Zoek naar:

Zzp’ers in Nederland kunnen kiezen uit veel verschillende boekhoudprogramma’s. ZZP Daily testte de belangrijkste programma’s van diverse makers, waar Exact er één van is. Dit is onze review van Mijn[Kantoor]: een boekhoudoplossing van Exact. Nieuwsgierig naar de andere scores? Check dan onze vergelijkingspagina.

3,80 / 5 zzpdaily.nl score
Functionaliteiten 4 / 5
Klantervaringen 4 / 5
Klantenservice 3 / 5
Kosten 4 / 5
Onze Ervaring 4 / 5

Voordelen

Een ontzettend uitgebreid programma
De klantenservice biedt boekhoudkundige ondersteuning
Cloud-software, dus overal beschikking tot je Exact-boekhouding
Functionaliteiten aangepast op de gebruiker

Nadelen

Geen duidelijke kostenstructuur, want je boekhouder bepaalt hoeveel je per maand betaalt
Je kan van dit systeem niet gebruikmaken als je geen boekhouder hebt
Relatief hoge kosten buiten de bundel
Niet gratis uit te proberen

Prijs

De kosten voor het gebruik van Mijn[Kantoor] variëren.

Dit komt doordat je een versimpelde toegang hebt tot het systeem van je boekhouder. Dit systeem heet Exact Online Boekhouden & Samenwerken en kost €9 of €16 per maand, afhankelijk van de hoeveelheid inkoopfacturen die hij of zij namens jou moet verwerken. Factureren kost daarbij €10 per maand; voor een dossier betaal je €1,20 per maand.

Dit zijn allen kosten voor je boekhouder. Jouw kosten variëren, omdat toegang tot Mijn[Kantoor] meestal door boekhouders in hun facturen wordt verrekend.

Onze reviews zijn zorgvuldig samengesteld op basis van verschillende factoren. Wil je weten hoe ze precies tot stand zijn gekomen? Kijk dan hier!

Let op: we noemen het boekhoudprogramma in deze review Mijn[Kantoor], maar zo heet het programma officieel niet. Het woord kantoor wordt namelijk in het programma vervangen door de naam van je boekhouder of accountant. 

Heet het bedrijf van je boekhouder of accountant bijvoorbeeld Jansen Accountancy? Dan heet het boekprogramma Mijn Jansen Accountancy wanneer je inlogt.

Dit is onze Mijn[Kantoor] Review!

Mijn[Kantoor] is een boekhoudprogramma dat je – anders dan bij andere boekhoudsoftware – niet zelf aanschaft. Je boekhouder of accountant doet dat voor je. Je bedrijfsadministratie is dan binnen Exact Online toegankelijk voor je boekhouder, terwijl jij via Mijn[Kantoor] toegang hebt tot allerlei functionaliteiten. Dit kan handig zijn, want daarmee stimuleer je mogelijk een efficiëntere samenwerking tussen je boekhouder en jijzelf. Of dat ook echt het geval is? Lees dat én meer in onze bevindingen!

Deze Mijn[Kantoor] Review bestaat uit de volgende vijf onderdelen:

  • De functionaliteiten
  • De klantervaringen
  • De klantenservice
  • De kosten
  • Onze ervaringen

1. De functionaliteiten

Hoe zit het met de automatisering?

Ondernemers zijn gemiddeld bijna negen uur per maand kwijt aan hun administratie: tijd die je beter kunt steken in je onderneming. Mijn[Kantoor] biedt daarom een oplossing die jou én je boekhouder tijd bespaart. Tenminste – dat beloven ze.

We hebben daarom vooral gekeken naar de automatisering: bevat Mijn[Kantoor] functionaliteiten die sommige administratieve taken compleet van je overnemen? Denk bijvoorbeeld aan het versturen van facturen met één druk op de knop – of het automatisch herkennen en verwerken van bonnetjes die binnenkomen. 

En wat bleek: met de automatisering zit het wel goed. Vooral nu Exact Mijn[Kantoor] aanbiedt.

Sommige functionaliteiten zijn inderdaad geautomatiseerd. Je kunt bijvoorbeeld bonnetjes scannen en verwerken. Scheelt een hoop tijd, want daarmee hoef je niet alle info op een factuur een-op-een over te nemen. 

Extra handig vonden we het feit we dit overal konden doen. Omdat Mijn[Kantoor] een cloud-based programma is, heb je geen fysieke installatie op een werkplek nodig. Je regelt je boekhouding vanaf elke computer of smartphone –waar dan ook ter wereld- via het web of de app. Werken in de cloud zorgt er bovendien voor dat je software altijd up-to-date is.

Daarnaast geldt: alle taken die niet zijn geautomatiseerd, kun je aan je accountant over te laten. Jouw boekhouder regelt dan zaken als afschrijvingen, btw-aangiftes, het bijhouden van boekingen, enzovoort. Zo hou jij meer tijd over om je zaak te runnen.

Kleine kanttekening: we misten de functionaliteit Mail en Herken. Dit is een functie die andere boekhoudprogramma’s wel bieden, waarbij inkomende facturen uit de mail worden gevist en in de administratie worden verwerkt. 

Mijn[Kantoor] laat je wel foto’s van facturen scannen, die je dan kunt e-mailen en vervolgens kunt ‘openen met…’ vanaf een telefoon. Je accountant zet ze dan in de administratie. Je bereikt dus hetzelfde, maar met veel meer stappen. Wil je van deze functie gebruikmaken? Dan kan je boekhouder dit activeren.

Welke functies biedt Exact?

Exact biedt een van de meest uitgebreide boekhoudprogramma’s voor ondernemers en ook Mijn[Kantoor] biedt veel mogelijkheden. Sommige functies zijn alleen verkrijgbaar als als add-on, maar het basispakket biedt alles wat je als zzp’er nodig hebt op het gebied van boekhouding.

Dit vonden wij de meest opvallende functies – in positieve zin:

  • CRM
  • Dashboard
  • Inkoop
  • Verkoop

CRM

De functie CRM geeft je de mogelijkheid om nieuwe zakelijke contacten en klantgegevens bij te houden en te organiseren. Je kunt iedere klant taken en notities toekennen, zodat je altijd weet wie je voor je hebt.

Dashboards

Je boekhouder kan een of meerdere dashboards met je delen, waarin je alle belangrijke informatie van jouw onderneming in één oogopslag overziet. Zo’n dashboard kan bovendien naar smaak worden ingericht. 

Wil je het resultaat van een uitverkoop zien? Alle KPI’s in één overzicht bundelen? Zien welke facturen er nog niet zijn betaald? Het kan allemaal – dankzij de dashboards.

Inkoop

Inkoopfacturen en bonnen verwerken in je boekhouding? Upload ze gemakkelijk via je computer of scan ze via de app. Ze worden automatisch herkend en verwerkt, zodat jij er geen omkijken naar hebt.

Geboekte facturen kunnen ook worden goedgekeurd en betaald. Het scheelt tijd en er is minder kans op fouten die mogelijk ontstaan wanneer je alles handmatig moet invoeren.

Verkoop

De verkoopmodule van Mijn[Kantoor] helpt je met het beheren van je voorraad en het opstellen en versturen van offertes en facturen met een Mollie-betaallink. Heb je facturen die nog openstaan? Verstuur dan eenvoudig een betaalherinnering inclusief link om de betaling te voldoen. Dat kan in Mijn[Kantoor] met één druk op de knop via de computer of app.

Is er een mogelijkheid om mijn ritten te registreren?

Bij Mijn[Kantoor] is het niet mogelijk om je zakelijke kilometers bij te houden. Een kilometerregistratie is geen enorm gemis: er zijn tenslotte genoeg andere programma’s en apps. Maar voor zo’n uitgebreid boekhoudprogramma is het opmerkelijk dat het ontbreekt.

Welke koppelingen zijn mogelijk bij Mijn[Kantoor]?

De oplossingen van Exact worden door veel bedrijven gebruikt. Het is dan ook geen verrassing dat dit boekhoudprogramma met nogal wat programma’s van derden kan worden gekoppeld.

Exact beschikt hiervoor over een eigen App Store. Je kunt hier apps, programma’s en plug-ins downloaden die met Exact Online werken.

Zoek je binnen deze App Store bijvoorbeeld op E-Commerce? Dan zie je dat je Exact Online kunt koppelen met Bol.com, Magento, Shopify, WooCommerce en Zettle – om maar wat te noemen.

Er zijn honderden apps die met Exact Boekhouding gekoppeld kunnen worden. Jouw boekhouder kan ze voor je activeren, zodat jij via Mijn[Kantoor] toegang krijgt tot de data in deze apps. Zo heb je ze makkelijk in één overzicht.

Kan ik Mijn[Kantoor] aan mijn bankrekening koppelen?

Een bankkoppeling tussen Mijn[Kantoor] en een zakelijke bank is mogelijk. Dat is handig, want je ziet hierdoor altijd hoe de financiële zaken ervoor staan. Gebruik hiervoor de functie PSD2 en maak een koppeling tussen Mijn[Kantoor] en jouw bank.

Voorbeelden van banken waarmee een koppeling mogelijk is:

  • ABN AMRO
  • ASN Bank
  • bunq
  • ING
  • Knab
  • Rabobank
  • RegioBank
  • SNS Bank
  • Triodos
  • Van Lanschot

Wat voor rapportages kan ik maken?

Mijn[Kantoor] laat weinig te wensen over als het om rapportages gaat. Balansen, debiteurenoverzichten, crediteurenoverzichten, winst- en verliesrekeningen per jaar, kwartaal of maand… Wat het ook is: je maakt het met dit boekhoudprogramma. 

Heb je een meer specifiek rapport nodig? Dan kan je accountant deze voor je exporteren uit Exact.

Kan ik mijn gegevens exporteren?

Het is ook mogelijk om met Mijn[Kantoor] je gegevens te exporteren. Dit is in veel gevallen echter niet nodig. Je boekhouder of accountant heeft tenslotte altijd toegang tot je gegevens.

Kan ik meerdere gebruikers toegang geven tot mijn administratie?

Het is toegestaan om meerdere gebruikers toegang te geven tot je Exact-boekhoudingaccount. Let wel: daar betaalt je boekhouder €3 per maand per gebruiker voor.

Is er een Exact-app?

Heb je liever toegang tot je boekhouding via een telefoon of tablet, bijvoorbeeld omdat je vaak onderweg bent? Geen probleem. De Mijn[Kantoor]-app laat je in één keer zien hoe het met je onderneming gaat.

Deze app geeft je bovendien toegang tot alle functionaliteiten. Je kunt zodoende ook onderweg, met één druk op de knop, offertes versturen en bonnetjes inscannen – om maar wat te noemen

Beoordeling van de functionaliteiten: 4 sterren

2. De klantervaringen

We zijn behoorlijk positief over de functionaliteiten van Mijn[Kantoor] en veel gebruikers delen onze mening, zo blijkt. Exact krijgt op TrustPilot een gemiddelde score van 3,5 uit 5 sterren, op basis van ruim 150 beoordelingen.

De positieve reacties gaan vooral over de gebruiksvriendelijkheid, de goede klantenservice en de stabiliteit van het programma. 

De negatieve reacties hebben te maken met specifieke problemen waarbij de klantenservice niet kon helpen, de kosten en een moeilijke annulering van de Exact-pakketten.

Beoordeling van de klantervaringen: 4 sterren

3. De klantenservice

Op welke manieren is het bedrijf bereikbaar?

De Exact-klantenservice is bereikbaar per telefoon, mail of chatfunctie, maar niet 24/7. Dat is vervelend wanneer je ’s avonds je boekhouding wil doen en daarbij een vraag hebt.

De klantenservice is bereikbaar van 9:00 tot 5:00 uur via telefoon en chat. Stel je een vraag buiten deze tijden, dan krijg je antwoord als de klantenservice weer beschikbaar is.

Hoe kundig is de klantenservice?

We hebben voor deze Mijn[Kantoor] Review per chat een aantal vragen gesteld aan Exact. Deze vragen hadden betrekking tot zowel het programma zelf als hun boekhoudkundige kennis.

Daaruit bleek dat het bedrijf erg kundig is. Ze konden ons inhoudelijk helpen met vragen over het bijhouden van een administratie. Ze wisten ons bijvoorbeeld exact te vertellen hoe we als zzp’er het beste een nieuwe computer konden afschrijven.

We vonden het wél lastig om te begrijpen welke pakketten Exact nu precies aanbiedt, zelfs na contact met de klantenservice. Het kostte de nodige moeite om nu het verschil te ontdekken tussen Exact Boekhouden voor Accountancy en Mijn[Kantoor].

Hoe snel reageert de klantenservice?

We hadden binnen vijf minuten antwoord op onze vragen via de chat. Erg snel, dus.

Beoordeling van de klantenservice: 3 sterren

4. De kosten

Wat kost dit boekhoudpakket?

Via mijn boekhouder

Het Exact-platform is zeer uitgebreid, waardoor de Exact Online-prijzen per module verschillen.

Neem nu het pakket Boekhouden & Samenwerken: de basis voor de module Mijn[Kantoor]. Dit kost je boekhouder normaal gesproken €9 per maand plus €10 voor facturatie, tenzij je veel inkoopfacturen verwerkt. Het pakket kost dan €16 per maand plus €10 voor facturatie. 

Jij krijgt als zzp’er géén factuur van Exact wanneer je jouw administratie via Mijn[Kantoor] bijhoudt. Je boekhouder verwerkt de kosten van €9 óf €16 in zijn of haar factuur aan jou. Deze kosten kunnen hoger én lager uitvallen. Dit hangt af van het aantal klanten dat toegang heeft tot Mijn[Kantoor] en het aantal add-ons.

Heb je een boekhouder? Dan is het absoluut de moeite waard om te vragen of hij of zij gebruikmaakt van Exact Online Boekhouden. Je boekhouder kan dan een administratie opzetten voor je onderneming én je toegang geven tot Mijn[Kantoor].

Zelf afsluiten 

Heb je helemaal geen boekhouder en beheers je alles liever zelf? Kies dan voor een van de Exact Online Boekhoudpakketten.

De meeste zzp’ers hebben in dat geval genoeg aan Boekhouden Essentials. Dit kost €39 per maand voor één administratie en één gebruiker. Kies daarbij voor het abonnement Exact Online om gebruik te kunnen maken van de basisfunctionaliteiten, één bankkoppeling, vijf verkoopfacturen per maand en toegang tot de Exact Online-app.

Je kunt Exact Online Boekhouden ten slotte dertig dagen gratis uitproberen.

Kijk hier voor een volledig overzicht aan prijzen en features.

Beoordelingen van de kosten: 4 sterren

5. Onze ervaringen

Wat vonden jullie er zelf van?

Onze eerste indruk was nogal overweldigend. Exact is namelijk een enorm uitgebreid platform. Als zzp’er heb je hoogstwaarschijnlijk maar een fractie nodig van wat Exact aanbiedt. Dit is prima, want dat betekent dat je Exact kunt blijven gebruiken als je onderneming groeit.

Splits je het eenmaal op in modules, zoals Mijn[Kantoor], dan is het een stuk beter te bevatten en zelfs zeer gebruiksvriendelijk. Speel met de mogelijkheden en je ziet dat het programma makkelijk te begrijpen is. Simplificatie is hierbij van belang. Hoewel jouw boekhouder het complete pakket ziet, zie jij alleen wat je nodig hebt.

Het gemak waarmee je verkoopfacturen maakt, vonden we verfrissend. Dit kon bijvoorbeeld in een eigen lay-out, zodat het bij de uitstraling van ons bedrijf paste. Het was bovendien makkelijk om een factuur op te maken én te versturen. Dit ging binnen enkele klikken.

We zijn eveneens erg te spreken over de App Store. Exact is hiermee te koppelen met honderden apps. Alle koppelingen die wij hebben getest, waaronder Mailchimp en WooCommerce, werkten naadloos. Handig voor zzp’ers.

De automatisering van Exact is misschien wel het grootste pluspunt. Het automatiseren van herhaalde administratieve handelingen nam écht veel werk uit handen. Het maakte boekhouden zo makkelijk dat het bijna leuk werd. En zit je toch een keer vast – dan heeft je boekhouder toegang om je te helpen.

Als we dan toch een paar minpuntjes moeten noemen, gaan we voor het gebrek aan een rittenregistratie en het feit dat de klantenservice alléén tijdens kantooruren bereikbaar is. 

Daarnaast is het prijzensysteem een beetje warrig. Meer duidelijkheid hierin zou handig zijn, want we kunnen het ons voorstellen dat sommige zzp’ers bang worden om duur uit te zijn.

Beoordeling van onze ervaring: 4 sterren

Onze beoordeling: 3,8 sterren

Auteur

Schrijf een reactie