Betalen, offreren, factureren, bankzaken regelen… Als zzp’er doe je meestal alles zelf. Zelfstandig ondernemen wordt daardoor al gauw jongleren met tijd, werk en administratie. Vooral aan het einde van de maand, als je facturen de deur uit moeten, is het druk. En denk maar niet dat het klaar is wanneer deze zijn verstuurd. Ze moeten tenslotte ook nog betaald worden. Check hier onze tips om met openstaande facturen om te gaan.

Het lijkt zo vanzelfsprekend dat je betaald krijgt wanneer je een opdracht voor een klant hebt gedaan. Dit is helaas niet altijd het geval. Een grote ergernis onder zzp’ers en freelancers, want je inkomen komt sowieso al niet op een vast moment binnen. Als je dan ook nog eens van een specifieke klant helemáál geen geld krijgt, kan dat voor problemen zorgen.

Herkenbaar? Geen zorgen. We hebben hieronder zes tips voor je om problemen met openstaande facturen op te lossen.

1. Maak duidelijke facturen

Zorg er bij het opmaken van je factuur al voor dat de kans op een niet-betaling zo klein mogelijk wordt. Dat doe je door ervoor te zorgen dat de factuur alle juiste gegevens bevat. Kan de wanbetaler dat in ieder geval niet als excuus gebruiken.

Dit moet op je factuur worden vermeld:

  • De contactgegevens van jou en je klant;
  • De datum waarop de factuur is opgesteld;
  • Je KvK- en btw-nummers;
  • Het factuurnummer;
  • Een vermelding van het werk dat is geleverd;
  • Het te betalen bedrag;
  • Het btw-bedrag;
  • De betalingstermijn.

2. Stuur je facturen tijdig

Wil je geen ontbrekende facturen? Factuur je klant dan zodra het werk erop zit. Dit is natuurlijk wél afhankelijk van de afspraken die je hierover hebt gemaakt.

Als je de factuur stuurt wanneer je klant hem verwacht, heb je minder kans dat deze wordt vergeten. Ontbrekende facturen worden tenslotte niet betaald. Een factuur die drie maanden te laat wordt verstuurd, vertraagt het betalingsproces, omdat de klant moet uitzoeken waar de rekening ook alweer voor was. 

3. Stel een duidelijke betalingstermijn

Vermeld een duidelijke betalingstermijn op je factuur. De meeste bedrijven gebruiken dertig dagen als betalingstermijn, maar een termijn van veertien dagen wordt ook regelmatig gehanteerd. Zo geef je de klant een duidelijke deadline en bestaat er geen twijfel over wanneer jij uiterlijk betaald wilt worden.

4. Stel algemene voorwaarden op

Het is sowieso handig om je klant te laten weten wat je algemene voorwaarden zijn. Je kunt ze in een eenvoudig contract of overeenkomst zetten vóór je voor een klant aan de slag gaat. Zo weten jullie allebei wat er wordt verwacht.

In deze algemene voorwaarden vermeld je wanneer jij de factuur stuurt, wat je betalingstermijn is, hoe je wilt dat de klant je betaalt én wat er gebeurt wanneer de klant te laat is met betalen.

5. Ontmoedig late betalingen

Maak op je factuur en in de algemene voorwaarden goed duidelijk wat er gebeurt als de klant te laat betaalt. Je kunt bijvoorbeeld waarschuwen voor herinneringen, maar ook waarschuwen voor een incassobureau bij geen betaling.

Het is ook een optie om meteen agressief te werk te gaan en een geldboete te rekenen zodra de factuur niet op tijd is betaald. Dit kan een vaste boete zijn, maar het komt ook regelmatig voor dat er een bedrag per dag dat de betaling te laat is wordt gerekend. Let wel: dit kan klanten die de factuur per ongeluk te laat hebben betaald afschrikken.

6. Communiceer om je factuur eerder betaald te krijgen

Factureren draait om duidelijke communicatie. Zolang je duidelijk vermeld wat je voorwaarden omtrent het betaald krijgen van facturen zijn, weet jouw klant precies waar hij of zij aan toe is. Het is dan aan de klant om aan je voorwaarden te voldoen, zonder dat er onduidelijkheden bestaan.