Het is als ondernemer belangrijk om een goed overzicht te hebben van je administratie: de verdiensten, maar ook de kosten. Om je winst te berekenen, hou je als zzp’er rekening met de zogenoemde afschrijvingskosten.
Wat is afschrijving en wat zijn afschrijvingskosten?
De kosten die je als ondernemer voor je bedrijf maakt, kunnen in de meeste gevallen van de winst worden afgetrokken. Je betaalt hierdoor uiteindelijk minder belasting.
Afschrijvingskosten zijn – kort gezegd – de kosten die je mag afschrijven nadat je een bedrijfsmiddel hebt aangeschaft.
‘Zijn de afschrijvingskosten dan niet gewoon de hele prijs van zo’n bedrijfsmiddel?’
Nee – helaas niet. Koop je een bedrijfsmiddel? Dan mag je deze kosten niet zomaar van de winst aftrekken. Dat heeft namelijk te maken met het aantal jaren dat een bedrijfsmiddel meegaat. We komen hier later op terug.
Wat zijn bedrijfsmiddelen?
De Belastingdienst omschrijft een bedrijfsmiddel als volgt:
Een middel dat je gebruikt in je onderneming en niet wil verkopen. Dit middel heb je als ondernemer nodig om producten te maken of diensten te verlenen.
Denk dus bij een bedrijfsmiddel aan machines, transportmiddelen, gereedschappen, het afschrijven van inventarissen, et cetera.
We onderscheiden hierin materiële bedrijfsmiddelen, zoals een laptop, auto of machine, en immateriële bedrijfsmiddelen, waaronder vergunningen.
Het is als zzp’er handig om te investeren in bedrijfsmiddelen. Zo bouw je je eigen inventaris op en draag je minder btw af. Het afschrijven van inventarissen wordt dan vanzelfsprekend wél belangrijk.
Hoe werkt afschrijving en het fiscaal afschrijven van bedrijfsmiddelen?
Kost een bedrijfsmiddel minder dan €450? Dan kun je de afschrijvingskosten ervan in één keer aftrekken.
Dit verandert echter wanneer het aangeschafte bedrijfsmiddel duurder is dan €450. Je moet het verwerken van afschrijvingskosten in je administratie dan verspreiden over een aantal jaar.
Hoeveel jaar en met welk bedrag per jaar? Dat hangt af van een aantal factoren, waaronder de aanschafkosten, de afschrijving van de restwaarde en de vermoedelijke gebruiksduur.
De formule voor de afschrijvingskosten per jaar luidt als volgt:
Afschrijvingskosten per jaar = (Aanschafkosten – Restwaarde) / Vermoedelijke gebruiksduur
Uitleg formule afschrijven van bedrijfsmiddelen
We vatten de definities in de formule voor de afschrijvingskosten hieronder kort voor je samen. Handig tijdens het afschrijven van inventarissen!
Aanschafkosten
Deze kosten bestaan uit de aanschafprijs plus de aankoopkosten en de installatiekosten, maar minus eventuele kortingen en subsidies. Dat geldt ook voor kortingen en subsidies die je pas achteraf ontvangt.
Restwaarde
Dit is de waarde die het bedrijfsmiddel naar verwachting heeft op het moment dat het overbodig is geworden voor je eigen onderneming. Voor advies is het altijd handig om te overleggen met de leverancier van het product.
Vermoedelijke gebruiksduur
Dit is de technische levensduur van het bedrijfsmiddel in hele jaren. Klinkt erg technisch, maar het gaat simpelweg om de tijd tót het moment dat het bedrijfsmiddel helemaal is versleten.
Wanneer de economische levensduur – het economisch nut van het aangeschafte bedrijfsmiddel – voor de onderneming korter is dan de technische levensduur, mag je uitgaan van de eerstgenoemde.
Uitzonderingen op de regel Zoals eerder gezegd: per aangeschaft bedrijfsmiddel mag je de afschrijvingskosten bijna nooit in één keer aftrekken. Dit mag tenslotte alleen wanneer je een bedrijfsmiddel voor minder dan €450 koopt. Er zijn echter uitzonderingen bij het afschrijven van inventarissen. Soms kunnen meerdere kleine investeringen samen één bedrijfsmiddel vormen. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer je een apparaat koopt waar meerdere onderdelen bij horen die samen méér dan €450 kosten. Let wel: de Belastingdienst bepaalt uiteindelijk of deze investeringen ook daadwerkelijk één bedrijfsmiddel zijn.
Voorbeeld formule fiscaal afschrijven van bedrijfsmiddelen
Jaarlijkse Afschrijving = (Aanschafwaarde – Restwaarde) / Gebruiksduur in jaren
Hierbij is:
- Aanschafwaarde: de initiële kostprijs van het bezit.
- Restwaarde: de geschatte waarde aan het einde van de gebruiksduur.
- Gebruiksduur: de periode waarover het bezit wordt afgeschreven.
Stel: je koopt een lasapparaat van €50.000. Deze gaat tien jaar mee en heeft dus ook een vermoedelijke gebruiksduur van tien jaar. De restwaarde na deze tien jaar is €35.000.
Dit levert gezien de bovenstaande formule de volgende afschrijving per jaar op:
€50.000 – €35.000 / 10 = €1.500.
Dit houdt in wezen in dat je tien jaar lang €1.500 per jaar mag afschrijven.
Aanschafdatum
De afschrijving per jaar bedraagt in principe €1.500. Let echter wel op de aanschafdatum. Je koopt zo’n apparaat tenslotte vrijwel nooit aan het begin van een kalenderjaar.
Stel – je koopt het lasapparaat in april 2022. Dat betekent dat je dat kalenderjaar – 2022, dus – nog maar negen maanden de tijd hebt om die €1.500 per jaar af te schrijven. Dat hoeft dan dus ook niet. Gebruik in plaats daarvan de onderstaande formule:
Jaarlijkse afschrijving / 12 x Aantal resterende maanden
Dat komt in dit geval neer op een afschrijving van €1.125 in 2022. Kijk maar:
€1.500 / 12 x 9 = €1.125
Maximumpercentage
Tot slot geldt: per jaar mag je maximaal 20 procent op de aanschafkosten van het bedrijfsmiddel afschrijven.
Over goodwill geldt een percentage van maximaal 10 procent. Dit is een investering in een immaterieel bedrijfsmiddel en moet zodoende binnen vijf à tien jaar worden afgeschreven.
Bij deze manier van het fiscaal afschrijven van bedrijfsmiddelen moeten de afschrijvingen gelijk lopen met de toekomstige voordelen.
Hoe werkt het afschrijven van een bedrijfspand?
Het fiscaal afschrijven van een bedrijfspand werkt weer anders dan het afschrijven van een bedrijfsmiddel. Dat komt allereerst omdat je als zzp’er alléén afschrijft over het deel van een eigen pand dat voor de onderneming wordt gebruikt.
Met andere woorden: gebruik je het hele pand voor jouw onderneming? Dan kun je over het gehele pand afschrijven.
Het fiscaal afschrijven zelf werkt ook anders. Hierbij geldt de volgende formule:
Jaarlijkse afschrijving = Aanschafwaarde – Waarde van de grond van het pand – Restwaarde pand / Gebruiksduur
Bovendien geldt dat je mag afschrijven tot de bodemwaarde van het pand. Dit is voor ondernemers die gebouwen verhuren simpelweg de WOZ-waarde. Ondernemers die gebouwen zelf gebruiken moeten hierbij rekening houden met 50 procent van de WOZ-waarde.
Check ons artikel over de afschrijving van bedrijfspanden om er precies achter te komen hoe dit qua afschrijvingskosten werkt.
Wanneer afschrijven en waarom afschrijven?
Is de prijs van je bedrijfsmiddel hoger dan €450? Dan is afschrijven van bedrijfsmiddelen verplicht.
Het is dus belangrijk dat je de regels rondom afschrijvingskosten serieus neemt en goed toepast bij je eigen onderneming. Je kunt anders op een later moment, wanneer je je boekhouding moet laten zien, in de problemen komen tijdens het afschrijven van inventarissen.
