Als zzp’er is tijd je meest kostbare bezit.

Een denkfout die vaak gemaakt wordt is dat hoe meer tijd je beschikbaar hebt, hoe meer je kunt verdienen. Maar meer tijd staat niet gelijk aan meer gedaan krijgen.

Dat ligt aan hoe productief je bent in de uren dat je werkt.

Deze 5 tips helpen je vandaag nog je productiviteit te verhogen, zodat je je tijd efficiënter indeelt, beter werk levert en meer geld verdient.

Leestijd: 5 minuten en 39 seconden.

1. Maak je hoofd leeg

“Your mind is for having ideas, not for holding them” – David Allen (auteur Getting Things Done)

De hoeveelheid stress en druk die iemand ervaart ligt niet aan de hoeveelheid taken die iemand heeft, maar aan hoeveel taken iemand in zijn of haar hoofd vasthoudt. Volgens productiviteitsexpert David Allen gebruiken we ons hoofd als kantoor, terwijl het daar niet voor bedoeld is.

Zo voorkom je dat:

📖 Leeg je hoofd, om meer gedaan te krijgen en minder stress te ervaren.

Verzamel alle ideeën, to do’s en andere gedachten die door je hoofd zweven op een vaste plek. Doe dat door middel van één systeem, in plaats van in verschillende boekjes, post-its en documenten, voor overzicht en rust in je hoofd. Tip: gebruik de app Braintoss.

🔄 Rond taken zo snel mogelijk af.

Een niet afgeronde to do blijft in je hoofd hangen. Zo’n open loop kost je ongemerkt veel energie en beïnvloed je productiviteit. 

Allen adviseert de Two-Minute Rule: als een taak minder dan 2 minuten kost om af te ronden, doe het dan meteen. Het kost je anders meer tijd om de taak later opnieuw te bekijken en op te pakken.

2. Wissel zo min mogelijk tussen taken

“Wanneer we achter de computer werken, wisselen we gemiddeld 566 keer per dag van taak. Dat is elke 50 seconden”, schrijft focusexpert Mark Tigchelaar in zijn boek Focus Aan/Uit.

En dat terwijl de hersteltijd – de tijd die we nodig hebben om na een afleiding weer gefocust te werken – na het wisselen van een taak tussen de 64 seconden en 15 minuten kan kosten.

Dat zijn heel wat onproductieve minuten die we verliezen op een werkdag.

Dit helpt je taakwisselingen te verminderen:

📚 Bundel je taken op basis van het type werk.

In plaats van al het werk voor klant A op maandag te doen en voor klant B op dinsdag, kun je je productiviteit verhogen wanneer je het opsplitst per type taak. Bijvoorbeeld één blok voor alle schrijftaken, één voor meetings en één voor mails beantwoorden.

📅 Werk met themadagen.

Ga je nog een stap verder, dan kun je er ook voor kiezen per dag of dagdeel aan een bepaalde taak te werken. Een week zou er dan zo uit kunnen zien:

  • Elke maandag werken aan projecten
  • Elke dinsdag meetings met klanten
  • Elke woensdag werken aan projecten
  • Elke donderdag een dagdeel werken aan projecten en dagdeel aan je bedrijf werken
  • Elke vrijdag een dagdeel administratie en een dagdeel alle onafgeronde taken oppakken.

3. Besteed je tijd zo productief mogelijk

Als je 8 uur werkt, betekent dat niet dat je in die 8 uur dubbel zoveel gedaan krijgt als wanneer je 4 uur zou werken. Want je bent niet alle 8 uur even productief.

Meer uren werken staat niet gelijk aan meer werk afkrijgen. En meer tijd is niet altijd de oplossing.

Dat blijkt ook uit Parkinson’s law: je vult de tijd die je hebt. Hoe leger je agenda, hoe groter het risico dat je langer over een taak doet. Herkenbaar?

Het is dus slim om ervoor te zorgen dat je de uren die je werkt zo productief mogelijk bent. Dit kan je helpen aan meer productieve uren:

⏰ Ontdek jouw focusuren

Hoewel je agenda wellicht iets anders van je verwacht, kunnen we niet 8 uur per dag gefocust en productief zijn. Uit onderzoek blijkt zelfs dat we gedurende een week slechts 6 uur (!) écht kunnen focussen.

Weet jij op welk moment van de dag jij het meest productiefst bent?

Blok die als focusuren in je agenda. Deze uren besteed je aan werk waarvoor je concentratie en denkkracht nodig hebt, zoals schrijven, analyseren, studeren of een strategie bedenken.

Spreek met jezelf en klanten af dat je die uren niet bereikbaar bent, zodat je niet gestoord kan worden en het meest haalt uit jouw meest productieve uren.

Ben jij bijvoorbeeld het meest productief in de ochtend tussen 8-10 uur, de middag tussen 16-19 uur of in de avonduren?

Weet je nog niet wat jouw focusuren zijn, onderzoek dit dan:

  • Hou een week lang je uren en werkzaamheden bij en noteer hoe gefocust en energiek je je voelt per taak.
  • Bekijk na een week of je patronen ziet in je energie, focus en productiviteit. Noteer de tijden dat je je het meest en minst productief voelde.
  • Bestudeer ook de kwaliteit van het werk dat je leverde op verschillende momenten per dag. Wanneer lever jij je beste werk?

Experimenteer vervolgens met focusuren om te zien wat het je oplevert.

🌳 Neem genoeg pauzes.

Als het druk is, kunnen pauzes soms aanvoelen als tijdverspilling. Maar sla je pauzes niet over. De tijd die je verliest met een pauze is kleiner dan het productiviteitsverlies als je doorgaat zonder pauze.

Geef je brein in die pauzes echt rust. Probeer je telefoon te laten liggen, ga even niksen of een rondje lopen. Dat draagt bij aan je productiviteit later op de dag.

4. Ken jouw afleiders

Om zo gefocust en productief mogelijk te zijn, wil je afleiding verminderen. Er zijn drie grote afleiders aan te wijzen die je productiviteit negatief kunnen beïnvloeden:

💨 Beweging: zoals notificaties die oppoppen in je scherm en mensen die voorbij lopen.

🔊 Geluid: zoals notificatiegeluiden, gesprekken en klusgeluiden.

💭 Jij zelf: ook jouw eigen gedachten zijn een grote afleider, zoals ideeën die je te binnen schieten, afspraken die nog gaan komen en alle to do’s die je nog wilt aftikken.

Onderzoek voor jezelf wat jouw grootste afleiders zijn, zodat je weet wat jij nodig hebt om gefocust te werken en wat je eventueel aan je huidige werksituatie kunt veranderen. 

Bijvoorbeeld:

🎧 Word je snel afgeleid door geluid, gebruik dan een noise-cancelling koptelefoon.

💻 Ben je thuis snel afgeleid, experimenteer dan of je productiever werkt buiten de deur, bijvoorbeeld in een koffiezaakje of een co-working. Of kijk of je iets aan je thuiswerkplek kunt veranderen.

📱 Is je telefoon je grootste afleider? Zet onbelangrijke notificaties uit of gebruik de Focusmode-functie op de iPhone, waardoor je enkel op vaste momenten een samenvatting krijgt van al je notificaties.

5. Focus op je doelen

Doelen geven je richting en maken inzichtelijk welke taken prioriteit hebben.

Stel jaar-, kwartaal- en maanddoelen op en bepaal aan de hand daarvan je wekelijkse taken en dagelijkse to do’s. Het afvinken van die taken en behalen van doelen zorgt voor meer motivatie, vertrouwen en een hogere productiviteit.

Wat is één ding dat jij vandaag kunt veranderen om jouw productiviteit te verhogen, zodat je zoveel mogelijk uit je werkweek haalt?