Facturen voor geleverde diensten of goederen aan opdrachtgevers worden ook wel verkoopfacturen genoemd. We leggen je hieronder uit hoe je een goede verkoopfactuur maakt, bijvoorbeeld met een boekhoudprogramma.
In dit artikel
- Wat is een verkoopfactuur?
- Wat staat er in een verkoopfactuur?
- Hoe maak ik een verkoopfactuur?
Veelgestelde vragen
1. Wat is een verkoopfactuur?
Een verkoopfactuur stuur je naar je klant nadat je, volgens afspraak, goederen of diensten hebt geleverd. Je klant weet dan welke goederen of diensten er precies zijn geleverd én wat hij of zij jou daarvoor is verschuldigd. Je wordt dan naar aanleiding van deze factuur betaald.
Wacht – we laten je er gewoon eentje zien:
2. Wat staat er in een verkoopfactuur?
Zo’n verkoopfactuur mag je niet naar hartelust invullen. Sommige gegevens horen verplicht op iedere factuur thuis. En dat zeggen wij niet. Dat zegt de Belastingdienst.
Dat is maar goed ook. Je schept hiermee niet alleen duidelijkheid voor jezelf, maar ook voor je klant. Een heldere factuur zorgt er tenslotte voor dat de klant makkelijker kan betalen. Niemand zit tenslotte te wachten op een openstaande factuur.
👉 Dit zijn alle wettelijke vereisten voor een factuur
De volgende elementen moeten in ieder geval verplicht op je verkoopfactuur staan.
Het factuurnummer
Een uniek en doorlopend nummer. Verplicht op elke factuur en voor iedere klant.
Het maakt niet uit met welk factuurnummer je begint, als ze maar opeenvolgend en uniek zijn. Veel ondernemers beginnen hun eerste factuur met het jaartal en zetten daarachter een volgnummer. Zo krijgen anderen geen inzicht in hoeveel facturen je precies hebt verstuurd.
De factuurdatum
De datum waarop je de factuur hebt gemaakt en verstuurd.
Naam en adres van de ontvanger
De naam en het adres van het bedrijf waarvoor je iets hebt gedaan of waaraan je iets hebt geleverd.
Je eigen naam en adres
De naam en het adres van je eigen bedrijf.
De geleverde goederen en diensten
De diensten of goederen die je hebt geleverd, maar ook de hoeveelheden daarvan, zoals het aantal uur dat je aan een opdracht hebt gewerkt of de hoeveelheid producten die je hebt geleverd. Vermeld hierbij ook de prijs per uur of product.
👉 Gebruik deze handleiding om de beste urenregistratie-app te kiezen
Het is overigens gebruikelijk om per product of dienst een nieuwe regel te beginnen.
Het factuurbedrag zonder btw
Het btw-tarief
Het btw-tarief dat je hebt toegepast op alle geleverde goederen of diensten.
Het btw-bedrag
Het bedrag inclusief btw
Dit is het totale bedrag dat je klant je is verschuldigd.
Een betaaltermijn
Het is handig om een betaaltermijn te vermelden. Termijnen van veertien of dertig dagen zijn gebruikelijk. Je klant moet binnen deze termijn betalen.
Je bedrijfsgegevens
We hebben deze gegevens in ons voorbeeld onderaan de factuur gezet, maar ze mogen in principe overal staan – afhankelijk van de opmaak.
Zorg er hierbij voor dat je in ieder geval het volgende noemt:
- Je contact- en adresgegevens.
- Je bankgegevens.
- Je btw-id.
- Je KvK-nummer.
Let op: zzp’ers in de zorg moeten hier ook hun AGB-code en BIG-nummer vermelden.
👉 Zo maak je een factuur als zzp’er in de zorg
Kijk hier voor alle eisen voor facturen van de Belastingdienst.
Verkoopfacturen versus inkoopfacturen
We krijgen deze vraag vaak: wat is nu eigenlijk het verschil tussen een verkoop- en een inkoopfactuur.
Dat snappen we, want ze zijn hetzelfde qua opzet. Het verschil is echter groot. Een verkoopfactuur verstuur je zelf. Een inkoopfactuur krijg je, bijvoorbeeld van een onderneming waar je iets hebt afgenomen.
Hoe maak ik een verkoopfactuur?
We onderscheiden drie veel voorkomende manieren om zo’n verkoopfactuur te maken:
- Met Word
- Met Excel
- Met een boekhoudprogramma
Met Word
Laten we maar meteen met de deur in huis vallen: een verkoopfactuur maken met Word heeft niet onze voorkeur.
Dit omdat het de kans op onnauwkeurigheden en fouten vergroot. Word beschikt bijvoorbeeld niet over een handigheidje waarmee alle bedragen automatisch bij elkaar worden opgeteld.
Niet overtuigd? Download dan hier ons Word-template. Je zorgt er dan in ieder geval voor dat jouw factuur aan alle wettelijke eisen voldoet.
Met Excel
Excel is, net als Word, een toegankelijk programma waarmee verkoopfacturen maken mogelijk is. Hoewel ook dit niet onze voorkeur geniet, is het gebruik van Excel al wel iets beter. Dit programma is tenslotte wél in staat om bedragen bij elkaar op te tellen – mits je de formules weet.
👉 Download hier ons Excel-template
Met een boekhoudprogramma
Dit is hoe we het graag zien: een factuur gemaakt met een boekhoudprogramma.
Dat moeten we misschien even uitleggen. Een boekhoudprogramma is software speciaal bedoeld om jou te helpen bij alle onderdelen van je administratie. Je btw-aangifte, bijvoorbeeld. Of bij het opstellen van offertes.
Verkoopfacturen zijn hier vaak een belangrijk onderdeel van. Boekhoudprogramma’s helpen je facturen te maken volgens een vast stramien dat automatisch aan alle wettelijke vereisten voldoet. Bedragen worden direct bij elkaar opgeteld én je kunt rekeningen als UBL-facturen de deur uit doen. Dat is handig, want daarmee kan jouw klant de facturen meteen inboeken in zijn of haar eigen boekhoudprogramma. Je vermindert de kans op fouten en openstaande facturen, want goed opgestelde facturen worden over het algemeen sneller betaald.
👉 Vergelijk hier de beste gratis boekhoudprogramma’s voor zzp’ers
Moet je elke maand veel verkoopfacturen maken en versturen? Kies dan voor een boekhoudsoftware die je kan helpen met factureren. Dit zal je kostbare tijd schelen.
Voorbeelden van boekhoudprogramma’s die wij je kunnen aanraden, zijn e-Boekhouden.nl, Moneybird, MoneyMonk en Rompslomp.
Lees ook: Dit is onze review van e-Boekhouden.nl
Lees ook: Wij probeerden MoneyMonk uit en dit is onze ervaring
👉 Check hier onze review van Moneybird
👉 Lees hier onze review van Rompslomp
Een factuur herkennen
Nóg een voorbeeld van zo’n boekhoudprogramma is het feit dat ze in staat zijn om facturen te herkennen. We doelen daarmee op technieken die automatisch de belangrijkste gegevens van een inkoopfactuur oppikken en deze verwerken in je administratie. Dat scheelt tijd – en dus geld.
Veelgestelde vragen
Een inkoopfactuur krijg je van een bedrijf waar jij iets hebt afgenomen. Een verkoopfactuur stuur je wanneer jij namens een bedrijf goederen hebt geleverd of diensten hebt verricht.
Een verkoopfactuur herkennen doe je met behulp van een slim boekhoudprogramma. Deze software is in staat om de belangrijkste gegevens van een factuur automatisch te herkennen.
