Bonnetjes die zoek raken en ritten die niet worden geregistreerd. Ze zijn verleden tijd met het gebruik van een declaratie-app. Deze programmaatjes zijn gemaakt om losse kostenposten snel en eenvoudig in je boekhouding te verwerken. We hebben de beste (gratis) declaratie-apps voor je op een rijtje gezet.
Dit vinden we de beste declaratie-apps voor zzp’ers
- DriversNote
- e-Boekhouden.nl
- Gekko
- Klippa
- RouteReg
Dit kost deze declaratiesoftware
| DriversNote | Gratis tot een prijs op aanvraag |
| e-Boekhouden.nl | Gratis tot €14,50 per maand |
| Gekko | Gratis tot €12 per maand |
| Klippa | Gratis tot €3,99 per maand |
| RouteReg | €6,99 |
1. DriversNote
Geschikt voor
Ondernemers die een app nodig hebben om digitale ritten mee vast te leggen.
Belangrijkste voordelen
- Zet je rittenregistratie op de automatische piloot met behulp van GPS;
- Rapporteer informatie indien nodig;
- Profiteer van een eenvoudige werking.
Kosten
Gratis tot een prijs op aanvraag
Wat is DriversNote?
DriversNote is een app specifiek voor een digitale rittenregistratie. Zakelijke autoritten worden hiermee zo goed als automatisch aan je boekhouding toegevoegd. Het is zelfs mogelijk deze te bundelen tot een PDF, zodat je deze naar bijvoorbeeld je accountant kunt sturen.
Wat vonden wij van DriversNote?
DriversNote beviel ons best goed. We zijn vooral te spreken over het automatiseringsgedeelte. Het bijhouden van de kilometerstand gebeurt namelijk aan de hand van GPS. Je hoeft alleen maar akkoord te geven en DriversNote houdt het aantal gereden kilometers vanzelf voor je bij.
Waar we ook erg blij mee waren, is de optie om ritten te downloaden en te exporteren. Dat klinkt misschien als overbodig, maar je kunt ze hierdoor wel eenvoudig doorgeven aan je boekhouder of accountant.
De interface van DriversNote beviel ons ook goed. De app werkt eenvoudig en is erg duidelijk.
Wat kost DriversNote?
DriversNote heeft drie verschillende betaalmogelijkheden:
- Lite
- Basic
- Teams/Bedrijven
Lite
Lite is gratis. Je kunt hiermee rapporten met daarin tot twintig ritten maken, beheren en exporteren.
Basic
Basic kost €9 per maand. Je kunt hiermee een onbeperkt aantal ritten registeren en je routes automatisch traceren met behulp van iBeacon.
Teams/Bedrijven
Teams/Bedrijven biedt hetzelfde als Basic, plus een aantal beheertools en een vereenvoudigd goedkeuringsproces. Check de website van DriversNote voor de prijzen: deze gaan op aanvraag.
2. e-Boekhouden.nl
Geschikt voor
Zzp’ers die declaratiesoftware nodig hebben, maar nog géén boekhoudpakket hebben.
Belangrijkste voordelen
- Scan losse bonnetjes snel met de functie Scan & Herken;
- Plaats ingevoerde bonnen in één keer in je boekhouding;
- Profiteer van alle andere functies van e-Boekhouden.nl
Kosten
Gratis tot €14,50 per maand
Wat is e-Boekhouden.nl?
e-Boekhouden.nl is meer dan alleen een declaratieprogramma. Het is namelijk een compleet boekhoudpakket voor ondernemers – met alle functies die daarbij horen.
Het programma kan desondanks wél als declaratie-app worden gebruikt. e-Boekhouden.nl beschikt namelijk ook over een gelijknamige app. Dit is een soort verlengstuk op de gebruikelijke diensten. Deze functioneert in theorie uitstekend als een bonnetjesscanner én een registrator van zakelijke ritten.
Wat vonden wij van e-Boekhouden.nl?
Bonnetjes scannen gaat met de app van e-Boekhouden.nl méér dan eenvoudig. We gebruikten hiervoor gewoon de optie Scan & Herken. Deze is namelijk in staat om bonnetjes te herkennen aan de hand van een foto. De belangrijkste info die op zo’n bon staat wordt daarmee direct in je boekhouding verwerkt.
We vonden het ook een voordeel dat e-Boekhouden.nl een compleet boekhoudpakket is. We konden hem daardoor gebruiken als registrator van ritten, maar ook voor het aangeven van de belasting en het opstellen van facturen.
Dat uitgebreide karakter van e-Boekhouden.nl kan in dit geval echter ook een nadeel zijn. Het is misschien een béétje omslachtig wanneer je alleen op zoek bent naar een declaratie-app.
Wat kost e-Boekhouden.nl?
De app van e-Boekhouden.nl is gratis, maar wil je als zzp’er declareren en dit in je boekhouding verwerken, dan heb je de module Boekhouden nodig.
De prijs daarvan verschilt per situatie. De module is gratis voor starters, maar kleine administraties betalen €9,95 per maand voor 240 boekingen per jaar.
Meer boekingen zijn mogelijk met het Standaard-pakket. Dit kost €14,50 per maand.
3. Gekko
Geschikt voor
Ondernemers zonder boekhoudpakket op zoek naar een manier om losse bonnetjes te verwerken.
Belangrijkste voordelen
- Koppel bonnetjes direct aan je boekhouding;
- Bewaar alle bonnetjes op één plaats;
- Profiteer van de overige functies van Gekko.
Kosten
Gratis tot €12 per maand
Wat is Gekko?
Gekko is, net als e-Boekhouden.nl, aanbieder van een compleet boekhoudpakket, zij het een versimpelde versie. De bijbehorende app is echter handig als declaratiesoftware. Hij heet de Gekko Bonnen App en maakt het voor zzp’er erg handig om losse bonnetjes en ritten te registreren.
Let op: je hebt een tweede app nodig om ook ritten te kunnen registreren. Deze heet Gekko Ritten – GPS Tracker.
Wat vonden wij van Gekko?
De Gekko Bonnen App is laagdrempelig en werkt snel wanneer je losse bonnetjes probeert vast te leggen. We vonden het ook fijn dat we deze direct in onze boekhouding konden registreren. Dat werd mogelijk doordat de Gekko Bonnen App in staat is om banktransacties op te halen. Een unieke feature die je niet vaak bij soortgelijke onkostendeclaratie-apps tegenkomt.
We zijn daarnaast ook te spreken over het feit dat ingescande bonnetjes via de Gekko Bonnen App op één centrale plaats worden bewaard.
Het gebruik van Gekko kent echter ook een aantal minpunten. Het is bijvoorbeeld, net als e-Boekhouden.nl, meer een boekhoudpakket dan een declaratieprogramma. Dat maakt het wellicht wat omslachtig om de app voor uitsluitend het scannen van bonnetjes te gebruiken.
Een ander probleem met Gekko is het feit dat we – bij de gratis versie – btw-tarieven en omschrijvingen zelf moesten toevoegen. Dit hadden we ook in deze uitvoering liever geautomatiseerd gezien (hoewel dit natuurlijk enigszins logisch is).
Wat kost Gekko?
Het gebruik van de Gekko Bonnen App vereist een abonnement bij Gekko. Ze hebben er twee:
- Basic – gratis
- Premium – €12 per maand.
Het is met beide versies mogelijk om als zzp’er te declareren, maar bij de betaalde versie wordt info op bonnetjes automatisch herkend én kun je zelf kostencategorieën aanmaken.
4. Klippa
Geschikt voor
Zzp’ers die in één app bonnetjes willen scannen, maar ook ritten willen registreren.
Belangrijkste voordelen
- Profiteer van een integratie met Google Maps;
- Raak nooit meer een bon of factuur kwijt;
- Doe meteen je btw-aangifte.
Kosten
Gratis tot €3,99 per maand
Wat is Klippa?
Klippa is een declaratiesysteem dat je helpt met het snel vastleggen van losse bonnetjes, maar ook aan een kilometerregistratie. Dat doet de app door gebruik te maken van een slimme verwerker die op zijn beurt weer gebruikmaakt van AI – artificiële intelligentie.
Wat vonden wij van Klippa?
Klippa bood voor ons bovenal wat we verwachten van een declaratie-app: een bonnetjesscanner én een manier om ritten vast te leggen.
Het scannen van bonnetjes ging nagenoeg feilloos. Klippa bleek in staat te zijn om de belangrijkste info op een bon automatisch om te zetten in woorden. Dat scheelde ons behoorlijk wat tijd, omdat we verder niets meer over hoefden te typen.
Het registreren van ritten gaat mogelijk nóg eenvoudiger. Klippa heeft namelijk een integratie met Google Maps. Dit maakte het registreren van uurritten een stuk sneller.
Klippa is tot slot in staat om inkoop- en verkoopfacturen te bewaren. Het is daarom een koud kunstje om ook meteen je btw-aangifte te doen.
Wat kost Klippa?
De app van Klippa is gratis te downloaden, maar voor het gebruik ervan heb je een Klippa Pro-abonnement nodig. Dit kost €3,99 per maand of €34,99 per jaar.
5. RouteReg
Geschikt voor
Ondernemers met een iPhone die zoeken naar een manier om ritten vast te leggen.
Belangrijkste voordelen
- Synchroniseer je rittenregistratie met andere Apple-apparaten;
- Maak back-ups en voorkom verloren gegevens;
- Exporteer gegevens voor je boekhouder of accountant.
Kosten
€6,99
Wat is RouteReg?
RouteReg brengt ons weer terug naar waar we dit lijstje mee begonnen: rittenregistratie.
De app gebruikt hiervoor zogenoemde GPS Hotspots. Je krijgt hierdoor automatisch een melding wanneer je op je bestemming bent aangekomen. Eén druk op de knop is daarna voldoende om het aantal gereden kilometers in je administratie te verwerken.
Let op: RouteReg is alléén geschikt voor iOS.
Wat vonden wij van RouteReg?
RouteReg werkt in principe hetzelfde als andere kilometerregistraties. Het vastleggen van de gemaakte ritten gebeurt semi-automatisch. De administratie die hierdoor ontstaat is te synchroniseren met andere Apple-apparaten. We konden deze hierdoor vanaf verschillende laptops en telefoons zien.
We zijn daarbij erg te spreken over de back-ups: iets dat je niet vaak ziet bij dit soort apps. Het fenomeen Cloud Sync hielp ons tijdens het maken van back-ups voor iCloud.
Het is daarnaast simpel om, met behulp van RouteReg, je gegevens te exporteren. Dit kan handig zijn wanneer je gemaakte ritten wil doorgeven aan je boekhouder of accountant. Je krijgt daarbij ook nog eens een indicatie bij een niet-sluitende registratie.
Wat kost RouteReg?
De app kost €6,99.
Je hebt een RouteReg Smart Tag nodig wanneer je automatische detectie van ritten wilt gebruiken. Deze Smart Tag kost €34,95.
