Afschrijvingen berekenen heeft de nodige haken en ogen. We vertellen je er graag meer over.

Om de winst te berekenen, kijk je als ondernemer naar de kosten en opbrengsten. Deze kosten trek je van je opbrengsten af.

Onder die kosten vallen ook de aanschafkosten van je bedrijfsmiddelen. Bedrijfsmiddelen zijn alle middelen die nodig zijn om je producten te maken of diensten te verlenen. Inkopen en voorraden vallen hier niet onder.

Wat is een bedrijfsmiddel?

Voordat we ons bezig gaan houden met het afschrijvingen berekenen, brengen we dit begrip nog even voor je in kader. Want welke bedrijfsmiddelen heb je nu precies nodig om een product te maken of een dienst te verlenen?

De Belastingdienst spreekt van een bedrijfsmiddel als dit een materieel óf immaterieel bedrijfsmiddel is.

Materiële bedrijfsmiddelen

Materiële bedrijfsmiddelen zijn gebouwen, machines, auto’s, inventarissen en andere, duurzame zaken die je als zzp’er voor de bedrijfsvoering gebruikt.

Immateriële bedrijfsmiddelen

Immateriële bedrijfsmiddelen zijn vergunningen en andere niet-tastbare zaken die nut hebben voor je onderneming. Daarbij geldt dat het gebruik hiervan leidt tot een waardevermindering van de vergunningen.

Welke bedrijfsmiddelen komen in aanmerking voor afschrijvingen berekenen?

Je hoeft en mag niet alle bedrijfsmiddelen afschrijven. Het zou tenslotte onnodig in de paperassen lopen wanneer jij een pak koffie voor op kantoor over verschillende jaren afschrijft. We schrijven daarom alleen bedrijfsmiddelen af die als investering kunnen worden aangemerkt. Dit zijn bedrijfsmiddelen boven de €450.

Dat komt doordat investeringen op je balans terechtkomen – en daarover moet je afschrijvingen berekenen. Is de aanschaf van je nieuwe bedrijfsmiddel goedkoper dan €450? Dan moet je de aanschaf als kostenpost verantwoorden in de winst- en verliesrekening.

Hoe bereken je afschrijvingskosten?

Jaarlijkse afschrijvingen berekenen kan niet zomaar. Daarvoor moet eerst het bedrag worden bepaald dat je als ondernemer jaarlijks mag afschrijven. Je hebt hiervoor drie gegevens nodig:

  • De aanschafkosten (A)
  • De restwaarde (R)
  • De vermoedelijke gebruiksduur in hele jaren (V)

Aanschafkosten (A)

De aanschafkosten bestaan uit de aanschafprijs van het bedrijfsmiddel inclusief de aankoopkosten en installatiekosten, maar min eventuele kortingen en subsidies – ook als je deze achteraf krijgt.

Restwaarde (R)

De restwaarde is de waarde die het bedrijfsmiddel naar verwachting heeft op het moment dat je het niet meer kunt gebruiken voor je onderneming. De leverancier van het bedrijfsmiddel kan vaak advies geven of inschatten wat het bedrijfsmiddel na verloop van tijd waard is.

Vermoedelijke gebruiksduur in hele jaren (V)

De technische levensduur van het bedrijfsmiddel. Simpel gezegd: de tijd tot het product vermoedelijk niet meer functioneert.

Je mag als ondernemer uitgaan van de economische levensduur wanneer deze korter is dan de technische levensduur. De economische levensduur is verstreken wanneer dit middel geen nut meer heeft voor de onderneming, maar technisch nog wel in goede staat is.

Hoe moet ik jaarlijkse afschrijvingen berekenen?

De formule voor afschrijving ziet er als volgt uit:

Afschrijving = Aanschafkosten – Vermoedelijke gebruiksduur / Restwaarde

Voorbeeld

Stel – je koopt een dure machine voor in je eigen bedrijfspand. De aanschafkosten voor dit apparaat bedroegen €33.000. De vermoedelijke gebruiksduur is tien jaar. De restwaarde na tien jaar is €6.000.

De formule voor afschrijvingen berekenen ziet er dan als volgt uit:

€33.000 – €6.000 / 10 = €2.700

Dit houdt in principe in dat je tien jaar lang €2.700 per jaar mag afschrijven. 

Aanschafdatum

De aanschafdatum is vervolgens ook van belang voor het deel dat je mag afschrijven. Je koopt een machine tenslotte vrijwel nooit per se aan het begin van een kalenderjaar.

Stel – je koopt de machine in maart 2022. Dat houdt in dat je dát kalenderjaar – in dit geval 2022 – nog maar tien maanden hebt om die €2.700 per jaar af te schrijven. Dat hoeft dan dus niet. Gebruik in plaats daarvan de volgende formule:

Jaarlijkse afschrijving / 12 x Aantal resterende maanden

Dat komt in dit geval neer op een afschrijving van €2.250 in 2022. Kijk maar:

€2.700 / 12 x 10 = €2.250

Koop je de machine in november? Dan geldt dus dat je €450 mag afschrijven.

Hoe werkt afschrijvingen berekenen bij een bedrijfspand?

Ook een bedrijfspand is noodzakelijk voor je eigen onderneming en dus een bedrijfsmiddel. Qua afschrijvingen berekenen zijn de regels voor bedrijfspanden echter nét iets anders. Zo mag je een bedrijfspand niet afschrijven op de manier zoals dat bij andere bedrijfsmiddelen wél mogelijk is.

Je schrijft bij een bedrijfspand af over het deel dat voor de onderneming wordt gebruikt. Dat houdt in dat je het hele pand kunt afschrijven wanneer je het hele pand ook gebruikt voor je bedrijf, maar dat is lang niet altijd het geval.

We leggen in dit artikel afzonderlijk uit hoe het afschrijven van een bedrijfspand precies werkt.

Zijn er uitzonderingen op deze regels?

Er zijn een aantal vaste regels rondom bedrijfsmiddelen. Een zakelijke computer, telefoon of laptop afsluiten gebeurt bijvoorbeeld standaard in vijf jaar. Dit is ook het geval wanneer je van tevoren weet dat één van deze middelen geen vijf jaar meegaat. Dit heeft de Belastingdienst vastgesteld. 

De btw mag je overigens wel meteen terugvragen en meenemen in de btw-aangifte van het kwartaal waarin je het product hebt gekocht.

Wil je meer lezen over hoe het activeren en afschrijven van kleinere bedrijfsmiddelen – dus geen bedrijfspanden – werkt? Check dan ons eerdere artikel. We belichten hierin aan de hand van voorbeelden hoe je automatisch kunt afschrijven. Er zijn namelijk genoeg boekhoudprogramma’s die afschrijving automatisch toepassen, zodat je er zelf weinig omkijken naar hebt. Wel zo handig.