Top 5: de beste declaratie-apps voor zzp’ers

Bonnetjes die zoek raken en ritten die niet worden geregistreerd. Het gebeurt weleens dat je een bonnetje kwijtraakt, maar gelukkig kan dit minder snel door digitaal declareren. Het verliezen van je bonnetjes is verleden tijd met het gebruik van een declaratie-app. Deze programmaatjes zijn gemaakt om losse kostenposten snel en eenvoudig in je boekhouding te verwerken door het digitaal indienen van je bonnetjes. We hebben de beste (gratis) declaratie-apps voor je op een rijtje gezet.

In dit artikel

1. Declaratie-apps in het algemeen
2. De beste keuze maken
3. Het aanbod qua declaratie-apps
   
   Veelgestelde vragen

1. Declaratie-apps in het algemeen

Wat zijn declaratie-apps?

Declaratie-apps zijn handige programmaatjes die ondernemers helpen om losse kostenposten in hun boekhouding te verwerken. Met zo’n programma hoef je nooit meer bang te zijn om een zakelijke rit vergeten te registreren, of een van de vele bonnetjes van een zakenreis kwijt te raken.

👉 Dit zijn de beste bonnetjes-apps voor zzp’ers

Wat zijn de voordelen van declaratie-apps?

Gebruik je een declaratie-app, dan doe je daar je voordeel mee – een aantal voordelen zelfs.

• Je bespaart kostbare tijd – en dus geld
• Hou je onkosten on-the-go bij, zodat je niet steeds door al je bonnetjes hoeft te zoeken
• Je hebt minder kans op fouten in je administratie. Wel zo handig als je belastingaangifte moet doen!

Wat zijn de beste declaratie-apps voor zzp’ers?

Wij vinden DriversNote, e-Boekhouden.nl, Gekko, Klippa en RouteReg de beste declaratie-apps voor zzp’ers.

We kunnen daarbij onderscheid maken in rittenregistratie en bonnetjes verwerken. Wil je bijvoorbeeld alleen maar automatisch ritten registreren? Kies dan voor DriversNote of RouteReg. Deze apps maken gebruik van je GPS-navigatie op je telefoon en houden zo automatisch al je zakelijke ritten bij.

Lees ook: Een rittenregistratie-app kiezen: de complete handleiding

Ben je iemand die altijd bonnetjes kwijtraakt en daar nou echt eens genoeg van heeft? Kies voor e-Boekhouden.nl of Gekko om je bonnen te scannen en ze automatisch in je administratie te verwerken. Wil je bonnetjes én rittenregistratie met één app doen? Kies dan voor Klippa of e-Boekhouden.nl!

👉 Check hier onze review van e-Boekhouden.nl

👉 Check hier onze Gekko Review

We vinden dit de beste declaratie-apps om verschillende redenen, maar vooral omdat ze ons tijd besparen en enorm makkelijk in gebruik zijn!

2. De beste keuze maken

In dit artikel lees je wat wij denken dat de beste declaratie-apps zijn voor zzp’ers. Het geeft je een goede indicatie, maar eigenlijk is het niet echt belangrijk wat wij vinden. Hoe een app jou kan helpen tijd te besparen is het belangrijkst!

Vraag jezelf daarom altijd af wat jij en je onderneming nodig hebben als het om software gaat. Wat voor jou de beste declaratie-app is, hangt namelijk af van je persoonlijke situatie, wensen en voorkeuren. Wil je een goede keuze maken? Stel jezelf de volgende vragen:

• Welke functionaliteiten heeft de app?
• Wat zijn de ervaringen van andere gebruikers?
• Is de app makkelijk in gebruik?
• Wat zijn de kosten?

Welke functionaliteiten heeft de app?

Het belangrijkste aan declaratie-apps is automatisering. Wat kan het programma automatisch doen wat jij normaalgesproken handmatig zou doen? Oftewel, hoe kan het programma je tijd besparen? 

Kijken we naar rittenregistratie, dan is het vooral belangrijk dat ritten nauwkeurig worden bijgehouden. Het is tenslotte een eis van de Belastingdienst om een sluitende rittenregistratie te hebben. Dan wil je geen afwijkende kilometers of missende ritten.

Een rittenoverzicht dat je makkelijk kan uitprinten of exporteren is ook belangrijk. Belangrijk is dat je dan ook kan zien hoeveel kilometers je privé en zakelijk hebt gereden.

Voor declaraties indienen zijn belangrijke functies niet alleen het makkelijk scannen van bonnen, maar ook het automatisch herkennen en verwerken. Zo komen de juiste gegevens van het bonnetje automatisch in je boekhouding terecht.

Wat zijn de ervaringen van andere gebruikers?

Waarschijnlijk doe je dit al bij veel zaken die je aanschaft, maar het is belangrijk om de ervaringen van andere klanten te lezen. 

Natuurlijk moet je negatieve reacties vaak met een korreltje zout nemen, want deze mensen zijn tenslotte ontevreden. Ze doen er alles aan om andere mensen ervan te overtuigen het product niet te kopen. We zien dit vaak op social media.

Ben je op zoek naar betrouwbare reviews, zowel positief als negatief? Kijk dan eens op Trustpilot. Deze website verzamelt en verifieert reviews van andere gebruikers. Het geeft je een aardig idee van hoe goed een declaratie-app werkt.

Is de app makkelijk in gebruik?

Bij het registreren van ritten en het verwerken van bonnetjes gaat het om handelingen die we vaak doen. Bedenk maar eens hoeveel verschillende ritten je per week maakt. Of hoeveel bonnetjes je krijgt, vooral op zakenreis. Deze gemaakte kosten wil je natuurlijk zo snel mogelijk terug. Dan wil je een programma dat alles voor je doet.

Je wilt niet voordat je de auto instapt je app aanzetten en weer uitzetten bij aankomst. Dat moet gewoon vanzelf gaan. Hooguit bij elke rit achteraf aangeven of het zakelijk of privé was, maar meer ook niet.

Bij het scannen van bonnetjes precies hetzelfde. Stel je voor dat je een foto moet maken, dan alles controleren, versturen naar je email of cloud en het later in je boekhouding moet zetten. Je zou niet veel tijd besparen. Gelukkig werkt de meeste scan- en herkensoftware zo goed, dat je alleen daadwerkelijk een bonnetje scant met de camera van je telefoon en er verder geen omkijken naar hebt.

Wat zijn de kosten?

Past een app nog zo goed bij je onderneming, maar heb je het budget er niet voor? Dan is het geen goede deal voor jou. Prijs is daarom misschien wel de belangrijkste factor als het om de keuze van een declaratie-app gaat.

Gelukkig kun je de meeste declaratie-apps kosteloos gebruiken. Goed, het geeft je misschien niet toegang tot alle functionaliteiten, maar het kan genoeg zijn voor jouw wensen. Wil je de volledige functies, dan zijn daar maandelijkse kosten aan verbonden. 

In het overzicht hieronder zie je wat deze kosten zijn.

DriversNote	Gratis tot een prijs op aanvraag
e-Boekhouden.nl	Gratis tot €14,50 per maand
Gekko	Gratis tot €12 per maand
Klippa	Gratis tot €3,99 per maand
RouteReg	€7,99

3. Het aanbod qua declaratie-apps

DriversNote

Geschikt voor

Ondernemers die een app nodig hebben om digitale ritten mee vast te leggen.

Belangrijkste voordelen

• Zet je rittenregistratie op de automatische piloot met behulp van GPS;
• Rapporteer informatie indien nodig;
• Profiteer van een eenvoudige werking.

Kosten

Gratis tot een prijs op aanvraag

Wat is DriversNote?

DriversNote is een app specifiek voor een digitale rittenregistratie. Zakelijke autoritten worden hiermee zo goed als automatisch aan je boekhouding toegevoegd. Het is zelfs mogelijk deze te bundelen tot een PDF, zodat je deze naar bijvoorbeeld je accountant kunt sturen.

Wat vinden wij van DriversNote?

DriversNote bevalt ons best goed. We zijn vooral te spreken over het automatiseringsgedeelte. Het bijhouden van de kilometerstand gebeurt namelijk aan de hand van GPS. Je hoeft alleen maar akkoord te geven en DriversNote houdt het aantal gereden kilometers vanzelf voor je bij.

Waar we ook erg blij mee waren, is de optie om ritten te downloaden en te exporteren. Dat klinkt misschien als overbodig, maar je kunt ze hierdoor wel eenvoudig doorgeven aan je boekhouder of accountant.

De interface van DriversNote bevalt ons ook goed. De app werkt eenvoudig en is erg duidelijk.

Wat kost DriversNote?

DriversNote heeft drie verschillende betaalmogelijkheden:

• Lite
• Basic
• Teams/Bedrijven

Lite

Lite is gratis. Je kunt hiermee rapporten met daarin tot twintig ritten maken, beheren en exporteren.

Basic

Basic kost €9 per maand. Je kunt hiermee een onbeperkt aantal ritten registeren en je routes automatisch traceren met behulp van iBeacon.

Teams/Bedrijven

Teams/Bedrijven biedt hetzelfde als Basic, plus een aantal beheertools en een vereenvoudigd goedkeuringsproces. Check de website van DriversNote voor de prijzen: deze gaan op aanvraag.

e-Boekhouden.nl

Geschikt voor

Zzp’ers die declaratiesoftware nodig hebben, maar nog géén boekhoudpakket hebben.

Belangrijkste voordelen

• Scan losse bonnetjes snel met de functie Scan & Herken;
• Plaats ingevoerde bonnen in één keer in je boekhouding;
• Profiteer van alle andere functies van e-Boekhouden.nl

Kosten

Gratis tot €14,50 per maand

Wat is e-Boekhouden.nl?

e-Boekhouden.nl is meer dan alleen een declaratieprogramma. Het is namelijk een compleet boekhoudpakket voor ondernemers – met alle functies die daarbij horen.

Het programma kan desondanks wél als declaratie-app worden gebruikt. e-Boekhouden.nl beschikt namelijk ook over een gelijknamige app. Dit is een soort verlengstuk op de gebruikelijke diensten. Deze functioneert in theorie uitstekend als een bonnetjesscanner én een registrator van zakelijke ritten.

Wat vinden wij van e-Boekhouden.nl?

Bonnetjes scannen gaat met de app van e-Boekhouden.nl méér dan eenvoudig. We gebruiken hiervoor gewoon de optie Scan & Herken. Je maakt simpelweg een foto van de bon, en de kosten worden automatisch verwerkt in je boekhouding. De belangrijke info die op zo’n bon staat, wordt namelijk herkend en daarmee direct in je boekhouding verwerkt. 

En zo heeft de financiële afdeling van je onderneming direct alles binnen handbereik. De declaraties worden automatisch via de workflow ingediend ter goedkeuring en nadat de declaraties zijn goedgekeurd, worden deze aangeleverd bij de financiële administratie. Je hoeft het alleen nog even te controleren, definitief door te zetten en je bent klaar!

We vinden het ook een voordeel dat e-Boekhouden.nl een compleet boekhoudpakket is. We kunnen hem daardoor gebruiken als registrator van ritten, maar ook voor het aangeven van de belasting en het opstellen van facturen.

Dat uitgebreide karakter van e-Boekhouden.nl kan in dit geval echter ook een nadeel zijn. Het is misschien een béétje omslachtig wanneer je alleen op zoek bent naar een declaratie-app.

Wat kost e-Boekhouden.nl?

De app van e-Boekhouden.nl is gratis, maar wil je als zzp’er declareren en dit in je boekhouding verwerken, dan heb je de module Boekhouden nodig.

De prijs daarvan verschilt per situatie. De module is gratis voor starters, maar kleine administraties betalen €9,95 per maand voor 240 boekingen per jaar.

Meer boekingen zijn mogelijk met het Standaard-pakket. Dit kost €14,50 per maand.

Gekko

Geschikt voor

Ondernemers zonder boekhoudpakket op zoek naar een manier om losse bonnetjes te verwerken.

Belangrijkste voordelen

• Koppel bonnetjes direct aan je boekhouding;
• Bewaar alle bonnetjes op één plaats;
• Profiteer van de overige functies van Gekko.

Kosten

Gratis tot €12 per maand

Wat is Gekko?

Gekko is, net als e-Boekhouden.nl, aanbieder van een compleet boekhoudpakket, zij het een versimpelde versie. De bijbehorende app is echter handig als declaratiesoftware. Hij heet de Gekko Bonnen App en maakt het voor zzp’er erg handig om losse bonnetjes en ritten te registreren.

Let op: je hebt een tweede app nodig om ook ritten te kunnen registreren. Deze heet Gekko Ritten – GPS Tracker.

Wat vinden wij van Gekko?

De Gekko Bonnen App is laagdrempelig en werkt snel wanneer je losse bonnetjes probeert vast te leggen. We vinden het ook fijn dat we deze direct in onze boekhouding kunnen registreren. Dat is mogelijk doordat de Gekko Bonnen App in staat is om banktransacties op te halen. Een unieke feature die je niet vaak bij soortgelijke onkostendeclaratie-apps tegenkomt.

We zijn daarnaast ook te spreken over het feit dat ingescande bonnetjes via de Gekko Bonnen App op één centrale plaats worden bewaard.

Het gebruik van Gekko kent echter ook een aantal minpunten. Het is bijvoorbeeld, net als e-Boekhouden.nl, meer een boekhoudpakket dan een declaratieprogramma. Dat maakt het wellicht wat omslachtig om de app voor uitsluitend het scannen van bonnetjes te gebruiken.

Een ander probleem met Gekko is het feit dat we – bij de gratis versie – btw-tarieven en omschrijvingen zelf moeten toevoegen. Dit hadden we ook in deze uitvoering liever geautomatiseerd gezien (hoewel dit natuurlijk enigszins logisch is).

Wat kost Gekko?

Het gebruik van de Gekko Bonnen App vereist een abonnement bij Gekko. Ze hebben er twee:

• Basic – gratis
• Premium – €12 per maand.

Het is met beide versies mogelijk om als zzp’er te declareren, maar bij de betaalde versie wordt info op bonnetjes automatisch herkend én kun je zelf kostencategorieën aanmaken.

Klippa

Geschikt voor

Zzp’ers die in één app bonnetjes willen scannen, maar ook ritten willen registreren.

Belangrijkste voordelen

• Profiteer van een integratie met Google Maps;
• Raak nooit meer een bon of factuur kwijt;
• Doe meteen je btw-aangifte.

Kosten

Gratis tot €3,99 per maand

Wat is Klippa?

Klippa is een declaratiesysteem dat je helpt met het snel vastleggen van losse bonnetjes, maar ook aan een kilometerregistratie. Dat doet de app door gebruik te maken van een slimme verwerker die op zijn beurt weer gebruikmaakt van AI – artificiële intelligentie.

Wat vinden wij van Klippa?

Klippa biedt voor ons bovenal wat we verwachten van een declaratie-app: een bonnetjesscanner én een manier om ritten vast te leggen.

Het scannen van bonnetjes gaat nagenoeg feilloos. Klippa blijkt in staat te zijn om de belangrijkste info op een bon automatisch om te zetten in woorden. Dat scheelt ons behoorlijk wat tijd, omdat we verder niets meer over hoeven te typen.

Het registreren van ritten gaat mogelijk nóg eenvoudiger. Klippa heeft namelijk een integratie met Google Maps. Je kunt gemakkelijk en snel je reiskosten declareren met de geïntegreerde Google Maps functionaliteit. 

Klippa is tot slot in staat om inkoop- en verkoopfacturen te bewaren. Het is daarom een koud kunstje om ook meteen je btw-aangifte te doen.

Wat kost Klippa?

De app van Klippa is gratis te downloaden, maar voor het gebruik ervan heb je een Klippa Pro-abonnement nodig. Dit kost €3,99 per maand of €34,99 per jaar.

RouteReg

Geschikt voor

Ondernemers met een iPhone die zoeken naar een manier om ritten vast te leggen.

Belangrijkste voordelen

• Synchroniseer je rittenregistratie met andere Apple-apparaten;
• Maak back-ups en voorkom verloren gegevens;
• Exporteer gegevens voor je boekhouder of accountant.

Kosten

€7,99

Wat is RouteReg?

RouteReg brengt ons weer terug naar waar we dit lijstje mee begonnen: rittenregistratie. 

De app gebruikt hiervoor zogenoemde GPS Hotspots. Je krijgt hierdoor automatisch een melding wanneer je op je bestemming bent aangekomen. Eén druk op de knop is daarna voldoende om het aantal gereden kilometers in je administratie te verwerken.

Let op: RouteReg is alléén geschikt voor iOS.

Wat vinden wij van RouteReg?

RouteReg werkt in principe hetzelfde als andere kilometerregistraties. Het vastleggen van de gemaakte ritten gebeurt semi-automatisch. De administratie die hierdoor ontstaat is te synchroniseren met andere Apple-apparaten. We kunnen deze hierdoor vanaf verschillende laptops en telefoons zien.

We zijn daarbij erg te spreken over de back-ups: iets dat je niet vaak ziet bij dit soort apps. Het fenomeen Cloud Sync helpt ons tijdens het maken van back-ups voor iCloud.

Het is daarnaast simpel om, met behulp van RouteReg, je gegevens te exporteren. Dit kan handig zijn wanneer je gemaakte ritten wil doorgeven aan je boekhouder of accountant. Je krijgt daarbij ook nog eens een indicatie bij een niet-sluitende registratie.

Wat kost RouteReg?

De app kost €7,99. 

Je hebt een RouteReg Smart Tag nodig wanneer je automatische detectie van ritten wilt gebruiken. Deze Smart Tag kost €34,95.

Veelgestelde vragen