De beste offertesoftware voor zzp’ers

Goede en professionele offertes versturen en verwerken? Gebruik voor je offerte software, zoals e-Boekhouden.nl! We gaan hieronder in op offerteprogramma’s in het algemeen, waar je op moet letten bij een aanschaf én wat onze aanraders zijn.

1. Offertesoftware in het algemeen

Wat houdt offertesoftware in?

Offertesoftware is software die je helpt met het maken van duidelijke en professionele offertes. Wil je voor je offerte software gebruiken? Dan kun je deze, afhankelijk van welk programma je gebruikt, meteen verwerken in je administratie of de offerte omzetten naar een factuur.

Lees ook: Zo maak je een goede offerte!

Wat zijn de voordelen van offertesoftware?

Gebruik je voor het maken van je offerte software? van offertesoftware heeft verschillende voordelen:

Je bespaart tijd.
Je voorkomt fouten.
Je maakt fraaie offertes.
Je offertes bevatten de belangrijkste onderdelen.
Je kunt je offertes meteen laten goedkeuren.
Je kunt de geaccepteerde offertes omzetten in facturen.

Je bespaart tijd

Het handmatig in elkaar zetten van een passende offerte is opvallend tijdrovend. Veel tijd gaat naar de inhoud, maar vergis je ook niet in de tijd die je kwijt bent aan het verwerken van standaardelementen, zoals je logo en je huisstijl.

Offertesoftware regelt dit (semi-)automatisch voor je en bespaart je daarmee tijd – en dus geld.

Je voorkomt fouten

Offertes die bijvoorbeeld met Word worden gemaakt, vereisen nogal wat rekenwerk. Dat vergroot de kans op fouten, ook al ben je nog zo’n wiskundewonder.

Gebruik voor je offerte software en het programma rekent onder meer totaalbedragen en btw-percentages automatisch voor je uit. Wel zo handig. Tevens houdt de software rekening met alle wettelijke eisen waaraan een professionele offerte moet voldoen.

Je maakt mooie offertes

We zijn geneigd te zeggen dat als je voor een offerte software gebruikt, dat het resultaat er standaard beter uitziet dan iets dat is gefabriceerd met Word of Excel. Dat staat niet alleen professioneler, maar haalt ook een potentiële klant eerder over om met jou in zee te gaan. Met een professionele offerte heb je dus meer kans dat een offerte daadwerkelijk een opdracht wordt.

Je offertes bevatten de belangrijkste onderdelen

Een goede offerte bevat altijd een aantal vaste onderdelen. Voorbeelden hiervan zijn een uniek offertenummer, een geldigheidsdatum en een verwijzing naar de algemene voorwaarden.

Gebruik voor je offerte software en dit soort elementen worden standaard toegevoegd aan je document.

Lees ook: Voorbeeldofferte: zo ziet een goede offerte eruit

Je kunt je offertes meteen laten goedkeuren

Offertesoftware voorkomt situaties waarbij je handmatig handtekeningen moet verzamelen en toevoegen. Gebruik je voor je offerte software? Dan is deze namelijk – in veel gevallen – te ondertekenen met een digitale handtekening. Dat scheelt een hoop gedoe. En na ondertekeningen heeft zowel jij als de potentiële klant gelijk de getekende offerte tot de beschikking.

Je kunt de geaccepteerde offertes meteen omzetten in facturen

Heb je eenmaal goedkeuring van een klant ontvangen? Ten eerste: gefeliciteerd! Ten tweede: maak er meteen een factuur van.

Goede offertesoftware kan dit namelijk voor je regelen. Dat scheelt behoorlijk wat werk, want dan hoef je niet ook nog een factuur te fabriceren, maar je kan meteen je offerte omzetten in een factuur.

Dit zijn alle wettelijke vereisten voor een factuur
Vergelijk hier de beste facturatieprogramma’s voor zzp’ers

Wat zijn de functionaliteiten van offertesoftware?

Ben je van plan om voor je offerte software te gebruiken? Dan merk je dat offertesoftware stikt van de handige functies. Dit vinden wij daarvan de belangrijkste voorbeelden:

Algemene voorwaarden meesturen
Analyses
Automatische calculaties
Digitale acceptaties en ondertekeningen
Koppelingen met de rest van je administratie
Meertaligheid
Opmaak in eigen huisstijl
Versiebeheer
Verzendingen per post

Algemene voorwaarden meesturen

Het is gebruikelijk om tijdens het versturen van een offerte meteen de algemene voorwaarden bij te voegen. Dat voorkomt namelijk gedoe achteraf. Je kunt een klant bij een onverhoopt geschil dan altijd wijzen op wat er in deze voorwaarden staat.

De algemene voorwaarden worden echter nogal eens vergeten. Goede offertesoftware voegt ze gelukkig automatisch toe aan je professionele offerte. Hoef je je daar verder geen zorgen om te maken.

Analyses

Sommige softwarepakketten bieden je de mogelijkheid om je offertes te analyseren. Welke zijn er verstuurd? Welk type offerte wordt doorgaans geaccepteerd – en welke juist meestal niet?

Dit zorgt ervoor dat je inziet wat wel en niet werkt en draagt dus indirect bij aan meer goedgekeurde offertes en opdrachten.

Automatische calculaties

Iets dat vrijwel ieder programma biedt en wat het fenomeen offertesoftware zo mooi maakt: automatische calculaties. Alle relevante bedragen worden hiermee automatisch voor je berekend. Wel zo handig!

Digitale acceptaties en online ondertekeningen

Sommige softwarepakketten laten de door jou opgestelde offertes zien via een speciale, beveiligde link. Een potentiële klant kan de offerte via deze link digitaal ondertekenen en accepteren. Dat voorkomt gedoe met handtekeningen en bespaart alle betrokken partijen flink wat tijd.

Koppelingen met de rest van je administratie

We onderscheiden software gespecialiseerd in het ontwerpen en versturen van offertes én complete boekhoudpakketten waarbij het maken van offertes slechts een onderdeel van een groter geheel is.

Die tweede optie is erg handig. Hiermee kun je namelijk eenvoudig, na acceptatie, je offerte omzetten naar bijvoorbeeld een factuur of werkbon – en die kun je weer simpel verwerken in je boekhouding.

Meertaligheid

Een functie die in sommige softwarepakketten voorkomt: de mogelijkheid om offertes automatisch te vertalen naar bijvoorbeeld het Engels, Frans, Duits of Spaans. Erg handig wanneer je veel business doet met klanten in het buitenland.

Vergelijk hier de beste vreemde valutarekeningen

Opmaak in eigen huisstijl

Gebruik je voor je offerte software, dan gaat bij de meeste pakketten op eenzelfde manier. Je kiest een sjabloon uit de catalogus, past deze aan naar je huisstijl en voilà: je hebt je eigen ontwerp gemaakt. Makkelijker kan eigenlijk niet – en dan ziet het er ook nog eens uitstekend uit.

Versiebeheer

Een offerte maken is meestal geen kwestie van één offerte maken. We bedoelen daarmee te zeggen dat je waarschijnlijk nogal wat wijzigingen doorvoert voordat je een definitieve versie hebt.

Het kan dan zo zijn dat een eerdere versie van de offerte tóch beter was dan het eindresultaat. Versiebeheer helpt je die vroegere variant in ere te herstellen.

Verzendingen per post

Het komt niet heel veel meer voor, maar sporadisch zien we zzp’ers met klanten die de voorkeur geven aan offertes per post. Gelukkig zijn er boekhoudprogramma’s met een module om ook dit voor je te regelen.

Heb jij klanten die offertes per post willen ontvangen? Check dan of het programma dat jij op het oog hebt deze functionaliteit biedt.

2. De beste keuze maken

Plannen om voortaan voor iedere offerte software te gebruiken? Stel jezelf dan in ieder geval de volgende vragen:

Kies ik normale of gespecialiseerde software?
Ga ik voor offertesoftware of een compleet boekhoudpakket?
Wat ben ik bereid te betalen voor offertesoftware?

Normale of gespecialiseerde software?

Het is misschien een béétje een vage term – normale software. We doelen hiermee echter op programma’s waarmee je in wezen best een offerte opstellen kunt, maar die hier niet in zijn gespecialiseerd. De meest toonaangevende voorbeelden daarvan zijn Word en Excel – en de Apple-afgeleiden Pages en Numbers.

Ons advies? Gebruik deze programma’s niet voor je offertes. Ze bieden, in het geval van Word, géén rekentools, besparen je géén tijd en het eindresultaat wordt nóóit zo mooi als wanneer je voor je offerte software gebruikt die daar speciaal voor bedoeld is.

Offertes opmaken met Word en Excel

Kunnen we je toch niet overtuigen en wil je alsnog voor je offerte software als Word of Excel gebruiken, bijvoorbeeld omdat het gratis is? Maak dan op z’n minst gebruik van onze voorbeelden. Deze bevatten namelijk in ieder geval alle onderdelen die op een offerte horen te staan.

Download hier een voorbeeld van een offerte in Word.

Download hier een voorbeeld van een offerte in Excel.

Offertesoftware of een compleet boekhoudpakket?

Gespecialiseerde software komt grofweg in twee vormen: als offertesoftware en als compleet boekhoudpakket.

Ontdek wat de beste goedkoopste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers zijn

Offertesoftware heeft het maken van offertes nog net niet tot een kunst verheven. Deze pakketten bieden alles wat je nodig hebt om een goede offerte op te stellen én te versturen.

Een compleet boekhoudpakket biedt echter meer dan dat. Het is hiermee bijvoorbeeld ook mogelijk om facturen op te stellen of eenvoudig btw-aangiftes te doen. Het kan zijn dat dit ten koste gaat van de functies die specifiek zijn bedoeld voor offertes, maar daar staat tegenover dat je offertes wel weer kunt omzetten in facturen – om maar wat te noemen.

Onze voorkeur gaat dan ook uit naar een compleet boekhoudpakket. De veelzijdigheid hiervan wint het van de offreeropties.

Gratis, voordelig of volledig?

Een van de redenen dat sommige zzp’ers offertes maken met Word of Excel heeft te maken met de kosten. Die blijven bij deze programma’s achterwege, terwijl een boekhoudprogramma vanzelfsprekend geld kost.

We snappen het dat je als zzp’er niet op extra kosten zit te wachten, zeker niet wanneer je net bent begonnen. Maar als de offertesoftware jou tijd oplevert, omdat het maken en verwerken van offertes hiermee simpelweg sneller gaat, bespaar je juist geld. Die tijd kun je namelijk weer steken in betaalde werkzaamheden.

Dit zijn de beste gratis boekhoudprogramma’s voor zzp’ers

Het keyword hierbij is automatisering. De hoeveelheid automatiseringsfuncties, zoals het automatisch aanvullen van gegevens en het werken aan de hand van sjablonen, bepaalt hoe snel jij jouw offertes vormgeeft. Zijn die in groten getale aanwezig? Dan is het best de moeite waard om een x-bedrag per maand te betalen voor offertesoftware. Dit bespaart je dan meer tijd dan een gratis optie.

3. Het aanbod offertesoftware

We hebben een aantal softwarepakketten uitgekozen waarvan wij denken dat ze handig zijn voor zzp’ers. Dit zijn:

e-Boekhouden.nl
Moneybird
MoneyMonk
Offri
Rompslomp
Teamleader

We hebben ze allemaal uitgeprobeerd en lichten onze ervaringen hieronder voor je uit. Klik op de namen hierboven om onze mini-reviews te lezen.

Weinig tijd? Check dan onderstaande tabel voor antwoord op de belangrijkste vragen.

	Normale of gespecialiseerde software?	Offertesoftware of een compleet boekhoudpakket?	Prijs
e-Boekhouden.nl	Gespecialiseerde software	Compleet boekhoudpakket	€9,50 of €9,95 per maand
Moneybird	Gespecialiseerde software	Compleet boekhoudpakket	€12 tot €30 per maand
MoneyMonk	Gespecialiseerde software	Compleet boekhoudpakket	€7,50 tot €25 per maand
Offri	Gespecialiseerde software	Offertesoftware	€20 per maand tot een prijs op aanvraag
Rompslomp	Gespecialiseerde software	Compleet boekhoudpakket	Gratis tot €15 per maand
Teamleader	Gespecialiseerde software	Compleet boekhoudpakket	€50 tot €80 per maand