De Belastingdienst verplicht zzp’ers en freelancers tot het bijhouden van een correcte en zorgvuldige administratie. Boekhouden in Excel kan je daarbij helpen. Is dit ook de beste methode voor zzp’ers? We leggen je uit waarom dit wel en waarom dit niet het geval is.
Wat is boekhouden in Excel?
We denken zomaar dat je reeds bekend bent met Excel, maar voor de zekerheid: Excel is het spreadsheet-programma van Microsoft.
De software functioneert in wezen als een soort digitaal rekenblad. En dat maakt het een uiterst toegankelijk programma om je administratie in bij te houden.
We raden je daarbij aan om gebruik te maken van een Excel-sjabloon voor je boekhouding, zodat je niet alles zelf hoeft in te richten. Deze Excel-boekhouding-templates zijn online vaak gratis te downloaden.
Er zijn verschillende templates beschikbaar, variërend in complexiteit en uitgebreidheid. Je kunt kiezen voor een basisboekhouding, maar ook voor een complete administratie.
Waarom moet ik een Excel-template voor mijn boekhouding gebruiken?
Maak je inderdaad gebruik van een template? Dan scheelt dat behóórlijk wat werk. Je hoeft hierdoor niet de complete structuur van je boekhouding binnen Excel na te bootsen. Dit is namelijk ontzettend veel werk – en het is ook nog eens vrij lastig.
Je moet dan bijvoorbeeld verschillende tabbladen, formules en draaitabellen maken. We spreken uit ervaring als we zeggen dat je hierdoor het spoor vrij snel bijster bent…
Maar boekhoud je in Excel met een template? Dan valt het allemaal wel mee. Het enige wat je dan hoeft te doen, is je cijfers handmatig invullen.
Toegegeven: ook dat is al genoeg werk voor zzp’ers. Je besteedt je tijd waarschijnlijk liever aan je eigenlijke werkzaamheden en het runnen van je onderneming.
Waar vind ik Excel-boekhouding-templates?
Ben je op zoek naar een geschikte template voor je boekhouding? Dan hoef je niet lang te zoeken. Ga naar Google en zoek op Excel Boekhouding Templates. Je ziet meteen dat er veel websites tevoorschijn komen waar je dit soort templates kunt downloaden.
De aanbieders van deze templates zijn meestal financiële websites, sites voor zzp’ers – zoals ZZP Daily, accounting websites en online banken. De sjablonen zijn makkelijk en meestal gratis te downloaden.
Kies hierbij voor losse templates óf ga voor een compleet boekhoudpakket in Excel. Weet je niet goed welke templates je moet kiezen? Probeer dan een aantal verschillende sjablonen uit. Ze zijn tenslotte toch gratis. Je kunt hierdoor net zo lang templates proberen tot je de juiste te pakken hebt.
Is boekhouden in Excel gratis?
In principe is boekhouden in Excel met templates gratis. Je moet weliswaar betalen voor het programma zelf, maar meestal heb je dit toch al aangeschaft. De Excel-boekhouding-templates kosten vaak niets.
We moeten wél zeggen dat de kans op verborgen kosten aanwezig is. Aangezien alles handmatig en door jezelf wordt ingevoerd, is het risico op het maken van een fout groot. Iedere factuur en alle bank- of factuurgegevens moeten in het boekhoud-template gezet worden. En dat gaat weleens fout, waardoor je je hele Excel-boekhouding om zeep kan helpen.
Zo’n fout kost indirect ook geld – in de vorm van de tijd die je erin moet steken om de fout op te lossen. Bovendien krijg je te maken met eventuele kosten voor een boekhouder, mocht je er zelf niet uitkomen.
Ben je iemand die erg nauwkeurig werkt? Dan hoef je weinig problemen te verwachten. Maar weet je van jezelf dat nauwkeurigheid weleens een probleem kan worden? Dan is boekhouden in Excel eigenlijk niets voor jou.
Hoe kan ik zelf een boekhouding in Excel opzetten?
Wil je in Excel boekhouden, maar zelf een template opzetten? Dat kan – maar het is niet gemakkelijk. Doe dit alleen als je gevorderd bent met Excel, of als je op de één of andere manier geen template kan vinden die bij jouw boekhouding past. We raden je in dat geval aan de volgende werkbladen aan te maken:
- Basisinstellingen
- Btw-aangiftes
- Facturen
- Financieel overzicht
- Inkomsten
- Relatiebeheer
- Uitgaven
Boekhouding Excel voorbeeld
Basisinstellingen
Verwerk in het werkblad Basisinstellingen de basisgegevens van je onderneming. Voorbeelden: de bedrijfsnaam, adresgegevens en het KvK-nummer.
Btw-aangiftes
Hou bij het tabblad Btw-aangiftes de btw-bedragen van alle geleverde diensten en producten bij.
Facturen
Maak bij het werkblad Facturen een standaardsjabloon voor een factuur, zodat je gemakkelijk een factuur kan opstellen en opslaan.
Financieel overzicht
Creëer in dit werkblad een overzicht van zowel de inkoop- als verkoopfacturen. Hou vervolgens bij welke facturen betaald zijn en welke niet. Verwerk dit daarna in een winst- en verliesrekening.
Inkomsten
Verwerk al je verkoopfacturen – je opbrengsten, dus – bij het werkblad Inkomsten.
Relatiebeheer
Kies er eventueel voor om een tabblad Relatiebeheer te maken om al je klanten en leveranciers in te bewaren.
Uitgaven
Verwerk al je kostenfacturen – je inkopen en uitgaven – bij het werkblad Uitgaven.
Wat zijn de voordelen van een Excel-boekhouding?
Veel boekhouders kiezen voor boekhouding in Excel. Dit zijn de voordelen:
- Je hebt lage kosten;
- Je houdt je administratie in eigen beheer;
- Je maakt gebruik van (gratis) templates;
- Je profiteert van de toegankelijkheid.
Je hebt lage kosten
Een boekhouding in Excel heeft relatief lage kosten. Je hebt bijvoorbeeld de software vaak al standaard op je computer – en je hoeft geen dure boekhouder of accountant in de arm te nemen.
Je maakt gebruik van (gratis) templates
Je kunt boekhouden in Excel met behulp van een (gratis) template die je online kan downloaden. Handig als je zelf weinig kennis hebt van boekhouden! Het enige dat je moet doen, is je cijfers correct invoeren.
Je houdt je administratie in eigen beheer
Je hebt een Excel-bestand zelf in beheer. Je kunt hem helemaal aanpassen naar je eigen wensen en behoeften.
Je profiteert van de toegankelijkheid
Het grootste voordeel van een boekhouding in Excel is misschien wel de toegankelijkheid. Het programma heb je tenslotte vaak al op je computer staan. Je ziet bovendien snel hoe je eenmanszaak er financieel voor staat.
Wat zijn de nadelen van een Excel-boekhouding?
Boekhouden in Excel kent ook nadelen. Dit zijn ze:
- Je bent er veel tijd aan kwijt;
- Je bent niet optimaal beveiligd;
- Je hebt een goede kennis van Excel nodig;
- Je hebt een vergrote kans op fouten.
Je bent er veel tijd aan kwijt
Je verliest veel tijd aan het overtikken van informatie. Je kan Excel bijvoorbeeld niet koppelen aan je zakelijke bankrekening – en naarmate je administratie uitgebreider wordt, gaat het nog meer tijd kosten.
Je bent niet optimaal beveiligd
Boekhouden in Excel is minder veilig dan het gebruik van een boekhoudprogramma. Als je computer crasht of gestolen wordt, ben je het Excel-bestand kwijt – tenzij je handmatig back-ups maakt of cloud-opslag gebruikt.
Je hebt een goede kennis van Excel nodig
Je hebt behoorlijk wat kennis nodig van Excel om je boekhouding in dit programma te doen. Dit is zeker het geval als je zelf je eigen spreadsheets maakt, zonder een template.
Je hebt een vergrote kans op fouten
Het risico van fouten maken tijdens het boekhouden in Excel is behoorlijk groot. Het is makkelijk om een formule per ongeluk verkeerd in te voeren of te wissen. Hierdoor sluipen de doorrekenfouten binnen de kortste keren je boekhouding in.
‘Ik begrijp Excel niet’
Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan? Je kan tegenwoordig makkelijk je administratie doen in een boekhoudprogramma – dé oplossing als je Excel niet begrijpt. Het is eenvoudiger, sneller, overzichtelijker en veiliger dan Excel. Je doet in een handomdraai de boekhouding en het risico op het maken van fouten is een stuk kleiner.
