Van de basics tot de belastingaangifte: wij vertellen je meer over de start van jouw administratie.
Wat is boekhouden?
De officiële definitie van boekhouden? Komt ‘ie:
Het systematisch vastleggen van financiële feiten van een persoon, bedrijf of instelling.
Met andere woorden: het bijhouden van een financiële administratie.
Waaruit bestaat mijn boekhouding?
Je boekhouding bestaat uit alle gegevens die je vastlegt voor je bedrijf. Zowel op papier als digitaal. Denk bijvoorbeeld aan:
- Kassabonnen
- Kasadministraties
- Inkoop- en verkoopboeken
- Bankafschriften
- Ontvangen en verzonden facturen
- Contracten
- Overeenkomsten
- Databestanden
Waarom is boekhouden belangrijk?
Er zijn drie belangrijke redenen waarom het opzetten van een boekhouding belangrijk is.
De eerste reden is dat een goede administratie jou als ondernemer een idee geeft van hoe je bedrijf er financieel voor staat. Wanneer je alle cijfers nauwkeurig bijhoudt, geeft dat rust en overzicht. Het voorkomt bovendien extra werk aan het einde van elk kwartaal en jaar.
De tweede reden waarom boekhouden belangrijk is, heeft te maken met je belastingaangifte. Bij een belastingcontrole moet je de administratie van je bedrijf kunnen laten zien en onderbouwen.
De derde reden: als ondernemer ben je verplicht een administratie bij te houden voor de Belastingdienst.
Hoe ziet eenvoudig boekhouden eruit?
Een eenvoudige boekhouding bestaat grofweg uit drie onderdelen:
- Kosten en inkomsten
- Winst- en verliesrekening
- Balans
1. Kosten en inkomsten
Een boekhouding begint met een duidelijk overzicht van alle kosten en inkomsten.Die geven samen een actuele weergave van de financiële situatie van je bedrijf.
Je moet een overzicht maken van alle inkomen en uitgaande facturen. Zo registreer je wat er aan geld je onderneming in- en uitgaat. Van alle zakelijke uitgaven die je voor je onderneming doet of inkomsten die je krijgt, moet je een factuur kunnen overleggen. Deze facturen worden ook wel inkoopfacturen of verkoopfacturen genoemd.
Het is belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken van wie je geld krijgt en aan wie je geld moet betalen. Wie zijn je debiteuren en wie je crediteuren? Hou daarbij goed in de gaten of je debiteuren op tijd betalen. Zeker als je geen goed boekhoudprogramma hebt, moet je daar zelf alert op zijn.
Heb je je inkomsten en uitgaven op een rij? Dan kun je deze cijfers verder verwerken. Dit wordt inboeken genoemd: je zet alles in een systeem. Dit kan op papier, maar tegenwoordig kun je beter de administratie digitaal doen. Dit kan in Word of Excel, maar ook via boekhoudprogramma’s.
Het belang van boekhoudprogramma's De meeste ondernemers maken tegenwoordig gebruik van online boekhouden. Online boekhouden is de laatste jaren steeds beter en eenvoudiger geworden. Veel handelingen kunnen nu automatisch worden uitgevoerd, waardoor je minder tijd kwijt bent aan de boekhouding.
2. Winst- en verliesrekening
Aan het eind van elk kalenderjaar moet je een winst- en verliesrekening maken van je onderneming. Dit is een belangrijk onderdeel van je administratie, waarin al je inkomsten en uitgaven terugkomen. Dat wordt aangevuld met afschrijvingen, een overzicht van gespaard en geleend geld, toekomstige kosten en openstaande facturen.
3. Balans
Tot slot verwerk je deze gegevens in een balans. De balans bestaat uit twee gedeelten die met elkaar in evenwicht zijn. Links van de balans staan de activa (baten); rechts staan de passiva (lasten).
Jaarrekening: verplicht of niet? De winst- en verliesrekening, de balans en een toelichting op de balans vormen samen de jaarrekening van je onderneming. Het is voor veel bedrijfsvormen verplicht om deze jaarrekening aan het einde van elk boekjaar aan de Belastingdienst voor te leggen. Zzp’ers zijn hierop een uitzondering en hoeven dit dus niet te doen.
De hierboven omschreven stappen horen bij eenvoudig boekhouden en vormen de basis van een goede boekhouding: boekhouden voor beginners. Hoe groter je onderneming, hoe ingewikkelder het wordt. Heb je bijvoorbeeld personeel in dienst? Dan heb je te maken met contracten, loonuitbetalingen en urenregistraties.
5 tips voor een goede boekhouding
1. Hou werk- en privékosten gescheiden
Belangrijk hierbij is het openen van een zakelijke rekening, zodat alle zakelijke transacties voortaan via dat account lopen.
2. Maak maandelijkse updates van bonnen en facturen
Check elke maand hoe je ervoor staat en verwerk bonnen en facturen direct in je administratie.
3. Hou rekening met factuurdata
Wil je je btw-aangifte of aangifte voor de inkomstenbelasting doen? Onthoud dan dat de factuurdatum hiervoor leidend is.
Voorbeeld: heb je een factuur gekregen op 29 maart? Dan hoort deze bij het eerste kwartaal – óók als je hem pas veel later betaalt. Dit geldt ook voor facturen die je zelf verzendt.
4. Archiveer je administratie digitaal
Bijvoorbeeld met behulp van een boekhoudprogramma.
5. Maak gebruik van een online scanner voor bonnen en facturen
Losse kassabonnetjes voor zakelijke uitgaven horen ook thuis in je administratie, al raken veel ondernemers deze snel kwijt. Voorkom dat door gebruik te maken van een bonnetjesscanner. We hebben de (beste) declaratie-apps voor je op een rijtje gezet in dit artikel.
Hoe kan ik boekhouden leren?
Je kunt boekhouden leren door je online in te lezen, hulp te vragen aan vrienden of kennissen die veel boekhoudkundige kennis hebben óf door een cursus te volgen.
Leren boekhouden is echter niet voor iedereen weggelegd. Lukt het je niet om het boekhouden onder de knie te krijgen? Je kan er ook voor kiezen om je boekhouding uit te besteden. Dit is aan het begin van je carrière als zzp’er nog niet nodig, aangezien de administratie dan meestal nog niet heel omvangrijk is. Maar naarmate je bedrijf groeit, scheelt het hebben van een boekhouder of accountant je behoorlijk in tijd.
Het blijft desondanks belangrijk om mee te kijken met je boekhouder of accountant. Zo heb je nog steeds een goed overzicht van je financiën.
