Hiermee wordt direct duidelijk welke rechten en plichten jij en je klant hebben. Dit is niet verplicht, maar het wekt wel vertrouwen. Het vermijdt ook onduidelijkheden.
Het is gebruikelijk om deze voorwaarden als bestand bij te voegen in je e-mail. Vergeet dit niet, want het staat slordig als je dit op een later moment alsnog moet doen. Geef in de begeleidende brief aan dat de klant de voorwaarden kan vinden in de bijlage.
12. Je eigen bedrijfsgegevens
Wij hebben onze eigen bedrijfsgegevens in dit offerte-voorbeeld onderaan geplaatst, maar dit kan in principe overal – afhankelijk van de opmaak van de offerte.
Let er in ieder geval op dat je de volgende dingen vermeldt:
- De contact- en adresgegevens van jouw bedrijf
- Je bankgegevens
- Je btw-nummer
- Je KvK-nummer
Optioneel: een planning
Sommige offertes bevatten, naast de hierboven genoemde onderdelen, ook een planning. Dit kan de klant helpen zich een beeld te vormen wanneer hij of zij iets mag verwachten. Overweeg zo’n planning in je offerte op te nemen als je denkt dat dit een meerwaarde heeft.
Meer offertevoorbeelden
De meeste offertes zijn een soort combinatie tussen een brief en een factuur. Je kunt er natuurlijk altijd voor kiezen om er iets meer een factuur (minder aanhef en toelichtingen, meer begrotingen) of juist iets meer een brief (meer aanhef en toelichtingen, minder begrotingen) van te maken.
We hebben hieronder nog diverse offerte voorbeelden voor je – ter inspiratie.
Voorbeeld-offerte in briefvorm
Voorbeeld-offerte in factuurvorm
Voorbeeld-offerte product specificaties
Voorbeeld-offerte voor dienstverlening
Lees ook: Factuurvereisten: wat moet er op een factuur staan?
Hoe maak ik een offerte?
Een offerte maken kan op verschillende manieren. We maken onderscheid tussen de volgende, bruikbare methodes:
- Een offerte maken met een boekhoudpakket.
- Een offerte maken met Excel.
- Een offerte maken Word.
Een offerte maken met een boekhoudpakket
Online vind je verschillende websites waarop je gratis een offerte kunt maken. Dit zijn meestal vaste sjablonen waarop je jouw gegevens invoert. De site in kwestie maakt dan automatisch een offerte voor je.
Snel en makkelijk? Wij vinden van niet. Zoals met zoveel gratis tools moet je meestal na een x-aantal offertes betalen. Bovendien is er niet zelden een watermerk op je offerte te zien, waardoor men ziet dat je een gratis voorbeeld-offerte hebt gebruikt.
Kies in plaats daarvoor voor offerte maken met behulp van een boekhoudprogramma, zoals e-Boekhouden.nl of MoneyMonk. Deze programma’s kun je gebruiken voor je administratie, maar zijn ook zeer geschikt om offertes mee te maken. Je kunt ze hier met elkaar vergelijken.
👉 Check hier onze reviews van MoneyMonk en e-Boekhouden.nl
Een offerte maken met Excel
Excel leent zich uitstekend voor het maken van formules. Het is daarom een veelgebruikt programma voor het opstellen van offertes.
Het grote voordeel hiervan is dat je minder kans maakt op fouten in je uren- en prijsberekeningen. Je tekstmogelijkheden zijn daarentegen wel erg beperkt.
Concrete voorbeeld offerte zien? Kijk hieronder voor een voorbeeld offerte in Excel!
Download gratis voorbeeld offerte in Excel
Een offerte maken met Microsoft Word
Word is eveneens een voor de hand liggend software programma voor offertes. Het aantal voor- en nadelen is hierbij echter precies andersom vergeleken met Excel. Je maakt er goede teksten mee, maar de mogelijkheden op het gebied van formules zijn beperkt.
Tip: gebruik de formule-optie van Excel en importeer deze in Word. Je hebt dan een beetje het beste van beide werelden.
Voorbeeld offerte nodig? Kijk hieronder voor een offerte-voorbeeld in Word!
Download gratis voorbeeld offerte in Word
Numbers en Pages
Excel en Word zijn ingeburgerde programma’s, maar Apple-gebruikers zijn wellicht ook bekend met de Mac-varianten: Numbers en Pages. Ze werken min of meer hetzelfde, maar hebben één probleem: Numbers- en Pages-bestanden zijn moeilijker te openen door Windows-gebruikers.
Wil je deze programma’s gebruiken voor het maken van offertes? Sla deze dan altijd op als PDF-bestanden. Zo voorkom je problemen waarbij je een opdracht misloopt doordat de klant je offerte niet kan openen.
Hoe verstuur ik een offerte?
Offerte gemaakt? Stuur hem naar de klant! Dat kan op grofweg op drie manieren:
- Per e-mail
- Per post
- Via een boekhoudprogramma
Offerte versturen per e-mail
De mail is vanzelfsprekend de gebruikelijkste manier om een offerte te versturen. Dit vereist nog wel een klein, begeleidend mailtje waarin je de offerte kort toelicht:
Beste meneer Smit,
Bedankt voor het contact opnemen met mijn bedrijf.
Bijgaand vindt u een op maat gemaakte offerte. U vindt hierin meer informatie over mijn diensten, de voorgestelde werkzaamheden en de calculatie.
Mochten er vragen zijn, dan hoor ik dat graag.
Met vriendelijke groet,
Naam
Offerte versturen per post
Het komt niet heel vaak meer voor, maar het kan zijn dat je offerte per post moet worden verstuurd. Schrijf in dat geval een soortgelijke tekst, print deze uit en voeg hem als een soort begeleidende brief bij de offerte.
Hou er hierbij rekening mee dat je deze voorziet van dezelfde vormgeving als de offerte. Het is belangrijk dat je de huisstijl van je bedrijf gebruikt.
Offerte versturen via een boekhoudprogramma
Gebruik je een boekhoudprogramma voor het opmaken van je offertes? Sommige software programma’s bieden een module waarmee offertes automatisch naar de klant worden verstuurd. Je hoeft dan in principe niets meer te doen.
Heb je de mogelijkheid om aan je offerte een begeleidend schrijven aan toe te voegen? Hou dan eveneens de bovenstaande tekst als voorbeeld aan.
👉 Lees hier onze review van e-Boekhouden.nl
👉 Vergelijk hier de beste eenvoudige boekhoudprogramma’s voor zzp’ers
Wat doe ik na het versturen van een offerte?
Is de offerte eenmaal verstuurd? Dan is het aan de klant om te kiezen of hij wel of geen gebruik wil maken van jouw diensten.
Heb je na een week nog niets gehoord? Stuur dan een vriendelijke herinnering. Probeer niet te veel aan te dringen, want dat kan de opdrachtgever afschrikken.
Veelgestelde vragen
Een effectieve offerte is opgemaakt in een eigen huisstijl met een overzichtelijk en duidelijke lay-out. Een standaard offerte bevat minstens de volgende onderdelen:
Het logo van je bedrijf.
De contactgegevens van de klant.
De datum.
Een uniek offertenummer.
Aanhef en korte introductie.
Een toelichting van de opdracht en diensten.
Begroting.
Geldigheidsdatum.
Afsluiting.
Handtekeningen.
Algemene voorwaarden.
Je eigen gegevens.
Het is gebruikelijk om een geldigheidsduur van veertien of dertig dagen te hanteren.
Het gebruik van een voorblad voor een offerte is niet verplicht.
Een offerte kun je maken in Word door te zoeken naar een sjabloon of een template. Je kunt deze voorbeeld-offerte vervolgens naar smaak aanpassen.
Heb je na een week nog niets vernomen van een potentiële opdrachtgever? Stuur dan een vriendelijke herinnering. Dring daarbij niet te veel aan, want dit kan afschrikkend werken.
Een offerte is bindend wanneer zowel jij als de opdrachtgever een handtekening onder de offerte hebben gezet.
