Balans: voorbeeld en uitleg voor je boekhouding

In één keer zien hoe je eenmanszaak er financieel voor staat? Je doet het met een balans: een onmisbaar deel van je administratie. Check hieronder wat een balans precies is, welke onderdelen er op zo’n balans staan en hoe je er zelf een maakt, of dat nou handmatig, met behulp van een boekhouder of een boekhoudprogramma is.

In dit artikel

1. Wat is een balans?
2. Hoe ziet een balans eruit?
3. Wat staat er in een balans?
4. Hoe maak ik zelf een balans?
5. Veelgestelde vragen

1. Wat is een balans?

Een balans is het deel van je boekhouding dat je huidige, financiële situatie laat zien. Hij toont je je bezittingen, maar ook je schulden én het eigen vermogen: de bezittingen minus de schuld.

Een balans opstellen doe je om een concreet overzicht van jouw bezittingen, schulden en eigen vermogen op een specifiek moment te krijgen. Zo’n balans is meestal een momentopname. Je ziet hiermee tenslotte meteen of je geld te besteden hebt óf juist schulden moet aflossen. Dat is bijvoorbeeld handig wanneer je aangifte voor je inkomstenbelasting moet doen.

Lees ook: Btw-aangifte: alles wat je erover moet weten mét voorbeelden

Het kan ook zijn dat de balans deel uitmaakt van een jaarrekening. Sommige rechtspersonen moeten namelijk verplicht ieder boekjaar zo’n jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). We spreken dan van een eindbalans. De nieuwe balans die aan het begin van het daaropvolgende boekjaar wordt gemaakt, is vanzelfsprekend de beginbalans.

Zzp’ers zijn het overigens niet verplicht om een jaarrekening in te dienen.

Lees ook: Is een jaarrekening verplicht als zzp’er?

2. Hoe ziet een balans eruit?

We kunnen hier lang en breed over uitweiden, maar het is beter als we je gewoon laten zien hoe een balans eruit ziet:

Voorbeeld balans

ACTIVA		PASSIVA
Vaste activa		Eigen vermogen
Financiële vaste activa	€30,000	Aandeel van derden	€0
Immateriële vaste activa	€40,000	Agio	€0
Materiële vaste activa	€10,000	Saldo verlies	€0
Overige vaste activa	€20,000	Overig eigen vermogen	€50,000
Subtotaal	€100,000	Subtotaal	€50,000
Vlottende activa		Kort vreemd vermogen
Debiteuren	€10,000	Crediteuren	€25,000
Effecten	€5,000	Kortlopende schulden	€0
Liquide middelen	€5,000	Overig kort vreemd vermogen	€5,000
Voorraden	€2,500	Subtotaal	€30,000
Overige vlottende activa	€2,500
Subtotaal	€25,000	Lang vreemd vermogen
		Langlopende schulden	€20,000
		Overig lang vreemd vermogen	€0
		Subtotaal	€20,000
TOTAAL	€125,000	TOTAAL	€125,000

Duizelt het je inmiddels al? Dat snappen we. Maar maak je geen zorgen. Veel van de begrippen in de bovenstaande balans kun je als zzp’er meteen weer vergeten, omdat je ze waarschijnlijk niet nodig hebt. Bovendien lichten we hieronder alles toe. 

3. Wat staat er in de balans?

Een balans bestaat, zoals je hierboven ziet, uit een linker- en een rechterkant. Deze zijdes noemen we de activakant en de passivakant.

Activakant

De activakant, die soms ook wel de debetzijde wordt genoemd, vermeldt alle bezittingen die je bedrijf heeft. Voorbeelden hiervan zijn een eventueel bedrijfspand, een laptop en een voorraad t-shirts die je ooit de deur uit hoopt te doen, maar ook de zogenoemde debiteuren: het geld dat je nog moet krijgen.

Deze activa worden doorgaans onderverdeeld in twee verschillende categorieën:

• Vaste activa
• Vlottende activa

???? Dit is onze top 5 beste debiteurenbeheersoftware

Vaste activa

Vaste activa zijn alle bezittingen die je langer dan één jaar gebruikt. Niet de pakken Douwe Egberts die je er op je kantoor in rap tempo doorheen jaagt, wel het kantoor zelf of de computer waarop je werkt.

De vaste activa zijn op hun beurt ook weer onder te verdelen in een aantal subcategorieën. Welke dit zijn, hangt af van welke soorten vaste activa er in je bedrijf voorkomen. 

Wij maken in ieder geval onderscheid tussen de volgende varianten:

• De financiële vaste activa. Beleggingen die langer dan één jaar duren, zoals aandelen.
• De immateriële vaste activa. Bezittingen die je niet kunt vasthouden, bijvoorbeeld specifieke vergunningen.
• De materiële vaste activa. Bezittingen die je – in zekere zin – wél kunt vasthouden, zoals je kantoorpand of je bedrijfswagen.
• De overige vaste activa. Alle vaste activa die niet in een van de hierboven genoemde categorieën vallen.

Vlottende activa

Vlottende activa zijn alle bezittingen die je binnen één jaar gebruikt – met de hoop dat ze je dan geld opleveren. Niet de bestelbus waarmee je van A naar B rijdt, wel alle ingrediënten voor de zelfgebakken muffins die je vanuit je foodtruck verkoopt.

En je raadt het al: ook de vlottende activa zijn op te delen in verschillende categorieën. Wij maken onderscheid tussen déze groepen:

• De debiteuren. Klanten waarvan je nog geld moet krijgen.
• De effecten. Verhandelbare rechten die je binnen een jaar iets moeten opleveren.
• De liquide middelen. Geld dat direct uitgegeven kan worden, waaronder het geld dat je op je zakelijke bankrekening hebt staan.
• De voorraden. Producten die je nog niet hebt verkocht of nodig zijn tijdens het maken van je eindproduct.
• De overige vlottende activa. Alle vlottende activa die niet in een van de hierboven genoemde categorieën vallen.

???? Vergelijk hier de beste zakelijke rekeningen voor startende zzp’ers

Passivakant

De passivakant, door sommigen ook wel de creditzijde genoemd, laat zien hoe je alle onderdelen aan de activakant hebt betaald. Deze zijde toont dus eigenlijk al het geld dat jij in je bedrijf hebt gestoken. Denk hierbij aan eigen spaargeld, maar ook aan leningen van banken of andere personen.

We onderscheiden ook qua passiva een aantal categorieën:

• Eigen vermogen
• Kort vreemd vermogen
• Lang vreemd vermogen
• Overige passiva

Eigen vermogen

Het eigen vermogen is het geld dat jij als ondernemer in je bedrijf hebt gestopt. Dit bestaat bij de meeste zzp’ers simpelweg uit eigen spaargeld. Het eigen vermogen kan daardoor op de balans worden weergeven als één onderdeel van de passivakant.

We hebben op onze voorbeeldbalans desondanks een aantal subcategorieën vermeld, zodat je kunt zien waaruit het eigen vermogen eventueel kan bestaan:

• Het aandeel van derden. Dit is een deel van het eigen vermogen dat niet door jou, maar door derden is ingebracht.
• Het agio. Dit is een uitgiftepremie bovenop een aandeel.
• Het saldo verlies. Het negatieve bedrag wanneer je kosten hoger zijn dan je inkomsten.
• Het overige eigen vermogen. Al het eigen vermogen dat niet in de hierboven genoemde categorieën valt.

Kort vreemd vermogen

Het kort vreemd vermogen bestaat uit alle middelen die je binnen één jaar moet betalen. Geen langdurige hypotheken voor je kantoorruimte, wel het factuurtje van de grafisch ontwerper die je hebt ingeschakeld voor het ontwerpen van je logo.

We onderscheiden drie verschillende soorten:

• De crediteuren. Bedrijven die je nog moet betalen.
• De kortlopende schulden. Alle schulden die nog openstaan en je binnen één jaar moet betalen, zoals belastingen.
• Het overig kort vreemd vermogen. Alle vormen van kort vreemd vermogen die niet in de hierboven genoemde categorieën vallen.

Lang vreemd vermogen

Het lang vreemd vermogen bestaat uit alle middelen die een looptijd langer dan één jaar hebben.

Voorbeelden van lang vreemd vermogen zijn:

• De langlopende schulden. Schulden die langer dan een jaar meegaan, zoals grote leningen en zakelijke hypotheken.
• Het overig lang vreemd vermogen. Alle vormen van lang vreemd vermogen die niet onder langlopende schulden vallen.

4. Hoe maak ik zelf een balans?

Een balans maken kan op meerdere manieren. We noemen er drie:

• Zelfstandig
• Zelfstandig, maar met behulp van een boekhoudprogramma
• Met behulp van een boekhouder of accountant

Zelfstandig

Sommige ondernemers kiezen ervoor om zelfstandig een balans te maken, bijvoorbeeld met Excel of Word. Dat is een logische keuze, want deze programma’s zijn toegankelijk en simpel te gebruiken.

Toch komen hier de nodige nadelen bij kijken. Onnauwkeurigheid is er een van. Je moet alle bedragen tenslotte handmatig invoeren – en de kans is groot dat er hierbij fouten insluipen.

En ondanks de toegankelijkheid vereist het, vooral in het geval van Excel, nog best wat kennis van zaken. Heb je dit niet? Dan wordt jouw zelfgemaakte balans al gauw onoverzichtelijk.

Mochten we je tóch niet helemaal kunnen overtuigen van de gebreken van Excel en Word, zorg er dan voor dat je in ieder geval de volgende onderdelen opneemt in je huisgemaakte balans:

Activazijde

• Vaste activa
• Vlottende activa

Passivazijde

• Eigen vermogen
• Kort vreemd vermogen
• Lang vreemd vermogen

Zelfstandig, maar met behulp van een boekhoudprogramma

We vinden het een véél betere optie wanneer je jouw balans laat vormgegeven door een boekhoudprogramma. 

‘Waarom? ‘

Nou – omdat je dan profiteert van het feit dat je jouw administratie in eigen beheer houdt, terwijl je niet inlevert op de nauwkeurigheid. Slimme boekhoudprogramma’s kunnen de balans namelijk (semi-)automatisch voor je vormgeven, bijvoorbeeld op basis van de inkoop- en verkoopfacturen die je met het programma invoert.

Voorbeelden van programma’s die hier erg bedreven in zijn, zijn e-Boekhouden.nl, Moneybird en MoneyMonk. Je betaalt hiervoor weliswaar een x-bedrag per maand, maar de prijzen zijn relatief niet enorm hoog. e-Boekhouden.nl gebruik je bijvoorbeeld al vanaf €9,95 per maand.

Met behulp van een boekhouder of accountant

Een eigen balans opstellen is, zeker met behulp van een boekhoudprogramma, niet enorm moeilijk. We snappen het desondanks wanneer je er toch niet helemaal uitkomt. De vele cijfertjes kunnen een balans erg warrig maken – en wanneer je bedrijf groeit, wordt dat er allemaal niet overzichtelijker op. Bovendien kost het je tijd die je waarschijnlijk liever besteedt aan andere bedrijfsactiviteiten.

Lees ook: Wat is het beste eenvoudige boekhoudprogramma voor zzp’ers?

Heb je helemaal geen zin om zelf aan de slag te gaan met een balans opmaken? Overweeg dan een boekhouder of accountant in arm te nemen. Dat kost je weliswaar wat, maar dan kun je ook wel al je administratie over de schutting gooien en heb je er verder nauwelijks meer omkijken naar.

Er bestaat overigens ook een tussenvorm. Sommige boekhoudprogramma’s, waaronder Exact Mijn[Kantoor], zijn gespecialiseerd in het opzetten van samenwerkingen tussen jou en je boekhouder. Laatstgenoemde kan dan meekijken met de balans die jij samenstelt met behulp van zo’n programma. Dat scheelt hem of haar werk en jou dus geld.

Een beetje het beste van beide werelden, zeg maar.

Veelgestelde vragen