Verschil tussen een offerte en een factuur

Offertes en facturen: als ondernemer krijg je er geregeld mee te maken. Immers zijn ze van groot belang voor het binnenslepen van klanten voor je bedrijf. En voor het binnenhalen van je omzet natuurlijk.

Hoewel een offerte en een factuur vergelijkbare elementen hebben zijn het twee verschillende dingen die je op verschillende tijden inzet voor klanten.

Wel is het, dankzij de overeenkomsten tussen de twee, relatief eenvoudig om een offerte om te zetten naar een factuur. Maar we beginnen bij het begin: wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?

Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?

Een offerte is een document waarin je een aanbod of voorstel doet om voor een vast bedrag werk te verrichten. Een factuur is een verzoek tot betaling voor het geleverde werk.

Heel simpel dus.

Offerte

Veelal zul je eerst een gesprek hebben met een klant, waarna je dingen op papier moet zetten wanneer de klant overweegt om met jou in zee te gaan.

Je stelt daarvoor een factuur op. Wat je precies in die factuur vermeld vind je hier.

Een offerte toont dus een voorstel van jouw diensten en het tarief dat je ervoor hanteert. Een klant kan hiermee akkoord gaan of met een ander in zee gaan.

Wanneer een klant besluit gebruik te maken van je diensten, moet je een factuur opstellen. Waar de offerte nog iets meer een indicatie is, vind je op de factuur de daadwerkelijke diensten die verleend gaan worden inclusief de prijzen die ervoor gerekend gaan worden.

In feite is de informatie die op de twee staat bijna hetzelfde, maar het grote verschil is dat een factuur wordt opgesteld nadat de klant met je in zee gaat.

Factuur

Om de verleende diensten en het tarief hiervoor zo overzichtelijk mogelijk op papier te zetten voor de klant, stel je een factuur op. Deze toont het werk dat je gaat verrichten of hebt verricht voor de klant. Plus de prijzen inclusief en exclusief Btw (waarbij tevens het percentage van de Btw vermeld wordt).

Daarnaast vermeld je zowel de adresgegevens van de klant als van jezelf, en vergeet niet je KvK nummer en je Btw nummer op de factuur te vermelden. Onderaan de offerte vermeld je vaak de algemene voorwaarden, of je voegt een verwijzing naar de website toe waar deze te vinden zijn. In dit artikel kun je een voorbeeld factuur vinden en lees je aan welke voorwaarden een factuur moet voldoen.

Het omzetten van een offerte naar een factuur

Als je eenmaal wil gaan factureren, kun je de offerte omzetten in een factuur. Je hoeft dan niet de factuur helemaal opnieuw samen te stellen, omdat de meeste gegevens hetzelfde zijn.

Op beide staat ongeveer dezelfde informatie, zij het dat er op een offerte sprake is van een indicatie terwijl het bij een factuur definitief is.

Het makkelijkst is om de offerte automatisch om te zetten naar een factuur. Dat kan bij veel boekhoudprogramma’s met 1 klik. Benieuwd wat een boekhoudprogramma kost en wat je mogelijkheden zijn? Ik heb in dit artikel alle boekhoudprogramma’s vergeleken.

Reactie toevoegen

Navigeer