Schakel jij als zzp’er dikwijls de diensten van een bedrijf in? Of koop je producten die je nodig hebt tijdens je dagelijkse bedrijfsvoering? Dan krijg je doorgaans een inkoopfactuur met daarop onder meer het bedrag dat je de leverancier schuldig bent. We vertellen je er in dit artikel méér over.
Wat is een inkoopfactuur?
Een inkoopfactuur, soms ook wel een aankoopfactuur genoemd, is precies het tegenovergestelde van een verkoopfactuur. Het is een inkomende factuur die je ontvangt wanneer je bedrijfsmatig iets hebt ingekocht. Dat kunnen goederen, maar ook diensten zijn.
Je krijgt bijvoorbeeld een inkoopfactuur wanneer je een vormgever hebt ingeschakeld om je bedrijfsbrochures te maken. Je ontvangt óók een inkoopfactuur wanneer je toners voor je kleurenprinter hebt gekocht.
Wat staat er allemaal op een inkoopfactuur?
Een inkoopfactuur moet wettelijk gezien altijd een aantal vaste elementen bevatten. Net als de verkoopfacturen die je zelf de deur uit doet, eigenlijk. Deze eisen zijn bepaald door de Belastingdienst en de Nederlandse overheid.
Een inkoopfactuur bevat in ieder geval altijd de volgende vereisten:
- De naam en het adres van het bedrijf waarbij je iets hebt gekocht of afgenomen;
- Jouw naam en het adres waarop je bedrijf is gevestigd;
- Het btw-identificatienummer van het bedrijf waarbij je iets hebt gekocht of afgenomen;
- Het KvK-nummer van het bedrijf waarbij je iets hebt gekocht of afgenomen;
- De datum waarop de inkoopfactuur is verstuurd;
- Een factuurnummer;
- De geleverde goederen en/of diensten;
- De datum waarop de goederen en/of diensten zijn geleverd;
- Het bedrag zonder btw;
- Het btw-tarief dat toepasbaar is op de geleverde goederen en/of diensten;
- Het btw-bedrag;
- Het bedrag met btw.
Wat zijn de verschillen tussen een inkoopfactuur en een bonnetje?
Inkoopfacturen en bonnetjes zijn in zekere zin hetzelfde. Ze duiden beiden op kosten die je hebt gemaakt terwijl je met je werk bezig was.
Het verschil zit hem grotendeels in het feit dat je bij een inkomende factuur pas achteraf betaalt. Bonnetjes daarentegen betaal je direct.
We moeten daarbij wél opmerken dat deze grens steeds meer vervaagt onder de invloed van webwinkels. Deze versturen namelijk ook inkoopfacturen, terwijl je hierbij wél meteen moet betalen.
Sommige mensen vinden het voornaamste verschil tussen een bon een aankoopfactuur daardoor het feit dat laatstgenoemde doorgaans persoonlijker is. Een factuur vermeldt bijvoorbeeld je bedrijfsgegevens en naam, waar een bonnetje dat niet of zelden doet.
Hoe verwerk in een inkoopfactuur?
Krijg je een inkoopfactuur? Bewaar deze dan goed. Plaats papieren inkoopfacturen in een speciaal daarvoor bestemde bak of map en sla digitale facturen goed op in de cloud of op een harde schijf.
Het is daarnaast slim om de inkoopfactuur direct te verwerken in een boekhoudprogramma, mocht je daar gebruik van maken.
Waarom? Nou – omdat dit bedrijfskosten zijn. Je kunt de btw verrekenen met de btw die je zelf hebt ontvangen én je kunt het bedrag opgeven als gemaakte kosten. Dat scheelt je op lange termijn weer belasting.
Hoe moet ik een inkoopfactuur maken?
Wil je zelf een inkoopfactuur maken? Dat kan eigenlijk niet, want dan wordt het automatisch een verkoopfactuur…
…maar een verkoopfactuur maken is natúúrlijk gewoon mogelijk. Dit doe je met behulp van een boekhoudprogramma, zoals Rompslomp of e-Boekhouden.nl, óf aan de hand van een template in Excel of Word.
Aankoopfactuur voorbeeld
Zoek je een aankoopfactuur voorbeeld om zelf te bewerken? Kijk dan hier!
