Alle wettelijke eisen van een offerte op een rijtje

De vereisten van een offerte kun je in feite in twee categorieën indelen: de wettelijke vereisten en de conventies die misschien niet per se hoeven, maar wel gewaardeerd worden. Hieronder meer over de wettelijke vereisten voor een offerte, en een aantal tips over de opbouw van je offerte. Wat mag je eigenlijk niet missen, ook al is het technisch gezien geen wettelijke vereiste? Je leest het hieronder, waarna aan het einde van het artikel nog een aantal handige tips worden gegeven.

Waar moet een offerte aan voldoen?

De wettelijke vereisten zijn het belangrijkst om onder de knie te krijgen, immers zijn dit eisen en geen conventies. Deze wettelijke vereisten zijn in feite het minimum om te voldoen aan een basis offerte:

  1. Kerngegevens van jezelf en de klant (NAW).
    bestaande uit:
    1. Namen
    1. Adressen
    1. Postcodes
    1. Plaatsnamen
  2. je eigen KvK nummer en Btw nummer.
  3. Offertenummer
  4. data en de termijn van de offerte.
  5. Diensten / producten
    Na alle standaardgegevens vermeld je de verleende diensten of producten. Hierbij vermeld je de opdrachten die je gaat uitvoeren en de prijs die je hiervoor rekent. Wees duidelijk, zowel voor de klant als voor jezelf, en maak distincties tussen de verschillende werkzaamheden. Tevens bied je hiermee de klant de optie om aan te geven of bijvoorbeeld bepaalde taken niet uitgevoerd hoeven te worden. De prijzen voor de diensten toon je exclusief btw bij zakelijke klanten, maar mag ook inclusief btw bij particuliere klanten.
  6. Btw percentage.
  7. Verwijzing naar algemene voorwaarden
    Aan de onderzijde van de offerte kun je de algemene voorwaarden tonen dan wel aangeven dat de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op je website te vinden zijn.

Dit zijn de wettelijke vereisten die op een offerte moeten volstaan, dit is dus het minimum dat aanwezig moet zijn. Maar we hebben tevens nog een aantal tips voor je die er niet alleen voor zorgen dat je offerte er buiten uit zal zien, maar ze vergroten tevens de kans dat je opdrachten binnensleept.

Zo waarderen klanten altijd een persoonlijke touch. Hierdoor voelt een offerte minder generiek, en kun je laten zien dat je daadwerkelijk over de klant hebt nagedacht en hiervoor een persoonlijke aanpak hebt bedacht. Een klant voelt zich altijd meer gewaardeerd wanneer deze het gevoel heeft dat er naar hem of haar geluisterd wordt.

Let tevens goed op de opmaak, zodat alles er netjes uitziet. Wees consistent qua structuur, lettertype, afbeeldingen, kleuren en dergelijke. Herhaal tekst niet, wees efficiënt waar nodig.

Tot slot is het aan te raden alinea’s niet te groot te maken, want grote alinea’s lezen een stuk minder fijn in vergelijking met kleinere alinea’s.

Offertenummer

Een offerte dien je te voorzien van een offertenummer. Hiervoor zijn geen wettelijke vereisten. Maar een goede nummering is belangrijk en handig voor jezelf.

Ten eerste geef je elke offerte een uniek nummer, belangrijk voor je eigen administratie. Hoe je het offertenummer bepaalt, is geheel aan jezelf want ook hiervoor gelden geen vereisten. Vaak wordt gekozen voor de cijfers van de datum (of enkel het jaartal) gevolgd door het nummer van de offerte (bijvoorbeeld 002 wanneer het je tweede offerte is).

Tip: zorg voor overeenstemming tussen het offertenummer en het factuurnummer.

statisticsPoll van deze week
Hoeveel tijd ben jij aan de boekhouding kwijt per maand?
Je ziet de antwoorden van iedereen nadat je gestemd hebt poll

Wat moet er in een offerte staan: kort samengevat

Het volgende dien je in een offerte te zetten:

  • Adresgegevens klant en de eigen relevante gegevens
  • Offertenummer
  • Datum + geldigheidstermijn
  • Omschrijving werkzaamheden + kosten (inclusief en exclusief Btw)
  • Percentage Btw
  • Algemene voorwaarden bedrijf
  • Hoe jouw potentiële klant akkoord kan gaan

Reactie toevoegen

Navigeer