Je uren registreren in Excel: zo doe je het

Een urenregistratie bijhouden kan makkelijk in een Excel-bestand. Download gratis een van onze handige Excel-templates en noteer eenvoudig je gewerkte uren.

We kunnen het ons enigszins voorstellen dat je in eerste instantie helemaal geen zin hebt in het bijhouden van een urenlijst als zzp’er. Dit kost tenslotte toch weer meer tijd. Tijd die je waarschijnlijk liever steekt in je eigenlijke werkzaamheden.

Toch raden we het sterk aan om een eenvoudige urenregistratie op poten te zetten. Beginnende zzp’ers kunnen hun uren misschien nog wel handmatig bijhouden in een urenlijst. Maar wat als je onderneming groeit? Behoud je dan alsnog het overzicht in het aantal gewerkte uren wanneer de klanten in de rij staan?

Bovendien is het ook fiscaal slim om je uurtjes te registreren. Je krijgt namelijk alléén starters- en zelfstandigenaftrek wanneer je bij de fiscus middels je urenverantwoording kunt aantonen dat je minstens 1.225 uur per jaar in je onderneming hebt gestoken.

Lees ook: Urencriterium bijhouden en aantonen als zzp’er: zo doe je dat

Zo’n urenlijst maken kan op verschillende manieren. En we zeggen het eerlijk: wij vinden Excel hiervoor niet het meest geschikte programma. Boekhoudpakketten als e-Boekhouden, Moneybird en MoneyMonk kunnen dit namelijk op een veel nauwkeurigere wijze.

Lees ook: Dit zijn de belangrijkste voordelen van urenregistratie met een app

 👉 Check hier onze Moneybird review
👉 Check hier onze MoneyMonk review
👉 Check hier onze e-Boekhouden review

We snappen het echter ook wanneer je hier nog geen geld aan wil of kunt besteden. In dat geval kan een Excel-urenregistratie volstaan. Zéker wanneer je gebruikmaakt van onze handige template.

Je kunt hieronder een gratis template downloaden. Dááronder vind je een toelichting per onderdeel.

Welke onderdelen staan er in een urenregistratie in Excel?

Liever in Excel gewerkte uren bijhouden? Onze template voor een Excel-urenregistratie bevat de volgende onderdelen:

• Rijen met daarin de werkzaamheden die je hebt verricht – gesorteerd per klant.
• Kolommen met daarin de zeven dagen van de week.
• Cellen waar je het aantal gewerkte uren kunt invoeren.
• Ruimte voor eventuele opmerkingen.
• Het totaalaantal gewerkte uren per klant en werkzaamheid.
• Het totaalaantal gewerkte uren per week en dag.

1. Rijen met daarin de werkzaamheden die je hebt verricht – gesorteerd per klant

Je ziet links in onze template voorbeelden van werkzaamheden. Deze zijn gesorteerd per klant, zodat er meer overzicht ontstaat.

Vervang deze klanten en taken door je eigen klanten en werkzaamheden.

2. Kolommen met daarin de zeven dagen van de week

Onze template is ingericht voor één week en bevat kolommen voor iedere dag van de week. 

Vervang de dagen door actuele weken en datums.

3. Cellen waar je het aantal gewerkte uren kunt invoeren

Werkzaamheden, klanten, weken en datums aangepast? Vul dan de gewerkte uren in onder de desbetreffende rijen en kolommen.

We raden het aan om hiervoor twee decimalen achter de komma te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat je ook halfuurtjes en kwartiertjes kunt bijhouden.

4. Ruimte voor eventuele opmerkingen

Wij vinden het altijd handig als er ruimte is voor eventuele opmerkingen – vandaar dit vak. Vul hier mogelijke bijzonderheden in, zoals aanvullende informatie over een van de eerder ingevoerde werkzaamheden.

5. Het totaalaantal gewerkte uren per klant en werkzaamheid

Onze template telt automatisch het aantal gewerkte uren per klant en werkzaamheid bij elkaar op. Dat is handig, want zo kun je deze uren direct bij je klant in rekening brengen.

6. Het totaalaantal gewerkte uren per week en dag

De template telt ook het aantal gewerkte uren per week en dag bij elkaar op. Deze uren kun je doorgeven aan de Belastingdienst om aan te tonen dat je minstens 1.225 uur in je eigen onderneming hebt gestoken. Dat is handig wanneer je aanspraak wil maken op fiscale voordelen als starters- en zelfstandigenaftrek.

Wat zijn de voordelen van uren registreren in Excel?

Je uren registreren met behulp van Excel heeft verschillende voordelen. Deze, bijvoorbeeld:

• Je hebt nagenoeg geen kosten.
• Je kunt er een template voor gebruiken.
• Je houdt je urenregistratie in eigen beheer.
• Je hebt altijd toegang tot je urenregistratie.

Je hebt nagenoeg geen kosten

Veel zzp’ers hebben Excel tenslotte standaard op hun laptop staan. Je bespaart daarmee op de kosten voor een boekhoudprogramma of een andere manier om je uren te registreren.

Je kunt er een template voor gebruiken

Gebruik je voor je urenregistratie Excel? Dan doe je dat gewoon met een van onze templates. Gerommel met formules en dergelijke is daarmee verleden tijd: je hoeft alleen maar je cijfers in te voeren. Je kan hem natuurlijk ook naar eigen wens aanpassen. 

Je houdt je urenregistratie in eigen beheer

Je kunt je urenregistratie helemaal aanpassen naar je persoonlijke wensen en voorkeuren en bent niet afhankelijk van bijvoorbeeld de sjablonen van een boekhoudprogramma.

Je hebt altijd toegang tot je urenregistratie

Geen problemen met online boekhoudprogramma’s die bij een zwakke wifi-verbinding niet toegankelijk zijn. Excel is altijd en overal beschikbaar.

Wat zijn de nadelen van uren registeren in Excel?

We noemden het al eerder: een urenlijst maken in Excel is op dit gebied niet onze favoriete manier van werken. Dit zijn voorbeelden van enkele nadelen:

• Je bent er relatief veel tijd aan kwijt.
• Je bent niet op en top beveiligd.
• Je hebt enige kennis van Excel nodig.
• Je vergroot de kans op fouten.

Je bent er relatief veel tijd aan kwijt

Hoe simpel we onze templates ook hebben ingericht: je uren bijhouden in Excel is per definitie tijdrovender dan overwerken met bijvoorbeeld een boekhoudpakket.

Dat komt bijvoorbeeld doordat je uren altijd handmatig moet invullen. Excel bevat tenslotte geen timer die je simpel aan- en uit kunt zetten.

Het vereist ook het nodige overtypewerk om de uren op een factuur te krijgen. Dit kan in een boekhoudprogramma veelal met één druk op de knop.

Je bent niet op en top beveiligd

Over boekhoudprogramma’s gesproken: wist je dat die doorgaans beter zijn beveiligd? Voor je urenregistratie Excel gebruiken is altijd een risico. Wat als je laptop wordt gestolen? Dit betekent automatisch het verlies van je urenregistratie, tenzij je werkt in de cloud.

Je hebt enige kennis van Excel nodig

Werk je met onze templates? Dan hoeft dit niet per se een nadeel te zijn. Ga je echter zelf aan de slag met formules en dergelijke? Dan heb je al gauw enige kennis van Excel nodig. Dit is bij bijvoorbeeld een boekhoudprogramma niet het geval. Gebruik je voor je urenregistratie Excel? Weet dan goed wat je doet.

Je vergroot de kans op fouten

Dit is misschien wel het grootste nadeel als je de urenregistratie in Excel bijhoudt: het risico op fouten is behoorlijk groot. Dit omdat je zelf je uren moet bijhouden en invoeren. Type- en registratiefouten liggen daardoor al snel op de loer.

Welke alternatieven zijn er?

Voor je urenregistratie Excel gebruiken is een prima oplossing voor beginnende zzp’ers met een niet al te grote database aan klanten – zeker wanneer je gebruikmaakt van een van onze sjablonen.

Groeit je onderneming – en daarmee het aantal uren dat je in je zaak stopt? Stap dan over op een urenregistratie via een boekhoudprogramma. Deze programma’s helpen je met verschillende onderdelen van de administratie, waar een urenregistratie vanzelfsprekend deel van uitmaakt. 

Werken met een software is nauwkeuriger, sneller en gebruiksvriendelijker. Het kost geld, maar die kosten zijn meestal te verwaarlozen. e-Boekhouden.nl gebruik je bijvoorbeeld al vanaf €9,50 per maand. Bovendien zijn de eerste vijftien maanden gratis voor starters.

Check hier onze complete vergelijking van diverse boekhoudprogramma’s voor meer inspiratie!

Veelgestelde vragen