Het kan voorkomen dat je een onjuiste factuur aan een klant hebt verstuurd. Je hebt bijvoorbeeld een aantal producten of een aantal uur te weinig of teveel in rekening gebracht, de kortingen zijn niet verrekend of je hebt juist teveel korting op de factuur vermeld. Ongeacht de reden bestaat het feit dat je een fout hebt gemaakt op een factuur. Deze fout wil je uiteraard herzien, je wil de klant natuurlijk niet teveel laten betalen, of juist te weinig geld innen wegens een onjuiste of onvolledige factuur.
Maar mag je een factuur herzien? Is een factuur wettelijk bindend? Hoe herzie je een factuur? En wat zijn de regels van het herzien van een factuur?
Mag je een factuur herzien?
Ja, een factuur mag herzien worden. Het is namelijk geen wettelijk bindend document, een factuur is niet meer dan een betaalverzoek.
De factuur ligt ten grondslag aan een onderliggende overeenkomst die schriftelijk al dan niet mondelijk gemaakt is. De factuur komt dus voort uit deze overeenkomst. Als je een fout maakt op de factuur, verandert er niets aan de onderliggende overeenkomst, de afspraak geldt namelijk nog steeds dat jij een product of dienst zou leveren tegen de afgesproken prijs.
De foutieve factuur mag dus herzien worden conform de onderliggende afspraak. Is er te weinig in rekening gebracht, dan is de klant verplicht om het restant alsnog te voldoen. Omgekeerd geldt precies hetzelfde: heb je teveel in rekening gebracht en de klant heeft al betaald, maar vraagt het teveel betaalde bedrag later terug? Dan ben je verplicht om een creditfactuur uit te schrijven en het teveel ontvangen bedrag terug te storten.
Het is raadzaam om overeenkomsten schriftelijk vast te leggen. Als je bijvoorbeeld een herziene factuur stuurt met de vraag om het resterende bedrag alsnog te betalen, maar weigert de klant te betalen en heb je slechts een mondelijke overeenkomst? Dan is het vrij lastig om de afgesproken prijs aan te tonen en sta je meestal niet in je recht. Als je dus een overeenkomst van bijvoorbeeld levering van goederen of diensten mondelijk maakt, vraag dan alsnog om een schriftelijke bevestiging. Een mondelijke overeenkomst is namelijk moeilijk aantoonbaar, terwijl een schriftelijke overeenkomst altijd aantoonbaar is.
Tip: heb je nog geen boekhoudprogramma? Bekijk hier de beste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers.
Herzien binnen de verjaringstermijn
Een factuur herzien mag ook nog geruime tijd na het versturen van de eerste factuur. Totdat de oorspronkelijke factuur verjaart mag een factuur herzien worden. De verjaringstermijn van een factuur is afhankelijk van een aantal factoren. Het speelt namelijk mee of je aan bedrijven of particulieren levert en of je producten of diensten levert. De verjaringstermijn bedraagt afhankelijk van bovenstaande factoren 2 tot 5 jaar.
Een factuur herzien, hoe doe je dat?
Hoe je een factuur herziet, ligt eraan of je teveel of te weinig in rekening hebt gebracht op de oorspronkelijke factuur.
Te weinig in rekening gebracht
Heb je op de eerste factuur een fout gemaakt door een te laag bedrag in rekening te brengen? Dan kan je een factuur herzien.
Wanneer je een factuur herziet, maak de klant dan duidelijk dat de originele factuur gewijzigd is en maak het uiteraard ook voor je eigen administratie duidelijk. Mocht je de factuur na een tijd nog op moeten zoeken dan is het belangrijk om te weten dat het om een herziene factuur gaat.
Zo herzie je een factuur:
- Wijzig het woord “factuur” naar “herziene factuur”
- Pas de datum van de herziene factuur aan
- Geef de herziene factuur hetzelfde factuurnummer, maar voeg een “H” toe op het einde, de H van herzien. Zo wordt 1643 bijvoorbeeld 1643H
- Markeer welke wijzigingen zijn aangebracht op de factuur. Dit kun je doen door bijvoorbeeld de kleur van de letters of de grootte van de letters te veranderen, of de tekst dikgedrukt maken of onderlijnen.
- Verleng de betalingstermijn indien nodig en pas de uiterste betaaldatum aan
- Stuur een brief mee waarin je uitlegt wat er is veranderd en waarom
Te veel in rekening gebracht?
Heb je een te hoog bedrag op de factuur vermeld? Dan zul je een creditfactuur moeten uitschrijven.
Een creditfactuur is een verlaging of kwijtschelding van het factuurbedrag op de oorspronkelijke factuur. Op een creditfactuur wordt een negatief bedrag vermeld. Met een creditfactuur zorg je er bovendien ook voor dat de btw en je administratie weer kloppen.
Zo maak je een creditfactuur:
- Om te beginnen maak je een nieuwe factuur, net zoals al je andere facturen. Ook een creditfactuur dient aan alle factuurvereisten te voldoen
- Wijzig het woord “factuur” naar “creditfactuur”
- Voor de nummering zie je de creditfactuur aan als een gewone factuur. Nummer de creditfactuur dus gewoon door. Een aparte nummering is niet noodzakelijk
- Bij het bedrag vul je de betreffende correctie in, dit is altijd een negatief getal
- Verwijs in de omschrijving naar het oorspronkelijke factuurnummer en waarom er een deel gecrediteerd wordt
- Als de oorspronkelijke factuur btw bevatte, vergeet dan niet de btw ook te crediteren. Dit wordt dan ook een negatief bedrag
Indien de oorspronkelijke factuur nog niet betaald is door de klant, kan je op de creditfactuur vermelden dat de klant deze creditfactuur mag verrekenen met de oorspronkelijke factuur.
