Als zzp’er ben je uiteraard bekend met factureren. Deze administratieve taak kost wat tijd, maar je weet dat je zonder factuur gewoon niet betaald krijgt. Facturen voor geleverde diensten zijn welbekend en worden ook wel verkoopfacturen genoemd. In dit artikel kijken we hoe je een goede verkoopfactuur opstelt.
Een verkoopfactuur stuur je naar de klant nadat je naar afspraak goederen of diensten hebt geleverd. Je klant weet dan welke diensten of producten zijn geleverd en hoeveel hij jou daarvoor is verschuldigd. Je wordt naar aanleiding van deze factuur betaald.
Wat is een verkoopfactuur?
Vraag je jezelf af – wat is een verkoopfactuur precies? Dat is helemaal niet zo gek, want het is gewóón een ander woord voor de facturen die je waarschijnlijk regelmatig naar je klanten en opdrachtgevers stuurt. Het is een overzicht van geleverde diensten of goederen, met een prijs die jij de klant daarvoor rekent.
Hoe maak ik een verkoopfactuur?
Je kunt met een programma als Microsoft Excel of Numbers uitstekend een verkoopfactuur maken. Je past de verkoopfacturen dan aan per klant en opdracht, maar houdt telkens dezelfde layout aan. Een formule zorgt er hierbij voor dat je alle bedragen makkelijk kunt uitrekenen. Werkt prima als je niet heel veel facturen verstuurt.
Moet je wél elke maand veel verkoopfacturen maken en versturen? Kies dan voor boekhoudsoftware die je kan helpen met factureren. Dit kan je veel kostbare tijd schelen.
Wat moet er allemaal op een verkoopfactuur staan?
Sommige gegevens horen verplicht op iedere factuur. Je schept hiermee duidelijkheid voor jezelf, maar ook voor de klant. Je zorgt er daarmee bovendien voor dat je klant je gemakkelijk kan betalen.
Deze zaken moeten in ieder geval op je factuur staan:
- Factuurdatum
- Factuurnummer
- KvK-nummer
- Btw-nummer en het btw-bedrag
- Je contactgegevens
- De contactgegevens van de klant
- Leveringsdatum
- Omschrijving diensten of goederen
- Hoeveelheden
- Prijs per hoeveelheid of uur
- Totaalprijs
Factuurdatum
De datum waarop je de factuur hebt gemaakt.
Factuurnummer
Een uniek nummer dat doorlopend is en verplicht is op elke factuur voor iedere klant.
KvK-nummer
Je registratienummer bij de Kamer van Koophandel, welke verplicht is op iedere factuur.
Je btw-nummer en het btw-bedrag
Het unieke btw-identificatienummer en het btw-bedrag op je factuur. Beiden zijn verplicht wanneer je btw afstaat.
Je contactgegevens
Je bedrijfsnaam en het zakelijke adres.
De contactgegevens van de klant
De (bedrijfs)naam en adres van je klant.
Leveringsdatum
De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd.
Omschrijving diensten of goederen
De diensten of goederen die je hebt geleverd. Voorbeelden: T-shirts of Vertaling naar Spaans.
Hoeveelheden
Het aantal uren dat je aan een opdracht hebt gewerkt of de hoeveelheid goederen je hebt geleverd.
Prijs per hoeveelheid of uur
De prijs die je per uur rekent of per hoeveelheid van een product.
Totaalprijs
Het totale bedrag dat de klant je is verschuldigd.
Het is verder handig om een betaaltermijn te vermelden. Zo geef je de klant een ultimatum van bijvoorbeeld veertien of dagen dagen. Hij of zij moet binnen deze termijn betalen.
Tot slot is het van belang om zoveel mogelijk informatie op je factuur te zetten, zodat er geen onduidelijkheden zijn waardoor de klant niet kan betalen. Als zzp’er zit je tenslotte niet op openstaande facturen te wachten.
Kijk hier voor alle eisen voor facturen van de Belastingdienst.
Waar vind ik een verkoopfactuur voorbeeld?
Vind je het ingewikkeld om een volledig nieuwe factuur op te zetten? Dan kun je natuurlijk ook een voorbeeld gebruiken. Misschien heeft één van je leveranciers wel een verkoopfactuur als voorbeeld. Zolang je hier je eigen draai eraan geeft, weet je in ieder geval dat al het benodigde erop staat.
Dit is een goed verkoopfactuur voorbeeld.
