Welke wettelijke vereisten moet een offerte bevatten? Wat mag eigenlijk ook niet ontbreken aan een goede offerte – los van de wettelijke vereisten? Hoe verstuur je zo’n offerte? Je leest het allemaal hieronder!
In dit artikel
- Wat moet er in een offerte staan?
Wettelijke eisen
Onderdelen die worden gewaardeerd - Hoe verstuur ik een offerte?
Veelgestelde vragen
1. Wat moet er in een offerte staan?
In een offerte staan:
- Bedrijfsgegevens (van aanbieder en klant)
- Offertenummer en -datum
- Geldigheidsduur offerte
- Gedetailleerde beschrijving van producten/diensten
- Prijs en prijsspecificatie (per item en totaal)
- BTW-bedrag en -percentage
- Leveringsvoorwaarden en -termijn
- Betalingsvoorwaarden
- Algemene voorwaarden (of verwijzing ernaar)
- Handtekening voor akkoord.
Het aantal wettelijke eisen van een offerte kun je in feite in twee categorieën verdelen. Dit zijn:
- Wettelijke vereisten.
- Onderdelen die worden gewaardeerd.
De wettelijke vereisten zijn vanzelfsprekend het belangrijkst. Dit zijn namelijk eisen waaraan iedere basisofferte moet voldoen.
Je moet een aantal wettelijke eisen in een offerte opnemen:
- Je bedrijfsgegevens
- De gegevens van de klant
- Een datum
- Een offertenummer
- Een omschrijving van de werkzaamheden
- De kosten van de werkzaamheden
- Een geldigheidsduur
- Een vermelding van het recht op een aanbetaling
- Een verwijzing naar de algemene voorwaarden van je bedrijf
De onderdelen die worden gewaardeerd zijn niet verplicht, maar vergroten de kans dat je potentiële klanten of een opdracht binnenhaalt. Niet onbelangrijk, dus.
Het gaat om het volgende:
- Btw-percentages
- Een manier waarop je potentiële klant een akkoord kan geven
Ga je een offerte opstellen? Dan adviseren we je om ook rekening te houden met het volgende:
- Een efficiënte lay-out
- Een heldere opmaak
- Een persoonlijke touch
Veel moderne boekhoudprogramma’s hebben allerlei mogelijkheden om offertes op te stellen die aan de wettelijke, maar ook de officieuze eisen voldoen. We raden deze slimme tools dan ook zeker aan, hoewel het natuurlijk ook geen slecht idee is om hiervoor een boekhouder in te schakelen. Daarnaast kan je natuurlijk ook gewoon de offerte opstellen in een Excel- of Word-document, maar we raden dit niet aan – het vergroot de kans op fouten!
👉 Vergelijk hier de beste gratis boekhoudprogramma’s
👉 Vergelijk hier de beste offertesoftware voor zzp’ers
Wettelijke eisen
Er zijn een aantal wettelijke vereisten waaraan je offerte moet voldoen. Je vindt ze hieronder:
Je bedrijfsgegevens
We doelen hiermee op je naam- en adresgegevens, maar ook op je btw-id en je KvK-nummer. Niet vergeten.
De gegevens van de klant
Het gaat hier opnieuw om naam- en adresgegevens, maar dan die van de ontvanger van je offerte.
Een datum
De datum waarop je de offerte opstelt of de deur uit doet.
Een offertenummer
Een offertenummer hoort niet alleen thuis op een offerte, maar is ook erg handig voor je eigen administratie.
Hoe je dit nummer bepaalt? Dat is aan jou, maar we adviseren je te kiezen voor de cijfers van de datum óf het jaartal, gevolgd door een offertenummer. Voorbeelden: 2023071100533 of 202300533.
Een omschrijving van de werkzaamheden
Een goede offerte bevat een duidelijke omschrijving van de diensten of producten die je mogelijk gaat verlenen. Wees hierbij duidelijk, zowel voor de klant als voor jezelf, en maak een helder onderscheid tussen de verschillende soorten werkzaamheden. Geef de klant daarbij eventueel de mogelijkheid om bepaalde taken niet te laten uitvoeren.
De kosten van de werkzaamheden
Vermeld op een offerte altijd duidelijk wat de prijs is voor je diensten. Dit kan een projectprijs zijn, maar ook een prijs gebaseerd op je uurtarief.
Verkoop je producten? Werk dan met verkoopprijzen. Deze krijg je door de netto inkoopprijs, de kosten, de nettowinst en de btw bij elkaar op te tellen.
Let op: de prijs die je hier neerzet, is niet bindend. Dat verandert pas op het moment dat de klant akkoord gaat met de offerte en zijn of haar handtekening op het document zet.
Een geldigheidsduur
Een goede offerte heeft altijd een geldigheidsduur. Deze geeft aan tot wanneer de potentiële klant de mogelijkheid heeft om jouw producten of diensten tegenover het in de offerte vermelde bedrag af te nemen. Dit is bijvoorbeeld veertien of dertig dagen.
Een vermelding van het recht op aanbetaling
Je kunt ervoor kiezen om een klant alvast een deel van het eindbedrag te laten betalen, zodat je zeker weet dat je er in ieder geval iets aan overhoudt. Dit heet het recht op een aanbetaling: erg handig bij bijvoorbeeld grotere klussen.
Deze aanbetaling mag maximaal 50% van het totaalbedrag bedragen en moet, indien je er gebruik van maakt, op de offerte worden vermeld.
Een verwijzing naar de algemene voorwaarden van je bedrijf
Als je algemene voorwaarden meestuurt, vergeet deze dan niet te benoemen. Geef aan de onderkant van je offerte aan dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en waar deze zijn te vinden, bijvoorbeeld op je website.
Deze algemene voorwaarden maken helder welke rechten en plichten jij en je klant hebben, bijvoorbeeld op het gebied van aansprakelijkheid, betalingen en garanties.
Lees ook: Aansprakelijkheidsverzekering (AVB) voor zzp’ers
Algemene voorwaarden nodig? Benader dan een brancheorganisatie of een beroepsvereniging. Deze hebben vaak standaardvoorbeelden klaarliggen voor zzp’ers zoals jij.
Onderdelen die worden gewaardeerd
Btw-percentages
We adviseren het je om bedragen inclusief en exclusief btw te noemen. Dit geeft de klant nét iets meer duidelijkheid. Heb je particuliere klanten? Dan is alleen de prijs met btw voldoende.
Een manier waarop je potentiële klant een akkoord kan geven
Het is altijd slim om ruimte voor twee handtekeningen vrij te houden, voor wanneer je klant de offerte accepteert: eentje voor jouw ondertekening én eentje voor die van de potentiële klant. Dit vergroot de kans op een akkoord aanzienlijk.
Een efficiënte indeling
Ook een efficiënte opmaak kan de kans op een akkoord verhogen. Zorg bijvoorbeeld voor kleine alinea’s in plaats van hele lappen tekst. Dat leest voor de klant een stuk prettiger.
Herhaal tekst bovendien niet, maar wees to-the-point en direct.
Een heldere opmaak
Let tevens goed op de opmaak, zodat alles er netjes uitziet. Wees consistent qua structuur, lettertype, afbeeldingen en kleurgebruik.
Een persoonlijke touch
Iedere klant waardeert een persoonlijke touch. Dit maakt een offerte minder generiek. Kijk maar eens naar de offerte-template hieronder. Het laat zien dat je écht over de klant hebt nagedacht en een persoonlijke aanpak hebt bedacht. De klant voelt zich hierdoor sneller gewaardeerd: hij of zij heeft het gevoel dat er naar hem of haar wordt geluisterd.
2. Hoe verstuur ik een offerte?
Is je offerte klaar? We onderscheiden drie manieren om hem de deur uit te doen:
- Via de mail
- Via de post
- Via een boekhoudprogramma
Via de mail
Dit is de meest voor de hand liggende manier. Let erop dat je een kleine begeleidende tekst in een mailtje schrijft waarin je de bijgevoegde offerte kort toelicht.
Via de post
Deze manier van verzenden komt niet vaak meer voor, maar mócht je – om welke reden dan ook – hiertoe genoodzaakt zijn: zorg ook hier voor een begeleidende tekst. Dat kan door een briefje uit te printen en deze als een soort voorblad bij de offerte te stoppen.
Via een boekhoudprogramma
Maak je gebruik van een boekhoudprogramma, zoals e-Boekhouden.nl? Dan kun je hiermee niet alleen een offerte opstellen, maar deze ook direct de deur uit doen. Het is de handigste en meest snelle manier van offerteverwerking.
Lees ook: Dit zijn de beste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers
Veelgestelde vragen
Het belangrijkste aan een offerte is dat deze voldoet aan de wettelijk gestelde eisen. Dit zijn je bedrijfsgegevens, de gegevens van de klant, een datum, een offertenummer, een omschrijving van de werkzaamheden, de kosten van de werkzaamheden, een geldigheidsduur, een vermelding van het recht op een aanbetaling en een verwijzing naar de algemene voorwaarden van je bedrijf
Nee. Deze prijs wordt pas bindend op het moment dat de offerte wordt ondertekend.
We onderscheiden een aantal dingen die de kans op een goedgekeurde offerte vergroten. Dit zijn een efficiënte indeling, een heldere opmaak en een persoonlijke touch.
Vermeld onderaan de offerte altijd een verwijzing naar de algemene voorwaarden van je bedrijf en waar de potentiële klant deze kan vinden.
Een offerte is geen factuur. Dit wordt het pas wanneer de klant de offerte goedkeurt – en zelfs dan is de factuur een afzonderlijk document.
