Het korte antwoord op deze vraag? Nee – een jaarrekening is niet verplicht wanneer je de trotse bezitter van een eenmanszaak bent. Het is natuurlijk wél een pre om je financiën als zzp’er goed op orde te hebben. Daarom gaan we hieronder alsnog uitgebreid in op het fenomeen jaarrekening en waarom dit voor eenmanszaken tóch relevant is.
Vragen over de jaarrekening bij eenmanszaak
Om te beginnen: wat is een jaarrekening precies?
Een jaarrekening is voor veel bedrijven een – soort van – jaarlijks, verplicht nummertje. Maar om uit te leggen wat de jaarrekening precies inhoudt, moeten we eerst naar een ander begrip: het jaarverslag.
Het jaarverslag is een voltallig rapport waarin alle bedrijfsactiviteiten binnen een specifiek kalenderjaar zijn opgenomen. De jaarrekening maakt daar deel vanuit en is de financiële verantwoording voor hetgeen in het jaarverslag is opgenomen.
De jaarrekening valt zodoende het beste te omschrijven als het financieel eindverslag van de onderneming. Hij bevat in basisvorm al je inkomsten en uitgaven, inclusief alle bonnen en facturen die daarbij horen. Dat alles moet, enigszins vanzelfsprekend, aansluiten bij de gegevens die de Belastingdienst van je heeft.
Wat staat er allemaal in zo’n jaarrekening?
Een jaarrekening heeft doorgaans een vaste opzet. De volgende onderdelen moeten er in ieder geval instaan:
- Een balans;
- Een winst- en verliesrekening;
- Een toelichting op de winst- en verliesrekening.
De balans laat zien wat je bezitten zijn, of je eventuele schulden bezit en hoeveel eigen vermogen je onderneming kent. Hoewel de gegevens in een jaarrekening betrekking hebben op een heel kalenderjaar, blijft de balans een momentopname, daar waar hij op een specifiek moment wordt opgemaakt.
De winst- en verliesrekening is simpelweg een overzicht van alle winsten en verliezen die je dat jaar hebt gemaakt: een verdeling van je inkomsten en uitgaven.
De toelichting op de winst- en verliesrekening vermeldt alles wat de lezer van de jaarrekening verder nog moet weten over de vele cijfers. Het kan bijvoorbeeld gaan om een toelichting op de manier waarop de winst- en verliesrekening tot stand is gekomen. Het kan ook zijn dat de toelichting een overzicht van een aantal werknemers bevat, voor zover dat voor de jaarrekening van belang is.
Wie leest zo’n jaarrekening?
Sommige bedrijven grappen weleens dat een jaarrekening maken veel tijd en geld kost, terwijl in feite niemand het leest. Dat is deels waar. Het klopt dat weinig mensen de tijd nemen om een complete jaarrekening door te spitten, maar het document moet klaarstaan voor wanneer dit wél het geval is. Onder de lezers vallen dan onder meer ambtenaren van de Belastingdienst, of de bank als je bijvoorbeeld geld wil lenen voor je eenmanszaak.
Waar moet ik mijn jaarrekening indienen?
Een jaarrekening dien je niet in – die deponeer je. Dat kon tot en met het boekjaar 2016 zowel per post als digitaal bij de Kamer van Koophandel (KvK). Inmiddels is deponeren alleen digitaal mogelijk. Hoe je dat precies moet doen, hangt af van de bedrijfsklasse waarin jouw onderneming zich bevindt. De opties vind je terug op de website van de KvK: www.kvk.nl.
Wanneer moet ik mijn jaarrekening indienen?
Het deponeren van een jaarrekening kan tot en met acht dagen na de vaststelling. De exacte deadline is dan afhankelijk van de rechtspersoon dat je voert. Eenmanszaken kennen bijvoorbeeld een andere termijn dan besloten vennootschappen.
En wat gebeurt er als ik te laat ben met indienen?
Nou – dat kan best nog wat gevolgen hebben. Wie zijn of haar jaarrekening te laat deponeert, kan daarvoor een boete krijgen. En als je geen geld hebt om die boete te betalen, bijvoorbeeld bij een dreigend faillissement, kunnen bestuurders persoonlijk aansprakelijk worden gehouden. Met andere woorden: lever je jaarrekening maar gewoon op tijd in. Scheelt je een hoop gedoe. Later meer over hoe lang je daarover mag doen.
Vragen over de verplichtingen tot het opstellen van een jaarrekening
Terug naar die verplichting. Het klopt dus dat een jaarrekening niet verplicht is voor eenmanszaken?
Inderdaad. Een zzp’er met een eenmanszaak heeft geen verplichting tot het opstellen van de jaarrekening.
Dat neemt niet weg dat de zelfstandig ondernemer zonder personeel de dans helemaal ontspringt. Ze hebben namelijk wel andere verplichtingen.
Oh ja? Welke verplichtingen heb ik als zzp’er dan wel?
Je moet, in plaats een voltallig jaarverslag met bijbehorende -rekening, wél beschikken over een balans en een winst- en verliesrekening. Heb je een boekhouder of een accountant? Dan wordt dat voor je geregeld.
Waarom zijn de balans en de winst- en verliesrekening dan wel verplicht?
Deze twee documenten zijn verplicht om meerdere redenen. Ze vormen bijvoorbeeld de basis tijdens aangiftes voor de inkomstenbelasting. En wil je een hypotheek afsluiten? Dan vraagt de bank of andere kredietverstrekker je geheid naar deze gegevens. Kortom: een jaarrekening is misschien niet verplicht, maar het is wél nodig om de cijfers in enige andere vorm te kunnen presenteren.
Welke bedrijven zijn eigenlijk wel verplicht om een jaarrekening op te stellen?
Dat zijn er nogal wat. Schrijf mee: de besloten vennootschap, de naamloze vennootschap, de coöperatie, de stichting én de vereniging ontkomen allemaal niet aan het opstellen van een jaarrekening. Wat dat betreft, zijn zzp’ers eigenlijk de enige rechtspersonen zonder deze verplichting.
Vragen het over opstellen van een jaarrekening
Ik weet helemaal niets van dit soort zaken. Hoe moet ik dan zo’n lastig document opstellen?
Dat weten wel meer ondernemers niet. Daarom is het opstellen van een jaarrekening bij uitstek een taak voor een boekhouder of accountant. En heb je een grote onderneming? Dan ontkom je niet aan zo’n derde persoon, want dan moet je je jaarrekening verplicht laten checken door een accountant of belastingadviseur.
Hoe lang mag ik, of mijn accountant, doen over het opstellen van een jaarrekening?
Het jaarverslag, en de daarbijbehorende jaarrekening, moet uiterlijk vijf maanden na een boekjaar klaar zijn. Het verslag moet dan worden voorgelegd aan de aandeelhouders. Die mogen er vervolgens twee maanden over doen om er een definitieve klap op te geven.
Ik wil het jaarverslag toch zelf opstellen. Wat moet ik doen?
Misschien heb je (nog) geen budget voor een accountant of boekhouder. Dat kan tenslotte ook aardig in de kosten lopen, hoewel een goede accountant je juist geld oplevert. Hoe dan ook: wie zelf aan de slag wil gaan, moet zich allereerst houden aan de opzet: balans, winst- en verliesrekening, toelichting op winst- en verliesrekening.
In de balans verwerk je allereerst de bezittingen van het bedrijf. Die worden activa genoemd. Daaronder vallen bijvoorbeeld softwarepakketten, maar ook eventuele panden die je bezit. Schulden en leningen daarentegen vallen onder passiva. Het verschil tussen activa en passiva heet eigen vermogen.
De winst- en verliesrekening bevat alle kosten en opbrengsten die je namens je bedrijf hebt gemaakt. Daarin verwerk je dus onder meer je huurkosten, personeelskosten, rentekosten en alle betaalde facturen die je binnenkrijgt. Hou je geld over? Dan is dat – grofweg – je netto winst.
Vergeet ook de toelichting niet: alle informatie die jij noodzakelijk acht voor het begrijpelijk maken van de winst- en verliesrekening.
Kan ik hierbij hulp krijgen?
Ja – dat kan. Wanneer je geen boekhouder of accountant hebt, raden we je aan te werken met een boekhoudprogramma. Tik- en spelfouten zijn namelijk not done bij het opstellen van een jaarrekening. Met zo’n programma verklein je de kans op dit soort fouten – en bovendien werkt een boekhoudprogramma doorgaans prettig en overzichtelijk. Handig om te onthouden!
