Misschien heb je weleens van UBL-facturen gehoord; misschien is dit totaal nieuw voor je. Lees in dat laatste geval zeker verder, want als zzp’er krijg je vroeg of laat te maken met UBL-facturen. Dit is tenslotte het standaardformaat dat wordt gebruikt voor elektronisch factureren. Veel grote bedrijven zijn inmiddels overgestapt op UBL-facturatie.
Wat is een UBL-factuur?
UBL staat in dit geval voor Universal Business Language. Het is een taal ontwikkeld om een gelijkwaardige verwerking van facturen te creëren: een formaat door verschillende boekhoudsystemen gebruikt kan worden. Dit was voorheen niet het geval.
Waarom zijn UBL-facturen handig?
Het is sinds 2019 voor bedrijven die met de overheid of gemeente werken verplicht om UBL te gebruiken. Werk je met andere bedrijven? Dan is het niet verplicht om UBL-facturen te sturen, maar het blijft handig – vanwege onder meer déze voordelen:
- Je maakt facturen die universeel leesbaar zijn;
- Je bespaart er tijd mee;
- Je verkleint de kans op fouten.
Je maakt facturen die universeel leesbaar zijn
Tegenwoordig maken veel zzp’ers een factuur in een programma als Microsoft Excel en slaan deze op als een PDF-bestand. Dtt is in ieder geval sneller en beter voor het milieu dan vroeger, toen facturen werden uitgetypt en per post of fax werden verstuurd.
Het grootste nadeel van PDF-bestanden is echter dat het voor boekhoudprogramma’s lastig is om de informatie in het bestand uit te lezen. En dat is jammer. Je betaalt namelijk voor een geavanceerd systeem dat je boekhouding doet, maar je moet nog steeds alles handmatig invoeren. Vandaar dat UBL wordt gebruikt.
Je bespaart er tijd mee
Je bespaart kostbare tijd met UBL-facturatie. De facturen zijn tenslotte een stuk sneller en makkelijker te maken dan een factuur in Word of Excel. Werkt je klant ook met UBL? Dan gaat de verwerking van je factuur ook een stuk rapper.
Je verkleint de kans op fouten
Een UBL maken betekent minder fouten, want er komt geen mensenwerk bij kijken. Je bespaart dus ook tijd doordat je niet alle facturen hoeft te controleren. De software is intelligent en weet bijvoorbeeld wanneer een bedrag een verkoopprijs of een btw-bedrag is. Leveranciersgegevens, zoals klantnummer, contactgegevens en bankgegevens, worden ook automatisch ingevuld.
UBL-facturatie is de toekomst en hoewel nog niet iedereen ermee werkt, levert het je nu al een aanzienlijke tijdsbesparing op.
Hoe kan ik een UBL-bestand maken?
Wil je een UBL-bestand maken? Dan heb je een speciaal softwarepakket nodig. Deze functie vind je in boekhoudprogramma’s en soms bij banken – als onderdeel van internetbankieren. Deze programma’s kunnen je veel voordelen bieden en kosten niet heel veel.
Heb je klanten die volledig elektronisch werken? Dan is het aan te raden om een kleine investering in deze boekhoudsoftware te doen. Het scheelt jou en de klant tenslotte tijd. Bovendien kunnen er geen fouten worden gemaakt, omdat de gegevens automatisch worden overgezet. Zo is de kans groter dat jij gewoon betaald krijgt.
Kan ik nog steeds facturen als PDF versturen?
Absoluut. De grote bedrijven en klanten die met boekhoudprogramma’s werken, hebben waarschijnlijk liever dat je UBL-facturen stuurt, maar er zijn genoeg opdrachtgevers die alles handmatig doen en geen probleem hebben met een PDF-bestand.
Wil je precies weten hoe je zelf een factuur opstelt en waar ze aan moeten voldoen? Lees dan dit artikel over verkoopfacturen.
