Veel zzp’ers herkennen het probleem van té volle agenda’s. Vaak heb je de klussen – naar jouw idee – best structureel genoteerd, maar zorgden allerlei vertragingen en dingetjes die effe tussendoor moesten alsnog voor een kwalijke vertraging. Wat je dan nodig hebt, is timemanagement.
Het gebeurt vaak dat werkdagen niet verlopen zoals je dat vooraf in gedachten had. Pauzes die worden overgeslagen, meetings die worden geskipt, telefoontjes die worden vergeten: het komt je waarschijnlijk vaker voor dan je lief is.
Onrealistisch plannen
Een grote veroorzaker van dit soort vertragingsveroorzakers is onrealistisch plannen. Planningen zijn vaak gebaseerd op natte vingerwerk en daarmee dikwijls té optimistisch.
Stel – je bent een freelance journalist met de opdracht om vijf teksten te schrijven voor een regionaal dagblad. Zo’n stukje maken kost je meestal een uur tijd aan puur schrijfwerk. Het ligt dus voor de hand om vijf uur uit te trekken voor vijf teksten – niet?
In de praktijk blijkt zoiets vaak tóch anders te gaan. Er moet – om het artikel te kunnen voltooien – informatie worden opgezocht. Je moet iemand bellen om iets na te vragen. Je moet uiteráárd koffiezetten, want anders kom je überhaupt niet vooruit. Allemaal subtaken die zzp’ers zelden meenemen in hun oorspronkelijke planning.
Om het voorbeeld van de vijf artikelen te continueren: dit duurt dus niet vijf, maar misschien wel zeven uur, omdat je alle bijbehorende werkzaamheden niet hebt meegerekend. En dus is je planning onrealistisch en een garantie voor vertraging.
Valkuilen voorkomen
Timemanagement helpt je om dit soort valkuilen te voorkomen. Het helpt je bijvoorbeeld om een meer realistischere planning in elkaar te zetten. Een die gebaseerd is op de werkelijkheid – en niet op wat simpele vermoedens.
Het leert je ook om te meten hoelang je precies met een specifieke taak bezig bent. Alleen dan weet je hoeveel tijd je moet uittrekken voor het hele pakket.
Het helpt je eveneens om rekening te houden met zogenoemde sluitposten: zaken die bij iedere klus komen kijken, maar altijd worden overgeslagen in de planning. Voorbeelden daarvan zijn mailtjes archiveren, de boel opruimen én het maken van de planning zelf.
Timemanagement helpt je ook om bepaalde klussen op specifieke tijden te plannen. Het is bijvoorbeeld beter om werk waar je tegenop ziet direct in de ochtend te verrichten. Je bent dan tenslotte nog scherp en vol energie. Tenminste – als dat je personaliteit is. Als je graag in de avond werkt, zit dit voor jou misschien wel héél anders in elkaar.
Kortom: timemanagement helpt je tijdens het ontdekken wélke werkwijze voor jou het meest efficiënt is.
Voordelen van timemanagement
We hebben er hierboven al een aantal genoemd, maar om er zeker van te zijn dat je het nut van timemanagement inziet, vind je hier nog eens de vijf grootste voordelen van het fenomeen. Doe er je voordeel mee!
1.
Minder stress
Timemanagement geeft je meer inzicht in je werkzaamheden en voorkomt derhalve stress – en dat is altijd goed.
2.
Een zorgvuldigere werkwijze
Doordat je taken beter zijn gestructureerd, kun je zorgvuldiger aan de slag gaan. Dat leidt op zijn beurt weer tot meer efficiëntie – belangrijk voor een zzp’er.
3.
Een betere relatie met klanten
Wat de klant met jouw werkplanning te maken heeft? Nou – een gedegen timemanagement zorgt ervoor dat je sneller je afspraken met klanten nakomt. En dat is voor alle betrokken partijen raadzaam.
4.
Meer overzicht
Door op te schrijven hoeveel tijd je precies aan een klus kwijt bent, heb je veel meer overzicht in hoeveel tijd andere, vergelijkbare klussen in beslag nemen. Dat geeft niet alleen meer duidelijkheid, maar bijvoorbeeld ook duidelijkere offertes.
5.
Minder overbodig werk
Een goede planning zorgt er ten slotte voor dat je direct ziet welk werk méér tijd kost dan nodig. Dat is handig, want daardoor kun je deze werkzaamheden inkorten of misschien wel schrappen uit je dagelijkse takenpakket.
Training in timemanagement
We kunnen natuurlijk niet alles wat we willen vertellen over timemanagement kwijt in één zo’n stukje – anders gaat onze eigen planning er ook aan. Tip: wie meer te weten wilt komen over het principe kan het beste aan een timemanagementcursus beginnen. Dat kan bijvoorbeeld via Het Effectieve Werken.
Een zakelijke bankrekening kan overigens goed helpen bij effectieve timemanagement. Hetzelfde geldt voor (deels) geautomatiseerde boekhouding.
