Zzp’ers hebben veel vrijheden, maar ook veel verantwoordelijkheden. Je administratie bijhouden is er één van.

Wat houdt een administratie in?

Zodra je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en een btw-nummer hebt, ben je verplicht een administratie bij te houden.

Een administratie van een bedrijf is in veel gevallen kantoorwerk in de breedste zin van het woord. Vroeger was het vooral het bijhouden van de financiële situatie door middel van boekhouding. Tegenwoordig betekent het vaak geautomatiseerd database-werk. 

Alle zaken en handelingen die betrekking hebben op het beheer van een organisatie, met name in verband met het budget, het personeel en de productie, worden bijgehouden in de administratie. 

Onder deze gegevens vallen onder andere:

  • Afspraken
  • Bankafschriften
  • Contracten en overeenkomsten
  • Correspondenties
  • Facturen
  • Financiële aantekeningen, zoals in- en verkoopboeken
  • Kasadministraties en kassabonnen
  • Kilometerregistraties
  • Salarisadministraties
  • Software en databestanden
  • Urenregistraties
  • Verzekeringspolissen

Belastingaangifte

Zo’n administratie vertelt je niet alleen hoe je bedrijf er financieel voor staat; het is ook de basis van de jaarlijkse belastingaangifte. Dat geldt voor zowel je aangifte omzetbelasting (btw) als je aangifte inkomstenbelasting (IB). Begin daarom zo snel mogelijk met het bijhouden van een goede administratie, want van uitstel komt afstel.

Hoe kan ik een administratie opzetten als zzp’er?

Je kan je administratie ouderwets bijhouden met pen en papier, maar tegenwoordig wordt de administratie van een onderneming veelal digitaal opgezet. We onderscheiden de volgende manieren:

  • Administratie bijhouden in een boekhoudprogramma
  • Administratie bijhouden in Excel
  • Administratie uitbesteden

Administratie bijhouden in een boekhoudprogramma

Je administratie bijhouden in een boekhoudprogramma is het snelst en het makkelijkst. Zo’n programma heeft vaak een overzichtelijk interface en veel automatisering. Je hebt bovendien overal toegang tot je administratie. 

Aangezien bedragen automatisch voor je worden uitgerekend, verkleint het de kans op fouten. Veel boekhoudprogramma’s geven je bovendien de optie om facturen en offertes makkelijk op te stellen en de deur uit te doen. Het bijhouden van je administratie kan dus eenvoudig met een boekhoudprogramma.

Administratie bijhouden in Excel

Boekhouden in Excel kan geschikt zijn voor startende ondernemers. Dit is over het algemeen makkelijk te doen. In Excel maak je werkbladen voor verschillende onderdelen van je administratie. 

Je kan ook gebruikmaken van een Excel-sjabloon voor je boekhouding – dan hoef je niet alles zelf in te richten. Deze zijn vaak gratis en variëren in complexiteit en uitgebreidheid. 

Administratie uitbesteden

De administratie is voor de meeste starters niet een klus waar ze heel erg naar uitkijken. Wanneer je het zelf doet, heb je altijd inzicht in je boekhouding. Maar heb je hier helemaal geen zin in of tijd voor? Dan loont het wellicht om de administratie uit te besteden aan een boekhouder of accountant.

3 tips voor het succesvol opstarten van je administratie als zzp’er

Bereid je goed voor

Een goede voorbereiding is het halve werk. Begin daarom op tijd met vastleggen en opzetten van je administratie.

Scheid je privérekening van je zakelijke rekening

Dit zorgt voor meer overzicht.

Houd je administratie online bij

Als jij je administratie in de cloud bijhoudt, loop je minder risico op het kwijtraken van bonnetjes of facturen. Je houdt jouw zaken overzichtelijk en alle benodigdheden zijn te allen tijde terug te vinden.

Hoe hou je het beste je administratie op orde?

Allereerst: registreer alles. Maak er als zzp’er een gewoonte van om aan het einde van elke dag een minuut of twee te besteden aan het in orde maken van je administratie. Noteer alle werkzaamheden die je die dag hebt gedaan en verwerk eventuele facturen. Sorteer je post en voorkom daardoor extra kosten door uitstellen. Zo kan je het beste je administratie bijhouden. 

Belangrijk is de manier waarop gegevens worden bewaard en ontvangen. Je moet volgens de wettelijke bepalingen je boeken, bescheiden en gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaren zoals je ze hebt ontvangen: in de originele staat (de primaire vastlegging van de brongegevens). Wel mag je fysieke papieren digitaliseren. 

Bewaar je digitale administratie goed. Zorg voor een back-up op een externe harde schijf voor het geval dat je computer crasht. 

Fysieke administratie kan je het beste per jaar in een map bewaren. Zo houd je overzicht en kan je de gegevens makkelijk terugvinden en inzien. 

Hoelang moet ik mijn administratie bewaren?

Ondernemers hebben de wettelijke plicht om de Belastingdienst de mogelijkheid te bieden om de administratie tot zeven jaar terug te controleren. Iedere ondernemer is dus verplicht om minimaal zeven jaar zijn of haar administratie te bewaren. Hij of zij moet bij een willekeurige controle door de fiscus alle gegevens van de afgelopen zeven of tien jaar kunnen laten zien. 

Je moet in ieder geval de basisgegevens bewaren, zoals je debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie, het grootboek en eventuele loonadministratie. 

Wanneer mag ik mijn administratie vernietigen?

Als je boekjaren de kalender volgen, betekent dit dus dat je na 31 december 2022 je administratie van 2015 of eerdere jaren mag vernietigen.