Noem één project wat al maanden op je to do lijst staat en je alsmaar uitstelt?

Grote kans dat het een eigen project is voor je bedrijf, zoals je website of een nieuwe dienst ontwikkelen. 

Het probleem van veel zzp’ers is niet een gebrek aan ideeën, maar dat ‘t slechts bij ideeën blijft. We voeren ze niet uit, vanwege perfectionisme, overwhelm of omdat we ‘t geen prioriteit geven.

Team member Jacki volgde recent een training over Agile Projectmanagement en deed interessante inzichten op die ook jij als zzp’er kan toepassen om sneller projecten op te pakken en af te ronden ✅ Ze deelt hoe je in 6 praktische stappen van projectidee tot eindproduct komt.

📖 Leestijd: 6 minuten en 27 seconden.

“Fail fast”

Agile Projectmanagement focust op een flexibele manier van werken waarbij je het project ophakt in kleine stukjes. Zo hoef je van tevoren nog niet helemaal te bedenken hoe je eindproduct er precies uit komt te zien en is het niet nodig om uren te besteden aan een gedetailleerde planning. In plaats daarvan houd je het klein en focus je op het eerste onderdeel, wat ook wel “sprint” of “iteratie” wordt genoemd.

Deze aanpak omarmt het idee “fail fast”. Door te experimenteren en sneller feedback te krijgen op wat je doet, ontdek je al tijdens het project wat wel en niet werkt. Fouten worden zo sneller opgespoord en opgelost en zo voorkom je dat je kostbare tijd en middelen verspilt.

Zo pak je projecten flexibeler aan en behaal je sneller resultaat.

Dit klinkt nog wat abstract. Dus laten we de 6 stappen doornemen aan de hand van een voorbeeld wat herkenbaar is voor iedere zzp’er: het project ‘website maken’.

1️⃣ Bepaal in grote lijnen je doel en de verwachte kwaliteit

Voor je gaat starten, sta even stil bij het doel: wat wil je met je project bereiken? Wat hoop je – grofweg – neer te zetten?

Denk ook na over de kwaliteit waaraan het eindproduct moet voldoen. Bepaal aan welke criteria het moet voldoen om ‘t als “klaar” of “acceptabel” af te mogen vinken. Doe dat in grote lijnen en bepaal je minimale kwaliteitseisen.

Voorbeeld: Je wilt een nieuwe website voor je bedrijf maken. Dan is het eindproduct en jouw doel: een werkende website die helemaal uitstraalt waar jij voor staat en waarmee je klanten aantrekt.

Je kwaliteitseisen kunnen dan zijn:
✅ Ik wil dat de website op desktop en mobiel goed werkt
✅ Ik wil dat de website qua look & feel goed uitstraalt waar mijn bedrijf voor staat
✅ Ik wil dat de website SEO vriendelijk is
✅ Ik wil dat de website aan toegankelijkheidseisen voldoet

2️⃣ Bepaal de deadline en het budget

Binnen een Agile project zijn 3 dingen heilig. Deze pas je gedurende het project niet aan. 

Je eisen aan kwaliteit heb je in stap 1 al op een rij gezet. Bedenk nu wanneer je jouw project het liefst af zou willen ronden én hoeveel geld je erin wilt investeren.

Voorbeeld: Stel, je hebt de komende weken weinig klantwerk en veel ruimte in je agenda. Dan zou je kunnen bepalen om binnen 5 weken je website live te willen hebben. Qua budget wil je de kosten graag laag houden, dus houd je rekening met alleen kosten voor hosting en domein.

3️⃣ Stel prioriteiten

Voor je project heb je waarschijnlijk allemaal ideeën of een rij van functionaliteiten die je eindproduct sowieso moet hebben. Schrijf die allemaal op, bijvoorbeeld op post-it’s of in een projectmanagement tool.

Kijk vervolgens naar de prioriteiten: welke ideeën en functionaliteiten zijn belangrijk? En welke zijn meer wensen?

Om je prioriteiten te bepalen kun je de MoSCoW methode gebruiken. Plaats je ideeën in één van de vier vlakken:

Voorbeeld: Je hebt al langer het idee om op je website een dienstenpagina met een contactformulier te maken. Maar je zou het ook leuk vinden om een persoonlijke blog, uitgebreide ‘over mij-pagina’ en koppeling met je social media te hebben.

Om je doel (een website waarmee je klanten aantrekt) te behalen, is de dienstenpagina met contactformulier nodig, een “must have”. Dat het contactformulier voldoet aan privacyregels is ook een “must have”, want anders is het niet legaal. 

Maar de blog en uitgebreide ‘over mij-pagina’ zijn “should haves” of zelfs “could haves”. De koppeling met social media kan zelfs een “Won’t have now” zijn.

4️⃣ Plan een iteratie

Tijd om aan de slag te gaan! Begin door een iteratie in te plannen. Deze duurt bijvoorbeeld twee weken.

Kom je tijdens deze iteratie in de knel met je tijd? Laat je deadline dan staan en ga wél heel kritisch kijken naar je prioriteitenlijst: wat kun je binnen de tijd die je hebt nog wel afronden? 

💡 Om jezelf ruimte te geven kan je de volgende regel gebruiken: de taken in je iteratie bestaan uit 60% must haves; 20% should haves en 20% could haves. Loop je met een must have uit, dan kun je makkelijk een “should have” of “could have” laten vallen.

Voorbeeld: Je plant een iteratie van twee weken. In die 2 weken pak je 4 “must haves” op (zoals een domein en hosting regelen, een kleine huisstijl uitwerken en een dienstenpagina maken) en zou je 2 “should haves” op kunnen pakken (zoals een nieuw logo ontwerpen voor op de website en nieuwe pakketten voor je diensten bedenken).

Halverwege week 2 merk je dat je toch krap zit in je tijd. In plaats van je iteratie met een paar dagen te verlengen, kijk je weer naar je prioriteitenlijst en besluit je om dat nieuwe logo toch te laten vallen, dat is niet per se nodig om je doel te behalen. Zo bespaar je weer tijd en kun je tóch nog binnen de 2 weken je “must haves” afronden.

5️⃣ Ga live, valideer en leer

De grootste meerwaarde van werken in iteraties is dat je gelijk delen van je eindproduct de wereld in kan slingeren, zonder maandenlang aan de “allesomvattende oplossing” te werken. Dit voorkomt dat je je laat tegenhouden door perfectionisme.

Dus: zet gelijk het deel waar je in de laatste iteratie aan hebt gewerkt online, laat het gebruiken door mensen en vraag om feedback. Zo kom je erachter hoe je doelgroep erop reageert en krijg je input om de rest van je eindproduct te optimaliseren.

Voorbeeld: In plaats van te wachten tot alle onderdelen van je website af zijn, ga je gelijk live met je dienstenpagina. Daar kunnen potentiële klanten al meer lezen over je diensten en contact met je opnemen – daarmee heb je jouw doel al behaald! 🎯

Je vraagt vervolgens een paar mensen wat zij van de pagina vinden en krijgt misschien wel als feedback dat een paar foto’s van jou leuk zouden zijn en bijdragen aan de betrouwbaarheid. Een mooi inzicht om mee te nemen!

6️⃣ Plan je volgende iteratie

Met de inzichten van je vorige iteratie kun je weer een kijkje nemen naar je lijst met prioriteiten. Zijn er nieuwe items om toe te voegen of wil je je prioriteiten verder aanscherpen?

Als je dat helder hebt, plan je jouw volgende iteratie en bepaal je welke taken je gaat oppakken.

Voorbeeld: Je hebt geleerd dat foto’s jouw doel om klanten aan te trekken met je website zouden helpen. Deze taak schrijf je op voor je prioriteitenlijst en geef je – in vergelijking met alle andere items op die lijst – een “must have” prioriteit. Samen met de “should have” over mij-pagina pak je deze in je volgende iteratie op.

Dus je ziet het: met een simpele aanpak én de juiste prioriteiten kun je een groot project in kleine stapjes aanpakken. Zo kom je makkelijker in actie, krijg je sneller feedback om ‘t te verbeteren én blijf je gemotiveerd, omdat je veel meer kleine successen te vieren hebt 🥳

Met welk project ga jij aan de slag?