Schakel jij als zzp’er vaak de diensten van een bedrijf in? Of koop je producten die je nodig hebt tijdens je dagelijkse bedrijfsvoering? Dan krijg je doorgaans een inkoopfactuur met daarop onder meer het bedrag dat je de leverancier schuldig bent. We vertellen je er in dit artikel méér over.
In dit artikel
- Wat is een inkoopfactuur?
- Wat staat er allemaal op een inkoopfactuur?
- Wat zijn de verschillen tussen een inkoopfactuur en een bonnetje?
- Hoe verwerk ik een inkoopfactuur?
- Hoe moet ik een inkoopfactuur maken?
Veelgestelde vragen
Wat is een inkoopfactuur?
Een inkoopfactuur is precies het tegenovergestelde van een verkoopfactuur. Het is een inkomende factuur die je ontvangt wanneer je bedrijfsmatig iets hebt ingekocht. Dat kunnen goederen of diensten zijn.
👉 Zo stel je een goede verkoopfactuur op
Je krijgt bijvoorbeeld een inkoopfactuur wanneer je een vormgever hebt ingeschakeld om je bedrijfsbrochures te maken. Je ontvangt ook een inkoopfactuur wanneer je toners voor je kleurenprinter hebt gekocht.
Hoe wordt een inkoopfactuur ook wel genoemd?
Zie je ergens de term aankoopfactuur genoemd staan en weet je niet zo goed wat dat is? Geen zorgen. Een aankoopfactuur is niets anders dan een ander woord voor inkoopfactuur.
Wéér een andere term voor het fenomeen is kostenfactuur.
Aankoopfactuur voorbeeld
Zoek je een aankoopfactuur voorbeeld om zelf te bewerken? Klik dan hier voor een voorbeeld in Word en hier voor een voorbeeld in Excel.
Wat staat er allemaal op een inkoopfactuur?
Een inkoopfactuur moet wettelijk gezien altijd een aantal vaste elementen bevatten. Net als de verkoopfacturen die je zelf de deur uit doet, eigenlijk. Deze eisen zijn bepaald door de Belastingdienst en de Nederlandse overheid.
1. Naam en adres ontvanger
De naam en het adres van het bedrijf waarbij je iets hebt gekocht of afgenomen.
2. Jouw naam en adres
Je naam en het adres waarop je bedrijf is gevestigd.
3. Btw-nummer
Het btw-identificatienummer van het bedrijf waarbij je iets hebt gekocht of afgenomen.
4. KvK-nummer
Het KvK-nummer van het bedrijf waarbij je iets hebt gekocht of aangenomen.
5. Factuurdatum
De datum waarop de inkoopfactuur is verstuurd.
6. Een factuurnummer
7. De geleverde goederen en/of diensten
8. Datum
De datum waarop de goederen en/of diensten zijn geleverd.
9. Het bedrag zonder btw
10. Het btw-tarief
Het btw-tarief dat toepasbaar is op de geleverde goederen en/of diensten.
11. Het btw-bedrag
12. Het bedrag met btw
Wat zijn de verschillen tussen een inkoopfactuur en een bonnetje?
Inkoopfacturen en bonnetjes zijn in zekere zin hetzelfde. Ze duiden beiden op kosten die je hebt gemaakt terwijl je met je werk bezig was, bijvoorbeeld wanneer je producten aanschaft of wanneer je diensten inkoopt.
Het verschil zit hem grotendeels in het feit dat je bij een inkomende factuur pas achteraf betaalt. Bonnetjes daarentegen betaal je direct.
Lees ook: Dit zijn de beste bonnetjes apps voor zzp’ers
We moeten daarbij wél opmerken dat deze grens steeds meer vervaagt onder de invloed van webwinkels. Deze versturen namelijk ook inkoopfacturen, terwijl je hierbij wél meteen moet betalen.
Sommige mensen vinden het voornaamste verschil tussen een bon en een aankoopfactuur daardoor het feit dat laatstgenoemde doorgaans persoonlijker is. Een factuur vermeldt bijvoorbeeld je bedrijfsgegevens en naam, waar een bonnetje dat niet of zelden doet.
De bewaarplicht: inkoopfacturen versus bonnetjes
Inkoopfacturen hebben, net als de verkoopfacturen en andere zakelijke documenten, een bewaarplicht van zeven jaar. Dit houdt dus in dat je facturen die je in je administratie verwerkt zeven jaar moet bewaren.
👉 Lees hier alles over de administratiebewaarplicht voor zzp’ers
Omdat bonnetjes in deze zin ook facturen zijn, ben je het ook wettelijk verplicht om bonnetjes zeven jaar te bewaren. Dat kan een probleem worden, gezien veel ondernemers het al lastig vinden om losse bonnetjes zeven uur bij zich te houden…
Gelukkig volstaan digitale kopietjes van bonnetjes ook. Maak er dus foto’s van en bewaar deze op een plek waar ze de komende zeven jaar kunnen blijven.
Hoe verwerk ik een inkoopfactuur?
Krijg je een inkoopfactuur? Bewaar deze dan goed. Plaats papieren inkoopfacturen in een speciaal daarvoor bestemde bak of map en sla digitale facturen goed op in de cloud of op een harde schijf.
Het is daarnaast slim om de inkoopfactuur direct te verwerken in een online boekhoudprogramma, mocht je daar gebruik van maken.
Waarom? Nou – omdat dit bedrijfskosten zijn. Je kunt de btw verrekenen met de btw die je zelf hebt ontvangen én je kunt het bedrag opgeven als gemaakte kosten. Dat scheelt je op lange termijn weer belasting.
Inkopen uit het buitenland
Koop je goederen of diensten van leveranciers uit het buitenland? Dan gelden uiteraard dezelfde adviezen: bewaar de bijbehorende facturen goed en verwerk ze indien mogelijk meteen in je boekhoudprogramma.
Lees ook: De beste eenvoudige boekhoudprogramma’s voor zzp’ers
Maar zo’n buitenlandse factuur verschilt wel degelijk van een Nederlandse, bijvoorbeeld qua btw en omzetbelasting.
Buitenlandse leveranciers brengen je meestal 0% btw in rekening. Je moet dan als afnemer de Nederlandse btw betalen.
Het kan echter ook zo zijn dat de btw naar jou wordt verlegd. Dat betekent dat je de btw in dat geval zelf moet berekenen en vervolgens moet aangeven in je btw-aangifte voor de belastingdienst.
Het maakt het er daarbij niet makkelijker op dat voor verschillende landen en situaties weer uitzonderingen gelden. We adviseren je daarom altijd om goed de website van de Belastingdienst te bekijken wanneer je in zee gaat met een buitenlandse partij.
Hoe moet ik een inkoopfactuur maken?
Wil je zelf een inkoopfactuur maken? Dat kan eigenlijk niet, want dan wordt het automatisch een verkoopfactuur…
…maar een verkoopfactuur maken is natúúrlijk gewoon mogelijk. Dit doe je met behulp van een boekhoudprogramma, zoals Rompslomp of e-Boekhouden.nl, óf aan de hand van een template in Excel of Word.
Software voor het maken van inkoopfacturen
Ons advies? Ga voor een online boekhoudprogramma. Deze zorgen er namelijk voor dat je inkomende facturen automatisch voldoen aan de wettelijke vereisten. Facturen zijn hiermee bovendien makkelijk te maken en meestal volledig aan te passen naar de eigen huisstijl van je bedrijf.
Ben je nog steeds niet zeker over het gebruik van een boekhoudprogramma? Probeer dan zeker e-Boekhouden.nl. e-Boekhouden.nl is gratis voor starters tijdens de eerste vijftien maanden van hun bestaan als zzp’er.
We hebben hieronder in ieder geval een aantal interessante boekhoudprogramma’s, hun prijzen en onze beoordelingen voor je op een rijtje gezet.
| Boekhoudprogramma | Prijs | Onze beoordeling |
| DigiBTW | Vanaf €12,50 per maand | 3,4 uit 5 |
| e-Boekhouden.nl | Vanaf €9,95 per maand | 4,4 uit 5 |
| Exact Mijn[Kantoor] | Vanaf €13,50 per maand | 3,8 uit 5 |
| Gekko | Vanaf €0 per maand | 2,6 uit 5 |
| InformerOnline | Vanaf €19 per maand | 3,2 uit 5 |
| Jortt | Vanaf €26 per maand | 3,4 uit 5 |
| Moneybird | Vanaf €25 per maand | 3,4 uit 5 |
| MoneyMonk | Vanaf €7,50 per maand | 4,2 uit 5 |
| MyFinance | Vanaf €10 per maand | 2,6 uit 5 |
| Reeleezee | Vanaf €35 per maand | 2,8 uit 5 |
| Rompslomp | Vanaf €11,50 per maand | 4,0 uit 5 |
| Tellow | Vanaf €35 per maand | 3,0 uit 5 |
| Visma | Vanaf €14,50 per maand | 3,4 uit 5 |
Veelgestelde vragen
Een inkoopfactuur bevat de volgende onderdelen:
– Naam en adres ontvanger
– Jouw naam en adres
– Btw-nummer
– KvK-nummer
– Datum van verzending/factuurdatum
– Factuurnummer
– Geleverde goederen en/of diensten
– Datum van levering
– Bedrag exclusief btw
– Btw-tarieven
– Btw-bedrag
– Bedrag met btw
Facturen maken doe je met behulp van een boekhoudprogramma. Wij raden e-Boekhouden.nl, MoneyMonk en Rompslomp aan.
Een inkoopfactuur wordt ook wel een aankoopfactuur of een kostenfactuur genoemd.
Aankoop- en inkoopfacturen zijn hetzelfde. Er bestaan geen verschillen tussen de twee.
