Ik probeerde Myfinance uit en dit is mijn ervaring (review)

Een goed boekhoudprogramma doet wonderen voor een efficiënte administratie. Maar… hoe vind je een goed boekhoudprogramma? Voor een eerder artikel (de enige boekhoudprogramma vergelijking voor zzp’ers die je ooit nodig hebt) testte ik de elf beste programma’s. Ik vergeleek ze met elkaar en raadde het beste programma aan. Een van de programma’s die het testen waard bleek, was Myfinance.

Wat is onze ervaring met Myfinance en hoe komt Myfinance uit de test? We beoordelen aan de hand van vijf categorieën in deze Myfinance review:

1. Gebruikersgemak
2. Functionaliteiten
3. Digitalisatie
4. Prijs
5. Klantbeoordelingen

1. Gebruikersgemak

Myfinance is speciaal ontwikkeld voor zzp’ers, parttime ondernemers en (management-)bv’s. Het idee is dat je het programma kunt blijven gebruiken wanneer je uitgroeit van zzp’er tot bv. Volgens Myfinance heb je geen boekhoudkennis nodig om gebruik te kunnen maken van het programma. En als je er even niet uit kunt komen, dan kun je de hulptroepen inschakelen. Eens zien of Myfinance deze belofte waar maakt.

Het aanmaken van een account is zo gepiept. Je krijgt een e-mail om je account te activeren en Myfinance genereert zelf een wachtwoord voor je. Dit wachtwoord kun je niet aanpassen en is voor de meeste mensen onmogelijk om te onthouden, gezien het bestaat uit random letters en cijfers. Belangrijk dus om deze even ergens op te slaan.

Eenmaal ingelogd kom je in de wizard terecht. Door hier gebruik van te maken kun je alvast je gehele administratie instellen. Let wel op dat als je op ‘direct starten’ klikt, je de wizard niet opnieuw kunt starten. Maar in principe stel je hier algemene gegevens in voor je administratie, en deze kun je dus later ook weer aanpassen. Het gaat hierbij om je administratie gegevens, zoals je bedrijfsgegevens, en administratie instellingen zoals btw codes en je beginbalans.

Het dashboard ziet er zo uit. Je ziet meteen hoe het staat met je opbrengsten, kosten en resultaat, je bank en kas en btw. Daarnaast heb je ook direct een overzicht van openstaande verkoop- en inkoopfacturen, en van openstaande boekingen. Met een klik op de knop kun je afschriften importeren, en een bankboeking, spaarrekening of kasboeking invoeren.

Links bevindt zich het menu, waarbij ook iconen geplaatst zijn; dat maakt het toch wel een stukje leuker. Onder het kopje ‘gedetailleerd’ vind je nog andere zaken zoals je bank, spaarrekening en kas, en andere rapporten.

Naast de wizard om je administratie op de juiste manier in te stellen is er geen Naast de wizard om je administratie op de juiste manier in te stellen is er geen rondleiding of stappenplan om Myfinance beter te leren kennen. Maar de menu’s spreken wel voor zichzelf en het oogt niet ingewikkeld. Mocht je toch vragen hebben, dan kun je terecht bij de kennisbank, bestaande uit boekhoudtermen, een handleiding en veelgestelde vragen. Verder kun je ook nog een mailtje sturen via het contactformulier.

Het is ook mogelijk om online hulp te krijgen. Hiervoor heeft Myfinance een speciaal pakket genaamd ‘online samenpakket’. Met dit pakket doe je zelf je administratie maar kun je advies vragen wanneer je er niet uitkomt. De meeste boekingen doe je nog gewoon zelf.

Gebruikersgemak in het kort

Myfinance ziet er goed uit en de menu’s spreken voor zichzelf. Het programma werkt intuïtief en gemakkelijk; ook zonder enige boekhoudkennis. Myfinance krijgt op dit gebied een 8,0.

2. Een paar functionaliteiten

Door naar het menu te kijken kun je al zien wat er een beetje mogelijk is met Myfinance online. Op het gebied van functionaliteiten zijn er in mijn ogen een aantal randvoorwaarden. Niet alleen moet Myfinance deze bevatten, maar de functionaliteiten moeten ook prettig werken. Hierbij gaat het om een project-, uren- en rittenregistratie, een offerte- en facturatiemodule en om de belangrijkste financiële rapporten.

Uren en ritten

Het is niet mogelijk om projecten bij te houden, maar middels je timesheet kun je wel je uren bijhouden. Onder ‘lijst’ zie je enkel een lijst van de maanden van het gekozen jaar, en dus niet een totaal aantal uren per relatie. Onder ‘wijzigen’ zie je een aantal regels. Hier kun je zelf uren en minuten toevoegen per datum en relatie. Het is wel mogelijk om hier een opmerking bij te plaatsen. Wanneer je op ‘opslaan’ klikt, word je weer teruggebracht naar de lijst van maanden.

Voor je ritten werkt het precies hetzelfde, maar dan vul je een datum, van en naar adres in, een relatie en de afstand afgerond op hele kilometers. Zowel je uren als je ritten kun je exporteren in een Excel-rapport.

Een beetje een primitieve uren- en rittenregistratie dus, waarbij het niet mogelijk is om je projecten bij te houden. Die zou je eventueel bij ‘opmerking’ kunnen plaatsen, maar praktisch is anders. Omdat Myfinance geen API ondersteunt is het ook niet mogelijk om programma’s zoals Timechimp te koppelen aan je administratie. Direct je uren factureren zit er ook niet bij.

Offertes en facturen

Onbeperkt offertes en facturen kunnen opstellen en versturen is een andere belangrijke functionaliteit. Het online laten goedkeuren van offertes, klanten online laten betalen en automatisch de factuur ook als UBL-bestand meesturen zijn ook belangrijk hierbij. Hierbij is het prettig om je eigen lay-out te kunnen gebruiken op je offertes en facturen.

De lay-out instellingen vind je onder het menu ‘verkoop’.  Hier kun je zowel de lay-out van je factuur wijzigen als de tekst van de e-mail die je meestuurt. Het is mogelijk om een eigen logo en watermerk te uploaden. De tekst onderaan de factuur kan worden aangepast en de kleuren van de lijnen kun je ook naar wens aanpassen, evenals het lettertype en de grootte. In de keuze voor je lettertype ben je wel wat beperkt, je hebt namelijk maar vijf keuzes: lato, oxygen, source sans pro, karma en indie flower.

In het menu ‘verkoop’ kun je je facturen opstellen. Hierbij moet je een factuurdatum en betalingstermijn opgeven (binnen 14, 21 of 30 dagen, of contant), een relatie toevoegen (welke je gemakkelijk kunt zoeken middels de KVK-koppeling) en een product. Het aanmaken van een product kan terwijl je een factuur opstelt, maar ook onder het submenu ‘producten’. De afbeelding hieronder laat zien hoe dit eruit ziet.

Zelf heb ik twee producten toegevoegd: ‘website lay-out’ en ‘teksten’. Bij de eerste heb ik Zelf heb ik twee producten toegevoegd: ‘website lay-out’ en ‘teksten’. Bij de eerste heb ik gekozen voor een stuksprijs, en bij de tweede voor een uurtarief. Alles eenmaal juist ingevuld, kun je de factuur opslaan als een concept onder ‘opslaan’ of je klikt op ‘acties’ en download de factuur, of maakt ‘em definitief. Bij het definitief maken kun je ervoor kiezen om de factuur te e-mailen, maar dit hoeft niet. In dat geval doe je de factuur zelf op de post na deze gedownload te hebben als pdf-bestand.

Producten Hieronder kun je de lijst met producten zien. Je kunt bij het aanmaken van een product een aantal btw-tarieven kiezen. Er zijn ook nog andere, extra rubrieken welke je hieraan kunt toevoegen onder ‘administraties > btw-codes’.

Inkopen doen

Onder het menu ‘inkoop’ kun je een inkoopfactuur aanmaken en bestanden uploaden om te koppelen aan de inkoopfactuur. Hierbij geldt dezelfde opzet als bij verkoopfacturen, alleen is het nu een inkoop.

Investeringen Bij het aanmaken van een inkoopfactuur moet je een rekening kiezen. Sommige rekeningen zijn bedoeld voor investeringen, zoals bijvoorbeeld ‘computerapparatuur’. In die gevallen verschijnt er een extra menu voor de afschrijving van de investering. In dit geval heb ik een laptop als voorbeeld genomen.

Onmogelijkheden

Naast het niet kunnen opstellen van offertes zijn er nog een paar dingen niet mogelijk binnen Myfinance als het gaat om factureren. Zo wordt er geen UBL-factuur meegestuurd en er is ook geen mogelijkheid om de factuur online te betalen. Daarnaast is het ook niet mogelijk om periodieke facturen, herinneringen of incasso’s te versturen. Kortom, de onmogelijkheden op het gebied van facturatie zijn als volgt:

• Geen
  offertemodule;
• Klant
  kan niet online betalen;
• Geen
  UBL-facturatie;
• Geen
  periodieke facturen mogelijk;
• Geen
  herinneringen en incasso’s mogelijk.

Overzichten en rapporten

Niet alleen is je administratie belangrijk wegens wettelijke regels, maar het is ook fijn om een duidelijk overzicht te hebben van je financiën. Door te beschikken over de juiste financiële overzichten en rapporten heb je een goed inzicht in de gezondheid van je bedrijf. Onder het menu ‘rapportages’ kun je de volgende rapporten vinden:

• Balans;
• Winst- en verliesrekening;
• Debiteurenoverzicht;
• Crediteurenoverzicht;
• Producten;
• Grootboek.

Functionaliteiten in het kort

Op het gebied van functionaliteiten loopt Myfinance veel punten mis. Het is niet mogelijk om je projecten bij te houden, er is geen offertemodule aanwezig, klanten kunnen niet online betalen, er wordt geen UBL-bestand meegestuurd bij factureren én je kunt geen herinneringen en incasso’s versturen. Zonde! Myfinance had dit goed kunnen maken door je programma’s te laten koppelen middels API, maar ook dit is niet mogelijk.

Wel kun je je uren en ritten bijhouden, je eigen logo gebruiken op facturen en maakt de KvK-koppeling het je gemakkelijk om relaties toe te voegen. Daarnaast zijn er ook veel verschillende rapporten aanwezig om je een duidelijk inzicht te geven in je financiële gezondheid. Het eindoordeel is daarmee een 7,0.

3. Digitalisering? Niet echt

Wellicht weet Myfinance veel goed te maken binnen de categorie digitalisatie. Binnen Wellicht weet Myfinance veel goed te maken binnen de categorie digitalisatie. Binnen deze categorie vind ik een aantal zaken voor zzp’ers belangrijk: met een klik je btw-aangifte kunnen versturen, beschikken over een automatische bankkoppeling met automatische boekingsvoorstellen, een scan en herken functie en een mobiele applicatie. Met al deze digitale snufjes kun je namelijk veel tijd besparen bij het doen van je administratie.

Geen automatische bankkoppeling met boekingsvoorstellen

Helaas lijkt het er nog niet op dat Myfinance hier punten gaat scoren. Banktransacties moet je namelijk zelf importeren middels een CAMT.053 (of MT940) bestand. Maar je kunt ze ook handmatig toevoegen. Wat een werk, zeg.

Op de afbeelding zie je een aantal boekingen die ik heb aangemaakt. De boeking helemaal onderaan heb ik al gekoppeld aan een inkoopfactuur. De overige boekingen met een blauwe prullenbak moeten nog gekoppeld worden. Het is even puzzelen en zoeken om te weten waar en hoe dit moet, maar ik heb het eindelijk gevonden: op het dashboard. Dit is de plek om je facturen op betaald te zetten; een beetje omslachtig als je het mij vraagt, maar oké.

Als je bij openstaande facturen kijkt, zie je dat de bovenste factuur nog niet rood is; de betaaltermijn is nog niet verstreken. Alle rode facturen, zowel verkoop als inkoop, zijn verlopen en te laat. Helemaal onderaan zie je ook nog je openstaande bank en kas boekingen. Je kunt kiezen of je de factuur gaat koppelen aan de transactie, of de transactie aan de factuur; het is maar wat jij prettiger vindt.

Door op de factuur te klikken (hierboven), zie je de nog niet gekoppelde transacties. Door te filteren op bedrag zie je alleen transacties die exact hetzelfde bedrag hebben, en door op relatie te filteren alleen de transacties die behoren tot dezelfde relatie als de factuur in kwestie. De factuur zet je vervolgens op betaald door deze ‘af te letteren’. Naast het kruisje in de zwarte balk verschijnt een vinkje zodra je een transactie hebt aangevinkt onder afletteren. Je factuur is nu gemarkeerd als betaald.

Je kunt er ook voor kiezen om een transactie te koppelen aan een factuur (hieronder), de andere kant op dus. In dat geval doorloop je hetzelfde proces maar dan bij je openstaande bank en kas boekingen.

Zelf je btw-aangifte doen

Zoek je op Myfinance, dan zie je in het fragment in de Google zoekresultaten staan: ‘ook je btw-aangifte wordt aan het einde van het kwartaal automatisch klaargezet.’ Zelf dacht ik even dat ik dan met éen klik op de knop mijn btw-aangifte kon versturen, maar dit is niet zo. Wat Myfinance wel voor je doet is je btw-aangifte vast berekenen en klaarzetten. Zo hoef je het alleen nog maar over te nemen bij het doen van je aangifte, en hoef je niks zelf meer te berekenen.

Uploaden en scannen, maar niet herkennen

Het is mogelijk om op je desktop ook bestanden te uploaden zodat je deze kunt koppelen aan inkoopfacturen. Met de mobiele applicatie kun je ook foto’s maken van bonnetjes, welke vervolgens naar ‘inkoop > uploads’ gestuurd worden. Vervolgens dien je die zelf nog te boeken, en helaas moet je wel zelf alles overtypen. Dat kost je per inkoopfactuur zo’n 4 tot 5 minuten extra.

Alles op zak met de mobiele app?

Myfinance beschikt over een mobiele app, maar deze is vrij primitief in mijn ogen. De app bMyfinance beschikt over een mobiele app, maar deze is vrij primitief in mijn ogen. De app beschikt over paar functies: je kunt je dashboard inzien, je openstaande verkoop- en inkoopfacturen, je kunt uren en ritten toevoegen en je kunt bonnetjes fotograferen. Niet veel bijzonders dus.

Digitalisering in het kort

Met de misgelopen punten in de categorie functionaliteiten hoopte ik dat Myfinance binnen deze categorie wat goed zou maken. Helaas loopt Myfinance ook op het gebied van digitalisering nog ver achter.

Het is niet mogelijk om je bankrekening te koppelen, waardoor je alles zult moeten importeren. Alle transacties moet je zelf nog koppelen en ook je btw-aangifte moet je zelf nog overnemen en versturen. Daarbij mist er ook nog een scan en herken functie, want alleen het scan-gedeelte van de functie is beschikbaar. Als laatste is de mobiele app ook primitief. Een laag cijfer dus: 6,0.

4. Het prijskaartje

In principe biedt Myfinance twee pakketten aan, waarbij het enige verschil de ondersteuning is. Het ‘compleet pakket’ kost €10,00 per maand, indien je per twaalf maanden betaald. Anders kost het €13,50. Het ‘online samenpakket’ kost €59,95 per maand; met dit pakket helpt Myfinance je met je boekhouding wanneer je er niet uit komt.

Als laatste is er nog de ‘overstap actie’. Myfinance helpt dan met overstappen of met het opzetten van je administratie; dit moet je wel nog combineren met een jaarabonnement.

Prijs in het kort

Uitgaande van €10,00 of €13,50 per maand voor het gehele pakket ligt dit ver beneden de gemiddelde prijs voor een boekhoudprogramma: deze ligt rond de €22,00. De prijs is daarom iets waar Myfinance wel punten mee scoort: een 8,5.

5. Klantbeoordelingen

De laatste categorie heeft betrekking op de beoordelingen van klanten. Helaas zijn er te weinig beoordelingen om dit ook echt mee te laten wegen in mijn review. Daarom valt deze categorie af en zal dit niet meegewogen worden in de conclusie.

Conclusie

Met de voor- en nadelen tegenover elkaar gezet is al snel duidelijk dat er meer nadelen dan voordelen zijn.

Hoewel Myfinance makkelijk in gebruik is, missen er veel functies en digitale snufjes. Zo kunnen we geen projecten bijhouden, kunnen klanten niet online betalen en als ze vergeten te betalen, kunnen we ze ook geen herinnering of incasso sturen. Daarbij loopt Myfinance ver achter op het gebied van digitalisatie, waardoor het doen van je administratie meer tijd kost dan wanneer er wel veel digitale snufjes aanwezig waren geweest.

Een paar positieve punten zijn wel dat je je uren en ritten kunt bijhouden en je veel overzichten en rapporten tot je beschikking hebt. Verder kun je ook nog producten aanmaken en hoef je in ieder geval niet meer zelf je btw-aangifte uit te rekenen.

Gemiddeld genomen komt Myfinance uit op een 7,4.

Gebruikersgemak	8,0
Functionaliteiten	7,0
Automatisering/digitalisering	6,0
Prijs	8,5
Gemiddelde review	–
Totaal	7,4

Kosten per maand		€10,00 – €59,95
Administratief		Bank
Urenregistratie	V	Automatische boekhoudkoppeling	V
Projectmanagement	X	Bankafschriften importeren	V
Rittenregistratie	V	Automatisch boekingsvoorstel	X
Balans & resultatenrekening	V	Verzamelbetaling export	X
Voorraadbeheer	X
Debiteurenoverzicht	V	Bezittingen
Crediteurenoverzicht	V	Bezittingen module	V
		Automatisch afschrijven	X
Factureren
Onbeperkt aantal facturen	V	BTW
Periodiek factureren	X	btw overzicht	V
UBL-factuur	X	1-klik btw aangifte versturen	X
Klant kan online betalen	X	ICP overzicht	X
Factuur versturen per email	V
Factuur versturen per post	X	Overig
Herinneringen en aanmaningen	X	API beschikbaar	X
Automatische incasso	X	Integratie met Cloud opslag	X
Offertes maken	X	Toegang voor boekhouder	X
Online offerte laten ondertekenen	X
		Ondersteuning
Bestanden/documenten		email	V
Scan & Herken	X	telefonisch	X
Mail & Herken	X	chatten	X
Bestanden uploaden	V	social media	X
Scannen met mobiele app	V

FAQ

Hoe weet ik of Myfinance het juiste boekhoudprogramma voor mij is? 

Myfinance is ideaal voor zzp’ers. Als je wilt weten of  dit boekhoudprogramma aan jouw verwachtingen voldoet en precies doet wat jij nodig hebt, kun je Myfinance drie maanden lang gratis proberen. Je proefabonnement loopt automatisch af na drie maanden. Wil je met Myfinance blijven werken? Dan kost dat daarna €13,50 per maand. 

Hoelang kan ik Myfinance gratis uitproberen? 

Myfinance biedt zzp’ers die het boekhoudprogramma gratis willen uitproberen een gratis proefabonnement. Je kunt hiermee Myfinance kosteloos drie maanden uitproberen. Drie maanden is qua lengte een goede periode om het programma intensief te gebruiken en zo te kijken of het precies is waar jij als zzp’er naar op zoek bent voor jouw onderneming.

Kan ik Myfinance koppelen aan een bankrekening?

Je verwacht het bijna niet als je naar boekhoudprogramma’s kijkt, maar met Myfinance kun je je bankrekeningen niet koppelen. Dit is teleurstellend voor een digitaal boekhoudprogramma. Banktransacties moet je zelf importeren middels een CAMT.053 (of MT940) bestand. Je kunt ze ook handmatig toevoegen.