Misschien is het niet het leukste om te doen als ZZP’er, maar het registreren van uren moet wel gebeuren. Het is van groot belang om het goed bij te houden voor zowel je opdrachtgever(s) als voor de Belastingdienst. Er zijn verschillende manieren waarmee je uren kan bijhouden, namelijk handmatig met Excel of via een makkelijke en snelle mobiele uren app. Waarom is dit zo belangrijk? Welke manier is in welke situatie nou de beste? Deze vragen worden in dit artikel beantwoord, zodat je niet tegen onaangename verrassingen aanloopt.
Uren registreren, waarom?
Het registreren van uren is belangrijk om een goed overzicht van de financiële zaken te houden. Daarnaast moeten uren netjes geregistreerd staan wanneer je voor verschillende opdrachtgevers werkt, die elk een ander aantal uren van je vraagt. Tot slot kan de Belastingdienst jouw administratie opvragen en dien je als ZZP’er je uren in te leveren om in aanmerking te komen voor het urencriterium. Wanneer de administratie niet op orde blijkt te zijn, loop je de kans op een boete. Hier zit je al helemaal niet op te wachten.
Welke methoden zijn er om uren te registreren?
Om alle uren netjes bij te houden is er een tweetal manieren met beide hun voor- en nadelen. Allereerst kun je als ZZP’er alle uren, het uurloon, de data en de locaties handmatig invullen in een Excel-bestand. Dit geeft je vrijheid en zorgt ervoor dat je de volledige controle in handen houdt. Daarnaast is er urenregistratie software voor ZZP’ers die met een mobiele app de uren automatisch verwerkt na invoer.
Tip: maak je gebruik van een zzp boekhoudprogramma? Dan heeft deze vaak al een uren registratie functionaliteit.
Wat zijn de voor- en nadelen van handmatig uren bijhouden?
Handmatig alle uren bijhouden, in bijvoorbeeld Excel, heeft als voordeel dat alle gegevens bijgehouden worden door de ondernemer zelf. Hierdoor heb je volledige controle en houd je alles adequaat bij. Daarnaast is het programma Excel gratis en kun je vrijwel direct aan de slag zonder installatie van een software. Helemaal wanneer je als beginnende ZZP’er elk dubbeltje moet omdraaien is dit een voordeel. Een nadeel van uren registreren in Excel is dat het tijdrovend en ingewikkeld kan zijn. Het precieze aantal gewerkte uren kan je snel ontschieten, helemaal aan het einde van een drukke dag. Bovendien is het maken van foutjes bij het invoeren van gegevens en formules snel gedaan.
Wat zijn de voor- en nadelen van de urenregistratie app?
Op kantoor, onderweg of gewoon thuis, de mobiele app geeft je als reizende ZZP’er de flexibiliteit om de administratie bij te houden op je mobiele telefoon waar je ook bent. Hierdoor is de kans dat je uren vergeet te noteren kleiner. Daarnaast hebben sommige apps een timer, dit zorgt ervoor dat uren gemakkelijk getimed kunnen worden als een soort stopwatch. Deze app geeft je een goed overzicht van de werkzaamheden en de efficiency van de onderneming. Een nadeel van deze methode is het inwerken in de software en de tijd die je kwijt bent aan het installeren ervan. Tot slot is de software niet geheel gratis.
Welke moet je nou kiezen?
De keuze die je maakt als ZZP’er hangt af van meerdere factoren. Op het moment dat je er tijd voor hebt en bijna tot geen wisselende uren en opdrachtgevers hebt, kun je hiervoor kiezen om het handmatig bij te houden. Dit bespaart je de kosten van de software en je kunt snel aan de slag. Daarentegen, wanneer je meerdere keren per dag verschillende uren moet schrijven of vaak onderweg bent, is het slim om de software aan te schaffen. Dit resulteert in minder foutjes en behoud je overzicht. Dit leidt tot hogere productiviteit omtrent de core business.
Wanneer je toch niet zeker bent van je keuze, of het nog eens uitgebreider wilt nalezen, is er dit artikel.
Bekijk ook:
Eenvoudig boekhoudprogramma’s
Gratis boekhoudprogramma’s
