Ik probeerde Visma eAccounting uit en dit is mijn ervaring (review)

Een goed boekhoudprogramma doet wonderen voor een efficiënte administratie. Maar… hoe vind je een goed boekhoudprogramma? Voor een eerder artikel (de enige boekhoudprogramma vergelijking voor zzp’ers die je ooit nodig hebt) testte ik de 11 beste programma’s, ik vergeleek ze met elkaar en raadde het beste programma aan (benieuwd? Neem een kijkje).

Een van de programma’s die de testronde gehaald heeft is Visma eAccounting. Alle programma’s zijn beoordeeld op basis van dezelfde criteria. De vijf categorieën waarop ik mijn eindoordeel baseer zijn:

  1. Gebruikersgemak
  2. Functionaliteiten
  3. Digitalisatie
  4. Prijs
  5. Klantbeoordelingen

1. Gebruikersgemak

Visma eAccounting (afk. Visma) is gericht op zowel zzp’ers als mkb’ers en starters, en daarom is het een erg uitgebreid boekhoudpakket. Hierdoor bestaat de kans dat het programma onnodig ingewikkeld is of dat het moeilijk is om alles uit te vogelen. De eerste voorwaarde is namelijk dat het boekhoudprogramma lekker moet werken, intuïtief zelfs. Het is de bedoeling dat je direct weet waar je alles kunt vinden en dit soepeltjes verloopt. Eens zien hoe Visma het ervan afbrengt.

Het aanmaken van een account gaat snel. Eenmaal ingelogd krijg je van Visma ook de mogelijkheid om het programma eens te testen met een neppe boekhouding. Handig, want zo zie je beter hoe uiteindelijk de boekhouding eruit komt te zien. 

Als je hier geen gebruik van wilt maken en gewoon met je eigen administratie wilt beginnen, dan kan dat natuurlijk ook. In dat geval loodst Visma je door een aantal stappen om je administratie goed op te zetten. De stappen na ‘Welkom’ zijn: bedrijf, bank, facturering en boekhouding. Je stelt zo vast je eigen bedrijfsgegevens in, net als je bankrekeningnummer, hoe je je factuurnummers wilt beginnen en hoe vaak je btw aangifte moet doen.  

Visma

Hierboven kun je zien hoe het dashboard eruit ziet. Het menu bevindt zich aan de linkerzijde. In één oogopslag zie je hoe het gaat met je verkoop- en inkoopfacturen, opbrengsten, kosten, resultaat en met je liquiditeitsprognose; belangrijke informatie voor het maken van strategische keuzes om te groeien als bedrijf. Verder laat Visma nog wat tips en trucs zien op je dashboard. Met de groene knop ‘nieuwe’ kun je een offerte, verkooporder, verkoopfactuur of inkoopfactuur toevoegen. 

Er is niet echt een rondleiding of stappenplan om Visma beter te leren kennen, wat wel jammer is. Maar er is wel hulp in overvloed. Door op het kleine ‘?’-icoontje te klikken, krijg je het volgende menu te zien. Onder ‘aan de slag’ vind je video’s om je op weg te helpen. Verder is er ook een kenniscentrum welke trainingen bevat en een community waar je vragen kunt stellen. Naast deze mogelijkheden kun je Visma ook telefonisch bellen met vragen, of een e-mailtje sturen. Mocht je er dus toch niet uitkomen, dan is er iemand om je te helpen.

Ondanks dat die video’s en trainingen je goed op weg kunnen helpen, is het zonde dat er geen algemene korte rondleiding is. Naarmate ik het programma steeds meer en langer test, kom ik tot de conclusie dat het programma best wel groot is. Er is heel veel mogelijk, en dat is fijn. Maar dit kent ook een keerzijde: soms zie je door de bomen het bos niet meer. Dat kost Visma wel punten binnen deze categorie.

Gebruikersgemak in het kort

Het dashboard is overzichtelijk en geeft de belangrijke informatie in een oogopslag. De menu’s zijn ook duidelijk en er is een ruime mogelijkheid aan hulp middels telefonisch contact, e-mail contact of de online hulp en kennisbank. Toch zie je door de bomen soms het bos niet meer en dat is erg jammer. Voor gebruikersgemak krijgt Visma een 7,5.  

2. De eindeloze mogelijkheden

Er zijn voor zzp’ers een aantal randvoorwaarden in mijn ogen, en die moet Visma aanbieden om hoog te kunnen scoren. Daarnaast moeten ze natuurlijk ook prettig werken. Het gaat hierbij om het bijhouden van projecten, uren en ritten, een offerte- en facturatiemodule en om belangrijke financiële rapporten.

Projecten en uren 

Projecten aanmaken kan in Visma, maar het is niet direct mogelijk om daar ook uren bij te registeren. Het beheren van je projecten doe je onder het menu ‘boekhouding’. De projecten hebben een nummer, naam, debiteur, begin- en einddatum en een status. Om ook uren bij te houden moet je de urenregistratie-app van Visma toevoegen aan je pakket (€9,00 p/m), of een urenregistratieprogramma koppelen middels API.

De urenregistratie-app van Visma wordt na toevoeging een van je diensten, en heeft een geheel eigen menu. Hieronder zie je het dashboard waarbij je de totaaluren ziet, je top vijf klanten of projecten en je onkostenregistratie. 

Het registreren van uren kan per dag, maar ook per week. Op die manier kun je meerdere uren tegelijkertijd toevoegen. Met de groene knop ‘nieuwe urenregistratie’ kun je nieuwe klanten en projecten toevoegen.

Per dag

Per week

Vervolgens heb je ook nog het submenu ‘overzicht’. Hier kun je zien hoeveel uren je per klant, project of activiteit hebt gedraaid. De periode kun je zelf bepalen; deze week, deze maand, vorige maand, dit jaar of aangepast. Dit overzicht ziet er zo uit:

Koppel Timechimp voor je uren en ritten

In plaats van Visma’s eigen urenregistratie-app kun je er ook voor kiezen om, als je hier gebruik van maakt, Timechimp te koppelen aan Visma. Niet alleen heb je dan je uren gekoppeld, maar ook je rittenregistratie; twee vliegen in een klap dus. Dit kan door middel van API, en hiervoor moet je even contact opnemen met Visma. Om terug te switchen naar je boekhouding, klik je op het uitklapmenu links bovenin.

Offertes en facturen

Naast de uren- en rittenregistratie, moet je als zzp’er ook offertes en facturen kunnen opstellen en versturen. Een eigen lay-out is hierbij prettig om je huisstijl te kunnen hanteren, maar het is ook fijn als offertes online goedgekeurd kunnen worden. Facturen ook als UBL-bestand versturen en klanten online laten betalen zijn tevens belangrijk. Deze functionaliteiten schelen namelijk werk en tijd.

Lay-out. Hier is niet veel keuze in. Je kunt je eigen logo toevoegen en de standaardteksten voor op de documenten en e-mails van offertes, verkooporders, verkoopfacturen en herinneringen instellen.

Offert-module? Extra betalen

Het opstellen van offertes en orders is net zoals de urenregistratie een app die je kunt toevoegen; dit kost je €6,00 extra per maand.

Het menu ‘offertes’ wordt vervolgens toegevoegd onder ‘verkoop’. Bij het aanmaken van een offerte kies je een debiteur of maak je deze aan. Door de KVK-koppeling hoef je zelf vrijwel niks meer in te vullen. Als standaard geldt de offerte 30 dagen, maar je kunt dit ook aanpassen naar wens. Vervolgens is het een kwestie van het invullen van je artikelen, prijs en – indien van toepassing – je korting. 

Artikelen.Het is nodig om artikelen aan te maken voor offertes en facturen. Dit hoeven niet per se fysieke producten te zijn. Artikelen kunnen verschillende eenheden hebben, zoals stuk, kilometer, uur of doos. Als je diensten levert moet je die dus ook eerst toevoegen als artikel. Het toevoegen van een artikel kan bij het aanmaken van een offerte of factuur, maar ook onder het submenu ‘artikelen’. 

Hieronder zie je een voorbeeld-offerte. Deze heb ik naar mijzelf gestuurd als test. Het is helaas niet mogelijk om offertes online goed te laten keuren. Wel kun je, als je offerte is goedgekeurd, de offerte meteen omzetten in een order, onder de knop ‘acties’.

(Uurtje) factuurtje en inkopen doen

Offertes kunnen dus gemakkelijk omgezet worden in verkooporders. Het is ook mogelijk om je gewerkte uren vanuit de Visma urenregistratie-app om te zetten tot een factuur, of om je uren direct te factureren vanuit Timechimp. In het geval van de Visma urenregistratie-app navigeer je daarin naar ‘declaratievoorstellen’ en maak je een declaratievoorstel aan. Deze wordt vervolgens overgebracht naar je administratie om te versturen.

Visma maakt bij het factureren ook gebruik van een tijdspad. Kijk maar naar de factuur hieronder. Deze is aangemaakt op 9 april, en inmiddels verlopen. Tijd dus voor een herinnering!

De knop ‘acties’ laat je een herinnering versturen; maar je zou de factuur ook nog kunnen laten vervallen of omzetten in een creditfactuur. Bij het versturen van de herinnering kun je al direct incassokosten toevoegen als je dat wilt. Heb je meerdere facturen die nog niet betaald zijn? Dan kun je die allemaal tegelijk een herinnering sturen. 

Periodiek factureren.Het is ook mogelijk om periodieke facturen te versturen. In plaats van een gewone factuur aanmaken bij de knop ‘nieuwe verkoopfactuur’, klik je op het pijltje en kies je voor nieuwe periodieke factuur. Of je maakt een nieuwe factuur aan en vinkt deze optie aan. 

Elektronisch factureren (UBL)en per post. UBL-facturatie is heel fijn, want op die manier betalen klanten sneller en heb jij sneller je geld. Per e-factuur die je verstuurt betaal je €0,05 aan Visma. En als je een factuur per post wilt versturen kost je dit €1,70. Maar je mag de factuur ook zelf afdrukken en op de post doen.

Mollie. Heb je een Mollie-account en wil je je klanten online laten betalen? Koppel dan Mollie met Visma. Dit is buiten de kosten van Mollie zelf om geheel gratis.

Overzichten en rapporten

Onder het menu ‘boekhouding’ bevindt zich het menu rapporten. En daar heeft Visma er een hoop van; in totaal zijn het er vijftien. De rapporten dien je vervolgens nog wel aan te maken. Naast deze rapporten zijn er ook nog andere overzichten.

Debiteuren en crediteuren. Voor debiteuren ga je naar het gelijknamige submenu onder het menu ‘verkoop’. Per debiteur zie je dan welk bedrag er nog openstaat, wanneer de meest recente factuur was en de totale omzet. Hetzelfde geldt voor je crediteuren, maar dan onder ‘inkoop’.

Btw-overzicht. Visma maakt hier ook een mooi overzicht van. Nog beter zelfs, met één klik op de knop lever je je btw-aangifte in! Dat scheelt veel tijd en werk, en zo hoef je er ook niet meer over na te denken. 

Analyses.Aan de hand van alle beschikbare gegevens, analyseert Visma ook je grootboek, balans en resultatenrekening. Hier kun je ook je saldi- en proefbalans vinden.

Functionaliteiten in het kort

Op het gebied van functionaliteiten doet Visma het zeer goed. Het is mogelijk om je projecten en uren bij te houden, en middels de API kun je ook programma’s zoals Timechimp koppelen voor je uren en ritten. Verstuurde (UBL-)facturen worden bijgehouden zodat je weet wanneer het tijd is voor een herinnering. Verder kun je ook periodieke facturen versturen en zijn alle mogelijke overzichten en rapporten aanwezig. Een paar nadelen maar: je bent beperkt in je lay-out, offertes moeten handmatig goedgekeurd worden, en het is niet mogelijk om incasso’s te versturen.

Voor functionaliteiten krijgt Visma een mooie 9,0.

Voordelen
  • API maakt koppelingen mogelijk voor bijvoorbeeld uren en ritten
  • UBL-facturatie
  • Klant kan online betalen
  • Per post factureren
  • Tijdspad facturatie
  • Periodiek factureren
  • Versturen van herinneringen
  • Alle mogelijke rapporten zijn aanwezig
Nadelen
  • Zeer beperkte lay-out mogelijkheden
  • Offertes kunnen niet online goedgekeurd worden
  • Geen incasso’s mogelijk
  • Urenregistratie binnen Visma en offertemodule kosten extra

3. Digitalisering

Tot dusver lijkt het erop dat praktisch alles mogelijk is met Visma. Eens zien of dit ook binnen de categorie digitalisering het geval is. Wat ik binnen deze categorie belangrijk vind voor zzp’ers is om met een klik je btw-aangifte te kunnen versturen, te beschikken over een automatische bankkoppeling met automatische boekingsvoorstellen, een scan en herken functie en een goedwerkende mobiele applicatie.

Doe jij zelf je btw-aangifte? Niet meer met Visma

Eerder noemde ik het al bij het stukje ‘overzichten en rapporten’: Visma maakt een overzicht van je btw en deze hoef jij alleen nog maar te versturen. Met één klik op de knop. Let er wel even op dat je deze instelling hebt aangevinkt onder ‘instellingen > bedrijf > boekhouding’.  

Automatische bankkoppeling en boekingsvoorstellen

Als je een rekening hebt bij de ABN Amro, Bunq, ING, Rabobank of Triodos Bank, dan kun je je bankrekening automatisch koppelen. Iedere werkdag worden de transacties automatisch bijgewerkt. Deze automatische koppeling zorgt er ook voor dat Visma zelf voorstellen doet voor het koppelen van de transacties aan openstaande facturen. Vet handig dus. Mocht je niet bij een van deze banken zitten, dan zal je helaas wel de transacties moeten importeren. 

App en programma koppelingen; scannen, herkennen en zoveel meer

De bestanden die je upload kan Visma herkennen, tenminste, het bedrag dan. Om dit echt tot in de puntjes te laten verlopen kun je een scan en herken programma koppelen zoals Trifact365 of Elvy. Wil je weten welke programma’s je allemaal kunt koppelen aan Visma? Check dan even deze link, hier staan ze allemaal. 

Naast deze koppelingen beschikt Visma ook over eigen applicaties. Twee daarvan heb ik al laten zien, namelijk de urenregistratie en offertemodule. De andere applicaties zijn hieronder te zien.

Alles op zak met de mobiele app(s)

Visma heeft maar liefst drie verschillende mobiele applicaties. Twee daarvan zijn op zowel Android als iOS te downloaden, namelijk de scan-app en de algemene eAccounting app. De urenregistratie-app is alleen te downloaden op een iOS-apparaat. Bij het gebruik van een proefaccount kun je alleen de algemene app gebruiken, de andere twee zijn off-limits.

Visma scanner. Voorheen zat deze functie in de algemene app, maar dit is nu gescheiden. De afbeeldingen die je hiermee scant worden naar je Visma account gestuurd en vind je terug onder ‘inkoop > geuploade foto’s’.

Visma urenregistratie. Hier kun je alleen gebruik van maken als je ook de urenregistratie-module hebt toegevoegd aan je boekhoudpakket. Handig om onderweg je uren bij te houden.

Visma eAccounting. De algemene app bevat veel verschillende mogelijkheden. Je hebt zo direct een inzicht in je openstaande facturen, waar je ook bent. Het is ook mogelijk om een nieuwe factuur aan te maken en te versturen. Daarnaast heb je zo ook al je klanten bij de hand. 

Digitalisering in het kort

Als er iets niet aangeboden wordt door Visma zelf, dan kun je het volgens mij wel koppelen. De mogelijkheden op het gebied van digitalisatie lijken eindeloos. Doordat je allerlei programma’s kunt koppelen kun je veel tijd besparen met het doen van je administratie. Over je btw-aangifte hoef je niet meer na te denken, behalve dan dat je op een knop moet klikken. Scannen en herkennen is allemaal mogelijk, en met de app heb je de belangrijkste zaken bij de hand. En als je bij een van de vijf genoemde banken zit hoef je ook geen transacties te importeren of zelf te koppelen. Visma verdient toch wel echt een 9,0.

4. Het prijskaartje

Visma heeft drie verschillende pakketten. Daarnaast heeft Visma ook een aanbieding voor starters, die goed verstopt zat in alle menu’s. Als je minder dan 3 maanden staat ingeschreven bij de KVK, dan kun je het eerste jaar Visma gratis gebruiken. Daarna kies je zelf of je het standaard-pakket wilt nemen.

Het eerste pakket kost €9,00 per maand, maar hierbij mis je wel een paar belangrijke functies. Denk hierbij aan je bankkoppeling, het kunnen importeren van transacties, een debiteurenbeheer, projecten en directe btw-aangifte. Deze functies zitten wel bij het standaard-pakket van €15,00. Voor beide pakketten geldt dat er uitbreidingen beschikbaar zijn.

Een derde optie is het pro-account, waarbij je een paar extra functionaliteiten hebt: 

  • Budgetten en periodevergelijkingen
  • Grootboekkaart direct opvragen 
  • Saldo gebruikte grootboekrekening direct zichtbaar in mutatieregels

In het geval van een zzp’er zijn deze niet erg belangrijk. Dat is waarschijnlijk ook de reden dat het standaard-pakket het meest gekozen wordt. Met een gemiddelde prijs voor een boekhoudprogramma van €22,00, zit Visma hier wel onder met het standaard-pakket. Hierbij moet alleen niet vergeten worden dat als je ook een offertemodule en urenregistratie (binnen Visma) wilt, dit extra kost.  

Prijs in het kort

De prijs van het meest gekozen pakket ligt €7,00 beneden het gemiddelde. Maar als je ook je uren wilt bijhouden kost je dit nog eens €15,00 extra; dit is best veel. Visma krijgt voor deze categorie een 7,5. 

5. Klantbeoordelingen

De vraag blijft natuurlijk ook wat anderen vinden van Visma. Over het algemeen zijn klanten zeer lovend over Vismal gemiddeld geven zij een 8,8. Met name de goede service wordt veel genoemd; iets waar mensen veel waarde aan hechten. Iets wat wel tegenvalt bij klanten is de lay-out van de factuur, die is weinig aan te passen.

WebsiteGemiddelde cijferAantal beoordelingen
Trustpilot8,8232

Conclusie

Ik heb de belangrijkste voordelen en nadelen nog even op een rijtje gezet.

Voordelen
  • API ondersteuning maakt veel mogelijk zoals uren en ritten-registratie
  • online laten betalen
  • Online ondertekenen offertes
  • UBL-facturatie
  • Makkelijk betalingsherinneringen versturen
  • Een klik btw-aangifte versturen;
  • Alle mogelijke overzichten en rapporten
  • Voorraad- en artikelbeheer
Nadelen
  • Zeer beperkte lay-out mogelijkheden voor facturen en offertes
  • Extra kosten offertemodule
  • Online ondertekenen offertes niet mogelijk
  • Geen incasso’s versturen

Visma is een zeer uitgebreid boekhoudpakket. Alles eenmaal een beetje uitgevogeld werkt Visma erg gebruiksvriendelijk. Maar, het feit dat je door de bomen het bos niet meer ziet in het begin is een groot nadeel. Offertes versturen kan tegen een meerprijs, en het versturen van facturen kan zowel per e-mail als per post. Je kunt je klanten online laten betalen, en ze herinneren wanneer ze dit nog niet gedaan hebben. Op het gebied van digitalisatie loopt Visma erg voor; niet alleen kun je direct je btw-aangifte versturen, maar je kunt ook verschillende programma’s en apps koppelen. 

Er zijn dan ook maar weinig nadelen te bekennen. Zo is de lay-out voor facturen erg beperkt, kunnen offertes niet online ondertekend worden en kun je geen incasso’s versturen. Dit leidt tot een mooi gemiddelde: een 8,4.

Gebruikersgemak7,5
Functionaliteiten9,0
Automatisering/digitalisering9,0
Prijs7,5
Gemiddelde review8,8
Totaal8,4
Kosten per maand€9,00 – €25,00 
   
Administratief Bank 
UrenregistratieVAutomatische boekhoudkoppelingV
ProjectmanagementVBankafschriften importerenV
Rittenregistratie*VAutomatisch boekingsvoorstelV
Balans & resultatenrekeningVVerzamelbetaling exportV
VoorraadbeheerV  
DebiteurenoverzichtVBezittingen 
CrediteurenoverzichtVBezittingen moduleV
 Automatisch afschrijvenV
Factureren   
Onbeperkt aantal facturenVBTW 
Periodiek facturerenVbtw overzichtV
UBL-factuurV1-klik btw aangifte versturenV
Klant kan online betalenVICP overzichtV
Factuur versturen per emailV  
Factuur versturen per postVOverig 
Herinneringen en aanmaningenVAPI beschikbaarV
Automatische incassoXIntegratie met Cloud opslagV
Offertes makenVToegang voor boekhouderV
Online offerte laten ondertekenenX  
 Ondersteuning 
Bestanden/documenten emailV
Scan & HerkenVtelefonischV
Mail & HerkenVchattenX
Bestanden uploadenVsocial mediaX
Scannen met mobiele appV  
* Koppel Timechimp** Koppel programma’s hiervoor   

Reactie toevoegen

Navigeer