Iedere zelfstandige zonder personeel kan ermee te maken krijgen, zeker in de onzekere tijden waarin we ons nu bevinden: opdrachtgevers die niet op tijd of helemaal niet je facturen betalen. Zorgeloos ondernemen wordt lastig wanneer je geen buffer op kunt bouwen voor je bedrijf.

Voor sommige zzp’ers draagt iedere factuur bij aan de kosten die zij maandelijks maken, waardoor een niet-betalende klant kan zorgen voor financiële problemen.

Stel een heldere factuur op

Om wanbetalers tegen te gaan, kun je beginnen bij jezelf: stel altijd een heldere en volledige factuur op. Better safe than sorry. Het ligt natuurlijk niet aan jou dat een opdrachtgever niet betaalt. Maar: stuur je een onvolledige factuur of een onduidelijke factuur dan kan het betalingsproces langer duren.

Een volledige factuur is een pdf-bestand waarin je volledige bedrijfsgegevens staan.

Denk hierbij aan je KVK-nummer, je btw-nummer, je adres en je rekeningnummer.

Natuurlijk moet er in de factuur ook staan wat je betaald krijgt voor welke werkzaamheden. Ook moet de betalingstermijn worden vermeld. Die termijn ligt over het algemeen tussen de 14 en 30 dagen, met uitzonderingen op afspraak mogelijk.

De Kamer van Koophandel heeft een duidelijk voorbeeld van een goede factuur maken binnen 5 stappen. Op zzpdaily.nl heb ik ook een factuur voorbeeld die je gratis kunt downloaden en in excel kunt gebruiken.

Vriendelijke betalingsherinnering aan opdrachtgevers

Heb je een kwalitatieve factuur met betalingstermijn verstuurd en heb je het geld niet op tijd binnen? Stap niet direct over op een deurwaarder of incassobureau, maar begin met een betalingsherinnering sturen voor een openstaande factuur.

De kans is groot dat je een opdrachtgever wilt behouden als klant of in ieder geval nog eens beschikbaar wil zijn voor zo’n partij. Daarnaast moet je in je achterhoofd houden dat er bij bedrijven ook ‘gewoon’ mensen werken die de administratie regelen.

Fouten maken is menselijk, waardoor het altijd kan gebeuren dat iemand vergeet om je factuur te betalen. Daarom helpt het niet om direct om te dreigen met een deurwaarder, wel om te kiezen voor een friendly reminder.

Zorg ervoor dat je dezelfde mail met de factuur in de bijlagen doorstuurt met een vriendelijke herinnering erbij. De kans is groot dat je factuur alsnog wordt betaald.

Nog steeds niet betaald? Neem telefonisch contact op

Krijg je na je betalingsherinnering geen reactie? Dat is helaas ook mogelijk. Hoe vriendelijk je herinnering ook is, wanneer jij geen geld ontvangt voor gedane werkzaamheden zijn er andere stappen om te ondernemen om alsnog je verdiende geld te krijgen. Je hebt op dit punt al het recht om telefonisch contact op te nemen met de desbetreffende partij.

De kans is groot dat je op zo’n moment geïrriteerd bent en je geduld aan het verliezen bent. Toch is het voor jezelf en voor de ander van groot belang om vriendelijk en zakelijk te blijven.

Waarom? Heel simpel: met een beleefde aanpak vergroot je de kans op betaling en is de kans groter dat je de volgende keer weer wordt ingehuurd – mits je dat natuurlijk zelf ook wilt.

Stuur een tweede betalingsherinnering

Het kan maar zo zijn dat een bedrijf niet telefonisch bereikbaar is of je telefoontjes gewoon negeert. Of dat je iemand via de telefoon hebt gesproken die allerlei beloftes doet en alsnog niet nakomt. In dat geval is het tijd voor de tweede schriftelijke betalingsherinnering.

Hoewel het hier nog zeker om een zakelijke en beleefde herinnering gaat, mag je hierin absoluut een waarschuwing opnemen. Omdat de vorige hele vriendelijke stappen niet hielpen, kun je in deze tweede officiële herinnering die zwart op wit staat vertellen wat de stappen zullen zijn wanneer je je betaling niet tijdig ontvangt.

Je bent op dit punt genoodzaakt om bij geen betaling andere stappen te ondernemen, hoe vervelend dat ook is.

Hulp van een incassobureau bij niet betalen facturen

Natuurlijk wil je niet dat het zover komt, maar je wilt wel graag geld ontvangen voor het werk dat je geleverd hebt. Heeft een tweede officiële betalingsherinnering niet geholpen?

Schakel dan een incassobureau in. Met zo’n bureau kies je ervoor om dwangmiddelen te gebruiken waarmee je de factuur alsnog uitbetaald wilt laten krijgen en dat alle extra kosten hierbij direct naar de opdrachtgever gaan.

In Nederland zijn er veel incassobedrijven te vinden die werken volgens het principe ‘no cure, no pay’. Dat betekent dat je zo’n bureau alleen hoeft te betalen wanneer hun aanpak succes heeft. Wel zo prettig!

Voor zzp’ers is het een fijn idee dat je een incassobureau op die manier kunt inschakelen wanneer je eigen herinneringen niet helpen. Hierbij is het in ieder geval wel goed om te weten dat je niet direct over hoeft te gaan op dergelijke heftige stappen. Vriendelijke betalingsherinneringen helpen vaak al goed.

Lees ook:
Eenvoudige boekhoudprogramma’s om je administratie bij te houden
De beste gratis beokhoudprogramma’s