Zelf boekhouden in Excel doe je aan de hand van verschillende werkbladen. Welke dat zijn? Lees het in dit artikel en gebruik onze voorbeelden om je eigen Excel-boekhouding een vliegende start te geven. Maak daarbij gebruik van onze gratis sjablonen waarmee je kunt boekhouden in Excel.
Gebruik je liever een boekhoudprogramma voor je facturen? We leggen in dit artikel ook uit hoe je dat doet.
In dit artikel
- Hoe zet ik mijn boekhouding op in Excel?
- Wat zijn de voordelen van een Excel-boekhouding?
- Wat zijn de nadelen van een Excel-boekhouding?
- Wat zijn alternatieven voor boekhouden in Excel?
- Veelgestelde vragen
Hoe zet ik mijn Excel boekhouding?
Plannen om jouw administratie met behulp van Excel bij te houden? Dat doe je met Excel-templates.
Zo’n template voorkomt dat je de complete structuur van je boekhouding binnen Excel moet opbouwen. Dit is namelijk ontzettend veel werk – en het is ook nog eens vrij lastig.
Maar wie met een template werkt, hoeft alleen maar zijn eigen cijfers en gegevens in te vullen. Dit is een vorm van simpele boekhouding. Zo ben je weinig geld en tijd kwijt. Als je financiële administratie uit weinig inkomende en uitgaande facturen bestaat is het prima mogelijk.
En er is meer goed nieuws, want wij hebben zo’n gratis Excel-template voor je. Of Excel–templates, moeten we eigenlijk zeggen.
We raden je namelijk aan om je boekhouding in Excel onder te verdelen in minstens een drietal werkbladen:
De drie werkbladen kun je wel opslaan in één bestand.
Een template voor je facturen
Het versturen van facturen vormt een belangrijk deel van je boekhouding. Het bovenstaande template helpt je daarom facturen op te stellen.
Dit template bevat de volgende onderdelen en voldoet daarmee aan de wettelijke eisen die aan facturen worden gesteld:
- Het logo van je bedrijf
- Het factuurnummer
- De factuurdatum
- De contactgegevens van je bedrijf
- De naam- en adresgegevens van je bedrijf
- De naam- en adresgegevens van de ontvanger
- De naam van het project waaraan je hebt gewerkt
- De periode waarin je werkzaamheden zijn verricht
- Een omschrijving van de werkzaamheden
- De hoeveelheid werkzaamheden
- De prijs per werkzaamheid
- De totale prijs per werkzaamheid
- Het totaalbedrag exclusief btw
- Het btw-percentage
- Het totaalbedrag inclusief btw
- De betalingslimiet
- Je bankgegevens
- Je KvK-nummer
- Je btw-id
Betalingslimieten en btw-tarieven
Betalingslimieten
De tijd waarbinnen jouw factuur moet zijn voldaan, mag je in wezen zelf bepalen. Het is echter het meest gangbaar om een periode van veertien óf dertig dagen te hanteren.
Btw-tarieven
Iedere ondernemer moet van de Belastingdienst verplicht boekhouden . Je moet facturen, de btw en andere administratie bijhouden. Dit is belangrijk voor de btw aangiften.
Nederland kent drie btw-tarieven: een nultarief, het 9% btw-tarief en het 21% btw-tarief. De meeste zzp’ers werken met het reguliere 21% btw-tarief, maar dat hoeft niet per se het geval te zijn. Dit is namelijk afhankelijk van het soort werk dat je levert.
Het is zeer belangrijk om dit nauwkeurig bij te houden. Vermeld de btw duidelijk in je financiële administratie, bijvoorbeeld op de facturen.
Check de website van de Belastingdienst om te bepalen welk btw-tarief jij moet gebruiken.
Download hier een gratis Excel-template voor je inkomsten!
Download hier een gratis Excel-template voor je uitgaven!
Een template voor je inkomsten en uitgaven
Het is altijd ons favoriete deel van de boekhouding: kijken naar wat er binnenkomt en wat er uit gaat.
Dit kun je eenvoudig doen door de bovenstaande templates te downloaden. Hij bestaat uit de volgende kolommen:
- Factuur
- Datum
- Klant
- Subtotaal 21% btw
- Subtotaal 9% btw
- Subtotaal 0% btw
- 21% btw
- 9% btw
- Totaal
- Status
We lichten deze kolommen hieronder verder toe.
Factuur
Vul hier het factuurnummer in van de verstuurde verkoopfactuur.
Datum
Vul hier de datum in waarop de verkoopfactuur is verzonden.
Klant
Vul hier de klant in waarnaar de verkoopfactuur is verzonden.
Subtotaal 21% btw
Vul hier het bedrag exclusief btw in wanneer de verkoopfactuur het btw-percentage van 21% gebruikte. Laat het vak anders leeg.
Subtotaal 9% btw
Vul hier het bedrag exclusief btw in wanneer de verkoopfactuur het btw-percentage van 9% btw gebruikte. Laat het vak anders leeg.
Subtotaal 0% btw
Vul hier het totaalbedrag in wanneer de verkoopfactuur het btw-percentage van 0% gebruikte. Laat het vak anders leeg.
21% btw
Je ziet hier automatisch het btw-bedrag wanneer de verkoopfactuur het btw-percentage van 21% gebruikte.
9% btw
Je ziet hier automatisch het btw-bedrag wanneer de verkoopfactuur het btw-percentage van 9% gebruikte.
Totaal
Je ziet hier automatisch het totaalbedrag dat je aan de klant in rekening hebt gebracht.
Status
Geef hier aan wat de status van de factuur is:
- Factuur nog niet verstuurd
- Factuur verstuurd
- Factuur betaald
Voordeel van deze templates
Je kunt dit template gebruiken om je inkomsten en uitgave per jaar, maar ook per kwartaal of maand van je onderneming te bekijken.
Je ziet ook hoeveel btw je hebt berekend. Dat is handig wanneer je jouw btw-aangifte voor je onderneming moet doen.
Lees ook: Btw-aangifte: alles wat je erover moet weten mét voorbeelden
Als startende ondernemer moet je nadenken over de manier waarop je je boekhouding gaat bijhouden. Zzp’ers en kleine ondernemers kiezen vaak voor boekhouden in Excel. Sommigen kunnen hier prima mee uit de voeten, maar het is lang niet in alle gevallen de beste keuze. Een Excel boekhouding heeft namelijk een aantal voordelen, maar ook behoorlijk wat nadelen.
Wat zijn de voordelen van een Excel-boekhouding?
Sommige zzp’ers kiezen voor een boekhouding in Excel. Dit zijn daarvan de voordelen:
- Je hebt lage kosten.
- Je maakt gebruik van gratis templates.
- Je houdt je administratie in eigen beheer.
- Je profiteert van de toegankelijkheid.
Je hebt lage kosten
Het is in principe gratis boekhouden, al kan je niet een gratis account maken. Het aanschaffen van Excel gaat je wel geld kosten!
Een boekhouding in Excel heeft relatief lage kosten. Je hebt bijvoorbeeld de software vaak al standaard op je computer en je hoeft geen dure boekhouder of accountant in de arm te nemen. Handig dus voor startende ondernemers!
Is boekhouden in Excel gratis?
In principe is boekhouden in Excel met templates gratis. Je moet weliswaar betalen voor het programma zelf, maar meestal heb je dit toch al aangeschaft.
We moeten wél zeggen dat de kans op verborgen kosten aanwezig is. Aangezien alles handmatig en door jezelf wordt ingevoerd, is het risico op het maken van een fout groot. Iedere factuur en alle bank- of factuurgegevens moet je in het boekhoud-template invullen. En dat gaat weleens fout, waardoor je je hele Excel-boekhouding om zeep kan helpen. Daar gaat je kostbare tijd!
Zo’n fout kost indirect ook geld – in de vorm van de tijd die je erin moet steken om de fout op te lossen. Bovendien krijg je te maken met eventuele kosten voor een boekhouder, mocht je er zelf niet uitkomen.
Ben je iemand die erg nauwkeurig werkt? Dan hoef je weinig problemen te verwachten. Maar weet je van jezelf dat nauwkeurigheid weleens een probleem kan worden? Dan is boekhouden in Excel eigenlijk niets voor jou. Ga dan voor een boekhoudprogramma of een boekhouder!
👉 Vergelijk hier de beste eenvoudige boekhoudprogramma’s voor zzp’ers
Je maakt gebruik van gratis templates in Excel
In Excel boekhouden doe je met behulp van een gratis template die je online kan downloaden. Handig als je zelf weinig kennis hebt van boekhouden.
Het enige dat je moet doen, is je cijfers correct invoeren.
👉 Zo maak je makkelijk offertes in Excel
Je houdt in Excel je administratie in eigen beheer
Je hebt een Excel-bestand zelf in beheer. Je kunt hem helemaal aanpassen naar je eigen wensen en behoeften.
Je profiteert van de toegankelijkheid van Excel
Het grootste voordeel van een boekhouding in Excel is misschien wel de toegankelijkheid. Het programma heb je, zoals gezegd, vaak al op je computer staan. Vervolgens download je gewoon een excel template.
Je ziet bovendien snel hoe je eenmanszaak er financieel voor staat. De toegankelijkheid zorgt er namelijk voor dat het makkelijk is om simpele zaken als omzet en btw bij te houden. Erg handig wanneer je weer je btw-aangifte moet doen!
Sterker nog: sommige boekhouders gebruiken Excel ook – uiteraard bij de wat makkelijkere cases.
Wat zijn de nadelen?
Boekhouden in Excel kent ook nadelen. Dit zijn ze:
- Je bent er veel tijd aan kwijt.
- Je bent niet optimaal beveiligd.
- Je hebt een goede kennis van Excel nodig.
- Je hebt een vergrote kans op fouten.
Je bent er veel tijd aan kwijt
Je verliest veel tijd aan het overtikken van informatie. Je kan Excel bijvoorbeeld niet koppelen aan je zakelijke bankrekening – en naarmate je administratie uitgebreider wordt, gaat het nog meer tijd kosten.
Je bent niet optimaal beveiligd
Boekhouden in Excel is minder veilig dan het gebruik van een boekhoudprogramma. Als je computer crasht of gestolen wordt, ben je het Excel-bestand kwijt – tenzij je handmatig back-ups maakt of cloud-opslag gebruikt.
Je hebt een goede kennis van Excel nodig
Je hebt behoorlijk wat kennis nodig van Excel om je boekhouding in dit programma te doen. Dit is zeker het geval als je zelf je eigen spreadsheets maakt, zonder een template.
Je hebt een vergrote kans op fouten
Het risico van fouten maken tijdens een boekhouding opzetten in Excel is behoorlijk groot. Het is makkelijk om een formule per ongeluk verkeerd in te voeren of te wissen. Hierdoor sluipen de doorrekenfouten binnen de kortste keren je boekhouding in. Pas op! Want je wilt vervolgens geen fout maken bij je btw-aangifte!
Kan ik met Excel een balans of jaarrekening maken?
Je kan een complete boekhouding opzetten in Excel. Excel is een uitgebreider programma dan de meeste mensen beseffen. Het is in theorie zelfs mogelijk om een balans of jaarrekening ermee te maken.
Slim is dit echter niet. Het kost veel tijd om zo’n balans of jaarrekening naar wens in te richten en once again is de kans op fouten groot.
We raden je aan te kiezen voor een boekhoudprogramma wanneer je complexere documenten nodig hebt.
Wat zijn alternatieven voor boekhouden in Excel?
Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan? Je kan tegenwoordig makkelijk je administratie doen in een online boekhoudprogramma – dé oplossing als je Excel niet begrijpt of Excel niet toereikend genoeg is.
Een online boekhoudprogramma is eenvoudiger, sneller, overzichtelijker en veiliger dan Excel. Je doet in een handomdraai de boekhouding en het risico op het maken van fouten is een stuk kleiner. Het boekhoudprogramma geeft een overzicht van je omzet, de grondslagen voor je btw-aangifte en een overzicht van de openstaande posten.
Met online boekhouden worden al je gegevens tevens veilig opgeslagen in de cloud. Je hebt daardoor altijd en overal toegang tot je boekhouding via elke browser en een app. Zo kun je zowel op kantoor, thuis als onderweg eenvoudig facturen maken en versturen, bonnetjes inboeken, relaties wijzigen etc.
Het kost weliswaar geld om een boekhoudprogramma te gebruiken, maar de maandelijkse kosten zijn relatief laag en je boekt er veel tijdwinst mee. Voor veel zzp’ers heeft een boekhoudprogramma Excel overbodig gemaakt.
Er bestaan ook gratis boekhoudprogramma’s, maar deze zijn vaak beperkt. Voor een kleine onderneming kan het wel een manier zijn om hun administratie toch online bij te houden.
👉 Dit zijn de beste gratis boekhoudprogramma’s voor zzp’ers
Wat is een goed boekhoudprogramma om je administratie online bij te houden? Wij kunnen bijvoorbeeld e-Boekhouden.nl aanraden. Check hier onze positieve review over dit alternatief voor boekhouden in Excel.
Lees ook: Dit is onze review van MoneyMonk
Een ander alternatief is het inhuren van een boekhouder. Een boekhouder is verantwoordelijk voor de boekhouding van een bedrijf. De boekhouder zorgt onder andere voor je maandelijkse en jaarlijkse BTW-aangiftes. Daarnaast stelt een boekhouder op het einde van elk boekjaar de jaarrekening en de balans op. Hij beheert dus je hele boekhouding. Dat scheelt pas een hoop tijd!
Lees ook: Wat kost een boekhouder gemiddeld in 2023?
Veelgestelde vragen
Overzicht in je financiën kun je ontwikkelen met behulp van een van onze templates. De templates helpen je om je omzet op een rijtje te zetten.
Boekhouden in Excel doe je aan de hand van een template. Wij raden je aan om verschillende templates te gebruiken voor je facturatie, inkomsten en uitgaven.
Inkomsten en uitgaven bijhouden doe je door middel van een template. Gebruik de templates van ZZP Daily: hierbij hoef je alleen maar de bedragen in te vullen.
Een balans maken in Excel doe je aan de hand van een template, maar dit is erg lastig. Het is handiger om hier een boekhoudprogramma als e-Boekhouden.nl voor te gebruiken.
Een overzichtelijk kasboek halen is nagenoeg niet mogelijk met Excel. Je hebt hier specialistische en boekhoudkundige software voor nodig. e-Boekhouden.nl is hier een goed voorbeeld van.
Wij vinden e-Boekhouden.nl het beste gratis boekhoudprogramma. Starters kunnen dit programma de eerste vijftien maanden kosteloos gebruiken.
