Search for:

Zijn jouw financiën op orde? Beschik je, als ondernemer zijnde, over een gedegen boekhouding? Misschien knik je nu instemmend, maar dat komt dan mogelijk doordat de vraag je nu niet wordt gesteld door een fysiek persoon. Stel het je eens voor dat dezelfde vraag niet van ons komt, maar van een nors kijkende bankier. Ben je dan nog zo zeker van je zaak? Of doe je dan vooraf alles om ervoor te zorgen dat deze bankier je ook daadwerkelijk gelooft? En dan komt er een fenomeen genaamd samenstellingsverklaring om de hoek kijken.

Een ondernemer die zijn eigen administratie goedkeurt. Het is toch een beetje als de welbekende slager die zijn eigen vlees keurt. Wij van WC-Eend adviseren WC-Eend, zeg maar. Nu willen we je graag op je blauwe ogen geloven en aannemen dat je administratie écht op orde is. Maar een bankier gaat dat niet doen. Iedereen maakt tenslotte fouten. En een cijfermatig tikfoutje is helemaal snel gemaakt, vooral gezien het feit dat je als ondernemer al zoveel financiële documentatie onder je ogen krijgt. Misschien is de samenstellingsverklaring daarom wel het meest verstrekte document onder de accountants.

Begrijp je nog steeds niet waar we heen willen? Dan verduidelijkt het onderstaande vraag- en antwoordoverzicht misschien het een en ander.

Zo’n samenstellingsverklaring – wat is dat precies?

Om een samenstellingsverklaring goed uit te kunnen leggen, moeten we eerst even terug naar een ander fenomeen: de jaarcijfers. Deze cijfers definiëren het financiële succes van je onderneming. In de jaarcijfers, gegoten in de vorm van een jaarrekening, worden al je winsten, verliezen, kosten en uitgaven op nette wijze gedocumenteerd. Het is een document dat je doorgaans niet aan Jan en allemaal laat zien, maar dat wél handig is tijdens bijvoorbeeld het aanvragen van een hypotheek. De bank bepaalt aan de hand hiervan of ze wel of geen geld aan je willen lenen.

‘Maar zo’n jaarrekening wordt door veel bedrijven toch gewoon zelf in elkaar gezet?’ Precies. En dat maakt het ook gelijk een stuk minder geloofwaardig tijdens een eventuele presentatie. Daarom worden er met regelmaat accountants en boekhouders ingeschakeld die de jaarcijfers kunnen opstellen. Die geven dan ook direct een samenstellingsverklaring – daar is ‘ie eindelijk – af: het bewijs van vakkundige hulp tijdens de productie van de cijfers.

En daarmee worden die voor potentiële derde partijen een stuk geloofwaardiger.

Let op dat er bij een samenstelling niet gecontroleerd wordt of de cijfers ook inhoudelijk kloppen. De jaarrekening wordt samengesteld op cijfers die jij als ondernemer aanlevert.

Ah – dus een samenstellingsverklaring is eigenlijk een soort bevestiging van de juistheid van de jaarcijfers?

In zekere zin wel, ja. Maar let op: het is géén garantie. Je blijft als ondernemer zelf verantwoordelijk voor je eigen cijfers. Inderdaad: óók als de accountant of boekhouder een fout heeft gemaakt. Maar daar gaan we voor het goede maar even niet vanuit.

Zijn boekhouders en accountants eigenlijk de enigen die zo’n samenstellingsverklaring mogen afgeven?

Ja. Sterker nog: eigenlijk zijn alleen accountants hiertoe in staat. Boekhouders mogen dit namelijk alleen wanneer ze over speciale certificaten beschikken.

Is het verplicht om een samenstellingsverklaring te hebben?

Het antwoord gaat je misschien verbazen, maar nee – dat is het niet. Het is niet verplicht voor eenmanszaken, maar ook niet voor vennootschappen onder firma en besloten vennootschappen. Dat maakt het enigszins opmerkelijk dat juist dit de meest afgegeven verklaring is. Een controleverklaring is voor sommige rechtspersonen namelijk wél gewoon verplicht. Maar goed. Dat is iets voor een andere keer.

Waarom heb ik het dan tóch nodig?

We noemden net al eventjes het voorbeeld van een hypotheek, maar eigenlijk is een samenstellingsverklaring altijd handig wanneer je je jaarcijfers, om welke reden dan ook, moet presenteren aan derden. Dat zit hem in de gedragscode waaronder accountants moeten werken. Ze zijn verplicht om naar waarheid te handelen – dus ook tijdens het afgeven van een samenstellingsverklaring. En dat zorgt direct voor een toegevoegde waarde. Simpel gezegd: wanneer je jaarcijfers presenteert die zijn voorzien van een samenstellingsverklaring, moeten die correct zijn opgesteld. Het samenstellen van de jaarrekening is tenslotte door een expert gebeurd.

Wat staat er eigenlijk zoal in een samenstellingsverklaring?

Dat hangt een beetje af van de accountant of boekhouder in kwestie. Anders dan bij andere financiële bescheiden bestaat er geen vaste vorm waaraan een samenstellingsverklaring moet voldoen.

We zien doorgaans wel dezelfde onderdelen terugkomen. De verklaring bevat bijvoorbeeld vrijwel altijd omschrijving van je organisatie, je kerntaken en de concrete opdracht die je aan de boekhouder of accountant hebt gegeven. Ben je de directeur-grootaandeelhouder van een bv? Dan vind je in de verklaring ook de verantwoordelijkheden van het bedrijfsbestuur terug.

En wat kost het samenstellen van zo’n verklaring?

Ook dat hangt af van de accountant of boekhouder. Uurtarieven verschillen wezenlijk, maar een accountant is wel (bijna) altijd duurder dan een boekhouder vanwege diens hogere expertise.

Het soort bedrijf waarvan je eigenaar bent, speelt ook een belangrijke rol in de uiteindelijke kosten. Een immense bv betaalt hier vanzelfsprekend meer voor dan een kleine eenmanszaak. De jaarcijfers zijn daar tenslotte omvangrijker en complexer dan bij een zzp’er.

Over het algemeen kun je een bedrag van €1.000 kunt reserveren voor het laten maken van een samenstellingsverklaring. Dat klinkt misschien als een behoorlijk bedrag, maar dat zijn grote bv’s doorgaans toch wel kwijt voor een dergelijk document. Kleinere bedrijven betalen meestal minder voor de afgifte van een verklaring, maar als je het bedrag van €1.000 in je hoofd hebt, kan het naderhand eigenlijk alleen nog maar meevallen.

Tot slot ben ik toch benieuwd: jullie hadden het over een controleverklaring. Wat is dat dan?

Bij de samenstellingsverklaring geeft de accountant of boekhouder aan geholpen te hebben bij het opstellen van de cijfers. Dat betekent echter niet dat de oorsprong of afkomst van de cijfers ook gecontroleerd zijn.

De controleverklaring bewijst echter dat alle cijfers ook daadwerkelijk zijn gecontroleerd. Die geeft dus niet alleen zekerheid dat de jaarrekening volgens accountantsstandaarden is opgesteld, maar dat de inhoud ook is gecontroleerd.

Auteur

Schrijf een reactie