Werken met slimme tools levert je meer tijd op. En als zzp’er geldt: tijd = geld.

Hoe minder tijd je hoeft te besteden aan randzaken, hoe meer tijd je overhoudt om te werken voor klanten. 

De wereld van online tools is de afgelopen jaren gigantisch gegroeid. Niet gek als je door de bomen het bos niet meer ziet, twijfelt welke tool de moeite waard is en je daardoor je werkprocessen nog niet optimaal hebt ingericht.

Wel delen we onze top 9 onmisbare tools voor zzp’ers – op het gebied van projectmanagement, timemanagement en planning, samenwerken, creatie en financiën – die zorgen voor meer overzicht, gemak, tijd én winst in je bedrijf. 

Je leest ‘m in 5 minuten en 36 seconden.

Projectmanagement

1. Trello

Trello helpt je om georganiseerd te blijven en je workload makkelijk te managen. Dat is een must voor iedere zzp’er die op projectbasis werkt. 

De tool maakt je project-voortgang visueel met Kanban-boarden. Voor elk project creëer je een board. Binnen dit board maak je lijsten aan en kaarten voor de taken binnen het project. In kaarten kun je veel informatie kwijt zoals checklists, deadlines en bijlagen. Deze kaarten versleep je naarmate de voortgang van het project vordert.

💡 Slimme tip: Koppel Trello aan je agenda, zoals Google Calendar, iCal of Microsoft Outlook. Zo zie je de taken en deadlines uit Trello in je agenda en staat alles voor verschillende klanten overzichtelijk op één plek.

🤑 Trello heeft een gratis en betaalde versie. Met de gratis versie kun je 10 boards aanmaken.

2. Todoist

Deze tool brengt structuur in je dagelijkse takenlijst. Hier kun je niet alleen je to do’s voor klanten kwijt, maar ook voor je eigen bedrijf en privézaken. Niet zomaar een to do lijst, maar eentje met verschillende functies. Zo kun je aan taken ook subtaken toevoegen en prioriteit geven.

💡 Slimme tip: Stel in Todoist in een paar stappen terugkerende taken in. Moet je bijvoorbeeld elke maandag een rapport aanleveren bij een klant? Dan hoef je dat maar één keer in te stellen en de to do staat voortaan elke maandag op je lijstje.

🤑 Todoist heeft een gratis en betaalde versie. Met de gratis versie kun je 5 projecten toevoegen.

Timemanagement en planning

3. Toggl

Deze tijdregistratie-tool geeft je inzicht in hoe je je tijd besteedt. Want hoe je denkt dat je werkdag eruit ziet, is vaak niet hoe deze in werkelijkheid verloopt. Het helpt je productiviteit te verhogen en uren voor klanten nauwkeurig bij te houden, zodat je voortaan het juiste aantal uren begroot en factureert.

💡 Slimme tip: Bekijk via Toggle de uren die je hebt gemaakt per project en draai eenvoudig overzichten uit die je als urenverantwoording naar de klant kunt sturen.

🤑 Toggl Track heeft een gratis en meerdere betaalde versies.

4. Calendly

Met deze tool automatiseer je het plannen van afspraken. Vijf keer heen en weer mailen om een afspraak in te plannen is met deze tool verleden tijd. Je koppelt je agenda met Calendly en geeft aan op welke dagen en tijden je beschikbaar bent. Vervolgens kan de klant zelf een afspraak inplannen in jouw agenda 👌🏻

💡 Slimme tip: Integreer Calendly met Zoom. Dan wordt voor elke geplande afspraak automatisch een link aangemaakt. Weer een handeling minder 😉

🤑 Calendly heeft een gratis en meerdere betaalde versies. Met de gratis versie kun je één type afspraak aanmaken. Een volledig gratis alternatief is Cal.com.

Samenwerken

5. Miro

Miro helpt je om op een visuele manier te brainstormen, mindmaps te maken of chaotische gedachten te structureren. Zie het als de online vervanger van het whiteboard uit de vergaderkamer.

💡 Slimme tip: Gebruik één van de 300+ templates uit Miro’s database. Er zijn templates voor o.a. brainstorms, workshops, onderzoek en strategie. Zo hoef je de structuur van je whiteboard dus niet zelf te bedenken en dat scheelt een hoop tijd!

🤑 Miro heeft een gratis en meerdere betaalde versies. Met de gratis versie kun je 3 whiteboards aanmaken.

6. Loom

Met Loom voorkom je een hoop heen-en-weer gemail en onnodige meetings met klanten. Met deze tool maak je schermopnames, met jouw gezicht in beeld, die je direct als video verstuurt naar je klant. Dat kost minder tijd dan het typen van een e-mail, geeft meer context en is een veel persoonlijkere manier van communiceren.

💡 Slimme tip: Gebruik Loom voor sales door een introductievideo te sturen naar een potentiële klant. Stuur een welkomstvideo naar een nieuwe klant. Deel voor het onboarden van een klant een video over de werkwijze. Of stuur regelmatig projectupdates naar je klant.

🤑 Loom heeft een gratis en meerdere betaalde versies. Met de gratis versie kun je 25 video’s opnemen tot 5 minuten per video.

7. Google Drive

Deze tool is ideaal voor het delen van documenten en om hierin samen te werken. Als freelance tekstschrijver kun je bijvoorbeeld jouw artikelen delen met je opdrachtgevers, zodat ze direct feedback kunnen geven in het document.

💡 Slimme tip: Gebruik je Google Drive in combinatie met Trello? Dan kun je automatiseringen instellen voor terugkerende taken. Bijvoorbeeld: elke keer als er een nieuw bestand wordt opgeslagen in een map in Google Drive, wordt er automatisch een kaart in Trello aangemaakt die hiernaar verwijst. Dit stel je in met behulp van de tool Zapier.

🤑 Google Drive is gratis tot 15GB. Voor meer opslag betaal je tussen de €1,99 (voor 100GB) en €9,99 (voor 2 TB).

Creatie

8. Canva

Met Canva maak je snel en makkelijk designs die er professioneel uitzien, zelfs als ontwerpen niet jouw sterkste punt is. Gebruik Canva bijvoorbeeld voor het ontwerpen van social media posts, een voorstel voor een klant of een presentatie.

Ook handig: je kunt je klant toegang geven om direct feedback te geven in Canva via de reactie-functie.

💡 Slimme tip: Gebruik Canva’s ‘Brand Kit’ om al je ontwerpen in lijn te houden met jouw huisstijl of die van de klant. Je hebt dan alle elementen die je nodig hebt op één plek bij elkaar.

🤑 Canva heeft een gratis en meerdere betaalde versies. Voor eenvoudige designs heb je aan de gratis versie genoeg.

Financiën

9. Moneybird

Dit online boekhoudprogramma maakt je leven als zzp’er een stuk makkelijker en administratie een stuk leuker. Met Moneybird maak je o.a. snel facturen aan, heb je snel overzicht in je financiën en de groei van je bedrijf en doe je eenvoudig je BTW-aangifte.

Ook fijn aan Moneybird: automatische bankkoppelingen, automatische betalingsherinneringen en automatische gegevensherkenning 🙌🏻

💡 Slimme tip: Download de mobiele app en scan bonnetjes direct in. Zo voorkom je de bonnetjes-chaos aan het eind van elk kwartaal.

🤑 De pakketten van Moneybird liggen tussen de €14 en €35. Je kunt een gratis proefperiode afsluiten van 60 dagen.

Het implementeren van al deze 9 tools in één keer raden we niet aan. Bedenk goed welk onderdeel van je business je als eerst wilt optimaliseren en welke tool uit deze lijst daarbij aansluit. Probeer ‘m uit en bouw het zo steeds verder uit tot je jouw ultieme toolkit hebt gevonden 🛠️