Zoek naar:

De Belastingdienst verplicht zzp’ers en freelancers tot het bijhouden van een correcte en zorgvuldige administratie. Boekhouden in Excel kan je daarbij helpen. Is dit ook de beste methode voor zzp’ers? We leggen je uit waarom dit wel en waarom dit niet het geval is.

Wat is boekhouden in Excel?

We denken zomaar dat je reeds bekend bent met Excel, maar voor de zekerheid: Excel is het spreadsheet-programma van Microsoft. De software functioneert in wezen als een soort digitaal rekenblad. En dat maakt het een uiterst toegankelijk programma om je administratie in bij te houden.

Je kunt daarbij gebruikmaken van een Excel-sjabloon voor je boekhouding, zodat je niet alles zelf hoeft in te richten. Deze templates zijn online vaak gratis te downloaden. Er zijn verschillende templates beschikbaar, variërend in complexiteit en uitgebreidheid. Je kunt kiezen voor een basisboekhouding of een complete administratie. 

Is boekhouden in Excel gratis?

In principe is boekhouden in Excel gratis. Je moet weliswaar betalen voor het programma, maar meestal heb je dit toch al aangeschaft.

We moeten daarbij wél zeggen dat de kans op verborgen ‘kosten’ aanwezig is. Aangezien alles handmatig door jezelf wordt ingevoerd, is het risico op het maken van een fout groot. Iedere factuur en alle bank- of factuurgegevens moeten in het boekhoud-template gezet worden. En dat gaat weleens fout, waardoor je je hele Excel-boekhouding om zeep kan helpen. 

Zo’n fout kost indirect ook geld – in de vorm van de tijd die je erin moet steken om de fout op te lossen. Bovendien krijg je te maken met eventuele kosten voor een boekhouder, mocht je er zelf niet uitkomen.

Hoe kan ik zelf een boekhouding in Excel opzetten?

Wil je in Excel boekhouden, maar zelf een template opzetten? Dat kan – maar het is niet gemakkelijk. We raden je in dat geval aan de volgende werkbladen aan te maken:

  • Basisinstellingen
  • Btw-aangiftes
  • Facturen
  • Financieel overzicht
  • Inkomsten
  • Relatiebeheer
  • Uitgaven

Boekhouding Excel voorbeeld

Basisinstellingen

Verwerk bij het werkblad Basisinstellingen de basisgegevens van je onderneming. Voorbeelden: de bedrijfsnaam, adresgegevens en het KvK-nummer. 

Btw-aangiftes

Hou bij het tabblad Btw-aangiftes de btw-bedragen van alle geleverde diensten en producten bij.

Facturen

Maak bij het werkblad Facturen een standaardsjabloon voor een factuur, zodat je gemakkelijk een factuur kan opstellen en opslaan.

Financieel overzicht

Creëer in dit werkblad een overzicht van zowel de inkoop- als verkoopfacturen. Hou vervolgens bij welke facturen betaald zijn en welke niet. Verwerk dit daarna in een winst- en verliesrekening.

Inkomsten

Verwerk al je verkoopfacturen – je opbrengsten, dus – bij het werkblad Inkomsten.

Relatiebeheer

Kies er eventueel voor om een tabblad Relatiebeheer te maken om al je klanten en leveranciers in te bewaren.

Uitgaven

Verwerk al je kostenfacturen – je inkopen en uitgaven – bij het werkblad Uitgaven.

Wat zijn de voordelen van een Excel-boekhouding?

Veel boekhouders kiezen voor boekhouding in Excel. Dit zijn de voordelen:

  • Je hebt lage kosten;
  • Je houdt je administratie in eigen beheer;
  • Je maakt gebruik van (gratis) templates;
  • Je profiteert van de toegankelijkheid.

Je hebt lage kosten

Het boekhouden in Excel heeft relatief lage kosten. Je hebt bijvoorbeeld de software vaak al standaard op je computer – en je hoeft geen dure boekhouder of accountant in de arm te nemen.

Je maakt gebruik van (gratis) templates

Je kan boekhouden in Excel door middel van een (gratis) template die je online kan downloaden. Handig als je zelf weinig kennis hebt van boekhouden. 

Je houdt je administratie in eigen beheer

Je hebt een Excel-bestand zelf in beheer. Je kunt hem helemaal aanpassen naar je eigen wensen en behoeften. 

Je profiteert van de toegankelijkheid

Het grootste voordeel van boekhouden in Excel is misschien wel de toegankelijkheid. Het programma heb je tenslotte vaak al op je computer staan. Je ziet bovendien snel hoe je eenmanszaak er financieel voor staat.

Wat zijn de nadelen van een Excel-boekhouding?

Boekhouden in Excel kent ook nadelen. Dit zijn ze:

  • Je bent er veel tijd aan kwijt;
  • Je bent niet optimaal beveiligd;
  • Je hebt een goede kennis van Excel nodig;
  • Je hebt een vergrote kans op fouten.

Je bent er veel tijd aan kwijt

Je verliest veel tijd aan het overtikken van informatie. Je kan Excel bijvoorbeeld niet koppelen aan je bankaccount – en naarmate je administratie uitgebreider wordt, gaat het nog meer tijd kosten.

Je bent niet optimaal beveiligd

Boekhouden in Excel is minder veilig dan het gebruik van een boekhoudprogramma. Als je computer crasht of gestolen wordt, ben je het Excel-bestand kwijt – tenzij je handmatig back-ups maakt.

Je hebt een goede kennis van Excel nodig

Je hebt behoorlijk wat kennis nodig van Excel om je boekhouding in dit programma te doen. Dit is zeker het geval als je zelf je eigen spreadsheets maakt, zonder een template. 

Je hebt een vergrote kans op fouten

Het risico van fouten maken tijdens het boekhouden in Excel is behoorlijk groot. Het is makkelijk om een formule per ongeluk verkeerd in te voeren of te wissen. Hierdoor sluipen de doorrekenfouten binnen de kortste keren je boekhouding in. 

‘Ik begrijp Excel niet’

Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan? Je kan tegenwoordig makkelijk je administratie doen in een boekhoudprogramma – dé oplossing als je Excel niet begrijpt. Het is eenvoudiger, sneller, overzichtelijker en veiliger dan Excel. Je doet in een handomdraai de boekhouding en het risico op het maken van fouten is een stuk kleiner.
Auteur

Schrijf een reactie